Պատրա՞ստ եք դառնալ միջոցառումների կազմակերպման մասնագետ: Նայեք ոչ ավելի, քան միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ — վերջնական գործիք յուրաքանչյուր իրադարձություն պլանավորողի համար:
Այս բլոգի գրառման մեջ մենք կբացահայտենք միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթիկ ստեղծելու քայլ առ քայլ ուղեցույց՝ օրինակներով: Կարևոր առաջադրանքների վերահսկողությունից մինչև ամեն ինչի սահուն ընթացքի ապահովումը, պարզեք, թե ինչպես կարող է լավ մշակված ստուգաթերթիկը դառնալ ձեր գաղտնի զենքը՝ հաջող միջոցառումներ կազմակերպելու համար:
Եկեք սկսենք!
Բառը
- Overview
- Ի՞նչ է Իրադարձությունների պլանավորման ստուգաթերթը:
- Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ ստեղծելու քայլ առ քայլ ուղեցույց
- Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթի օրինակներ
- Հիմնական տուփեր
- Հաճ. տրվող հարցեր
Overview
| Ի՞նչ է նշանակում «ստուգման ցուցակ»: | Ստուգաթերթը առաջադրանքների կամ բաների ցանկն է, որոնք դուք պետք է ստուգեք և ավարտեք: |
| Ստուգաթերթերի առավելությունները | Հեշտ է հետևել, խնայում է ժամանակ և անգիր անում ջանքերը, բարելավում է արտադրողականությունը, ստանում է ավելի շատ էնդորֆին ցանկացած առաջադրանք կատարելիս։ |
Ի՞նչ է Իրադարձությունների պլանավորման ստուգաթերթը:
Պատկերացրեք, որ կազմակերպելու եք հիանալի միջոցառում, օրինակ՝ ծննդյան երեկույթ կամ ընկերության հավաքույթ: Դուք ուզում եք, որ ամեն ինչ հարթ ընթանա և մեծ հաջողություն ունենա, այնպես չէ՞: Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթիկը կարող է օգնել դրանում:
Մտածեք դրա մասին որպես անելիքների ցանկ, որը հատուկ ստեղծված է միջոցառումների պլանավորողների համար: Այն ընդգրկում է միջոցառումների կազմակերպման տարբեր ասպեկտներ, ինչպիսիք են՝ վայրի ընտրությունը, հյուրերի ցուցակի կառավարումը, բյուջետավորումը, նյութատեխնիկական ապահովումը, դեկորացիաները, սննդի կազմակերպումը, ժամանցը և այլն: Ստուգաթերթը գործում է որպես ճանապարհային քարտեզ՝ ապահովելով քայլ առ քայլ շրջանակ, որը պետք է հետևել սկզբից մինչև վերջ:
Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ ունենալը ձեռնտու է մի քանի պատճառներով:
- Այն թույլ է տալիս հետևել առաջընթացին, նշել ավարտված առաջադրանքները և հեշտությամբ տեսնել, թե դեռ ինչ է պետք անել:
- Այն օգնում է ձեզ ծածկել բոլոր հիմքերը և ստեղծել լիարժեք իրադարձության փորձ:
- Այն թույլ է տալիս սահմանել իրատեսական ժամկետներ և ժամանակ հատկացնել յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար:
- Այն նպաստում է միջոցառումների պլանավորման թիմի արդյունավետ համագործակցությանը և համակարգմանը:
Խորհուրդներ ավելի լավ ներգրավվածության համար
Փնտրու՞մ եք ինտերակտիվ միջոց՝ ձեր միջոցառումների երեկույթները թեժացնելու համար:
Ստացեք անվճար ձևանմուշներ և վիկտորինաներ՝ ձեր հաջորդ հավաքների համար խաղալու համար: Գրանցվեք անվճար և վերցրեք այն, ինչ ցանկանում եք AhaSlides-ից:
🚀 Ձեռք բերեք անվճար հաշիվ
Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ ստեղծելու քայլ առ քայլ ուղեցույց
Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ կազմելը պարտադիր չէ, որ բարդ լինի: Դուք կարող եք ստեղծել համապարփակ և հաջող ստուգաթերթ ձեր կոնկրետ իրադարձության համար՝ հետևելով քայլ առ քայլ ուղեցույցին.
