Nail Project Kickoff Meeting Flyer 8 lépésben (+Ingyenes sablon!)

Még a legfegyelmezettebb vállalatok is érezhetik néha, hogy projektjeik félresikerültek. A probléma többnyire az előkészítésben rejlik . A megoldás? Egy jól strukturált és teljesen interaktív projektindító megbeszélés!

Több, mint pusztán pompa és ceremónia, egy jól megszervezett projektindító megbeszélés igazán szép kezdetet hozhat. Íme 8 lépés, hogyan tartsunk egy olyan projektindító megbeszélést, amely izgalmat kelt, és mindenkit közös nevezőre hoz.

Kezdési idő!

Mi az a projektindító értekezlet?
Miért olyan fontosak a Project Kickoff találkozók?
8 lépés a Kickass Project Kickoff értekezletéig
A projekt indító ülésének napirendje sablon

Találkozói tippek, amelyeket érdemes megjegyezni

Előzetesen meg kell készítenie a kezdő ülés napirendjét. A projekt korai indító e-mail küldése nagyon fontos! Nézzük tehát a néhány kezdő ülés napirendi mintáját!

A kezdő ülés legyen rövid és tömör, sok játékkal és tevékenységgel, mert ilyenkor jön nagyon jól az AhaSlides! Nézzen meg további tippeket velünk az alábbiak szerint:

Alternatív szöveg

Indítsa el a beszélgetést.

Szerezzen értékes információkat csapatától és ügyfeleitől a projekt indító megbeszélése során. Ezzel az ingyenes sablonnal élő szavazást, kérdés-feleleteket és ötletcsere eszközöket használhat!

🚀 Lásd a sablont

Mi az a projektindító értekezlet?

Ahogy a bádogon is áll, a projektindító megbeszélés egy olyan megbeszélés, ahol elindítod a projektedet.

Általában a projekt indító megbeszélése az első találkozás a projektet megrendelő ügyfél és a projektet életre hívó cég között. Mindkét fél leül, és megvitatja a projekt alapjait, célját, céljait és azt, hogy hogyan jut el az ötlettől egészen a megvalósításig.

Általánosságban elmondható, hogy kétféle nyitómegbeszélésről kell tudni:

Külső projekt indítása - Egy fejlesztői csapat leül valakivel kívül a vállalat, mint egy ügyfél vagy egy érdekelt fél, megvitatja az együttműködési projekt tervét.
Belső PKM - A csapat belül a vállalat összeül és megvitatja egy új belső projekt tervét.

Bár mindkét típusnak eltérő lehet az eredménye, az eljárás nagyjából ugyanaz. Lényegében nincs olyan része egy külső projektindítónak, ami ne lenne egy belső projektindítónak – az egyetlen különbség az lesz, hogy kinek a nevében tartod.

Több elkötelezettség az összejövetelekkel

Miért olyan fontosak a Project Kickoff találkozók?

A Kickoff Meetings célja legyen hangos és világos! Elég egyszerűnek tűnhet egy projekt elindítása azzal, hogy egy csomó feladatot a megfelelő emberekhez rendelünk, különösen a mai Kanban-tábla megszállott munkahelyén. Ez azonban ahhoz vezethet, hogy a csapatok folyamatosan eltévednek.

Ne feledd, csak azért, mert ugyanazon a fórumon vagytok, nem jelenti azt, hogy ugyanazon az oldalon vagytok.

A projektindító megbeszélés lényege, hogy őszinte és nyílt párbeszédet folytat az ügyfél és a csapat között. Nem arról szól, hogy bejelentik, hogyan fog működni a projekt, hanem arról, hogy a tervekről, elvárásokról és célokról folyik beszélgetés , amely féktelen vita útján valósul meg.

