Egy kórházi csapat átalakítja a kárigénylési munkafolyamatát. Betanítja az adminisztratív személyzetet az új folyamatra, és hat hónappal később az egy kárigényre jutó költség alacsonyabb. A pénzügyi osztály elégedett, és számot kér: mennyit takarított meg a képzés?
Az őszinte válasz nehezebb, mint maga a kérdés. Ugyanebben a hat hónapban megváltozott a személyzet, a kárigények volumene, és egy kifizető módosította a szabályait. A megtakarítás egy része az átalakításból, egy része a képzésből, egy része pedig egyikből sem származott. A minőségfejlesztési képzés megtérülése (ROI) ezen részek szétválasztásának és a megmaradt részek meghatározott megbízhatósági szintű jelentésének a munkája.
Ez egy szemléltető forgatókönyv, nem dokumentált eset. Ez az útmutató a kórházak L&D igazgatóinak és a velük dolgozó informatikai vagy megfelelőségi vezetőknek szól. Kitér arra, hogyan kell meghatározni az összehasonlítást, mérni a tényleges feladatot, összekapcsolni a bizonyítékokat az operatív adatokkal, kizárni más magyarázatokat, és az eredményeket túlzás nélkül jelenteni.
Mi a minőségfejlesztési képzés megtérülése?
A minőségfejlesztési képzés megtérülési mutatója (ROI) összehasonlítja a képzéshez kapcsolódó fejlesztési projekt előnyeit a költségeivel. Azt kérdezi, hogy mit nyert a szervezet, amit a képzés nélkül nem nyert volna el, és hogy ez a nyereség megérte-e a képzés és a projekt költségét. A leggyakoribb forma az egyszerű: nettó haszon (haszon mínusz költségek) osztva a költségekkel, százalékban kifejezve.
A számtan a könnyű rész. A nehéz annak eldöntése, hogy mely előnyök tartoznak a képzéshez. Az ROI Institute, amely egy ötszintű értékelési keretrendszert népszerűsít, az „elkülönített projekthatásokat” külön lépésként sorolja fel az adatok elemzésekor ( ROI Institute ). Öt szintje a reakció, a tanulás, az alkalmazás, a hatás és a megtérülés. Az elégedettség és a befejezés az első szinten található. Hasznos teljesítménymutatók, de nem bizonyítják a megtakarítást.
Gyors tények
| Kérdés | Rövid válasz |
|---|---|
| Mi a feladat? | Mérje fel egy képzéssel kapcsolatos fejlesztési projekt költségeit és hasznát. |
| Mit érsz el? | Nettó költségbecslések és a hozzárendelés megbízhatósága. |
| Elég egy elégedettségi felmérés? | Nem. Azt mutatja, hogyan fogadták a kurzust, nem azt, hogy mit mentett el. |
| Ki validálja a módszert? | Pénzügyi partner és informatikai vagy megfelelőségi vezető. |
| Mit nem old meg a tréning? | Személyzeti változások, mennyiségi változások és fizetői szabályok egyszerre történnek. |
| Honnan tudod, hogy működött? | Az alap- és utólagos feladatok, valamint az operatív adatok összehasonlítása, egyéb okok ellenőrzésével. |
1. Határozza meg az eredményt és az összehasonlítást
Mielőtt bármilyen adatot gyűjtenénk, írjunk le három dolgot: a beavatkozást, az érintett szerepeket és azt a döntést, amelyet az elemzésnek alá kell támasztania. A „Pénzt takarított meg a képzés?” kérdés túl homályos. A „Ki kellene-e terjeszteni a kárigény-munkafolyamat programot a második helyszínre?” kérdés egy döntés, és megmondja, hogy milyen bizonyíték lenne elegendő.
Ezután különítsen el kétféle költséget. A megvalósítási költségek magukban foglalják a tervezési időt, a facilitátor vagy coach idejét, a tanulók munkaóráit, az anyagokat és az esetleges szoftvereket. Az üzemeltetési költségek magukban foglalják a folyamatban bekövetkező változtatásokat: új eszközöket, felülvizsgált eljárásokat, ideiglenes dupla futtatást, amíg a személyzet elsajátítja az új módszert. Az a képzési megtérülési ráta (ROI), amely csak a megvalósítási költségeket veszi figyelembe, hízelgő a programnak. Az a megtérülési ráta, amely mindent figyelembe vesz, lehet a megfelelő mérőszám a fejlesztési projekthez, de igazságtalan a képzéssel szemben. Döntse el, melyik kérdésre válaszol, és ezt tüntesse fel a jelentésben is.
A személyzet ideje megérdemli a törődést. A képzésen töltött órák valós költséget jelentenek, még akkor is, ha senki sem küld számlát, ezért a pénzügyi partnereddel egyeztetett díjszabással rögzítsd őket.
