Jeste li ikada bili na uspješnim uvodnim sastancima?
Ako sudjelujete u novom međufunkcionalnom timu na poslu ili u novom projektnom timu, to može biti netko iz drugih odjela ili iz drugih tvrtki koje možda niste poznavali ili s kojima niste prije radili, a želite biti sigurni da vaš spremnost da se posvetite i uložite svoje vještine i ideje u tim — osobito ako je tim vrlo učinkovit. Stoga je bitno organizirati sastanak kako bi okupili nove suigrače.
Međutim, ne čudi ako se osjećate pomalo neugodno i nervozno jer čak i najiskusniji profesionalci imaju tremu kada imaju prvi sastanak s novim timom. Ako ste vođa i brinete o neuspjehu održavanja uvodnih sastanaka za produktivnost.
Ovaj će vam članak dati potpuni vodič, primjere i savjete o tome što uvodne sastanke čini uspješnima.
U ovom ćete članku naučiti
- Što je uvodni sastanak?
- Koji je cilj uvodnog sastanka?
- Kako organizirati učinkovit uvodni sastanak
- Savjeti za uspješno organiziranje uvodnog sastanka
- Ključni zaključci
Više savjeta od AhaSlides
Što je uvodni sastanak?
Uvodni ili upoznavajući sastanak ima potpuno isto značenje kada je u pitanju predstavljanje tima, odnosno prvi put kada se članovi tima i njihovi voditelji službeno sastaju, kako bi se utvrdilo žele li uključeni pojedinci izgraditi radni odnos i posvetiti se timu u budućnosti.
Cilj mu je dati članovima tima vremena da ostanu zajedno kako bi upoznali pozadinu, interese i ciljeve svakog sudionika. Ovisno o vašim željama i preferencijama vašeg tima, možete organizirati formalne ili neformalne uvodne sastanke.
Standardni dnevni red uvodnog sastanka uključuje:
- Predstavite cilj sastanka
- Predstavite voditelje i svakog člana
- Razgovarajte o pravilima tima, radu, pogodnostima i tretmanima…
- Vrijeme je za igru
- Završite sastanke i poduzmite daljnje radnje
Besplatna prezentacija uživo za vaše uvodne sastanke.
Nabavite besplatne predloške za domaćinstvo vašeg uvodnog sastanka kako biste se više zabavili sa svojim novim kolegama. Prijavite se besplatno i uzmite što želite iz knjižnice predložaka!
🚀 Besplatni predlošci uživo ☁️
Koji je cilj uvodnih sastanaka?
Ne gledajte na predstavljanje samo kao okvir koji treba provjeriti. Iskoristite ovo vrijeme za uspostavljanje pravih veza, stjecanje jedinstvenih uvida i uspostavljanje okvira za besprijekoran timski rad. Uvodni sastanci su sjajni za:
- Pojačajte timski rad i timsku koheziju
Prvi cilj uvodnih sastanaka je približiti strance bliskim suigračima. Ako se nikada prije niste vidjeli i znate malo o njima, nedostajat će kohezije i povezanosti, što može utjecati na timski duh i produktivnost. Kada ljudi mogu raspravljati i ujediniti timska pravila, odgovarajuće nagrade i kazne, ili znaju da su njihovi vođe pošteni i vjerni ljudi, da su njihovi suigrači skromni, pouzdani, empatični i više od toga, izgradit će se povjerenje i pozitivno radno okruženje među tim.
- Razbijte napetost i neugodu
Produktivnost će vjerojatno pasti ako zaposlenici rade u radnom okruženju pod pritiskom. Također nije dobro ako zaposlenici plaše svog vođu, a ne da ih oni inspiriraju. Uvodni sastanci mogu pomoći novim timovima da se osjećaju samouvjerenije kako bi podijelili svoje ideje i mišljenja. Lako se počnu sprijateljiti, komunicirati i smanjiti nelagodu za daljnju suradnju. Na primjer, član tima ne oklijeva progovoriti i zatražiti pomoć kada ne može ispuniti rokove.
