Միջոցառումների կազմակերպման ընկերություն | 10 խորհուրդ՝ ժամանակ, գումար և սթրես խնայելու համար

Կատարյալ միջոցառման պլանավորումը կարող է ծանրաբեռնված թվալ, և ահա թե ինչու իրադարձությունների կառավարման ընկերություններ ներս մտեք:

Անկախ նրանից, թե դուք երազում եք կյանքի անմոռանալի հարսանիքի մասին, տարեդարձի տոնակատարություն եք կազմակերպում, թե անհրաժեշտ է կազմակերպել կորպորատիվ համաժողով, միջոցառումների կազմակերպման ընկերությունը կարող է ձեր տեսլականը վերածել անմոռանալի փորձառության։

Շարունակեք կարդալ հոդվածը՝ իմանալու համար, թե իրականում ինչ է միջոցառումների կազմակերպման ընկերությունը, նրա դերը, ինչպես նաև խորհուրդներ՝ լավագույնը ընտրելու և ինչ վտանգներից խուսափելու համար։

Բառը

• Overview
• Ի՞նչ է միջոցառումների կառավարման ընկերությունը։
• Ո՞րն է իրադարձությունների կառավարման ընկերության գործառույթը:
• Ինչպե՞ս ընտրել լավագույն միջոցառումների կազմակերպման ընկերությունը։
• Ինչից խուսափել իրադարձությունների կառավարման առաջարկները վերանայելիս:
• Որո՞նք են միջոցառումների օրինակներ, որոնք կարող է պլանավորել միջոցառումների կառավարման ընկերությունը։
• Takeaways

Overview

Ի՞նչ է Իրադարձությունների Կառավարման ընկերությունը:

Ցանկացած մասշտաբի միջոցառում պլանավորելիս՝ հարսանիքից մինչև կորպորատիվ հանդիպում, իրադարձությունների կառավարման ընկերությունը կարող է ապահովել, որ ամեն ինչ անխափան է ընթանում:

Միջոցառումների կազմակերպիչները սերտորեն համագործակցում են հաճախորդների հետ՝ նրանց կարիքները, նպատակները և բյուջեն հասկանալու համար: Այնուհետև նրանք մշակում են համապարփակ միջոցառման ծրագիր, որը հարմարեցված է հաճախորդի տեսլականին, որպեսզի հաճախորդները հանգիստ լինեն, որ իրենց միջոցառման տեսլականը կդառնա հիշարժան իրականություն:

Ո՞րն է իրադարձությունների կառավարման ընկերության գործառույթը:

Կան բազմաթիվ միջոցառումների կառավարման ընկերության նպատակներ, ինչպիսիք են հիանալի միջոցառման կազմակերպումը, որը բավարարում է հաճախորդների բոլոր պահանջները: Միջոցառումների կառավարման ընկերության առաջնային գործառույթն է պլանավորել, համակարգել և իրականացնել հաջող միջոցառումներ իրենց հաճախորդների անունից: Նրանք մշակում են բոլոր լոգիստիկան և մանրամասները, որպեսզի հաճախորդները կարողանան կենտրոնանալ իրենց միջոցառումը վայելելու վրա, այլ ոչ թե անհանգստանալ կազմակերպության մասին:

Միջոցառումներ կազմակերպող ընկերության որոշ հիմնական գործառույթները ներառում են👇

#1 – Միջոցառման գաղափարի մշակում և պլանավորում – Նրանք աշխատում են հաճախորդների հետ՝ միջոցառման տեսլականը, նպատակները և բյուջեն հասկանալու համար, այնուհետև մշակում են համապարփակ ծրագիր՝ այդ տեսլականն իրականացնելու համար։

#2 – Ապահովեք վայրը և բանակցեք պայմանագրերի շուրջ – Նրանք ուսումնասիրում են պոտենցիալ վայրերը, համեմատում տարբերակները՝ հիմնվելով գտնվելու վայրի, տարածքի, հարմարությունների, գնի և առկայության վրա, ընտրում են լավագույնը և բանակցում պայմանագրերի շուրջ հաճախորդի անունից։

