Միջոցառումների պլանավորում 101 | Վերջնական ուղեցույց սկսնակների համար

Welcome to our beginner’s guide to միջոցառումների պլանավորում! If you’re new to this exciting world and want to kick-start your journey, you’re in for a treat! In this blog post, we’ll provide essential elements of event planning and guide you through the fundamental steps of planning an event (+free template), from selecting the perfect venue to crafting a budget and coordinating logistics. 

Պատրաստվեք բացելու հիշարժան փորձառությունների դուռը:

Բառը

• Overview
• Ի՞նչ է Իրադարձությունների պլանավորումը:
• Ինչու՞ է կարևոր իրադարձությունների պլանավորումը:
• Ո՞վ է պատասխանատու միջոցառումների պլանավորման համար:
• Որո՞նք են միջոցառումների պլանավորման 7 փուլերը:
• Ինչպես ստեղծել իրադարձությունների հաջող պլանավորում
• Իրադարձությունների պլանավորման անվճար ձևանմուշ 
• Հիմնական տուփեր
• Հաճ. տրվող հարցեր 

Overview

Խորհուրդներ ավելի լավ ներգրավվածության համար

• Ամեն ինչ Ձեզ անհրաժեշտ է իմանալ Միջոցառումների կազմակերպում
• Միջոցառման տեսակը
• Բիզնես ցանցեր

Ի՞նչ է Իրադարձությունների պլանավորումը:

Organizing and coordinating all the components and tasks required for creating a successful event is known as event planning. It involves careful management of various factors, such as the event’s purpose, target audience, budget, logistics, venue selection, vendor coordination, timeline, and overall execution. 

For example, you’re planning a birthday party for a friend. Event planning phases would involve:

• Որոշեք երեկույթի օրը, ժամը և վայրը: 
• Ստեղծեք հյուրերի ցուցակ և ուղարկեք հրավերներ:
• Ընտրեք երեկույթի թեման կամ ոճը, զարդարանքները և ցանկացած հատուկ գործունեություն կամ զվարճանք, որը ցանկանում եք ներառել: 
• Կազմակերպեք սննդի, խմիչքների և նստատեղերի կազմակերպում:
• Կառավարեք ցանկացած անսպասելի խնդիր և համոզվեք, որ ամեն ինչ ընթանում է ըստ պլանի:
• ...

Ինչու՞ է կարևոր իրադարձությունների պլանավորումը:

Objectives of event planning could be the targets your organization want to obtain. This would mean that, event planning brings order and structure to the process of organizing an event. For instance, carefully planning and coordinating all the necessary elements in advance helps prevent last-minute chaos and ensures everything runs smoothly. Without proper planning, there’s a higher risk of disorganization, confusion, and potential mishaps during the event.

• For example, imagine a conference where speakers don’t show up, attendees face difficulties finding their way around the venue, and technical issues arise during presentations. Such situations can hinder the event’s effectiveness and create a negative participant experience. Effective event planning helps avoid such issues and ensures a seamless and efficient flow of activities.

Ո՞վ է պատասխանատու միջոցառումների պլանավորման համար:

Միջոցառումների պլանավորման համար պատասխանատու անձը կամ թիմը կախված է միջոցառման բնույթից և մասշտաբից: Ավելի փոքր միջոցառումները կարող են պլանավորվել և իրականացվել անհատի կամ փոքր թիմի կողմից, մինչդեռ ավելի մեծերը հաճախ պահանջում են մասնագետների և կամավորների ավելի ընդարձակ ցանց՝ պլանավորման գործընթացն արդյունավետ կերպով վարելու համար: 

Ահա մի քանի հիմնական դերեր, որոնք սովորաբար ներգրավված են միջոցառումների պլանավորման մեջ.