- Pomozite strukturirati i uskladiti standarde i prakse
Naglasak na pravilima i propisima važan je dio prvih uvodnih sastanaka. Neuspjeh u jasnom, poštenom i izravnom definiranju na početku timskog rada može dovesti do sukoba u timu i nesporazuma. Naprotiv, ako uspijete natjerati tim da slijedi standarde i prakse , doći će do učinkovitosti resursa zbog učinkovitosti i djelotvornosti tima, a istovremeno će se povećati zadovoljstvo poslom među članovima tima koji su dio kohezivnog tima.
Kako organizirati učinkovit uvodni sastanak
Uvodni sastanci mogu slijediti standardni proces planiranja sastanka s 5 P-ova : Svrha , Planiranje , Priprema , Sudjelovanje i Napredak . Ovisno o vašem vremenskom ograničenju, broju sudionika, iskustvu vašeg tima i vašim resursima, možete organizirati formalne ili ležerne uvodne sastanke. Prvi dojam je važan. Članovi vašeg tima će cijeniti više poštovanja i povjerenja kada pokažete organizirane i obzirne sastanke.
- Svrha
Radi se o postavljanju ciljeva za sastanke. Budite jasni i koncizni kada nabrajate ciljeve sastanaka tako da lako možete sve vratiti u fokus ako sudionika ometu nepovezane aktivnosti. Možete razmotriti strukturiranje ciljeva slaganjem piramide ciljeva koja ocrtava svaki skup ciljeva na različitim razinama.
- Planiranje
Prvo što bi novi voditelji tima trebali učiniti jest isplanirati detalje ili razviti dnevni red. Kada imate nešto na što se možete pozvati, pokušaj da sve sami zapamtite ublažava stres. Možete stvoriti predložak pomoću prezentacije putem PowerPointa ili rukom pisanih kartica s uputama.
- Priprema
Ovaj dio uključuje neke aktivnosti kao što su priprema skripte za uvod u sastanak i pregled dnevnog reda prije početka službenog sastanka. Bit će vam lakše izgovoriti sve ključne informacije i usredotočiti se na dnevni red uz podršku bilješki govornika ili scenarija kada iznenada pogriješite.
- Sudjelovanje
Ne zaboravite potaknuti nove članove da postavljaju pitanja i sudjeluju u interaktivnim aktivnostima tijekom sastanaka. Ako se čini da drugi tako oklijevaju, pitajte ih za mišljenje. Pobrinite se da svi u timu imaju priliku govoriti, a ne samo da se fokusirate na ekstrovertne članove. Možete organizirati anketu uživo tako da neki introverti mogu izravno podijeliti svoje mišljenje.
- Napredak
Sastanak biste trebali završiti sažetkom i informirati o radnjama za sljedeće korake. A praćenje nakon sastanka ključan je dio, možete razmotriti donošenje konačne odluke i dokumentirati je.
Savjeti za uspješno organiziranje uvodnog sastanka
- Koristite alat za interaktivnu prezentaciju
Osjećate li se sramežljivo ili neugodno prvog dana? Svoje uvodne sastanke možete učiniti 100 puta zabavnijim korištenjem interaktivnog alata za prezentaciju kao što je AhaSlides!
A
Postoji desetak načina da to učinite, ali preporučujemo ovaj nacrt da brzo probijete led:
- Počnite s uvodnim slajdom.
- Začinite stvari kvizovima o sebi s bodovima i ljestvicom najboljih.
- Završite slajdom s pitanjima i odgovorima na kraju gdje svatko može pitati stvari koje su se pitali o vama.