Íme néhány előny a projekt kezdő értekezletének megtartásáról:

Mindenkit megkap előkészített - "Adj hat órát, hogy kivágjam egy fát, és az első négyet a fejsze élezésével fogom tölteni". Ha Abraham Lincoln ma élne, biztos lehet benne, hogy a 4 projektórából az első 6-et egy projektindító értekezleten tölti. Ez azért van, mert ezek a találkozók tartalmazzák minden a szükséges lépéseket ahhoz, hogy bármelyik projekt jobb lábon álljon.
Magában foglalja minden kulcsszereplő - A kezdő megbeszélések csak akkor indulhatnak el, ha mindenki ott van: vezetők, csapatvezetők, ügyfelek és bárki más, akinek érdeke van a projektben. Olyan könnyű elveszíteni, hogy ki mit irányít, anélkül, hogy egyértelmű lenne a kezdő értekezlet, hogy mindent kitaláljunk.
Ez nyitott és együttműködő – Mint mondtuk, a projektindító ülések viták. A legjobbak részt vesznek minden résztvevőket, és mindenkinek kihozza a legjobb ötleteket.

Több elkötelezettség az összejövetelekkel

8 lépés a Kickass Project Kickoff értekezletéig

Szóval, pontosan mi szerepel egy projektindító megbeszélés napirendjén? Leszűkítettük a kört az alábbi 8 lépésre, de mindig ne feledd, hogy ehhez a típusú megbeszéléshez nincs előre meghatározott menü.

Használd ezt a 8 lépést útmutatóként, de soha ne feledd, hogy a végső feladat a tiéd!

1. lépés - Bevezetések és jégtörők

Természetesen az egyetlen módja annak, hogy elindítsa a kezdőtalálkozót, ha megismerteti a résztvevőket egymással. A projekt hosszától vagy nagyságától függetlenül az ügyfeleknek és a csapattagoknak közvetlen kapcsolatban kell lenniük egymással ahhoz, hogy hatékonyan dolgozhassanak együtt.

Míg egy egyszerű, körbevezető bemutatkozás elegendő ahhoz, hogy az emberek megismerkedjenek a nevekkel, egy jégtörő egy újabb réteg személyiséget adhat hozzá , és oldhatja a hangulatot a projekt kezdete előtt.

Próbáld ki ezt: Forgasd meg a kerék 🎡

Rakj ki néhány egyszerű bevezető témát egy forgó keréken , majd kérd meg a csapattagokat, hogy pörgessék meg, és válaszoljanak arra a témára, amelyre a kerék megáll. Vicces kérdéseket bátorítunk, de ügyelj arra, hogy többé-kevésbé professzionálisak maradjanak!

Több ehhez hasonlóra vágysz? 💡 Van itt 10 jégtörő tippünk bármilyen megbeszéléshez .

2. lépés - Projekt háttere

A formalitások és az ünnepségek elkerülve, itt az ideje, hogy beindítsuk a kőhideg üzletet. A találkozó sikeres elindításához világos napirenddel kell rendelkeznie a nyitótalálkozóra!

Mint minden nagyszerű történet esetében, a legjobb az elején kezdeni. Vázold fel az összes levelezést közted és az ügyfeleid között, hogy mindenki, aki részt vesz a projektben, teljes mértékben tájékozott legyen az eddigi eseményekről.

Ez lehet képernyőképek e-mailekről, szövegekről, az előző találkozókról készült jegyzőkönyvekről vagy bármilyen erőforrásról, amely bármilyen kontextust ad hozzá a vállalat és az ügyfél számára. Idősor elkészítésével mindenki számára könnyen megjeleníthető.

3. lépés - Projektigény

A levelezés hátterén túl érdemes mélyrehatóan foglalkozni azzal is, hogy miért indították el ezt a projektet.

Ez egy kulcsfontosságú lépés, mivel világos áttekintést nyújt a projekt által megoldani kívánt fájdalom pontokról, amelyet mind a csapatoknak, mind az ügyfeleknek mindig az elméjük élén kell tartaniuk.

Profi tipp ????

Az ilyen szakaszok megbeszélésre várnak. Kérd meg az ügyfeleidet és a csapatodat, hogy osszák meg ötleteiket arról, hogy szerintük miért született meg ez a projekt.

