Հանդիպման հրավերի էլ.փոստ | Լավագույն խորհուրդներ, օրինակներ և ձևանմուշներ (100% անվճար)

Ինչ լավ է հանդիպման հրավերի էլ օրինակ?

Meetings can be an essential element of team effectiveness, coordination, and unity. Many companies host a meeting at least once a week, it can be an informal meeting to simply have a deep talk with their employees or a more formal meeting of the management board to discuss a company’s future plan and annual year-end report. It is compulsory for administrator officers or leaders to send meeting invitation letters to the participants or guests.

Հանդիպման հրավերը կարևոր է պաշտոնական հանդիպումներն արդյունավետ և սահուն վարելու համար: Հանդիպումների հրավերներ ուղարկելու բազմաթիվ եղանակներ կան: Այս հոդվածում մենք կենտրոնանում ենք հետ կապված հանդիպման հրավերի նամակներ, մարդկանց ձեր հանդիպումներին մասնակցելու համար հրավիրելու ամենահարմար և տարածված մեթոդը։

Բառը

• Ի՞նչ է հանդիպման հրավերի էլ.փոստը:
• Ինչու՞ է հանդիպման հրավերի էլ.փոստը կարևոր:
• Քայլ առ քայլ նամակ գրեք հանդիպման հրավեր
• Հանդիպման հրավերի էլ.փոստի տեսակները և օրինակները
• The Bottom Line

Արագ հանդիպման ձևանմուշներ AhaSlides-ով

• Հանդիպումներ բիզնեսում
• Հանդիպման րոպեներ
• Կանգնած հանդիպում

Ի՞նչ է հանդիպման հրավերի էլ.փոստը:

Բիզնես գործունեության հիմնական մասը, հանդիպման հրավերի էլ.փոստը գրավոր հաղորդագրություն է, որը ցույց է տալիս հանդիպման նպատակը և մարդկանց խնդրանքը միանալու հանդիպմանը կոնկրետ ամսաթվից և վայրից հետո, գումարած ավելի մանրամասն հավելվածներ, եթե կան: Այն կարող է գրվել պաշտոնական կամ ոչ պաշտոնական ոճով՝ կախված հանդիպումների առանձնահատկություններից: Դրանք պետք է գրվեն համապատասխան տոնով և ոճով, որպեսզի համապատասխանեն բիզնես էլ.

However, don’t confuse a meeting invitation email with a meeting request email. The key difference between these emails is that a meeting request email is aim to set up an appointment with someone while a meeting invitation email aims to invite you to a meeting on announced dates and location

Ինչու՞ է հանդիպման հրավերի էլ.փոստը կարևոր:

Էլեկտրոնային փոստով հրավերների օգտագործումը շատ օգուտներ է բերում: Էլփոստի հրավերների առավելությունները թվարկված են ստորև.

• Այն ուղղակիորեն միանում է օրացույցներին: Երբ ստացողները ընդունում են հրավերը, այն նորից կավելացվի նրանց աշխատանքային օրացույցում, և դուք կստանաք հիշեցում, ինչպես օրացույցում նշված այլ իրադարձությունները:
• Այն հարմար է և արագ։ Ձեր ստացողները կարող են էլփոստին հասնել այն բանից հետո, երբ սեղմեք ուղարկել կոճակը: Քանի որ այն գնում է անմիջապես ստացողին, եթե էլփոստի հասցեն սխալ է, դուք կարող եք անմիջապես ստանալ հայտարարությունը և արագ գնալ հետագա լուծումների:
• Դա ժամանակի խնայողություն է: Դուք կարող եք միաժամանակ ուղարկել խմբային նամակներ հազարավոր էլ. հասցեներով:
• It is cost-saving. You don’t have to spend a budget for mailing.
• It can be generated directly from your preferred webinar platform. Unless you’re having a face-to-face meeting, your first choice will probably be Zoom, Microsoft Teams, or something equivalent. When RSVP is confirmed, all of the links and timeframes are synced up via email, so the attendee can avoid confusion with other events.

