Ձեր սիրտը արագանում է, երբ պատկերացնում եք ամենավատ սցենարները.
❗️ Բանախոսը հիվանդանում է բեմ բարձրանալուց րոպեներ առաջ։
❗️ Միջոցառման օրը ձեր վայրը հանկարծակի հոսանքազրկվում է:❗️ Or worst of all – someone gets hurt at your event.Գիշերը ձեզ արթուն են պահում ստամոքսը ցնցող մտքերը:
But even the most chaotic events can be managed – if you plan carefully and systematically in advance.
Պարզ իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման ստուգաթերթ can help you identify, prepare for and mitigate potential issues before they derail your event. Let’s figure out the 10 must-haves in the checklist to transform worry into a well-laid plan of action.
Աղյուսակ Բովանդակության
- Overview
- Ի՞նչ է իրադարձության ռիսկերի կառավարումը:
- What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
- Իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման ստուգաթերթ
- 5 elements of risk management?
- Checklist in Event management
- Takeaways
- Հաճախակի տրվող հարցեր
Overview
| Ի՞նչ է իրադարձության ռիսկը: | Unexpected and unforeseen problems, which can negatively affect organisers and the company brand. |
| Իրադարձությունների ռիսկի օրինակներ. | Ծայրահեղ եղանակ, սննդամթերքի անվտանգություն, հրդեհ, անկարգություններ, անվտանգության սպառնալիքներ, ֆինանսական ռիսկ,… |
Ի՞նչ է իրադարձության ռիսկերի կառավարումը:
Իրադարձությունների ռիսկերի կառավարումը ներառում է պոտենցիալ ռիսկերի կամ խնդիրների բացահայտում, որոնք կարող են սպառնալ իրադարձությանը, այնուհետև գործընթացների և նախազգուշական միջոցների ներդրումը՝ այդ ռիսկերը մեղմելու համար: Սա օգնում է միջոցառումների կազմակերպիչներին ունենալ արտակարգ իրավիճակների պլաններ, որոնք պատրաստ են նվազագույնի հասցնել խափանումները և արագ վերականգնել, եթե խնդիրներ առաջանան: Իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման ստուգաթերթը նաև օգտագործվում է յուրաքանչյուր պոտենցիալ սպառնալիքի հատումը ապահովելու համար:
What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
We know it’s stressful as an event planner with all the possibilities that can occur. To save you from overthinking, follow our simple 5 steps to make a perfect risk management plan for events:
• Բացահայտեք ռիսկերը – Brainstorm all possible things that could go wrong at your event. Consider factors like venue issues, bad weather, technology failures, speaker cancellations, food issues, injuries, low attendance, etc. Think broadly and put it on a ուղեղային գրոհի գործիք գաղափարները անձեռնմխելի պահելու համար:
Ուղեղային գրոհի նոր ուղիների կարիք ունե՞ք:
Օգտագործեք ուղեղի փոթորկի գործիքը AhaSlides-ում՝ աշխատանքի ընթացքում և միջոցառում կազմակերպելիս ավելի շատ գաղափարներ առաջացնելու համար:
🚀 Գրանցվեք անվճար ☁️
Խորհուրդներ ավելի լավ ներգրավվածության համար
Իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման ստուգաթերթ
Որո՞նք են այն ընդհանուր կետերը, որոնք պետք է ներառի իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման ստուգաթերթը: Ոգեշնչում փնտրեք մեր իրադարձությունների ռիսկերի ստուգաթերթի օրինակներով ստորև:
#1 – Venue
☐ Կնքված է պայմանագիր
☐ Ստացված թույլտվություններ և լիցենզիաներ
☐ Հաստատված են հատակագծի և տեղադրման պայմանավորվածությունները
☐ Նշված են սննդի և տեխնիկական պահանջներ
☐ Նշված է պահեստային վայր և գտնվում է սպասման վիճակում
#2 – Weather
☐ Եղանակի խիստ մոնիտորինգ և ծանուցման պլան
☐ Անհրաժեշտության դեպքում առկա է վրան կամ այլընտրանքային կացարան
☐ Ձեռնարկված պայմանավորվածություններ՝ անհրաժեշտության դեպքում միջոցառումը տան ներսում տեղափոխելու համար
#3 – Technology
☐ A/V և այլ տեխնիկական սարքավորումներ փորձարկված
☐ ՏՏ աջակցության կոնտակտային տվյալներ են ձեռք բերվել
☐ Նյութերի թղթային տպագրություններ, որոնք հասանելի են որպես պահեստային
☐ Արտակարգ իրավիճակների պլան ինտերնետի կամ էլեկտրաէներգիայի անջատման համար
#4 – Medical/Safety
☐ Առկա են առաջին օգնության փաթեթներ և AED
☐ Վթարային ելքերը հստակ նշված են
☐ Անձնակազմ, որը վերապատրաստվել է արտակարգ իրավիճակների ընթացակարգերին
☐ Անվտանգության/ոստիկանության կոնտակտային տվյալներ ձեռքի տակ
#5 – Speakers
☐ Ստացվել են կենսագրություններ և լուսանկարներ
☐ Որպես պահեստային ընտրված այլընտրանքային բարձրախոսներ
☐ Զեկուցվել է խոսնակի արտակարգ իրավիճակների պլանը
#6 – Attendance
☐ Հաճախումների նվազագույն շեմը հաստատված է
☐ Հաղորդվել է չեղարկման քաղաքականության մասին
☐ Փոխհատուցման պլանը գործում է, եթե միջոցառումը չեղարկվի
#7 – Insurance
☐ Գործում է ընդհանուր պատասխանատվության ապահովագրության քաղաքականություն
☐ Ձեռք բերված ապահովագրության վկայական
#8 – Documentation
☐ Պայմանագրերի, թույլտվությունների և լիցենզիաների պատճենները
☐ Կոնտակտային տվյալներ բոլոր վաճառողների և մատակարարների համար
☐ Միջոցառումների ծրագիր, օրակարգ և/կամ երթուղի
#9 – Staffing/Volunteers
☐ Անձնակազմին և կամավորին վերապահված դերեր
☐ Կրկնօրինակները հասանելի են լրացնելու համար, եթե չցուցադրվեն
☐ Արտակարգ իրավիճակների ընթացակարգերի և արտակարգ իրավիճակների պլանների վերապատրաստումն ավարտված է
#10 – Food and Beverage
☐ Մատչելի պահեք ցանկացած փչացող պաշարների համար
☐ Սննդի այլընտրանքային տարբերակներ՝ պատրաստված ուշացած/սխալ պատվերի դեպքում/ալերգիկ հյուրերի դեպքում
☐ Առկա են լրացուցիչ թղթե արտադրանք, սպասք և սպասք
#11 – Waste and Recycling
☐ Բաշխվել են աղբամաններ և վերամշակման տարաներ
☐ Միջոցառման ընթացքում և հետո աղբ հավաքելու դերերը
#12 – Procedures for Handling Complaints
☐ Անձնակազմի անդամ, որը նշանակված է ներկաների բողոքները լուծելու համար
☐ Արձանագրություն՝ խնդիրների լուծման և անհրաժեշտության դեպքում գումարի վերադարձ/փոխհատուցում առաջարկելու համար
#13 – Emergency Evacuation Plan
☐ Պատրաստված են տարհանման ուղիները և հանդիպման կետերը
☐ Թող անձնակազմի անդամները տեղակայվեն ելքերի մոտ
#14 – Lost Person Protocol
☐ Նշանակված է կորցրած երեխաների/տարեցների/հաշմանդամների համար պատասխանատու անձնակազմ
☐ Ստացված են անչափահասների ծնողների/խնամակալների կոնտակտային տվյալները
#15 – Incident Reporting
☐ Միջադեպի մասին հաշվետվության ձևաթուղթ, որը ստեղծվել է անձնակազմի համար՝ ցանկացած արտակարգ իրավիճակները փաստաթղթավորելու համար
What are The Five Elements of Risk Management?