• Միջոցառումների պլանավորող/համակարգող. An event planner or coordinator is a professional who specializes in organizing and managing events. They are responsible for all aspects of event planning, from initial concept development to execution. In addition, they work closely with the client or event stakeholders to ensure the event’s objectives are met.
• Միջոցառման հանձնաժողով/Կազմկոմիտե. Մեծ կամ կազմակերպությունների կամ համայնքների կողմից կազմակերպվող միջոցառումների համար կարող է ստեղծվել միջոցառումների հանձնաժողով կամ կազմկոմիտե։ Նրանք համագործակցում են տարբեր ասպեկտների լուծման համար, ինչպիսիք են մարքեթինգը և առաջխաղացումը, հովանավորության ձեռքբերումը, ծրագրերի մշակումը, նյութատեխնիկական ապահովումը և կամավորների համակարգումը:

It’s important to note that the level of involvement and the specific roles may vary on the event’s size, complexity, and available resource.

Որո՞նք են միջոցառումների պլանավորման 7 փուլերը:

So, what is event planning process, and how many stages in it? The event planning process typically consists of the following seven stages: 

Փուլ 1. Հետազոտություն և հայեցակարգում. 

Conduct thorough research to understand the event’s purpose, target audience, and industry trends. Develop a clear concept for the event, outlining its objectives, theme, and desired outcomes.

Փուլ 2. Պլանավորում և բյուջետավորում. 

Ստեղծեք մանրամասն պլան, որը ներառում է բոլոր անհրաժեշտ տարրերը, առաջադրանքները և ժամանակացույցերը: Մշակել համապարփակ բյուջե, որը միջոցներ է հատկացնում միջոցառման տարբեր ասպեկտներին:

Փուլ 3. Վայրի ընտրություն և մատակարարի համակարգում. 

Identify and secure a suitable venue that aligns with the event’s requirements and budget. Coordinate with vendors and service providers, such as caterers, audiovisual technicians, decorators, and transportation services, to ensure they can fulfill the event’s needs.

Փուլ 4. Մարքեթինգ և առաջխաղացում. 

Marketing and promotion is one of the most important steps of event planning. Develop a strategic marketing and promotion plan to generate awareness and attract attendees. Utilize various channels, including online platforms, social media, email marketing, and traditional advertising, to effectively reach the target audience and communicate the event’s value proposition.

Փուլ 5. Իրադարձության իրականացում. 

Վերահսկել միջոցառման նյութատեխնիկական ասպեկտները, ներառյալ գրանցումը և տոմսերի վաճառքը, նստատեղերի կազմակերպումը, տեսալսողական սարքավորումը և տեղում կառավարումը: Համակարգել անձնակազմի, վաճառողների և կամավորների հետ՝ ապահովելու գործունեության սահուն հոսք և լուծելու ցանկացած խնդիր, որը կարող է առաջանալ միջոցառման ընթացքում:

Փուլ 6. Մասնակիցների ներգրավվածություն և փորձ. 

Ստեղծեք գրավիչ և հիշարժան փորձ ներկաների համար: Պլանավորեք և կազմակերպեք գործողություններ, շնորհանդեսներ, ժամանց և ցանցային հնարավորություններ, որոնք բավարարում են նրանց հետաքրքրությունները և ակնկալիքները: Ուշադրություն դարձրեք այնպիսի մանրամասներին, ինչպիսիք են ցուցանակները, զարդերը և անհատականացված հպումները՝ ներկաների ընդհանուր փորձը բարձրացնելու համար:

Փուլ 7. Իրադարձությունից հետո գնահատում և հետևում. 

Evaluate the event’s success by collecting feedback from attendees, stakeholders, and team members. Analyze the event’s outcomes against the established objectives and review the financial aspects. 

Բացահայտեք բարելավման ոլորտները և ստացեք քաղված դասեր՝ հետագա իրադարձությունների պլանավորման գործընթացները կատարելագործելու համար: Բացի այդ, հետևեք ներկաների, հովանավորների և գործընկերների հետ՝ երախտագիտություն հայտնելու և հարաբերություններ պահպանելու համար:

How To Create A Successful Event Planning?