It is a fact that billions of emails are sent every day and many of them are spam. As everyone uses at least one email to exchange important messages for work, purchases, meetings, and more. However, as you have to read tons of emails per day, it is not surprising that you sometimes encounter the “email fatigue” phenomenon. Thus, delivering a good invitation email can avoid unnecessary misunderstanding or ignorance from receivers.

Քայլ առ քայլ նամակ գրեք հանդիպման հրավեր

Հանդիպման հրավերի լավ էլ.փոստը կարևոր է և, որպես կանոն, այն ազդում է ան էլ.փոստի առաքում տոկոսադրույքը:

Կան վարվելակարգեր և սկզբունքներ, որոնց պետք է ենթարկվեն բոլորը, որպեսզի լրացնեն գործնական հանդիպման հրավերի նամակը հասցեատերերի նկատմամբ: Դուք կարող եք սովորել, թե ինչպես գրել ստանդարտ հանդիպման հրավերի նամակ՝ հետևելով հետևյալ քայլերին.

Քայլ 1. Գրեք ուժեղ թեմայի գիծ

Փաստ է, որ էլփոստի ստացողների 47%-ը կարդում է նամակների միջոցով, որոնք ունեն հստակ և հակիրճ թեմա: Առաջին տպավորությունը կարևոր է. Սա կարող է համոզվել, որ ստացողները զգում են հրատապության կամ կարևորության զգացում, ինչը հանգեցնում է ավելի բարձր բաց դրույքաչափի:

• Կարճ, նպատակային. Եղեք փաստացի, ոչ թե հանելուկային:
• Որպես հրատապության նշան, կարող եք խնդրել մասնակցության հաստատումը թեմայի տողում:
• Or add a sentiment tone like don’t forget importance, urgency,…
• Ավելացրե՛ք Ժամանակը, եթե ցանկանում եք ընդգծել ժամանակի նկատմամբ զգայուն խնդիրը 

Օրինակ,: “Meeting 4/12: Project brainstorm session” or “Important. Please RSVP: New Product Strategy meeting 10/6”

Քայլ 2. Սկսեք արագ ներածությունից

In the very first line, it’s a good idea to do a brief of who you are, what your position is in the organization and why you’re reaching out to them. Then you can directly show the purpose of the meeting. Many people make the mistake of delivering a vague purpose of the meeting as they assume that participants must know about that.

• Ձեր ներածությունը դարձրեք հաճելի կամ կապված աշխատանքի հետ
• Հիշեցրեք մասնակիցներին, եթե նրանք պետք է ավարտեն որևէ առաջադրանք կամ իրենց հետ որևէ բան բերեն հանդիպմանը:

Օրինակ, Ողջույն թիմի անդամ, ես անհամբեր սպասում եմ ձեզ տեսնելու նոր արտադրանքի շնորհանդեսին հաջորդ երկուշաբթի:

Քայլ 3. Համօգտագործեք ժամանակը և գտնվելու վայրը

Դուք պետք է նշեք հանդիպման ճշգրիտ ժամանակը: Դուք նաև պետք է նրանց ասեք, թե ինչպես և որտեղ է տեղի ունենում հանդիպումը՝ անձամբ կամ առցանց, և առաջարկեք ուղեցույցներ կամ հարթակի հղումներ, եթե դրանք կարիք ունենան:

• Ավելացրեք ժամային գոտին, եթե աշխատողներ աշխատում են աշխարհի տարբեր տարածքներում
• Նշեք հանդիպման գնահատված տեւողությունը
• Ուղղություններ տալիս հնարավորինս մանրամասն եղեք կամ կցեք քարտեզագրման ուղեցույց

Օրինակ,Խնդրում ենք միանալ մեզ ուրբաթ, հոկտեմբերի 6-ին, ժամը 1:00-ին, վարչական շենքի 2-րդ հարկում գտնվող նիստերի դահլիճում:

Քայլ 4. ուրվագծեք հանդիպման օրակարգը

Cover key objectives or proposed meeting agenda. Don’t mention the details. You can simply state the topic and timeline. For formal meetings, you can attach a detailed document. This is particularly useful for helping attendees do preparation advance.