#3 – Համակարգել մատակարարներին և վաճառողներին – Նրանք նույնականացնում, ընտրում, պատվիրում և կառավարում են բոլոր անհրաժեշտ մատակարարներին, ինչպիսիք են՝ սննդի մատակարարները, լուսանկարիչները, դեկորատորները, վարձակալության գործակալները և այլն, որպեսզի ամեն ինչ սահուն ընթանա։

#4 – Կառավարեք միջոցառման բյուջեն – Նրանք կազմում են բյուջե, հետևում են ծախսերին և փնտրում են ծախսերը խնայելու եղանակներ՝ միաժամանակ հասնելով հաճախորդի նպատակներին։

#5 – Ստեղծեք ժամանակացույցեր և գրաֆիկներ – Նրանք մշակում են մանրամասն ժամանակացույցեր և արտակարգ իրավիճակների պլաններ՝ ապահովելու համար, որ միջոցառումը զարգանա նախատեսվածի համաձայն։

#6 – Զվարճանքի պլանավորում – Նրանք կազմակերպում են ցանկացած ներկայացում, խոսնակ կամ միջոցառում որպես միջոցառման ծրագրի մաս։

#7 – Ձևավորում և ցուցանակներ – Նրանք պատվիրում են անհրաժեշտ զարդարանքները, սպիտակեղենը, ծաղիկները, բեմականացումն ու ցուցանակները։

#8 – Վարձեք և կառավարեք միջոցառումների անձնակազմը – Նրանք գտնում, վարձում և կառավարում են միջոցառման կազմակերպման համար անհրաժեշտ բոլոր ժամանակավոր աշխատակիցներին։

#9 – Անթերի կատարեք միջոցառման ծրագիրը – Միջոցառման օրը նրանք վերահսկում են կազմակերպումը, կառավարում են բոլոր մատակարարներին, լուծում են խնդիրները և ապահովում, որ ծրագիրը շարունակվի ըստ նախատեսվածի։

#10 – Հետևողականություն միջոցառումից հետո – Նրանք կատարում են այնպիսի աշխատանքներ, ինչպիսիք են սարքավորումների վերադարձը, հաշիվ-ապրանքագրերի վճարումները, շնորհակալագրերի ուղարկումը, հաջողությունների և բարելավման կարիք ունեցող ոլորտների գնահատումը։

Խորհուրդներ ավելի լավ միջոցառումների համար

• Միջոցառումների կազմակերպում
• Ինտերակտիվ թանգարան
• Միջոցառումների ձևավորում

Ինչպես ընտրել իրադարձությունների կառավարման լավագույն ընկերություն?

Միջոցառումների կազմակերպման լավագույն ընկերությունը կարող է ժամանակ պահանջել փնտրելու համար, բայց այս իրատեսական խորհուրդներով նրանք հենց ձեր մուտքի դռան մոտ կլինեն։

#1 – Փորձառություն – Դիտարկեք այն ընկերությունները, որոնք հաջողությամբ իրականացրել են ձերին նմանատիպ մասշտաբով և ծավալով բազմաթիվ միջոցառումներ: Նրանք կունենան մշակված գործընթացներ և գիտեն, թե ինչպես լուծել առաջացող տարածված խնդիրները:

#2 – Պորտֆոլիո – Վերանայեք ընկերության կողմից պլանավորված և կառավարվող անցյալի միջոցառումների օրինակներ: Ուշադրություն դարձրեք ձեր տեսլականին համապատասխանող որակին, ստեղծագործականությանը և մանրամասներին ուշադրություն դարձնելուն:

#3 – Հղումներ – Խնդրեք և ստուգեք նախկին հաճախորդներից ստացված երաշխավորագրերը՝ համոզվելու համար, որ ընկերությունը կատարում է իր խոստումները և մասնագիտորեն լուծում է խնդիրները։