Քայլ 1. Սահմանեք իրադարձության շրջանակը և նպատակները
Սկսեք ձեր միջոցառման նպատակը և խնդիրները հասկանալուց։ Որոշեք, թե ինչ տեսակի միջոցառում եք պլանավորում՝ լինի դա համաժողով, հարսանիք, թե կորպորատիվ երեկույթ։ Հստակեցրեք միջոցառման նպատակները, թիրախային լսարանը և ցանկացած հատուկ պահանջ։ Այս տեղեկատվությունը կօգնի ձեզ համապատասխանաբար կազմել ստուգաթերթիկը և միջոցառումների պլանավորման առաջադրանքները։
Սահմանելու համար կարող եք օգտագործել որոշ հարցեր հետևյալ կերպ.
- Ո՞րն է ձեր միջոցառման նպատակը:
- Որո՞նք են ձեր միջոցառման նպատակները:
- Ով է ձեր թիրախային լսարանը:
- կա՞ն որևէ հատուկ պահանջներ, որոնք դուք պետք է բավարարեք։
Քայլ 2. Բացահայտեք պլանավորման հիմնական կատեգորիաները
Հաջորդը, բաժանեք պլանավորման գործընթացը տրամաբանական կատեգորիաների: Հաշվի առեք այնպիսի ասպեկտներ, ինչպիսիք են՝ անցկացման վայրը, բյուջեն, հյուրերի կառավարումը, նյութատեխնիկական ապահովումը, մարքեթինգը, դեկորացիաները, սնունդն ու խմիչքը, ժամանցը և ցանկացած այլ համապատասխան ոլորտներ: Այս կատեգորիաները կծառայեն որպես ձեր ստուգաթերթի հիմնական բաժինները:
Քայլ 3. մտահղացում և թվարկել հիմնական առաջադրանքները
Պլանավորման յուրաքանչյուր կատեգորիայի շրջանակներում մտահղացում կատարեք և թվարկեք բոլոր այն հիմնական խնդիրները, որոնք պետք է կատարվեն:
- Օրինակ, վայրի կատեգորիայի ներքո կարող եք ներառել այնպիսի առաջադրանքներ, ինչպիսիք են վայրերի ուսումնասիրությունը, վաճառողների հետ կապ հաստատելը և պայմանագրերի ապահովումը:
Եղեք կոնկրետ և ոչինչ մի բաց թողեք։ Որո՞նք են հիմնական առաջադրանքները, որոնք դուք պետք է կատարեք յուրաքանչյուր կատեգորիայի համար։
Քայլ 4. Կազմակերպել առաջադրանքները ժամանակագրական կարգով
Երբ դուք ունեք առաջադրանքների համապարփակ ցանկ, դասավորեք դրանք տրամաբանական և ժամանակագրական հաջորդականությամբ:
Սկսեք առաջադրանքներից, որոնք պետք է կատարվեն պլանավորման գործընթացի սկզբում, ինչպիսիք են միջոցառման ամսաթիվը սահմանելը, վայրի ապահովումը և բյուջեի ստեղծումը: Այնուհետև շարժվեք դեպի այն առաջադրանքները, որոնք կարող են ավարտվել իրադարձության ամսաթվին ավելի մոտ, ինչպես օրինակ՝ հրավերներ ուղարկելը և միջոցառման ծրագրի ավարտը:
Քայլ 5. նշանակեք պարտականություններ և ժամկետներ
Յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար պատասխանատվություններ վերապահեք միջոցառումների պլանավորման գործընթացում ներգրավված անհատներին կամ թիմի անդամներին:
- Հստակ սահմանեք, թե ով է պատասխանատու յուրաքանչյուր առաջադրանքի կատարման համար:
- Իրատեսական ժամկետներ սահմանեք յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար՝ հաշվի առնելով կախվածությունները և իրադարձության ընդհանուր ժամանակացույցը:
- Ինչպե՞ս եք բաշխելու առաջադրանքները ձեր թիմի միջև:
Այս գործունեությունը երաշխավորում է առաջադրանքների բաշխումը թիմի միջև և առաջընթացի արդյունավետ մոնիտորինգը:
Քայլ 6. Քայլ ետ արա և վերանայիր քո ստուգաթերթը
Միջոցառումների ստուգաթերթը կազմակերպելիս դուք պետք է համոզվեք, որ այն ընդգրկում է բոլոր անհրաժեշտ խնդիրները և լավ կառուցված է: Մտածեք միջոցառումների պլանավորման այլ մասնագետներից կամ գործընկերներից տեղեկատվություն փնտրել՝ արժեքավոր պատկերացումներ և առաջարկներ հավաքելու համար: Հստակեցրեք ստուգաթերթը՝ հիմնվելով հետադարձ կապի և իրադարձությունների ձեր հատուկ պահանջների վրա:
Քայլ 7. Ավելացնել լրացուցիչ մանրամասներ և նշումներ
Ընդլայնեք ձեր ստուգաթերթը լրացուցիչ մանրամասներով և նշումներով: Ներառեք վաճառողների կոնտակտային տվյալները, կարևոր հիշեցումները և ցանկացած հատուկ հրահանգ կամ ուղեցույց, որը պետք է հետևել: Ի՞նչ լրացուցիչ տեղեկատվություն կարող է օգտակար լինել առաջադրանքի սահուն կատարման համար:
Քայլ 8. Թարմացրեք և փոփոխեք ըստ անհրաժեշտության
Հիշե՛ք, որ ձեր ստուգաթերթիկը քարե ամրագրված չէ։ Այն դինամիկ փաստաթուղթ է, որը կարող է թարմացվել և փոփոխվել անհրաժեշտության դեպքում։ Թարմացրեք այն, երբ առաջանում են նոր առաջադրանքներ կամ անհրաժեշտ է կատարել ճշգրտումներ։ Պարբերաբար վերանայեք և վերանայեք ստուգաթերթիկը՝ ցանկացած փոփոխություն արտացոլելու համար։
Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթի օրինակներ
1/ Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ՝ ըստ կատեգորիաների
Ահա իրադարձությունների պլանավորման ստուգաթերթի օրինակ՝ ըստ կատեգորիայի.
Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ.
A. Սահմանեք Իրադարձությունների շրջանակը և նպատակները
- Որոշեք միջոցառման տեսակը, նպատակները, թիրախային լսարանը և հատուկ պահանջները:
B. Վայրը
- Հետազոտեք և ընտրեք հնարավոր վայրեր:
- Այցելեք վայրեր և համեմատեք տարբերակները:
- Վերջնականացրեք անցկացման վայրը և ստորագրեք պայմանագիրը:
Գ. Բյուջե
- Որոշեք միջոցառման ընդհանուր բյուջեն:
- Միջոցներ հատկացնել տարբեր կատեգորիաների համար (միջոցառման վայր, սննդի կազմակերպում, դեկորացիաներ և այլն):
- Հետևեք ծախսերին և անհրաժեշտության դեպքում կարգավորեք բյուջեն:
D. Հյուրերի կառավարում
- Ստեղծեք հյուրերի ցուցակ և կառավարեք RSVP-ները:
- Ուղարկեք հրավերներ:
- Հետևեք հյուրերին՝ հաստատելու համար:
- Կազմակերպեք նստատեղերի կազմակերպում և անունների պիտակներ
E. Լոգիստիկա
- Անհրաժեշտության դեպքում կազմակերպել հյուրերի տեղափոխումը:
- Համակարգել տեսալսողական սարքավորումները և տեխնիկական աջակցությունը:
- Պլանավորեք միջոցառման կարգավորումը և խզումը:
D. Մարքեթինգ և առաջխաղացում
- Մշակել մարքեթինգային պլան և ժամանակացույց:
- Ստեղծեք գովազդային նյութեր (թռուցիկներ, սոցիալական ցանցերում գրառումներ և այլն):
E. դեկորացիաներ
- Որոշեք միջոցառման թեման և ցանկալի մթնոլորտը:
- Աղբյուր և պատվիրեք զարդեր, ինչպիսիք են ծաղիկները, կենտրոնական մասերը և ցուցանակները:
- Կազմակերպեք միջոցառման ցուցանակներ և պաստառներ:
F. Սնունդ և ըմպելիք
- Ընտրեք սննդի ծառայություն կամ պլանավորեք ընտրացանկը:
- Ընդունեք սննդակարգի սահմանափակումները կամ հատուկ պահանջները:
G. Ժամանց և ծրագիր
- Որոշեք միջոցառման ծրագիրը և ժամանակացույցը:
- Վարձեք զվարճանքի, ինչպիսիք են նվագախումբը, դիջեյը կամ խոսնակները:
- Պլանավորեք և փորձեք ցանկացած ներկայացում կամ ելույթ:
Հ. Տեղում համակարգում
- Ստեղծեք մանրամասն ժամանակացույց միջոցառման օրվա համար:
- Տեղեկացրեք ժամանակացույցը և սպասելիքները միջոցառման թիմի հետ:
- Հանձնարարեք հատուկ պարտականություններ թիմի անդամներին կարգավորելու, գրանցելու և տեղում այլ խնդիրների համար:
I. Հետևում և գնահատում
- Ուղարկեք շնորհակալական գրառումներ կամ էլ-նամակներ հյուրերին, հովանավորներին և մասնակիցներին:
- Հավաքեք արձագանքներ մասնակիցներից:
- Վերանայեք միջոցառման հաջողությունը և բարելավման կարիք ունեցող ոլորտները։
2/ Իրադարձությունների պլանավորման ստուգաթերթ՝ ըստ առաջադրանքի և ժամանակացույցի
Ահա միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթիկի օրինակ, որը ներառում է ինչպես առաջադրանքներ, այնպես էլ ժամանակացույցի հետհաշվարկ՝ աղյուսակի տեսքով ձևաչափով.
| Խրոնոլոգիա | Խնդիրներ |
| 8 - 12 ամիս | - Սահմանեք միջոցառման նպատակները, խնդիրները և թիրախային լսարանը։ |
| Միջոցառումից առաջ | - Որոշեք միջոցառման ամսաթիվը և ժամը։ |
| - Կազմեք նախնական բյուջե։ | |
| - Ուսումնասիրեք և ընտրեք վայր։ | |
| – Սկսեք թիմ կազմել կամ վարձեք միջոցառումների կազմակերպիչ։ | |
| – Սկսեք նախնական քննարկումները մատակարարների և վաճառողների հետ։ | |
| 6 - 8 ամիս | - վայրի ընտրության վերջնական որոշում և պայմանագրի կնքում։ |
| Միջոցառումից առաջ | - Մշակել միջոցառման թեման և գաղափարը։ |
| - Կազմեք մանրամասն միջոցառումների պլան և ժամանակացույց։ | |
| – Սկսեք մարքեթինգը և միջոցառման առաջխաղացումը։ | |
| 2 - 4 ամիս | - Հաստատել միջոցառման ծրագիրը և ժամանակացույցը։ |
| Միջոցառումից առաջ | - Համակարգել մատակարարների հետ կոնկրետ պահանջների վերաբերյալ։ |
| - Ստանալ անհրաժեշտ թույլտվությունները կամ լիցենզիաները։ | |
| – Պլանավորել միջոցառումների լոգիստիկան, ներառյալ կազմակերպումը և տարհանումը։ | |
| 1 Ամիս | - Մասնակիցների ցուցակի և նստատեղերի վերջնական կարգավորումը։ |
| Միջոցառումից առաջ | – Մանրամասները ճշտեք ժամանցային ծրագրերի կամ խոսնակների հետ։ |
| – Ստեղծեք տեղում միջոցառումների մանրամասն պլան և պատվիրակեք պարտականություններ։ | |
| - Կազմակերպեք միջոցառման վայրի վերջնական շրջայցը։ | |