Օրինակ,, you can start with: We plan to discuss…./ We want to address some of the issues Or as the following timeline:

• 8:00-9:30 Նախագծի ներածություն
• 9:30-11:30: Ներկայացումներ Հովարդից (ՏՏ), Նուրից (Մարկետինգ) և Շարլոտից (Վաճառք)

Քայլ 5. Հարցրեք RSVP

Requiring an RSVP can help confirm a response from your recipients. To prevent ambivalence, a preferred response and time limit for attendees to inform you of their attendance or absence should be included in your email. By that, if you haven’t received their RSVP at the time you regulate, you can do quick follow-up actions.

Օրինակ,Խնդրում ենք պատասխանել մինչև [date] [էլ․ հասցեին կամ հեռախոսահամարին]

Քայլ 6. Ավելացնել մասնագիտական ​​էլփոստի ստորագրություն և բրենդինգ

Բիզնես էլփոստի ստորագրությունը պետք է պարունակի լրիվ անվանումը, պաշտոնի անվանումը, ընկերության անվանումը, կոնտակտային տվյալները, անձնական կայքեր և այլ հիպերկապված հասցեներ:

Դուք կարող եք հեշտությամբ հարմարեցնել ձեր ստորագրությունը Gmail.

Օրինակ,:

Ջեսիկա Մեդիսոն

Inco արդյունաբերության տարածաշրջանային գլխավոր մարքեթինգի տնօրեն

555-9577-990

Կան տոննա անվճար էլփոստի ստորագրության ստեղծողներ, որոնք խնայում են ձեզ ժամանակ և ջանք, օրինակ Իմ ստորագրությունը.

Հանդիպման հրավերի էլ.փոստի տեսակները և օրինակները

Bear in mind that different types of meetings will have different standards and writing styles to follow. Commonly, we separate meeting invitation emails based on their level of formal or informal, including or excluding virtual meetings or pure online meetings. In this part, we collect and introduce to you some typical types of meeting invitations and each type’s template that are popularly used in business meeting invitation emails.

#1. Պաշտոնական հանդիպման հարցման էլ

Պաշտոնական հանդիպման հարցման էլեկտրոնային փոստը օգտագործվում է մեծ հանդիպումների համար, որոնք սովորաբար տեղի են ունենում տարին մեկից երեք անգամ: Սա մեծ պաշտոնական հանդիպում է, ուստի ձեր էլ. նամակը պետք է գրված լինի պաշտոնական գրելու ոճով: Կից հավելվածները անհրաժեշտ են, որպեսզի մասնակցին ավելի պարզ լինի, թե ինչպես պետք է մասնակցել հանդիպմանը, ինչպես գտնել վայրը և մանրամասնել օրակարգը:

Պաշտոնական հանդիպումները ներառում են.

• Կառավարման հանդիպում
• Հանձնաժողովի նիստ
• Տնօրենների խորհրդի նիստ 
• Shareholders’ meeting 
• Ռազմավարության հանդիպում 

Օրինակ 1: Բաժնետերերի հրավերի էլփոստի ձևանմուշ

Թեմա. Կարևոր է: Դուք հրավիրված եք տարեկան ընդհանուր ժողովին: [Ժամանակը]

[Ստացողի անունը]

[Ընկերության Անվանումը]

[Աշխատանքի անվանումը]

[Ընկերության հասցե]

[Ամսաթիվ]

Հարգելի բաժնետերեր,

Ուրախ ենք ձեզ հրավիրել տարեկան ընդհանուր ժողովին, որը տեղի կունենա ս.թ [Ժամանակ], [Հասցե]

Բաժնետերերի տարեկան ժողովը բացառիկ առիթ է տեղեկատվության, փոխանակման և քննարկման համար [Ընկերության Անվանումը] և մեր բոլոր բաժնետերերը։

Սա նաև հնարավորություն է արտահայտվելու և քվեարկելու՝ ակտիվ դեր խաղալու համար կարևոր որոշումներ կայացնելու հարցում [Ընկերության Անվանումը], անկախ ձեր ունեցած բաժնետոմսերի քանակից: Հանդիպմանը կքննարկվեն հետևյալ հիմնական օրակարգերը.

