Letak za početni sastanak projekta Nail Project u 8 koraka (+besplatan predložak!)

Čak i najdiscipliniranije tvrtke ponekad mogu osjetiti da im projekti skreću s puta. Najčešće je problem u pripremi . Rješenje? Dobro strukturiran i potpuno interaktivan sastanak za početak projekta!

Više od pukog raskoša i ceremonije, dobro organiziran uvodni sastanak može zaista pokrenuti nešto lijepo na pravi način. Evo 8 koraka za održavanje uvodnog sastanka projekta koji će podići uzbuđenje i dovesti sve na istu valnu duljinu.

Vrijeme početka!

Što je sastanak o početnom projektu?
Zašto su sastanci projekta Kickoff toliko važni?
8 koraka do sastanka o početnom projektu
Predložak dnevnog reda početnog sastanka projekta

Savjeti za sastanke koje treba zapamtiti

Morate unaprijed imati dnevni red početnog sastanka. Slanje rane e-pošte o početku projekta vrlo je važno! Dakle, pogledajmo nekoliko uzoraka dnevnog reda početnih sastanaka!

Početna bi sesija trebala biti kratka i sažeta, s puno igara i aktivnosti, jer je tada AhaSlides vrlo koristan! Provjerite s nama još savjeta u nastavku:

Alternativni tekst

Pokrenite razgovor.

Dobijte vrijedne informacije od svog tima i klijenata tijekom početnog sastanka projekta. Koristite ankete uživo, pitanja i odgovore i alate za razmjenu ideja s ovim besplatnim predloškom!

🚀 Pogledajte predložak

Što je sastanak o početnom projektu?

Kao što piše na pakiranju, sastanak za početak projekta je sastanak na kojem započinjete svoj projekt.

Obično je projektni početni sastanak prvi sastanak između klijenta koji je naručio projekt i tvrtke koja će ga realizirati. Obje strane će zajedno sjesti i razgovarati o temeljima projekta, njegovoj svrsi, ciljevima i načinu na koji će doći od ideje do realizacije.

Općenito govoreći, postoje dvije vrste uvodnih sastanaka koje treba imati na umu:

Vanjski početak projekta - Razvojni tim sjeda s nekim iz van tvrtka, poput klijenta ili dionika, i raspravlja o planu suradničkog projekta.
Interni PKM - Tim iz unutar tvrtka sjedne zajedno i raspravlja o planu za novi interni projekt.

Iako obje ove vrste mogu imati različite ishode, postupak je prilično isti. U biti ne postoji dio vanjskog pokretanja projekta koji nije dio internog pokretanja projekta - jedina razlika bit će za koga ga održavate.

Više angažmana na vašim okupljanjima

Zašto su sastanci projekta Kickoff toliko važni?

Svrha Kickoff sastanaka trebala bi biti glasna i jasna! Može se činiti dovoljno jednostavno pokrenuti projekt samo dodjeljivanjem gomile zadataka pravim ljudima, posebno na današnjem radnom mjestu opsjednutom Kanban pločom. Međutim, to može dovesti do toga da timovi stalno gube svoj put.

Zapamtite, samo zato što ste na istoj tabli ne znači da ste na istoj valnoj duljini.

U srži, sastanak za početak projekta je iskren i otvoren dijalog između klijenta i tima. To nije niz najava o tome kako će projekt funkcionirati, već razgovor o planovima, očekivanjima i ciljevima do kojih se dolazi kroz neobuzdanu raspravu.

Evo nekoliko blagodati održavanja sastanka o početnom projektu:

Dobije svakoga pripremljen - "Dajte mi šest sati da posječem drvo, a prva četiri ću provesti oštreći sjekiru". Da je Abraham Lincoln danas živ, možete biti sigurni da bi prvih 4 od 6 projektnih sati proveo na sastanku o početnom projektu. To je zato što ovi sastanci sadrže svi potrebne korake za pokretanje bilo kojeg projekta na desnoj nozi.
To uključuje svi ključni igrači - Početni sastanci ne mogu započeti ako nisu svi tamo: menadžeri, vođe timova, klijenti i bilo tko drugi koji ima udjela u projektu. Tako je lako izgubiti pojam tko je za što zadužen bez jasnoće početnog sastanka da se sve skuži.
To je otvoren i suradnički – Kao što smo rekli, projektni kickoff sastanci su debate. Najbolji se angažiraju svi polaznicima i donesite najbolje ideje od svih.

Više angažmana na vašim okupljanjima

8 koraka do sastanka o početnom projektu

Dakle, što je točno uključeno u dnevni red sastanka za uvod u projektu? Suzili smo ga na 8 koraka u nastavku, ali uvijek trebate imati na umu da za ovu vrstu sastanka ne postoji unaprijed definirani jelovnik.

Koristite ovih 8 koraka kao vodič, ali nikada ne zaboravite da konačni plan leži na vama!