Risk isn’t just bad luck – it’s part of every venture. But with the right event risk management plan, you can tame the chaos risk creates and turn threats into opportunities. The five approaches to risk management include:
• Ռիսկերի նույնականացում – Think small stuff like tech glitches…all the way up to total catastrophe. Listing risks gets them out of your head and onto paper where you can confront them.• Ռիսկերի գնահատում– Rate each risk to understand which poses the biggest threat. Consider: How likely is this to happen? What damage could result if it does? Prioritising risks focus your efforts on the issues that really matter.• Ռիսկերի նվազեցում – Have plans to fight back! Consider ways to reduce the chances a risk occurs, lessen any impact if it does happen, or both. The more you can weaken risks beforehand, the less they’ll disrupt you.• Ռիսկերի մոնիտորինգ – Once your initial plans are in place, stay vigilant. Monitor for signs new risks are emerging or old risks are changing. Adjust your strategies as needed to keep up with the evolving threat landscape.• Ռիսկերի հաշվետվություն – Share risks and plans with your team. Bringing others into the loop gets buy-in, exposes weaknesses you may have missed, and distributes accountability for managing risks.Ի՞նչ է ստուգաթերթը իրադարձությունների կառավարման մեջ:
Միջոցառումների կառավարման ստուգաթերթը վերաբերում է իրերի կամ առաջադրանքների ցանկին, որոնք միջոցառման կազմակերպիչները ստուգում են, որ նախապատրաստվել, կազմակերպվել կամ պլանավորվել են միջոցառումից առաջ:
Ռիսկերի կառավարման համապարփակ ստուգաթերթը օգնում է համոզվել, որ ոչ մի կարևոր բան անտեսված չէ, երբ դուք կազմակերպում եք բոլոր մանրամասները, որոնք անհրաժեշտ են իրադարձությունը հաջողությամբ իրականացնելու համար:
Ստուգաթերթերը օգտակար են իրադարձությունների կառավարման համար, քանի որ դրանք.
• Տրամադրել հստակություն և կառուցվածք – They lay out in an order detailing everything that needs to be done, so nothing falls through the cracks.
• Խրախուսեք մանրակրկիտ նախապատրաստումը – Checking items off motivates organisers to ensure all arrangements and precautions are actually in place before the event begins.
• Բարելավել հաղորդակցությունը – Teams can divide and assign checklist items to ensure everyone understands their roles and responsibilities.
• Աջակցեք հետևողականությանը – Using the same checklist for recurring events helps maintain standards and catch areas for improvement each time.
• Բացահայտեք բացերը կամ թույլ կողմերը – Unchecked items highlight forgotten things or require more planning, enabling you to address them before issues arise.
• Հեշտացնել հանձնումները – Handing the checklist to new organisers helps them understand all that was done to plan previous successful events.
Takeaways
Ձեր իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման ստուգաթերթի այս հավելումներով դուք լավ պատրաստված եք մարտի դաշտին: Պատրաստությունը պոտենցիալ քաոսը վերածում է հանգիստ վստահության: Այսպիսով, ավելացրեք յուրաքանչյուր տարր ձեր ցուցակում: Անջատեք դրանք մեկ առ մեկ: Դիտեք, թե ինչպես է անհանգստությունը վերածվում իշխանության: Որովհետև որքան շատ ակնկալեք, այնքան ավելի լավ ռիսկերը կհանձնվեն ձեր մանրակրկիտ պլանավորմանն ու նախապատրաստմանը:
Հաճախակի տրվող հարցեր
Հարց ունե՞ք։ Մենք պատասխաններ ունենք։