Amennyiben lehetséges, ebben a részben mindig az ügyfél véleményét kell képviselned . Együttműködj az ügyféllel, hogy valós példákat találj arra, hogy a fogyasztók milyen gyenge pontokat említenek, amelyeket a projekted megpróbál megoldani. Véleményüknek kell meghatároznia, hogyan közelíti meg a csapatod a projektet.

4. lépés - Projektcélok

Tehát a projekt múltjába pillantottál , most itt az ideje, hogy a jövőbe tekintsünk.

A közvetlen célok és a projekt sikerének egyértelmű meghatározása valóban segíti a csapat munkáját. Nem csak ez, hanem megmutatja az ügyfelének, hogy komolyan gondolja a munkát, és hasonlóan nagy a tétje annak menetében.

Kérdezd meg a nyitómeccs résztvevőitől : „Milyen lesz a siker?” Több vásárlót jelent? Több értékelést? Jobb ügyfél-elégedettségi rátát?

Nem számít a cél, mindig az legyen ...

Elérhető - Ne feszítsd túl magad. Ismerje a határait, és állítson elő egy kitűzött célt tulajdonképpen esélye van elérni.
Mérhető - Tegye fel a célját adatokkal. Célozzon egy adott számot, és kövesse nyomon az előrehaladást.
időzített - Adj magadnak egy befejezési dátumot. Tegyen meg mindent, hogy elérje céljait ezen határidő előtt.

5. lépés - A munka nyilatkozata

A munkafüzet (SoW) a nyitómegbeszélés lényegét képezi, ami egy alapos áttekintést nyújt a projekt részleteiről és a megvalósítás módjáról. Ez a nyitómegbeszélés fő napirendi pontja, és a figyelmed nagy részét erre kellene fordítanod.

Nézze meg ezt az infografikát arról, hogy mit kell felvenni a munkabejelentésébe:

Infographic, amely elmagyarázza a projekt kezdő értekezletén a munkaköri nyilatkozat bejelentésének 6 mini-lépését.

Ne feledd, hogy a munkameghatározás nem annyira a megbeszélésről szól, mint a projektindító megbeszélés többi napirendi pontja. Ez valójában az a pont, amikor a projektvezető egyszerűen felvázolja a következő projekt cselekvési tervét , majd a megbeszélés következő pontjára halasztja a megbeszélést.

A nyitómegbeszélés többi részéhez hasonlóan a munkakiírás is rendkívül változatos . A munkakiírás részletei mindig a projekt összetettségétől, a csapat méretétől, az érintett részlegektől stb. függenek.

Többet szeretnél tudni? 💡 Nézd meg ezt az átfogó cikket a munkaköri leírás megírásáról.

6. lépés - Kérdések és válaszok szakasz

Bár úgy érezheted, hogy a kérdések és válaszok részt a végére kell hagynod, valójában azt javasoljuk, hogy közvetlenül a munkameghatározásod után tartsd meg.

Egy ilyen marha szegmens biztosan kérdéseket vet fel mind az ügyfél, mind a csapata részéről. Mivel a találkozó nagy része mindenki előtt olyan friss, hogy a legjobb, ha forró vasalás mellett üt.

Az interaktív prezentációs szoftver használata a kérdések és válaszok fogadásához segíthet abban, hogy minden zökkenőmentesen haladjon tovább, különösen, ha a projekt kezdő értekezletének magas a látogatottsága ...

Ez szervezett - A kérdéseket népszerűség szerint (pozitív szavazatokon keresztül) vagy idő szerint rendezik, és válaszként jelölhetik, vagy a tetejére rögzíthetik.
Ez moderált - A kérdéseket még a képernyőn való megjelenés előtt lehet jóváhagyni és elutasítani.
Ez névtelen - A kérdéseket név nélkül lehet benyújtani, vagyis mindenkinek van hangja.

7. lépés - Lehetséges problémák

Ahogy korábban említettük, egy projektindító megbeszélésen a lehető legnyíltabbnak és legőszintébbnek kell lennünk. Így építhetsz ki bizalmat az ügyfeleddel a kezdetektől fogva.