| 1 շաբաթ | - Հաստատեք բոլոր մանրամասները մատակարարների և մատակարարների հետ։ |
| Միջոցառումից առաջ | – Կատարեք վերջնական հաշվարկ և կիսվեք այն վայրի և սննդի մատակարարների հետ։ |
| – Պատրաստեք միջոցառման նյութերը, անվանական պիտակները և գրանցման նյութերը։ | |
| – Կրկնակի ստուգեք աուդիովիզուալ սարքավորումների և տեխնոլոգիական պահանջները։ | |
| - Մշակել արտակարգ իրավիճակների և արտակարգ իրավիճակների պլան։ | |
| Միջոցառման օր | – Վաղ ժամանեք վայր՝ կազմակերպչական աշխատանքները վերահսկելու համար։ |
| - Համոզվեք, որ բոլոր մատակարարներն ու վաճառողները համապատասխանում են ժամանակացույցին։ | |
| -Մասնակիցներին դիմավորել և գրանցել ժամանելուն պես։ | |
| – Վերահսկել միջոցառումների ընթացքը, կառավարել վերջին րոպեի ցանկացած փոփոխություն կամ խնդիր։ | |
| – Ամփոփեք միջոցառումը, շնորհակալություն հայտնեք մասնակիցներին և հավաքեք արձագանքներ։ | |
| Հետընտրական իրադարձություն | – Ուղարկեք շնորհակալական նամակներ կամ էլեկտրոնային նամակներ մասնակիցներին և հովանավորներին։ |
| - Հավաքեք միջոցառման մասնակիցներից և շահագրգիռ կողմերից ստացված արձագանքները։ | |
| – Միջոցառումից հետո անցկացնել գնահատում և ամփոփում։ | |
| – Վերջնականացնել միջոցառման ֆինանսները և կարգավորել չվճարված վճարումները։ | |
| – Վերանայեք միջոցառման հաջողությունը և բարելավման կարիք ունեցող ոլորտները։ |
Հիշեք, որ հարմարեցնեք ձեր միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթը՝ հիմնվելով ձեր հատուկ միջոցառումների կարիքների վրա և կարգավորեք ժամանակացույցը ըստ պահանջի:
Հիմնական տուփեր
Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթիկի օգնությամբ միջոցառումների կազմակերպիչները կարող են վերահսկողություն ունենալ իրենց առաջադրանքների նկատմամբ, հետևել առաջընթացին և խուսափել կարևոր մանրամասների անտեսումից: Միջոցառումների ստուգաթերթիկը ծառայում է որպես ճանապարհային քարտեզ, որը կազմակերպիչներին ուղղորդում է միջոցառումների պլանավորման գործընթացի յուրաքանչյուր փուլում և օգնում նրանց մնալ կազմակերպված, արդյունավետ և կենտրոնացած:
Բացի այդ, AhaSlides- ը առաջարկում է ինտերակտիվ հնարավորություններ հանդիսատեսի ներգրավման համար, ինչպիսիք են ուղիղ քվեարկություն, Հարց ու պատասխան նիստերև ինտերակտիվ ներկայացում կաղապարներ. Այս հատկանիշները կարող են ավելի բարձրացնել միջոցառման փորձը, խթանել ներկաների մասնակցությունը և հավաքել արժեքավոր պատկերացումներ և կարծիքներ:
Հաճախակի տրվող հարցեր
Հարց ունե՞ք։ Մենք պատասխաններ ունենք։
Ի՞նչ է ստուգաթերթը միջոցառումների պլանավորման համար:
Որո՞նք են միջոցառումը պլանավորելու ութ քայլերը:
Որո՞նք են իրադարձության յոթ հիմնական տարրերը:
Ref: Վրաստան տեխնոլոգիական ինստիտուտ