Օրակարգ 1:

Օրակարգ 2:

Օրակարգ 3:

Օրակարգ 4:

Այս հանդիպմանը մասնակցելու հրահանգները, օրակարգը և ձեր հաստատմանը ներկայացվելիք որոշումների տեքստը կգտնեք ստորև կից փաստաթղթում:

Ես կցանկանայի խորհրդի անունից շնորհակալություն հայտնել ձեզ ձեր ներդրման և հավատարմության համար [Ընկերության Անվանումը] և ես անհամբեր սպասում եմ ձեզ ողջունելու հանդիպմանը [Ամսաթիվ]

Best առումով,

[Անուն]

[Պաշտոնի կոչում]

[Ընկերության Անվանումը]

[Ընկերության հասցեն և կայք]

Օրինակ 2: Ռազմավարության հանդիպում հրավերի էլփոստի ձևանմուշ

[Ստացողի անունը]

[Ընկերության Անվանումը]

[Աշխատանքի անվանումը]

[Ընկերության հասցե]

[Ամսաթիվ]

Թեմայի տող: Ծրագրի մեկնարկի մարքեթինգային արշավ Հանդիպում՝ 2/28

Անունից [Ընկերության Անվանումը]Ես ուզում եմ ձեզ հրավիրել մասնակցելու գործնական հանդիպման, որը տեղի կունենա ս [Կոնֆերանս դահլիճի անվանումը, շենքի անվանումը] [Ամսաթիվ և ժամ]. Հանդիպումը կտևի մինչև [Տեւողությունը].

It’s my pleasure to welcome you to the first stage of our project to discuss our upcoming proposal [Details] and we appreciate your valuable insights on it. Here’s a brief summary of our agenda for the day:

Օրակարգ 1:

Օրակարգ 2:

Օրակարգ 3:

Օրակարգ 4:

Այս առաջարկը մեր ողջ թիմի կողմից համարվում է ամենակարևորներից մեկը։ Ձեր հետագա տեղեկության համար մենք այս նամակին կցել ենք փաստաթուղթ, որը տրամադրում է ձեզ ավելի մանրամասն տեղեկություններ, որպեսզի հարմար գտնեք հանդիպմանը նախօրոք պատրաստվելու համար:

Մենք բոլորս անհամբեր սպասում ենք ձեզ հետ զրուցելու՝ քննարկելու, թե ավելին ինչ կարող ենք անել այս առաջարկը հաջողությամբ իրականացնելու համար: Խնդրում ենք նախապես ներկայացնել ցանկացած հարց կամ առաջարկ հանդիպման համար [Վերջնաժամկետ] ուղղակիորեն ինձ՝ պատասխանելով այս նամակին:

Լավ օր անցկացրեք առջևում:

Շնորհակալություն հայտնելով ձեզ,

Warm Regards,

[Անուն]

[Պաշտոնի կոչում]

[Ընկերության Անվանումը]

[Ընկերության հասցեն և կայք]

#2. Ոչ պաշտոնական հանդիպման հրավերի էլ

Պաշտոնական հանդիպման հրավերի էլ. Ձեզ համար շատ ավելի հեշտ է մտածել, թե ինչպես ճիշտ գրել: Դուք կարող եք գրել ոչ պաշտոնական ոճով՝ ընկերական և ուրախ տոնով:

Ոչ պաշտոնական հանդիպումները ներառում են.

• Ուղեղային գրոհի հանդիպում
• Խնդրի լուծման հանդիպում
• ուսուցում
• Ստուգման հանդիպում
• Թիմի կառուցման հանդիպում
• Սուրճի զրույցներ 

Օրինակ 3. Ժողովի հանդիպման հրավերի էլփոստի ձևանմուշ

Թեմա՝ Շտապ. [Նախագծի անուն] թարմացումներ: [Ամսաթիվ]

Հարգելի թիմեր,

Greetings!