Korak # 1 - Uvod i Razbijači leda

Naravno, jedini način da započnete početni sastanak je međusobno upoznavanje sudionika. Bez obzira na duljinu ili veličinu vašeg projekta, klijenti i članovi tima moraju biti u kontaktu kako bi mogli učinkovito raditi zajedno.

Iako je jednostavan uvod tipa "kružno kruženje oko stola" dovoljan da se ljudi upoznaju s imenima, uvod za probijanje leda može dodati još jedan sloj osobnosti i ublažiti raspoloženje prije početka projekta.

Probaj ovu: Spin kotača 🎡

Na kotač za okretanje postavite nekoliko jednostavnih uvodnih tema , a zatim neka ga svaki član tima zavrti i odgovori na temu na koju se kotač zaustavi. Poželjna su smiješna pitanja, ali pazite da to bude manje-više profesionalno!

Kotač za okretanje koji će se koristiti kao razbijač leda.

Želite još ovakvih stvari? 💡 Imamo 10 savjeta za probijanje leda za bilo koji sastanak.

Korak # 2 - Pozadina projekta

Nakon što su formalnosti i svečanosti završeni, vrijeme je da započnemo s hladnim radom. Kako biste uspješno pokrenuli sastanak, trebate imati jasan dnevni red za početni sastanak!

Kao i sve sjajne priče, najbolje je početi od početka. Napravite pregled sve korespondencije između vas i vaših klijenata kako biste sve uključene u projekt u potpunosti informirali o tome što se do sada dogodilo.

To mogu biti snimke e-pošte, tekstovi, zapisnici s prethodnih sastanaka ili bilo koji resursi koji dodaju bilo kakav kontekst vašoj tvrtki i vašem klijentu. Olakšajte svima vizualizaciju tako što ćete napraviti vremensku traku.

Korak # 3 - Projektna potražnja

Osim pozadine prepiske, htjet ćete detaljno istražiti zašto se ovaj projekt uopće pokreće.

Ovo je presudan korak jer pruža jasan pregled bolnih točaka koje projekt želi riješiti, a to je nešto što i timovi i klijenti moraju imati u prvom planu.

Protip 👊

Faze poput ove su pogodne za raspravu. Zamolite svoje klijente i tim da iznesu svoje ideje o tome zašto misle da je ovaj projekt izmišljen.

Ako je primjenjivo, uvijek biste trebali pokušati usmjeriti glas kupca u ovom odjeljku. Surađujte s klijentom kako biste pronašli primjere iz stvarnog svijeta u kojima potrošači spominju problematične točke koje vaš projekt pokušava riješiti. Njihova mišljenja trebala bi oblikovati način na koji vaš tim pristupa projektu.

Korak # 4 - Ciljevi projekta

Dakle, pogledali ste prošlost projekta , sada je vrijeme da pogledate budućnost.

Imati izravne ciljeve i jasnu definiciju uspjeha za vaš projekt doista će pomoći vašem timu da ga postigne. I ne samo to, pokazat će vašem klijentu da ozbiljno razmišljate o poslu i da imate slično visoke uloge u njegovom odvijanju.

Pitajte sudionike uvodnog sastanka „kako će izgledati uspjeh?“ Je li to više kupaca? Više recenzija? Bolja stopa zadovoljstva kupaca?

Bez obzira na cilj, to bi uvijek trebao biti ...

Dostižan - Ne pretjerujte. Znajte svoje granice i smislite cilj zapravo imaju šanse za postizanje.
Mjerljiv - Poduprite svoj cilj podacima. Ciljajte na određeni broj i pratite svoj napredak prema njemu.
Vremenski - Dajte si krajnji datum. Učinite sve kako biste postigli svoje ciljeve prije tog roka.

Korak # 5 - Izjava o radu

Dajući "suštinu" uvodnom sastanku, Izjava o radu (SoW) je opsežan uvid u specifičnosti projekta i način na koji će se on provoditi. To je glavna stavka dnevnog reda uvodnog sastanka i trebala bi privući najviše vaše pažnje.

Pogledajte ove infografije o tome što uključiti u vašu izjavu o radu:

Infografika koja objašnjava 6 mini koraka koji su uključeni u najavu izjave o radu na sastanku o početnom projektu.

Imajte na umu da opis posla nije toliko stvar rasprave koliko ostatak dnevnog reda uvodnog sastanka projekta. Ovo je zapravo vrijeme da voditelj projekta jednostavno izloži plan djelovanja za nadolazeći projekt, a zatim raspravu sačuva za sljedeću točku sastanka.

Baš kao i ostatak vašeg uvodnog sastanka, vaš opis posla je vrlo varijabilan . Specifičnosti vašeg opisa posla uvijek će ovisiti o složenosti projekta, veličini tima, uključenim dijelovima itd.

Želite li saznati više? 💡 Pogledajte ovaj sveobuhvatni članak o izradi opisa rada.