While there isn’t a universally agreed-upon set of elements for event planning, here are key elements that are often considered essential for effective event planning:

1/ Հստակ նպատակներ.  

Establish the goals and objectives of the event. Understand what you want to achieve and align all planning efforts accordingly. Whether it’s raising funds, fostering networking, promoting a product, or celebrating a milestone. 

2/ Բյուջեի կառավարում: 

Մշակեք իրատեսական բյուջե և միջոցներ հատկացրեք միջոցառման տարբեր ասպեկտներին, ներառյալ վայրը, սննդի կազմակերպումը, դեկորացիաները, մարքեթինգը և լոգիստիկան: 

Պարբերաբար հետևեք ծախսերին և համոզվեք, որ մնաք բյուջեի սահմաններում: Ռազմավարական միջոցներ հատկացրեք ցանկալի արդյունքներին հասնելու համար՝ միաժամանակ առաջնահերթություն տալով ծախսարդյունավետ տարբերակներին:

3/ Ռազմավարական պլանավորում և ժամանակացույց. 

Ստեղծեք համապարփակ պլան, որը նախանշում է բոլոր առաջադրանքները, պարտականությունները և ժամկետները: Պլանավորման գործընթացը բաժանեք կառավարելի քայլերի՝ սկզբնական հայեցակարգի մշակումից մինչև իրադարձություններից հետո գնահատումներ: 

Մանրամասն ժամանակացույցը ապահովում է սահուն համակարգումը և թույլ է տալիս անհրաժեշտության դեպքում ճշգրտումներ կատարել:

4/ Միջոցառումների ձևավորում և թեմատիկա. 

Create a cohesive and engaging event design that reflects the desired atmosphere or theme. This includes elements such as decorations, signage, lighting, and overall aesthetics that contribute to the event’s ambiance.

5/ Լոգիստիկա և գործառնություններ. 

Ուշադիր ուշադրություն դարձրեք լոգիստիկ մանրամասներին, ներառյալ իրադարձությունների գրանցումը, տոմսերի վաճառքը, տրանսպորտը, կայանատեղին, տեսալսողական պահանջները և տեղում կառավարումը: Ապահովել անխափան գործողությունները՝ արդյունավետորեն համակարգելով բոլոր անհրաժեշտ ռեսուրսները:

6/ Գնահատում և հետադարձ կապ. 

Գնահատեք միջոցառման հաջողությունը՝ հավաքելով արձագանքներ և գնահատելով դրա ազդեցությունը: 

Վերլուծեք ներկաների գոհունակությունը, չափեք արդյունքները սահմանված նպատակներին համապատասխան և բացահայտեք ապագա իրադարձությունների բարելավման ոլորտները:

Իրադարձությունների պլանավորման անվճար ձևանմուշ 

Here’s an event planning template that incorporates the seven stages of event planning:

Հիմնական տուփեր 

Event planning is a dynamic process that requires thorough research, strategic planning, and flawless execution to achieve successful and unforgettable events. Whether it’s a corporate conference, wedding, or community gathering, effective event planning ensures the attainment of goals, active engagement of attendees, and the delivery of a positive experience.

Ավելին, AhaSlides- ը կարող է օգնել ձեզ ստեղծել եզակի իրադարձություններ ինտերակտիվ հնարավորություններով: Ներգրավիչ շնորհանդեսներից մինչև լսարանի իրական ժամանակում փոխազդեցություն, AhaSlides-ն առաջարկում է մի շարք գործիքներ, որոնք կարող են բարձրացնել ձեր միջոցառումը նոր բարձունքների: Բացահայտեք մեր գրադարանը պատրաստի կաղապարներ հիմա և ականատես եղեք, որ ձեր ներկաների ոգևորությունը բարձրանում է:

Ref: Վայրի ծիրան | Ծրագրի ղեկավար