Ebből a célból a legjobb megvitatni azokat a lehetséges problémákat, amelyekkel a projekt menet közben szembesülhet. Senki sem kéri, hogy itt jósold meg a jövőt, csak hogy előállíts egy előzetes listát az akadályokról, amelyekbe ütközhetsz.

Mivel Ön, a csapata és az ügyfele eltérő érdekekkel fog hozzáállni ehhez a projekthez, ideális, ha mindenkit bevon a lehetséges problémák megvitatásába.

8. lépés - Bejelentkezés

Az ügyféllel való rendszeres egyeztetés egy másik módja a két fél közötti bizalom megszilárdításának. A projektindító megbeszélésen néhány kérdést kell megválaszolni arról, hogy mi, mikor, ki és hogyan fog ezek az egyeztetések történni.

A bejelentkezés meglehetősen kényes egyensúlyozás az átláthatóság és az erőfeszítés között. Bár jó dolog a lehető legnyitottabbnak és legátláthatóbbnak lenni, ezt a tényleges elérhetőséged keretein belül kell kezelned.

Győződjön meg arról, hogy az értekezlet vége előtt megválaszolta ezeket a kérdéseket:

Mit? - Pontosan milyen részletességgel kell frissíteni az ügyfélnek? Tudniuk kell a fejlődés minden apró részletéről, vagy csak a nagy előjelek számítanak?
Mikor? - Milyen gyakran kell a csapatának frissítenie az ügyfelét? Közöljék-e mindennap, amit tettek, vagy csak a hét végén összegezzék, mit sikerült?
Kicsoda? - Melyik csapattag lesz az, aki kapcsolatba lép az ügyféllel? Lesz-e tagja minden csapatnak, minden szakaszban, vagy csak egy egyedi tudósító az egész projekt során?
Hogyan? - Milyen módszerrel tartják a kapcsolatot az ügyfél és a tudósító? Rendszeres videohívás, e-mail vagy folyamatosan frissülő élő dokumentum?

Mint a projektindító megbeszélések legtöbb napirendi pontját, ezt is érdemes nyíltan megvitatni. Egy nagy csapat és nagyszámú ügyfél esetén egyszerűbb lehet élő szavazást végezni , hogy leszűkítsük a lehetőségeket és kialakítsuk a lehető legjobb egyeztetési formulát.

Többet szeretnél tudni? 💡 Nézd meg néhány bevált gyakorlatot az ügyfelekkel való kapcsolattartáshoz.

Hatékony felmérés az AhaSlides segítségével

A projekt indító ülésének napirendje sablon

Miközben a szakértők által megtervezett nyitómegbeszélésed csak arra vár, hogy lenyűgözzön mindenkit a tárgyalóteremben, az utolsó simítás egy kis interakció lehet , hogy az egészet összehozza.

Tudta, hogy a vállalkozásoknak csak 29%-a érzi magát kapcsolatban az ügyfeleivel ( Gallup )? Az elidegenedés járványszerűen terjed a B2B szinten, és a formaságok miatt a nyitómeccsek laposnak, inspirációt nem nyújtó folyamatnak tűnhetnek.

Az ügyfelek és a csapatok bevonása interaktív diák segítségével valóban fokozza a részvételt és a fokozza a figyelmet.

Az AhaSlides rendelkezik egy eszközök arzenálja beleértve az élő szavazásokat, a Q&A -t és az ötletbörze diákat, sőt élő vetélkedők és játékok, hogy a projektet a megfelelő módon lángra lobbantsa.

Kattintson az alábbi gombra, hogy megkapjon egy ingyenes, nem letölthető sablont a kezdő értekezletéhez. Változtasson meg bármit, amit csak akar, és mutassa be költség nélkül!

Fogd meg a sablont

Kattintson az alábbi linkre egy ingyenes AhaSlides-fiók létrehozásához, és az interaktivitás révén kezdje el létrehozni a saját vonzó találkozóit!

Készítse el saját

Címkék: Üzleti találkozó