2. Mérje fel a tényleges feladatot
A feladat itt nem a „programban való részvétel”. Ez valami, amit a tanuló a munkahelyén végez, például kijavítja az új ellenőrzőlista alapján felmerülő állításokat, ok szerinti kódolással kódolja az elutasításokat vagy kivételt rögzít. Ezt mérje meg megfigyelhető bizonyítékok segítségével.
- Állítson be egy alapvonalat képzés előtt: valós vagy reális feladatok mintája, amelyeket egyeztetett kritériumok alapján pontoznak.
- Összehasonlító értékelés elvégzése a képzés után, hasonló nehézségű új feladatokat használva a tanulók által gyakoroltak helyett.
- Tartsa meg a befejezettséget és az elégedettséget teljesítési mutatóként, külön jelentve.
Itt kapja meg a helyét a feladatokkal kapcsolatos bizonyíték. Ha a munkatársak most már pontosabban tudják elvégezni a feladatot a nem látott esetekben, akkor a képzés és a működési változások közötti kapcsolat hihetővé válik. Ha erre nem képesek, a megtakarítás valószínűleg nem a képzés érdeme. A feladathoz kapcsolódó írásbeli gyakorlatokról és visszajelzésekről bővebben az interaktív gyakorlatok tervezéséről hasznos visszajelzéssel című útmutatónkban olvashat.
3. Kapcsolja össze a feladat bizonyítékait az operatív adatokkal
Most helyezd a feladat bizonyítékát a működési adatok mellé. Minden méréshez rögzíts négy dolgot: a populációt (kik tartoznak bele), a nevezőt (igényenként, alkalmazottanként vagy havonta), az időszakot és a forrást.
Az adminisztratív fejlesztési projektekben gyakori mérőszámok közé tartozik az átdolgozási arány, az elkerülhető okokból elutasított igénylések aránya, a feladat elvégzéséhez szükséges idő és a tranzakciónkénti költség. Minden egyes módosítást csak a pénzügyi partnere által jóváhagyott egységköltséggel kell pénzre váltani. Ezután elő kell állítani a fontos számot:
- Becsült haszon: az intézkedés változása szorozva a megállapodás szerinti egységköltséggel.
- Képzésnek tulajdonított részesedés: egy indokolt százalékos arány, nem pedig becslés, írásos indoklással.
- Nettó becslés: a hozzárendelt haszon, levonva a beleszámított képzési és projektköltségeket.
Egy hihető kapcsolatot hihető kapcsolatként kezeljünk. A betanítás utáni átdolgozás visszaesése összhangban van a betanítás működésével. Nem bizonyítja, hogy valóban működött.
4. Alternatív magyarázatok figyelembevétele
Gondold át, mi változott még az összehasonlítási időszak alatt. Egy rövid ellenőrzőlista segít:
- Munkaterhelés. A mennyiségek nőttek vagy csökkentek? Egy csendesebb negyedév gyakran kevesebb hibát jelent.
- Személyzet. Tapasztalt emberek távoztak, vagy újak csatlakoztak, akiket soha nem képeztek ki?
- Ügyfél vagy fizető fél keveréke. Változtak a követelések típusai?
- Folyamat- vagy rendszerváltozások. Változott-e ezzel egyidejűleg valami más a munkafolyamattal kapcsolatban?
Ahol lehetséges, használjon összehasonlítást. Az egyeztetett összehasonlítás egy hasonló csapatot vizsgál, amely még nem részesült képzésben. A szakaszos bevezetés szinte ingyen biztosítja ezt az összehasonlítást: a később kiképzett csapatok kontrollként szolgálnak az elsőként kiképzett csapatok számára. Egyik sem mindig lehetséges egy kórházban, ahol minden csapatnak egyszerre lehet szüksége a változtatásra, és ebben az esetben őszintén alacsonyabb megbízhatósági szintet jelent.
Hasznos lehet itt egy 2022-es áttekintés a BMC Health Services Research folyóiratban a nagyszabású egészségügyi minőségjavítás megtérüléséről. A szerzők a megtérülést tág értelemben definiálják, mint a minőségjavításból származó bármilyen pénzbeli vagy nem pénzbeli értéket, és rámutatnak, hogy az eredmények összefüggenek és nehezen megfigyelhetők. Azt javasolják, hogy a közvetlen tulajdonítás helyett az eredményekhez való hozzájárulást értékeljék, és a hagyományos ROI-t "a QI-érték disztális és hiányos markerének" nevezik ( Thusini et al., BMC Health Services Research, 2022 ). Ez az adminisztratív projektekre is illik. A hozzájárulás bizonyítékairól és a beléjük vetett bizalomról számoljon be, ne egyetlen, hamis pontosságú adatról.