Հաճելի և զվարճալի է եղել ձեզ հետ աշխատելու ժամանակ [Նախագծի անուն]. Այնուամենայնիվ, որպեսզի կարողանանք արդյունավետ կերպով շարունակել մեր ծրագրերը, ես կարծում եմ, որ ճիշտ ժամանակն է, որպեսզի մենք զեկուցենք ձեռք բերված առաջընթացի մասին, և ես կգնահատեի ձեզ հետ հանդիպելու հնարավորությունը: [գտնվելու վայրը] հարցը հետագայում քննարկելու համար [Ամսաթիվ և ժամ].

I also attached a list of all the agendas that we need to discuss. Don’t forget to prepare your task completion report. Please use this [Հղում] ինձ տեղյակ պահելու համար, թե արդյոք դուք կկարողանաք դա անել:

Խնդրում եմ ինձ ուղարկել ձեր հաստատումը հնարավորինս շուտ:

Warm Regards,

[Անուն]

[Աշխատանքի անվանումը]

[Ընկերության Անվանումը]

Օրինակ 4: Թիմ building հրավերի էլփոստի ձևանմուշ

Հարգելի թիմի անդամներ,

Տեղեկացնում ենք ձեզ, որ [Բաժնի անվանումը] կազմակերպում է Ա Թիմի կառուցման հանդիպում մեր ողջ անձնակազմի համար անդամները [Ամսաթիվ և ժամ]

Հետագա մասնագիտական ​​զարգացման համար չափազանց կարևոր է, որ մենք միասին աճենք, և դա կարող է տեղի ունենալ միայն այն դեպքում, եթե մենք աշխատենք որպես թիմ, որպեսզի մեր հմտություններն ու տաղանդները կարողանան օգտագործել ավելի լավ կատարողականություն ապահովելու համար: Դա է պատճառը, որ մեր բաժինը շարունակում է ամենամսյա խթանել թիմերի ձևավորման տարբեր միջոցառումներ:

Խնդրում ենք եկեք և միացեք միջոցառմանը, որպեսզի մենք կարողանանք լսել ձեր ձայնը, թե ինչպես կարող ենք կատարելագործվել՝ ձեզ ավելի լավ աջակցություն ցուցաբերելու համար: Կլինեն նաև մի քանիսը թիմային խաղեր Ընկերության կողմից կտրամադրվի խմիչքների և թեթև խմիչքների հետ միասին:

Մենք անհամբեր սպասում ենք զվարճալի պահեր ունենալու այս թիմային միջոցառմանը, որը կազմակերպվել է մեզանից յուրաքանչյուրին օգնելու համար աճել: Եթե ​​կարծում եք, որ չեք կարող մասնակցել այս հանդիպմանը, խնդրում ենք տեղեկացնել [Համակարգողի անունը] at [Հեռախոսահամար]

Sincerely,

[Անուն]

[Աշխատանքի անվանումը]

[Ընկերության Անվանումը]

#3. Հյուր խոսնակի հրավերի էլ

Հյուր խոսնակի հրավերի էլ.փոստը պետք է ներառի բանախոսին վերաբերող տեղեկատվություն հանդիպման և ելույթի հնարավորության վերաբերյալ: Կարևոր է, որ բանախոսը իմանա, թե ինչպես կարող է նպաստել ձեր միջոցառմանը, և ինչ օգուտներ կարող են ստանալ՝ ձեր միջոցառմանը միանալու համար:

Օրինակ 5. Հյուր խոսնակի հրավերի էլ.փոստի ձևանմուշ

Սիրելի [Խոսնակ],

Հուսով ենք, որ այս հաղորդագրությունը ձեզ լավ է գտնում: Մենք այսօր դիմում ենք ձեր մտորումների համար խոսելու ֆանտաստիկ հնարավորությունով: Խնդրում ենք ձեզ լինել մեր պատվավոր խոսնակը [Հանդիպման անվանումը], միջոցառում, որի վրա կենտրոնացած է [Ձեր միջոցառման նպատակի և լսարանի նկարագրությունը]. Ամբողջ [Հանդիպման անվանումը] թիմը ոգեշնչված է ձեր նվաճումներով և կարծում է, որ դուք կատարյալ փորձագետ կլինեք՝ դիմելու մեր համախոհ մասնագետների լսարանին:

[Հանդիպման անվանումը] տեղի կունենա [Վայրը, ներառյալ քաղաքը և նահանգը] on [Ամսաթվեր]. Ակնկալվում է, որ մեր միջոցառումը տեղի կունենա մոտ մոտ [Մասնակիցների թիվը գնահատվում է #]. Մեր նպատակն է [Meeting’s objectives].

