A legtöbb felmérési adat sehová sem vezet. Csapatok futtasd le a felmérést, összegyűjti a számokat, majd elkészít egy felmérési eredményprezentációt, amely felsorolja az összes kérdést és azok százalékos lebontását. Az érdekelt felek bólogatnak a megbeszélés során, a dokumentumokat elteszik, és semmi sem változik. Ismerősen hangzik?
A probléma ritkán az adatokkal van. Hanem a prezentációval. Ez az útmutató azt tárgyalja, hogyan kell strukturálni, vizualizálni és bemutatni a felmérések eredményeit úgy, hogy az eredmények a döntések alapját képezzék, ne pedig egy archív mappát töltsenek meg. A McKinsey Global Institute jelentése szerint az adatvezérelt szervezetek 23-szor nagyobb valószínűséggel szereznek ügyfeleket, és 19-szer nagyobb valószínűséggel nyereségesek, mégis a legtöbb felmérési eredmény soha nem válik döntéssé, mert világos narratíva nélkül mutatják be őket [5].
Mit kell valójában tennie egy felmérési eredménybemutatónak?
Mielőtt kiválasztanánk egy diagramtípust vagy megírnánk egy címdiát, tisztázzuk, hogy mi a feladata a prezentációnak. Egy felmérés eredményét bemutató prezentációnak három dolgot kell tennie:
- Mondd el a közönségnek, mit találtál
- Magyarázd el, hogy miért fontos ez nekik konkrétan
- Mutass arra, hogy minek kellene ezután történnie
Minden más csak dísz. A vezetők egy prezentációt néznek végig dolgozói elkötelezettség Az adatok nem a módszertan felülvizsgálatára szolgálnak. Tudni akarják, hogy mit mondanak a számok a szervezet állapotáról, és min kellene változtatni. A képzési értékelések eredményeit áttekintő HR-szakemberek tudni akarják, hogy mely programok működnek, és melyeket kell újratervezni. A keret fontos az első dia előtt.
1. lépés: Ismerd meg a közönségedet, mielőtt bármit is építesz
Ugyanazokat a felmérési adatokat másképp kell csomagolni attól függően, hogy kik tartózkodnak a szobában. A részletes lebontás Likert-skála A tíz kérdésre kiterjedő eloszlás megfelelő egy HR elemzőkből álló csapat számára. Ugyanazt az információt, amelyet egy pénzügyi igazgatónak mutatnak be, két vagy három, közvetlenül az üzleti eredményekhez kapcsolódó főbb megállapításba kell sűríteni.
Mielőtt elkészítenéd a teraszodat vagy a jelentésedet, válaszolj a következő kérdésekre:
- Milyen döntést kell meghoznia ennek a közönségnek?
- Mennyi kontextussal rendelkeznek már a felmérésről és annak céljairól?
- Mennyi idejük lesz átnézni vagy végigülni a prezentációt?
- Milyen szintű statisztikai részletességet fognak hasznosnak, illetve túlterhelőnek találni?
A vezetői közönség esetében a legfontosabb megállapításokkal kezdj. A gyakorlati közönség esetében részletesebben is bemutathatod a prezentációt. Vegyes teremben úgy strukturáld a prezentációt, hogy a főbb megállapítások legyenek először, az alátámasztó adatok pedig csak később, így az érdekelt felek a legfontosabb tanulságok után távozhatnak, az elemző csapat pedig a többi részre maradhat.
2. lépés: Szűrje az adatokat a vizualizáció előtt
Egy 30 kérdéses felmérés 30 adatpontot generál, de ez nem jelenti azt, hogy mind a 30-at be kell mutatni. A legtöbb felmérés három-öt olyan megállapítást tartalmaz, amelyek valóban számítanak a döntések szempontjából. A többi legjobb esetben kontextus, legrosszabb esetben zaj.
Nézd át az eredményeidet, és kérdezd meg: mely megállapítások meglepőek, jelentősek vagy cselekvésre ösztönzőek? Egy olyan kérdés, ahol a válaszadók 94%-a ugyanazt a választ adta, szinte semmi hasznosat nem mond: valószínűleg kihagyható. Az olyan kérdés, ahol a válaszok élesen megoszlanak az egyes részlegek között, vagy ahol a trend jelentősen eltolódott az előző felmérési ciklus óta, általában a prezentációban helye.