Korak # 6 - Odjeljak za pitanja i odgovore

Iako ćete se možda osjećati primoranim ostaviti odjeljak s pitanjima i odgovorima za kraj, zapravo bismo preporučili da ga održite odmah nakon opisa rada.

Takav moćan segment zasigurno će pokrenuti pitanja i vašeg klijenta i vašeg tima. Budući da je glomazni dio sastanka toliko svjež u mislima svih, najbolje je udarati dok je željezo vruće.

Korištenje interaktivnog softvera za prezentacije za hostiranje vaših pitanja i odgovora može vam pomoći da sve odvija bez problema, posebno ako vaš sastanak o početnom projektu ima velik broj posjetitelja ...

To je organizirani - Pitanja su raspoređena prema popularnosti (putem glasova za) ili prema vremenu i mogu se označiti kao "odgovorena" ili prikvačiti na vrh.
To je moderirana - Pitanja se mogu odobriti i odbaciti prije nego što se prikažu na ekranu.
To je anoniman - Pitanja se mogu slati anonimno, što znači da svi imaju svoj glas.

Korak # 7 - Potencijalni problemi

Kao što smo već rekli, sastanak za uvod u projekt odnosi se na što veću otvorenost i iskrenost. Tako od samog početka gradite osjećaj povjerenja s klijentom.

U tu svrhu najbolje je razgovarati o potencijalnim problemima s kojima bi se projekt mogao suočiti na putu. Nitko vas ne traži da ovdje predvidite budućnost, samo da biste sastavili okvirni popis prepreka na koje biste mogli naletjeti.

Budući da ćete vi, vaš tim i vaš klijent pristupiti ovom projektu s različitim ulozima, idealno je uključiti sve u raspravu o potencijalnom problemu.

Korak # 8 - Prijava

Redovito provjeravanje s klijentom još je jedan način učvršćivanja povjerenja između obje strane. Na uvodnom sastanku projekta imate nekoliko pitanja o tome što, kada, tko i kako će se te provjere odvijati.

Prijava je prilično fina ravnoteža između transparentnosti i uloženog truda . Iako je lijepo biti što otvoreniji i transparentniji, to morate upravljati u okviru toga koliko ćete zapravo biti dostupni da biste bili otvoreni i transparentni.

Obavezno odgovorite na ova pitanja prije kraja sastanka:

Što? - Točno s kojim detaljima klijent treba ažurirati? Moraju li znati o svim sitnim detaljima napretka ili su samo važni veliki znakovi?
Kada? - Koliko često bi vaš tim trebao ažurirati vašeg klijenta? Trebaju li prenositi ono što su radili svaki dan ili samo sažeti ono što su uspjeli na kraju tjedna?
Tko? - Koji će član tima biti taj koji se povezuje s klijentom? Hoće li u cijelom projektu biti član svakog tima, u svakoj fazi ili samo jedan pojedinačni dopisnik?
Kako? - Kojom će metodom klijent i dopisnik ostati u kontaktu? Redoviti videopoziv, e-pošta ili kontinuirano ažurirani dokument uživo?

Kao što je slučaj s većinom točaka dnevnog reda sastanka za uvođenje projekta, najbolje je o njima raspravljati javno. Za veliki tim i veliku grupu klijenata, možda će vam biti lakše provesti anketu uživo kako biste suzili mogućnosti i utvrdili najbolju moguću formulu za prijavu.

Želite li saznati više? 💡 Pogledajte neke najbolje prakse za komunikaciju s klijentima.

Anketirajte učinkovito uz AhaSlides

Predložak dnevnog reda početnog sastanka projekta

S obzirom na to da vaš stručno isplanirani uvodni sastanak samo čeka da oduševi neke u upravnoj sobi, posljednji dodir može biti malo interakcije kako bi se sve to objedinilo.

Jeste li znali da se samo 29% tvrtki osjeća povezano sa svojim klijentima ( Gallup )? Neangažiranost je epidemija na B2B razini i zbog formalnosti uvodni sastanci mogu djelovati kao plošan i neinspirativan proces.

Angažiranje vaših klijenata i timova putem interaktivnih slajdova može zaista pojačati sudjelovanje i povećati raspon pažnje.

AhaSlides ima arsenal alata uključujući ankete uživo, pitanja i odgovore i slajdove mozgova, pa čak i kvizovi uživo i igre za pokretanje vašeg projekta na pravi način.

Kliknite dolje da biste preuzeli besplatni predložak za preuzimanje bez preuzimanja za vaš početni sastanak. Promijenite sve što želite i predstavite to bez ikakvih troškova!

Zgrabite predložak

Kliknite dolje za stvaranje besplatnog AhaSlides računa i započnite stvaranje vlastitih zanimljivih sastanaka kroz interaktivnost!

Izradite svoj vlastiti

Oznake: Poslovni sastanak