Մենք հավատում ենք, որ դուք հիանալի խոսնակ եք, և ձեր ձայնը կարևոր հավելում կլինի այդ խոսակցության համար՝ հաշվի առնելով ձեր լայնածավալ աշխատանքը [Փորձաքննության ոլորտ]: Դուք կարող եք դիտարկել ձեր գաղափարները մինչև [Duration] րոպե ներկայացնելու մասին, որոնք առնչվում են ոլորտին [Հանդիպման թեման]. Դուք կարող եք ուղարկել ձեր առաջարկը մինչև [վերջնաժամկետը] հետևելով [հղմանը], որպեսզի մեր թիմը կարողանա լսել ձեր գաղափարները և նախապես որոշել ձեր ելույթի մանրամասները:

Ամեն դեպքում, եթե չկարողանաք մասնակցել, մենք խոնարհաբար խնդրում ենք կապվել մեզ հետ [հղման] միջոցով: Շնորհակալություն ձեր ժամանակի և ուշադրության համար, մենք անհամբեր սպասում ենք ձեր դրական արձագանքին:

Best,
[Անուն]
[Աշխատանքի անվանումը]
[Կոնտակտային տվյալներ]
[Ընկերության կայքի հասցեն]

#4. Վեբինար հրավերի էլ

In today’s trends, more and more people host online meeting as it is time and cost-saving, especially for remote working teams. If you use conference platforms, there are well-customized invitation messages that are directly sent to your attendee before the meeting starts, such as the Zoom invitation email template. For a virtual webinar, you can refer to the following sample.

Խորհուրդներ ` Use keywords such as “Congratulations”, “Soon”, “Perfect”, “Update”, , “Available”, “Ultimately”, “Top”,“Special”, “Join us”, “Free”, ” etc.

Օրինակ 6: Վեբինար հրավերի էլ.փոստի ձևանմուշ

Թեմայի տող: Շնորհավորում եմ: Դուք հրավիրված եք [Վեբինար անունը]

Սիրելի [Թեկնածուի_անուն],

[Ընկերության Անվանումը] շատ ուրախ է վեբինար կազմակերպելու համար [Վեբինար թեմա] վրա [Ամսաթիվ] ժամը [ժամանակ], նպատակ ունենալով [[Վեբինար նպատակներ]

Դա լավ հնարավորություն կլինի ձեզ համար հսկայական օգուտներ քաղելու [Վեբինար թեմաների] ոլորտում հրավիրված փորձագետներից և անվճար նվերներ ստանալու համար: Մեր թիմն այնքան ոգևորված է ձեր ներկայությամբ:

Նշում. Այս վեբինարը սահմանափակված է [Մարդկանց թիվը]. Ձեր տեղը պահպանելու համար խնդրում ենք գրանցվել [Հղում] և ազատ զգալ այն կիսել ձեր ընկերների հետ: 

Հուսով եմ՝ կտեսնեմ քեզ այնտեղ։

Հիանալի օր,

[Քո անունը]

[Ստորագրություն]

The Bottom Line

Luckily, there are many available templates of business meeting invitations on internet for you to customize and send to your attendees in seconds. Don’t forget to save some in your cloud so that you can prepare your email with perfect writing, especially in case of urgency.

Եթե ​​դուք նաև այլ լուծումներ եք փնտրում ձեր բիզնեսի համար, կարող եք գտնել AhaSlides- ը լավ ներկայացման գործիք է, որն ունի բազմաթիվ զարմանալի հնարավորություններ՝ աջակցելու ձեր վեբինար իրադարձություններին, թիմերի ձևավորմանը, կոնֆերանսին և այլն:

Հաճախակի տրվող հարցեր

Ref: Իսկապես | Շերպանի