Ez a szűrési lépés az, amiben a legtöbb előadó nem fektet be kellőképpen. Mindent megmutatni alaposnak tűnik, de úgy működik, mint egy tankönyvben minden sor kiemelése: amikor mindent fontosként jelölnek meg, semmi sem az.
3. lépés: Válassza ki az adatoknak megfelelő diagramtípusokat
A különböző kérdésformátumok eltérő vizualizációkat igényelnek. A rossz diagramtípus használata megnehezíti a pontos adatok megértését.
Egyszeres és feleletválasztós kérdések jól működnek, mint a vízszintes oszlopdiagramok. Az oszlopdiagramok könnyen áttekinthetők, tetszőleges számú kategóriát kezelnek, és lehetővé teszik a válaszok gyakoriság szerinti rendezését, így a minták azonnal láthatók [1]. A kördiagramok négy vagy kevesebb választási lehetőséget tartalmazó egyválasztós kérdésekhez működnek, ahol a teljes történethez viszonyított arány a fő szempont, de ötnél több szelet esetén nehezen olvashatók.
Értékelési skála és Likert-kérdések legjobban egymásra halmozott oszlopdiagramként ábrázolhatók, ahol minden oszlop egy kérdést jelöl, a szegmensek pedig a válaszok eloszlását mutatják a skálán [2]. Ez lehetővé teszi, hogy egyetlen vizualizációban összehasonlítsa több kérdésre adott válaszmintákat.
Trendadatok, ahol az aktuális ciklus eredményeit összehasonlítod egy korábbival, egyszerű vonaldiagramként vagy egymás melletti oszlopdiagramként működik a legjobban. A cél az, hogy a változás iránya egy pillantással egyértelmű legyen.
Nyílt végű szöveges válaszok Nem kell nyers idézetként bemutatni őket (bár néhány jól megválasztott idézet hatásos lehet). A szófelhők gyorsan felszínre hozhatják a leggyakrabban használt kifejezéseket, ami hasznos a témák felismeréséhez nagyszámú válaszhalmazban.
Egyetlen egységes szabály minden diagramtípusra: az adatokat közvetlenül a diagramon kell címkézni, a jelmagyarázatok helyett. A közönségnek nem kell színkódokat használnia ahhoz, hogy megértse, mit lát.
4. lépés: Írj egy történetet, ne egy listát
Egy hasznos és egy felejthető prezentáció közötti különbség gyakran azon múlik, hogy az előadó egy történetet próbált-e elmesélni, vagy csak a számokat közölte [3].
A felmérés eredményeinek narratív struktúrája jellemzően így néz ki:
Kontextus: Miről szólt a felmérés, kik válaszoltak, és mikor végezték? Tartsa ezt egyetlen dián vagy néhány mondatban. A közönségnek elég információra van szüksége ahhoz, hogy megbízzon az adatokban, nem egy teljes módszertani jelentésre.
Legfontosabb megállapítás: Kezdd a legfontosabb eredménnyel. Fogalmazd meg állításként, ne kérdésként. A „A munkavállalók 62 százaléka azt mondja, hogy nincs elég információja a munkájukat befolyásoló döntésekről” egy megállapítás. A „Mit gondolnak a munkavállalók a belső kommunikációról?” egy kérdés, nem pedig egy megállapítás.
Támogató részlet: Két vagy három adatpont, ami mélységet ad a címsoros megállapításnak. Itt kapják meg a helyüket a diagramokkal teli diák.
Összehasonlítás vagy kontextus: Hogyan viszonyul ez egy korábbi felmérési időszakhoz, egy iparági benchmarkhoz, vagy egy másik csapathoz vagy részleghez? A számok valamihez képest értelmesebbek.
Következmény: Mit jelent ez a megállapítás a gyakorlatban? Itt kapcsoljuk össze az adatokat a közönség által meghozandó döntésekkel.
Ajánlás: Mi történjen ezután? Még ha az előadónak nincs is végleges válasza, a prezentációnak világos lehetőségekkel kell zárulnia, ahelyett, hogy a közönségre hagyná, hogy maguk találják ki a következményeket.
5. lépés: Kapcsolja össze az eredményeket az üzleti célokkal
A szervezeti prioritásoktól elrugaszkodott felmérési adatok ritkán ösztönöznek cselekvésre. Ha a felmérés a képzés hatékonyságáról szólt, akkor az eredményeket kösd össze a teljesítményt vagy a megtartást befolyásoló készségbeli hiányosságokkal. Ha a munkavállalói elkötelezettségről szólt, akkor az eredményeket kösd össze a fluktuáció kockázatával vagy a termelékenységi mutatókkal.
Az adatoknak a szervezet számára már amúgy is fontos eredményekhez való igazítása nem kiforgatás, hanem kontextus kérdése. Az a megállapítás, hogy „a disztribúciós részleg alkalmazottainak 38%-a ritkán alkalmazza a képzésben szerzett készségeket a mindennapi munkájában”, sokkal hasznosabb, ha ugyanazon részleg fluktuációs adataival párosítjuk, mint ha önmagukban mutatjuk be.
6. lépés: A formátum és a kézbesítési mód meghatározása
Az eredmények megosztásának módjának összhangban kell lennie a közönséggel és a megállapítások sürgősségével [4].
Az élő prezentáció akkor működik jól, ha a megállapítások jelentősek, ha kérdésekre számítasz, vagy ha valós időben szeretnéd megbeszélni a csoporttal a következményeket. Az élő közvetítés lehetővé teszi, hogy átlásd a teremben lévőket és alkalmazkodj. Ha egy táblázat összezavarja az embereket, azonnal tisztázhatod.
Egy írott jelentés vagy egy megosztott diavetítés azoknak a közönségeknek hasznos, akiknek a saját tempójukban kell feldolgozniuk az adatokat, vagy meg kell osztaniuk azokat olyanokkal, akik nem vettek részt az eredeti megbeszélésen. A jelentések referenciaként is hasznosak egy élő prezentáció után.
A rendszeres edzésértékelések és pulzusfelmérések esetében a futási eredményeket mutató irányítópult teljesen helyettesítheti a periodikus teszteket. A csapatok ütemezett áttekintésre való várakozás nélkül ellenőrizhetik a trendeket.
Az AhaSlides használata élő felmérési eredmények bemutatásához
Az AhaSlides egy mindent egyben tartalmazó közönségkapcsolati platform, amely egyetlen ülésen belül kínál közvélemény-kutatásokat, értékelési skálákat, szófelhőket, nyitott kérdéseket és kérdéseket-válaszokat. Azoknak a trénereknek és facilitátoroknak, akik élőben tartják az üléseket, AhaSlides lehetővé teszi a felmérés eredményeinek valós idejű bemutatását a munkamenet során. A szavazás eredményei, az értékelési skálára adott válaszok és a szófelhő kimenetei frissülnek a résztvevők válaszaival, így megoszthatja az eredményeket a teremben, amíg a tartalom még friss, ahelyett, hogy az eredményeket egy napokkal később érkező jelentésbe kellene összeállítani.
Ez különösen hasznos a képzés utáni értékeléseknél, ahol az összesített önbizalom-pontszámok csoportos megtekintése gyakran őszintébb beszélgetést vált ki, mint egy héttel a foglalkozás utáni beszámoló elolvasása. Amikor a terem 60%-a alacsony önbizalmat jelez egy kulcsfontosságú készséggel kapcsolatban, és ez az adat megjelenik a képernyőn a záróbeszélgetés során, az megváltoztatja a következő eseményeket: a trénerek azonnal kezelhetik a hiányosságot, a résztvevők pedig láthatják, hogy nincsenek egyedül azzal, amit nehéznek találtak.
Az AhaSlides a válaszokat táblázatkezelőként is exportálja a munkamenet befejezése utáni részletesebb elemzéshez, így az élő prezentáció és a munkamenet utáni jelentések ugyanazon adatokból készülnek további lépések nélkül. Gondolj rá kevésbé egy összefoglaló jelentésként, és inkább egy élő eredményjelzőként. Az emberek másképp reagálnak, ha valós időben látják a számokat.