5. Jelentse az eredményeket, és válassza ki a következő műveletet
Egy pénzügyi bizottság által elbírálható jelentés elfér egy oldalon. Ez a mintaelrendezés szándékosan hagyja üresen az eredménymezőket. Töltse ki őket saját adataival, soha ne kölcsönzött hatásméretekkel.
| Mező | Mit kell rögzíteni | Eredmény |
|---|---|---|
| Beavatkozás és szerepek | Program, projekt és a résztvevők | |
| Népesség és időszak | Kik tartoznak ide, mikortól meddig | |
| Alap- és nyomonkövetési feladatok pontszámai | Ugyanazok a kritériumok, különböző esetek | |
| Működési mérték és nevező | Például az átdolgozási arány 100 kárigényre vetítve | |
| Becsült haszon | A változás szorozva a jóváhagyott egységköltséggel | |
| A képzésnek tulajdonított részesedés és annak oka | Érvelés, összehasonlítás felhasználása | |
| Szállítási és üzemeltetési költségek | Külön listázva | |
| Nettó becslés és bizalom | Magas, közepes vagy alacsony, az okkal együtt | |
| Egyéb változások az időszakban | Munkaterhelés, személyzet, keverék, folyamat | |
| Javasolt művelet | Méretezés, felülvizsgálat vagy leállítás |
Előre döntsd el, hogy mi indokolná az egyes intézkedéseket. A programot akkor skálázhatod, ha a feladatpontszámok javultak a nem ismert esetekben, ha a működési intézkedések a várt irányba mozdultak el, ha más magyarázatokat ellenőriztél, és a nettó becslés óvatos feltételezések mellett is pozitív marad. Felülvizsgálhatod, ha a feladatpontszámok javultak, de a működési intézkedések nem, ami a képzésen kívüli korlátokra utal. Leállíthatod, ha egyik sem változott. Egyeztesd meg ezeket a szabályokat a szponzoroddal, mielőtt megnéznéd a számokat, így az eredmény nem dönti el a kritériumokat.
Dolgozz egy valós példán keresztül
Szemléltető példa. Egy pénzügyi partnernek és egy informatikai vagy megfelelőségi vezetőnek validálnia kell az esetet és a válaszkritériumokat használat előtt.
Az eset. Egy csapat átalakítja a kárigény-feldolgozási munkafolyamatot, miközben a személyzet és a mennyiség is változik. Az átdolgozás száma a képzést követő hat hónapban csökkent. Két tapasztalt programozó távozott ugyanebben az időszakban, és a mennyiség kismértékben csökkent a második negyedévben.
A feladat. A tanuló becslést készít a képzéssel elérhető reális megtakarításokról, megindokolja a döntését, idézi a bizonyítékokat és megnevezi a még hiányzó információkat.
Első próbálkozás. „Az átdolgozás csökkent, így a betanítás megspórolta a teljes különbözetet. A csökkenést megszoroztam az átdolgozás költségével, és ezt jelentettem megtérülésként.” Ez mindent a betanításnak tulajdonít, és figyelmen kívül hagyja a többi változást.
Visszajelzés és újrapróbálkozás. A coach megkérdezi, hogy mi változott még, hogy a képzett és a képzetlen személyzet különbözik-e, és honnan származik az egységköltség. A tanulót arra kérik, hogy ossza fel a hasznot.
Egy erősebb próbálkozás. „Az átdolgozás száma csökkent, de két tapasztalt kódoló távozott, és a mennyiség is visszaesett, ezért nem tudom ezt teljes mértékben a betanításnak tulajdonítani. A láthatatlan esetekben a feladatpontszámok emelkedtek, ami alátámasztja a betanítás hozzájárulását. Jelenteném a megfigyelt megtakarítást, egy csökkentett részesedést, amelyet igazolni tudok, és egy alacsony-közepes megbízhatósági besorolást. A bizalom növelése érdekében képzett és képzetlen személyzet általi átdolgozásra, valamint a finanszírozástól való egységköltségre van szükségem.” Ez elválasztja a megfigyelt megtakarításokat az okozott megtakarításoktól, és megmutatja, hogy milyen bizonyíték hiányzik.
Képességértékelés egy egyszerű rubrikával
Értékeld az egyes kritériumokat 0-tól 2-ig:
| Kritérium | Megfigyelhető bizonyítékok |
|---|---|
| Feladat végrehajtása | Méri egy képzéshez kapcsolódó projekt költségeit és hasznát, és rögzíti az egyes adatokat alátámasztó bizonyítékokat. |
| Érvelés | Elmagyarázza a korlátokat, alternatívákat és a bizonytalanságot, valamint ellenőrzi a nettó költségbecsléseket és a hozzárendelés megbízhatóságát. |
| Határok | Jóváhagyott eljárásokat alkalmaz, és segítséget kér, ha az információ vagy a felhatalmazás nem elegendő. |
Horgonypontok: 0 hiányzik vagy nem alátámasztott, 1 részleges, releváns hiányosságokkal, és 2 teljes és a megállapodott kritériumok alapján indokolt. A kritikus hibákat külön kell meghatározni, például a teljes változásnak a képzésnek tulajdonítását más okok ellenőrzése nélkül, így az összesített pontszám nem rejthet el egyet. Ez a rubrika egy javaslat, nem pedig validált felkészültségi szabvány: adaptálják a szakemberrel, és próbálják ki. Az egyes tevékenységeknek a megkövetelt gondolkodásmódhoz való illesztéséhez tekintse meg útmutatónkat a tanulási tevékenységek Bloom taxonómiájához való illesztéséről.