S AhaSlidesovom platformom za interaktivne prezentacije možete napraviti uvjerljiv uvod koji će ljude odvesti na Mjesec🚀Isprobajte ovaj predložak ovdje:
- Započnite uvod s "mi"
Tim radi na suradnji između članova tima radi postizanja zajedničkih ciljeva, a ne pokazivanja osobnih talenata. Stoga je značajno naglasiti smisao kulture “mi”. Pokušajte koristiti "mi: umjesto "ja" što je više moguće u svojim uvodnim slajdovima i cijelim sastancima, osim u osobnom predstavljanju. To u konačnici potiče tim na učinkovitiju suradnju jer shvaćaju da dijele koherentnu viziju i više su posvećeni radu za tim nego za sebe.
- Zabavite svoje suigrače
Kako započeti uvodne sastanke na najuzbudljiviji način? Budući da su svi članovi novi jedni drugima, kao domaćin, možete razmisliti o početku s kratkim uvodnim sastancima. Također možete organizirati 2 do 3 igre i kviza te sesije brainstorminga kako biste drugima dali vremena da podijele svoju osobnost, talente i razmišljanje; komuniciraju i rade s drugima kako bi poboljšali timsku koheziju te kulturu i povezanost na radnom mjestu. Na primjer, možete isprobati neke igre poput Kruga zahvalnosti , Potrage za blagom , Biste li radije…
- Vrijeme za upravljanje
Obično vrlo produktivni sastanci mogu trajati od 15 do 45 minuta, posebice uvodni sastanci, koji bi trebali biti kontrolirani za 30 minuta. Dovoljno je vremena da se novi suigrači upoznaju, ukratko predstave i međusobno surađuju u nekoliko jednostavnih i zabavnih team-building aktivnosti. Također imate postavljena vremenska ograničenja za različite dijelove kako biste bili sigurni da vam vrijeme ne istječe dok još imate puno toga za prikriti.
Ključni zaključci
Korisno je za vaš tim započeti timski rad s novim timom iskorištavanjem uvodnih sastanaka. Dogovaranje prvog sastanka može biti izazovno i imitirajuće. Kada ste u procesu pripreme, ne ustručavajte se potražiti podršku čak i ako ste PowerPoint majstor. AhaSlides vam definitivno može olakšati posao i uštedjeti dan.
Često postavljana pitanja
O čemu razgovarate na uvodnom sastanku?
1. Ledolomci – Započnite zabavnim pitanjem ili aktivnošću o ledolomcima kako biste pomogli ljudima da se opuste. Neka bude lagano!
2. Profesionalna pozadina – neka svaka osoba podijeli svoj dosadašnji put u karijeri, uključujući prošle uloge i iskustva.
3. Vještine i interesi – Osim radnih vještina, saznajte hobije, strasti ili područja stručnosti članova tima izvan 9-5.
4. Struktura tima – Nacrtajte uloge i tko je za što odgovoran na visokoj razini. Pojasnite kako tim radi zajedno.
5. Ciljevi i prioriteti – Koji su timski i organizacijski ciljevi za sljedećih 6-12 mjeseci? Kako pojedinačne uloge doprinose?
Kako strukturirate uvodni sastanak?
Evo jednog načina da strukturirate svoj uvodni sastanak:
1. Dobrodošlica i probijanje leda (5-10 min.)
2. Uvodi (10-15 minuta)
3. Pozadina tima (5-10 minuta)
4. Očekivanja tima (5-10 minuta)
5. Pitanja i odgovori (5 minuta)
Što kažete otvarajući sastanak?
Evo nekoliko prijedloga što reći na otvaranju uvodnog sastanka:
.1. Dobrodošlica i uvod:
“Dobro došli svi i hvala vam što ste nam se danas pridružili. Uzbuđeni smo što možemo pokrenuti stvari”
2. Početni udarac za ledolomca:
"U redu, opustimo se laganim pitanjem za probijanje leda..."
3. Pregled sljedećih koraka:
"Nakon današnjeg dana nastavit ćemo radnje i početi planirati naš rad"
Ref: Doista . BetterUp , LinkedIn