Gyakori hibák elkerülése érdekében
Minden kérdés bemutatása. A közönség nem tud egyetlen megbeszélés alatt 25 adatot befogadni. Könyörtelenül kurálj. A kevésbé jelentős kérdéseket tedd át egy függelékbe, hogy az adatok elérhetőek legyenek, ha felteszik őket, de a fő prezentációnak arra a három-öt megállapításra kell összpontosítania, amelyek valóban megérdemlik a terem figyelmét.
Rossz diagramtípus használata. Egy nyolc szeletből álló kördiagram semmit sem mond az embereknek. Egy öt kérdés Likert-eloszlását összehasonlító halmozott oszlopdiagram sokat elárul. Mielőtt véglegesítenénk bármilyen vizualizációt, kérdezzük meg, hogy egy, a felméréssel nem ismerő kollégánk tíz másodpercen belül helyesen értelmezné-e azt. Ha nem, egyszerűsítsük vagy váltsunk formátumot.
Kihagyva a „na és?” kérdést. Az értelmezés nélküli adatok arra kényszerítik a közönséget, hogy saját következtetéseket vonjanak le, ami gyakran azt jelenti, hogy egyáltalán nem vonnak le következtetéseket. Minden megállapítást egy mondatnak kell követnie, amely elmagyarázza, hogy miért fontos a gyakorlatban. Ha nem tudod leírni ezt a mondatot, akkor a megállapításnak lehet, hogy nem a prezentációban a helye.
A címsor eltemetése. Egy 20 perces prezentációt öt perc módszertani áttekintéssel kezdeni, mielőtt a fő megállapításra jutnánk, megbízható módja annak, hogy elveszítsük a teret. Kezdjük a legfontosabb eredménnyel a második vagy harmadik dián, majd utána adjunk kontextust és részleteket azoknak, akik szeretnék.
Rossz részletességi szinten történő bemutatás. Egy vezetői csapatnak ugyanazon adatok egy másik verziójára van szüksége, mint a felmérést tervező csapatnak. Kétség esetén készítsen egy összefoglaló verziót, és tartson kéznél egy részletesebb biztonsági másolatot, hogy elő lehessen venni, ha a beszélgetés mélyebbre nyúlik.
Gyakran Ismételt Kérdések
Milyen hosszú legyen egy felmérés eredményének bemutatása?
A legtöbb vezetői vagy érdekelt közönség számára a 15-20 perc a cél. Ez általában elegendő idő három-öt fő megállapítás ismertetésére, mindegyikhez kapcsolódó alátámasztó kontextus megadására, és ajánlásokkal való lezárásra. Ha a megállapítások összetettek, vagy a közönség részletes áttekintést vár, a 30 perc az ésszerű felső határ. Bármi hosszabb eseményt workshopként vagy munkaülésként kell strukturálni, nem pedig prezentációként.
Minek kellene szerepelnie a függelékben?
Tartalmazzon mindent, amit eltávolított a fő prezentációból, de amire egy kíváncsi érdekelt fél rákérdezhet: a teljes kérdésenkénti lebontást, a demográfiai megoszlásokat, a szó szerinti nyitott válaszokat és az esetleges módszertani megjegyzéseket. A függelék lerövidíti a fő anyagot anélkül, hogy a mögöttes adatokat elérhetetlenné tenné.
Hogyan mutatod be az eredményeket, ha azok nem túl hízelgőek?
Pontosan jelentsd az adatokat, és párosítsd őket kontextussal. Ha az elköteleződési pontszámok jelentősen csökkentek, jelezd ezt világosan, tüntesd fel az esetlegesen közrejátszó tényezőket, és készülj fel egy javasolt válaszra. A közönség általában jobban reagál az őszinte, világos tervvel rendelkező eredményekre, mint a kifinomult, a valódi problémát megnevezetlenül hagyó eredményekre.
Források
[1] Alkimista. Kördiagram vagy oszlopdiagram? Felmérés eredményeinek bemutatása. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Virágozni. 5 módszer a kérdőíves válaszok hatékony vizualizálására. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Venngage. Hogyan lehet hatékonyan bemutatni a felmérés eredményeit? https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Betekintés7. A felmérési adatok érdekelt feleknek történő bemutatásának legfontosabb módszerei. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] McKinsey Globális Intézet. Az analitika kora: Verseny egy adatvezérelt világban. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