Ahol az interaktív közvetítés segít
Az interaktív formátumok segítenek abban, hogy az embereknek el kell kötelezniük magukat, mielőtt meghallanák a választ. Egy élő ülésen a facilitátor bemutathatja a kárigény esetét, megkérheti mindenkit, hogy írja be a megtakarítás azon részét, amelyet a képzésnek tulajdonítana, majd megmutathatja a különbséget, mielőtt megvitatná, hogy miért térnek el a becslések. Ugyanez az eset önálló tempóban is futtatható a felkészüléshez. Az AhaSlides támogatja az interaktív tanulást és az élő és az önálló tempójú átadások közötti váltást. Ellenőrizze az összes olyan konkrét szerzői, visszajelzési vagy jelentéskészítési funkciót, amelyre a saját munkafolyamatával kapcsolatban támaszkodni kíván, és kezelje a mesterséges intelligenciát, a szimulátorokat és a rendszerintegrációkat külsőként vagy meg nem erősítettként, amíg nem látta őket működni. A formátumok kiválasztásával kapcsolatos útmutatásért tekintse meg az adaptív, interaktív és élő tanulás használatáról szóló cikkünket.
Maradhatnak korlátok
- Nevezd. Összehasonlító csoport nélkül csak a hozzájárulást lehet megbecsülni, az okot nem.
- Időeltolódás. Néhány megtakarítás csak néhány cent után jelenik meg, és egy rövid időszak alatt könnyen elmaradhatnak.
- Adatminőség. Az operatív adatok hiányosak lehetnek, vagy a definícióik az időszak közepén megváltozhatnak.
- Egyéb változtatások. A személyzeti, mennyiségi és fizetői szabályok elnyomhatják a kismértékű képzési hatást.
- Átadása. Egy képzési esetben nyújtott teljesítmény nem ugyanaz, mint a mindennapi nyomás alatt nyújtott teljesítmény.
Nevezd meg ezeket a szponzoroknak időben. A képzés fejleszti az emberek képességeit. Nem változtatja meg a munkakörülményeket.
Gyakran Ismételt Kérdések
Mi a minőségfejlesztési képzés megtérülése?
Összehasonlítja egy képzéssel kapcsolatos fejlesztési projekt előnyeit a költségeivel, általában a nettó előnyök és a költségek hányadosaként. A kulcsfontosságú lépés annak elkülönítése, hogy a képzés a haszon mekkora részét jogosult jogosan érvényesíteni.
Bizonyítani tudod, hogy a képzés okozta a megtakarítást?
Ritkán. Egy párosított összehasonlítás vagy egy fokozatos bevezetés erősebb bizonyítékot szolgáltat, de a legtöbb kórházi környezetben igazolt hozzájárulásról és megbízhatósági szintről számolnak be, nem pedig bizonyítékról.
Együtt kell-e számolni a szállítási költségeket és az üzemeltetési költségeket?
Külön jelentse őket. A megvalósítási költségek magát a képzést írják le. A működési költségek a tágabb fejlesztési projektet írják le. Adja meg, hogy melyik összesítést használja a megtérülés (ROI) a befektetés meghatározásához.
Az elégedettségi felmérés bizonyítékot szolgáltat-e a megtakarításra?
Nem. Az elégedettség és a teljesítés a teljesítési mutatók. A megtakarításokhoz feladatbizonyítékokra és működési adatokra van szükség.
Hol kezdjem
Válassz ki egy fejlesztési projektet, amelynek már van alapértéke. Írd le a döntést, amelyet az elemzésnek alá kell támasztania, sorold fel a belefoglalni kívánt költségeket, válassz ki egy operatív intézkedést a nevezőjével együtt, és kérd meg a pénzügyi partnert, hogy hagyja jóvá az egységköltséget. Készíts egy egyoldalas jelentést üres eredménymezőket használva, és egyezd meg a léptéket, a felülvizsgálatot vagy a leállítást, mielőtt az adatok megérkeznek.
Ha szeretné megtudni, hogyan futtatható egy ilyen eset élőben a saját csapatával, és hogyan használható fel utána önálló tempóban, fedezze fel az AhaSlides oldalt.