#4 – Մասնագիտացում – Որոշ ընկերություններ կենտրոնանում են կորպորատիվ միջոցառումների վրա, մինչդեռ մյուսները մասնագիտանում են հարսանիքների կազմակերպման մեջ: Ընտրեք այնպիսին, որն ունի փորձ և անհրաժեշտ ռեսուրսներ, որոնք հարմարեցված են ձեր միջոցառման տեսակին:

#5 – Թիմ – Հանդիպեք միջոցառումների կազմակերպման թիմի հիմնական անդամների հետ, ովքեր կպլանավորեն և կիրականացնեն ձեր միջոցառումը: Գնահատեք նրանց պրոֆեսիոնալիզմը, արձագանքելու ունակությունը և ձեր կարիքների ու տեսլականի ըմբռնումը:

#6 – Պայմանագիր և գնագոյացում – Համեմատեք մի քանի առաջարկներ (առնվազն 3)՝ լավագույն պայմանագրի պայմաններն ու գնագոյացումը ստանալու համար: Համոզվեք, որ աշխատանքի շրջանակը հստակ է, և դուք հասկանում եք բոլոր վճարները:

#7 – Հեղինակություն – Ստուգեք կարծիքները, մրցանակները (եթե կան), ընկերության դիրքորոշումը միջոցառումների ոլորտի կազմակերպություններում և ընկերության գործունեության տևողությունը՝ որպես լեգիտիմության և որակի ցուցանիշներ։

#8 – Հաղորդակցություն – Ընկերությունը պետք է ուշադիր լսի ձեր կարիքները, պատասխանի ձեր բոլոր հարցերին և անհապաղ արձագանքի հարցումներին։ Լավ հաղորդակցությունը հաջող աշխատանքային հարաբերությունների գրավականն է։

#9 – Ճկունություն – Լավագույն ընկերությունները պատրաստ են հարմարեցնել իրենց ծառայությունները ձեր բյուջեին և նախասիրություններին համապատասխան, այլ ոչ թե խստորեն հետևել ստանդարտ ձևանմուշի։

#10 – Թափանցիկություն – Պնդեք բյուջեների, պայմանագրերի, ժամանակացույցերի և ծրագրերի լիակատար թափանցիկության վրա։ Խուսափեք այն ընկերություններից, որոնք գաղտնի են կամ հրաժարվում են մանրամասներ կիսվելուց։

#11 – Ճգնաժամերի կառավարում – Ինչպե՞ս են նրանք հաղթահարում առաջացող անսպասելի խնդիրները: Ճգնաժամերի կառավարման ուժեղ փորձ ունեցող ընկերությունը կօգնի խուսափել աղետներից:

#12 – Նորարարություն – Արդյո՞ք նրանք բաց են նոր գաղափարների և լուծումների համար՝ ձեր նպատակներին ստեղծագործական եղանակներով հասնելու համար: Առաջադեմ ընկերությունները խթանում են նորարարական արդյունքները:

#13 – Ապահովագրություն – Արդյո՞ք նրանք ունեն անհրաժեշտ ապահովագրություն, ներառյալ պատասխանատվության ծածկույթը ձեր միջոցառման համար: Սա ձեզ պաշտպանում է ռիսկերից և պահանջներից:

#14 – Արժեքներ – Արդյո՞ք նրանց բիզնես մոտեցումը և ընկերության արժեքները համապատասխանում են ձեր կազմակերպության մշակույթին: Մշակութային համապատասխանությունը հանգեցնում է փոխըմբռնման:

#15 – Տեխնոլոգիա – Արդյո՞ք նրանք տեխնոլոգիապես գրագետ են և միշտ հետևում են ոլորտի միտումների լավագույն փորձին: Արդյո՞ք նրանք օգտագործում են այնպիսի տեխնոլոգիաներ, ինչպիսին է նախագծերի կառավարման ծրագրակազմը՝ պլանները կազմակերպված և ճիշտ ուղու վրա պահելու համար: Տեխնոլոգիան բարելավում է արդյունավետությունը:

Փնտրեք միջոցառումների կառավարման ընկերություն, որն ունի համապատասխան փորձ և ապացուցված փորձ, լավ համբավ և ճկունություն, հաղորդակցություն և թափանցիկություն, որն անհրաժեշտ է ձեր յուրահատուկ տեսլականն իրականացնելու և ձեր հատուկ միջոցառման համար ձեր սպասելիքները գերազանցելու համար:

Ինչից խուսափել իրադարձությունների կառավարման առաջարկները վերանայելիս:

Կան որոշակի կարմիր դրոշներ, որոնցից պետք է ուշադրություն դարձնել որոշ միջոցառումների կառավարման ընկերություններում: Դրանից խուսափելը հետագայում կատարման փուլում կխուսափի գնդակից:

• Անորոշ կամ ընդհանուր լեզու – Առաջարկները, որոնք հատուկ չեն անդրադառնում ձեր միջոցառման նպատակներին, բյուջեի պահանջներին կամ ժամանակացույցին, վտանգի ազդանշան են։ Զգուշացեք այն ընկերություններից, որոնք իրենց առաջարկը անհատականացնելու փոխարեն օգտագործում են ընդհանուր լեզու։

• Անհասկանալի կամ չսահմանված աշխատանքի շրջանակ – Խուսափեք այն ընկերություններից, որոնք հստակ չեն նշում, թե ինչ ծառայություններ են մատուցելու և որ առաջադրանքներն են բացառված իրենց առաջարկից: Առաջարկի շրջանակը պետք է լինի մանրամասն և համապարփակ:

• Չափազանց լրացուցիչ վճարներ – Ուշադրություն դարձրեք առաջարկներին, որոնք պարունակում են լրացուցիչ վճարներ, որոնք հստակորեն նշված չեն, ինչպիսիք են վառելիքի լրացուցիչ վճարները, վարչական վճարները կամ վճարումների մշակման վճարներ. Սրանք բոլորը պետք է լինեն թափանցիկ և հստակ բացատրված:

• Հարցերին պատասխանելուց հրաժարվելը – Եթե ընկերությունը խուսափում է պատասխանել ձեր հարցերին պլանավորման մանրամասների, պայմանագրերի կամ գնագոյացման վերաբերյալ, դա, հավանաբար, նշանակում է, որ նրանք ինչ-որ բան թաքցնում են։ Թափանցիկությունը կարևոր է վստահություն ձևավորելու համար։

Որո՞նք են միջոցառումների օրինակներ, որոնք կարող է պլանավորել միջոցառումների կառավարման ընկերությունը։

• Հարսանիքներ – Հարսանիքների պլանավորումն ու անցկացումը բազմաթիվ միջոցառումների կազմակերպման ընկերությունների հիմնական ծառայություն է: Նրանք զբաղվում են պլանավորման բոլոր ասպեկտներով՝ վայրի ընտրությունից մինչև հրավերներ և օրվա համակարգում:

• Համաժողովներ և առևտրային ցուցահանդեսներ – Միջոցառումների կազմակերպման ընկերությունները կարող են կազմակերպել խոշոր կորպորատիվ միջոցառումներ, ինչպիսիք են կոնֆերանսները, սեմինարները, գագաթնաժողովները, ապրանքների շնորհանդեսները և առևտրային ցուցահանդեսները: Նրանք կառավարում են գրանցումը, խոսնակների համակարգումը, վայրի լոգիստիկան, սննդի մատակարարումը և գրանցումը:

• Արտադրանքի գործարկումը – Միջոցառումների կազմակերպիչները կարող են ստեղծել ներգրավիչ, աղմուկ բարձրացնող միջոցառումներ՝ հանրությանը նոր ապրանքներ կամ ծառայություններ ներկայացնելու համար: Նրանք պլանավորում են միջոցառումներ, ցուցադրություններ և գովազդային տարրեր, ինչպիսիք են՝ կենդանի հարցումներ և վիկտորինաներ հուզմունք առաջացնելու համար:

• Դրամահավաքներ և բարեգործական միջոցառումներ – Միջոցառումների կազմակերպման ընկերությունների կողմից կազմակերպվող մեկ այլ տարածված միջոցառման տեսակ են ոչ առևտրային միջոցառումները, ինչպիսիք են բարեգործական պարահանդեսը, վազքերը/զբոսանքները և նվիրատվությունները: Նրանք կենտրոնանում են մասնակցության և հավաքագրված միջոցների մաքսիմալացման վրա:

• Ընկերության երեկույթներ – Միջոցառումների կազմակերպման ընկերությունները օգնում են ընկերության տոնական երեկույթների, ամառային զբոսանքների պլանավորման և կառավարման հարցում, թոշակի անցնելու տոնակատարություններ և աշխատակիցների այլ տեսակի սոցիալական միջոցառումներ: Նրանք կազմակերպում են միջոցառումներ և սննդի մատակարարում:

• Պարգևատրման արարողություններ և գալաներ – Մրցանակաբաշխությունների, գալա ընթրիքների և սև փողկապով միջոցառումների կազմակերպումը որոշ լիարժեք ծառայություններ մատուցող միջոցառումների կազմակերպման ընկերությունների մեկ այլ մասնագիտացում է: Նրանք զբաղվում են դեկորով, նստատեղերի գրաֆիկով, նվերների զամբյուղներով և ելույթներով:

• Ապրանքի ցույցերը – Արտադրանքի շարքը ցուցադրել պլանավորող ընկերությունների համար միջոցառումների կազմակերպիչները կարող են մշակել ինտերակտիվ ցուցադրություններ, փորձարկումներ, համտեսներ և այլ ազդեցիկ եղանակներ՝ ապրանքը պոտենցիալ հաճախորդներին ներկայացնելու համար։

Միջոցառումների կազմակերպման ընկերությունները պլանավորում են տարբեր չափերի և տեսակների միջոցառումներ՝ սկսած մտերիմ հարսանիքներից մինչև խոշոր կորպորատիվ համաժողովներ, դրամահավաքներ, երեկույթներ, ապրանքների շնորհանդեսներ և այլն՝ ըստ էության, ցանկացած պլանավորված միջոցառում, որտեղ հաճախորդի նպատակներին հասնելու համար անհրաժեշտ է մասնագիտական ​​համակարգում և լոգիստիկա։

Takeaways

Միջոցառումների կազմակերպման մասնագիտացված ընկերության վարձելը հիմնական տեսլականը վերածում է այնպիսի փորձառության, որի մասին մարդիկ տարիներ շարունակ չեն դադարի խոսել։

Նրանց ղեկավարությունը ձեզ ազատում է լոգիստիկական գլխացավերից, որպեսզի դուք կարողանաք լիովին ստանձնել բարեհամբույր տանտիրոջ դերը: Պատկերացրեք միջոցառման տարածքը կատարյալ կահավորված, որտեղ հուզված հյուրերը վայելում են համեղ սննդի մատակարարումը և զարմանալի զվարճանքը, մինչ դուք զբոսնում եք սենյակում՝ ժամանակ ունենալով շփվելու բոլորի հետ: Հրաշալի է, այնպես չէ՞:

Ցանկանու՞մ եք ձեր միջոցառումն ավելի ինտերակտիվ դարձնել: Փորձիր AhaSlides- ը մուտք գործելու սառցահատների, հարցումների և վիկտորինաների շարք, որոնք նստաշրջանը տեղափոխում են մեկ այլ մակարդակ: