Հանդիպումները վճռորոշ դեր են խաղում բիզնեսներում և կազմակերպություններում՝ ծառայելով որպես հարթակ՝ հարցերի քննարկման և լուծման համար և կառավարելու ներքին գործերը՝ առաջընթաց ապահովելու համար: Այս հավաքույթների էությունը ֆիքսելու համար՝ լինի դա վիրտուալ, թե անձամբ, Հանդիպման րոպեներ or հանդիպման արձանագրություն (MoM) կարևոր նշանակություն ունեն գրառումներ անելու, քննարկված հիմնական թեմաներն ամփոփելու և ձեռք բերված որոշումների և որոշումների հետևելու համար:
Այս հոդվածը կուղղորդի ձեզ արդյունավետ հանդիպման արձանագրություններ գրելիս՝ օրինակներով և կաղապարներով, որոնք պետք է օգտագործել, ինչպես նաև լավագույն փորձը, որը պետք է հետևել:
Բառը
- Որո՞նք են հանդիպման արձանագրությունները:
- Ո՞վ է րոպեապահը:
- Ինչպես գրել հանդիպման արձանագրությունները
- Հանդիպման արձանագրությունների օրինակներ (+ Կաղապարներ)
- Հանդիպումների լավ րոպեներ ստեղծելու խորհուրդներ
- Հիմնական տուփեր
Հուսով եմ, այս հոդվածը կօգնի ձեզ այլևս չզգալ հանդիպումների արձանագրություններ գրելու դժվարությունը։ Եվ մի մոռացեք ստեղծագործ և ինտերակտիվ լինել ձեր յուրաքանչյուր հանդիպման ժամանակ՝
- AhaSlides հանրային ձևանմուշ
- Ծրագրի մեկնարկային հանդիպում
- Ռազմավարական կառավարման հանդիպում
- Հանդիպումներ բիզնեսում |10 տեսակները եւ լավագույն փորձը
- Հանդիպման օրակարգ | 8 հիմնական քայլեր, օրինակներ և անվճար ձևանմուշներ
- Հանդիպման հրավերի էլ | Լավագույն խորհուրդներ, օրինակներ և կաղապարներ
- AI առցանց վիկտորինայի ստեղծող | Կատարել վիկտորինաներ Live | 2024 Բացահայտում
- Live Word Cloud Generator | #1 Բառերի կլաստերի անվճար ստեղծող 2024 թվականին
- 14 թվականին դպրոցում և աշխատանքում ուղեղային գրոհի 2024 լավագույն գործիքները
- Ի՞նչ է գնահատման սանդղակը: | Անվճար հարցման սանդղակի ստեղծող
- Պատահական թիմի գեներատոր | 2024 պատահական խմբի ստեղծողը բացահայտում է
Որո՞նք են հանդիպման արձանագրությունները:
Նիստի արձանագրությունները քննարկումների, որոշումների և գործողությունների վերաբերյալ գրավոր գրառում են, որոնք տեղի են ունենում հանդիպման ընթացքում:
- Նրանք ծառայում են որպես հղում և տեղեկատվության աղբյուր բոլոր ներկաների և նրանց, ովքեր չեն կարող ներկա գտնվել:
- Նրանք օգնում են ապահովել, որ կարևոր տեղեկատվությունը չմոռացվի, և որ բոլորը նույն էջում լինեն, թե ինչ է քննարկվել և ինչ քայլեր ձեռնարկել:
- Նրանք նաև ապահովում են հաշվետվողականություն և թափանցիկություն՝ փաստաթղթավորելով հանդիպման ընթացքում ընդունված որոշումներն ու պարտավորությունները:
Ո՞վ է րոպեապահը:
Րոպեավարը պատասխանատու է հանդիպման ընթացքում ընդունված քննարկումների և որոշումների ճշգրիտ գրանցման համար:
Նրանք կարող են լինել ադմինիստրատիվ աշխատող, քարտուղար, օգնական կամ մենեջեր կամ առաջադրանքը կատարող կամավոր թիմի անդամ: Կարևոր է, որ րոպեապահը լավ կազմակերպվածություն և գրառումներ կատարի և կարողանա արդյունավետ կերպով ամփոփել քննարկումները:
Զվարճալի հանդիպման հաճախում AhaSlides-ի հետ
Միևնույն ժամանակ հավաքեք մարդկանց
Փոխանակ յուրաքանչյուր սեղանի մոտ գալու և մարդկանց «ստուգելու», եթե նրանք չներկայանան, այժմ դուք կարող եք մարդկանց ուշադրությունը գրավել և ստուգել մասնակցությունը AhaSlides-ի հետ զվարճալի ինտերակտիվ վիկտորինաների միջոցով։
🚀 Ստացեք անվճար կաղապարներ ☁️
Ինչպես գրել հանդիպման արձանագրությունները
Հանդիպման արդյունավետ արձանագրությունների համար, նախ դրանք պետք է լինեն օբյեկտիվ, լինեն հանդիպման փաստացի արձանագրություն, և խուսափեք անձնական կարծիքներից կամ քննարկումների սուբյեկտիվ մեկնաբանություններից: Հաջորդը, այն պետք է լինի կարճ, պարզ և հեշտ հասկանալի, կենտրոնացեք միայն հիմնական կետերի վրա և խուսափեք ավելորդ մանրամասներ ավելացնելուց: Վերջապես, այն պետք է ճշգրիտ լինի և ապահովի, որ բոլոր գրանցված տեղեկատվությունը թարմ և տեղին է:
Եկեք անդրադառնանք հանդիպման արձանագրություններ գրելու մանրամասներին՝ հետևյալ քայլերով։
Հանդիպման արձանագրության 8 հիմնական բաղադրիչները
- Հանդիպման ամսաթիվը, ժամը և վայրը
- Մասնակիցների ցուցակ և ներողություն բացակայության համար
- Հանդիպման օրակարգը և նպատակը
- Քննարկումների և ընդունված որոշումների ամփոփում
- Կատարված ցանկացած ձայն և դրանց արդյունքները
- Գործողությունների կետեր, ներառյալ պատասխանատու կողմը և ավարտի վերջնաժամկետը
- Ցանկացած հաջորդ քայլ կամ հետագա կետեր
- Եզրափակիչ ելույթ կամ նիստի հետաձգում
Արդյունավետ հանդիպման արձանագրություններ գրելու քայլեր
1/ Պատրաստում
Հանդիպումից առաջ ծանոթացեք հանդիպման օրակարգին և համապատասխան հիմնական նյութերին: Համոզվեք, որ ունեք բոլոր անհրաժեշտ գործիքները, ինչպիսիք են նոութբուքը, նոթատետրը և գրիչը: Նաև լավ գաղափար է վերանայել նախորդ հանդիպման արձանագրությունները՝ հասկանալու համար, թե ինչ տեղեկատվություն պետք է ներառել և ինչպես ձևակերպել այն:
2/ Ծանոթագրություն
Հանդիպման ընթացքում հստակ և հակիրճ գրառումներ կատարեք քննարկումների և ընդունված որոշումների վերաբերյալ: Դուք պետք է կենտրոնանաք առանցքային կետերի, որոշումների և գործողությունների կետերը գրավելու վրա, այլ ոչ թե ամբողջ ժողովը բառացի արտագրելու: Համոզվեք, որ ներառեք բանախոսների անունները կամ հիմնական մեջբերումները, ինչպես նաև ցանկացած գործողություն կամ որոշում: Եվ խուսափեք հապավումներով կամ սղագրությամբ գրելուց, որոնք ստիպում են ուրիշներին չհասկանալ:
3/ Կազմակերպել արձանագրությունները
Վերանայեք և կազմակերպեք ձեր գրառումները՝ հանդիպումից հետո ձեր րոպեների համահունչ և հակիրճ ամփոփում ստեղծելու համար: Դուք կարող եք օգտագործել վերնագրերը և կետերը, որպեսզի րոպեները հեշտ ընթեռնելի լինեն: Մի ընդունեք անձնական կարծիքներ կամ քննարկման սուբյեկտիվ մեկնաբանություններ: Կենտրոնացեք փաստերի և հանդիպման ընթացքում պայմանավորվածությունների վրա:
4/ Մանրամասների գրանցում
Ձեր հանդիպման արձանագրությունը պետք է ներառի բոլոր համապատասխան մանրամասները, ինչպիսիք են ամսաթիվը, ժամը, գտնվելու վայրը և մասնակիցներին: Եվ նշեք քննարկված ցանկացած կարևոր թեմա, որոշումներ և հանձնարարված գործողությունների կետեր: Համոզվեք, որ գրանցեք բոլոր ձայները, որոնք ընդունվել են և ցանկացած քննարկման արդյունքը:
5/ Գործողությունների կետեր
Համոզվեք, որ նշեք հանձնարարված գործողությունների կետերը, ներառյալ, թե ովքեր են պատասխանատուները և ավարտելու վերջնաժամկետը: Սա հանդիպման արձանագրության կարևոր մասն է, քանի որ երաշխավորում է, որ բոլորը գիտեն իրենց պարտականությունները և դրանք լրացնելու ժամկետները:
6/ Վերանայում և բաշխում
Դուք պետք է վերանայեք արձանագրությունները ճշգրտության և ամբողջականության համար և կատարեք անհրաժեշտ վերանայումներ: Համոզվեք, որ բոլոր հիմնական կետերն ու որոշումները նշված են: Այնուհետև կարող եք րոպեները բաժանել բոլոր մասնակիցներին՝ անձամբ կամ էլփոստի միջոցով: Պահպանեք րոպեների պատճենը կենտրոնացված վայրում՝ հեշտ հասանելիության համար, օրինակ՝ ընդհանուր դրայվ կամ ամպի վրա հիմնված պահեստային հարթակ:
7/ Հետագա
Համոզվեք, որ հանդիպման գործողությունների կետերը հետևվում են և ավարտվում են անմիջապես: Օգտագործեք րոպեները՝ հետևելու առաջընթացին և համոզվելու, որ որոշումներն իրականացվում են: Այն օգնում է ձեզ պահպանել հաշվետվողականությունը և երաշխավորում է, որ հանդիպումը արդյունավետ և արդյունավետ է:
Հանդիպման արձանագրությունների օրինակներ (+ Կաղապարներ)
1/ Հանդիպման րոպեների օրինակ՝ պարզ հանդիպման ձևանմուշ
Պարզ հանդիպման արձանագրությունների մանրամասնության և բարդության մակարդակը կախված կլինի հանդիպման նպատակից և ձեր կազմակերպության կարիքներից:
Ընդհանուր առմամբ, հանդիպման պարզ արձանագրությունները օգտագործվում են ներքին նպատակների համար և կարիք չունեն, որ դրանք լինեն նույնքան պաշտոնական կամ համապարփակ, որքան հանդիպման արձանագրությունների այլ տեսակները:
Այսպիսով, եթե դուք հրատապ կարիք ունեք, և հանդիպումը պտտվում է պարզ, ոչ շատ կարևոր բովանդակության շուրջ, կարող եք օգտագործել հետևյալ ձևանմուշը.
| Հանդիպման անվանումը. [Տեղադրեք հանդիպման վերնագիրը] Ամսաթիվ: [Տեղադրել ամսաթիվը] Time: [Տեղադրել ժամանակը] Որտեղից: [Տեղադրել տեղադրությունը] Մասնակիցներ ` [Նշեք մասնակիցների անունները] Ներողություն բացակայության համար. [Ներդիր անունները] Օրակարգ: [Ներդիր օրակարգի կետ 1] [Ներդիր օրակարգի կետ 2] [Ներդիր օրակարգի կետ 3] Հանդիպման ամփոփում. [Տեղադրեք հանդիպման ընթացքում ընդունված քննարկումների և որոշումների ամփոփագիրը՝ ներառյալ հիմնական կետերը կամ գործողությունների կետերը:] Գործողությունների կետեր. [Տեղադրեք ցանկացած գործողությունների ցուցակը, որոնք հանձնարարվել են հանդիպման ընթացքում, ներառյալ պատասխանատու կողմը և ավարտի վերջնաժամկետը:] Հաջորդ քայլերը: [Տեղադրեք ցանկացած հաջորդ քայլ կամ հետագա կետեր, որոնք քննարկվել են հանդիպման ընթացքում:] Եզրափակիչ խոսքեր. [Մուտքագրեք ցանկացած փակման խոսք կամ նիստի հետաձգում:] Ստորագրված: [Մուտքագրեք արձանագրություն պահող անձի ստորագրությունը] |
2/ Նիստի արձանագրություն Օրինակ՝ խորհրդի նիստի ձևանմուշ
Խորհրդի նիստի արձանագրությունն արձանագրվում և բաշխվում է բոլոր անդամներին՝ տրամադրելով ընդունված որոշումների և կազմակերպության ցուցումների արձանագրությունը: Հետևաբար, այն պետք է լինի պարզ, ամբողջական, մանրամասն և պաշտոնական: Ահա խորհրդի նիստի արձանագրության ձևանմուշը.
| Հանդիպման անվանումը. Տնօրենների խորհրդի նիստ Ամսաթիվ: [Տեղադրել ամսաթիվը] Time: [Տեղադրել ժամանակը] Որտեղից: [Տեղադրել տեղադրությունը] Մասնակիցներ ` [Նշեք մասնակիցների անունները] Ներողություն բացակայության համար. [Նշեք նրանց անունները, ովքեր ներողություն են խնդրել բացակայության համար] Օրակարգ: 1. Նախորդ նիստի արձանագրության հաստատում 2. Ֆինանսական հաշվետվության վերանայում 3. Ռազմավարական ծրագրի քննարկում 4. Ցանկացած այլ գործ Հանդիպման ամփոփում. 1. Նախորդ հանդիպման արձանագրության հաստատում. [Տեղադրեք նախորդ հանդիպման կարևորագույն կետերը վերանայվել և հաստատվել են] 2. Ֆինանսական հաշվետվության վերանայում. [Տեղադրեք ընթացիկ ֆինանսական իրավիճակի կարևորագույն կետերը և ապագա ֆինանսական պլանավորման առաջարկությունները] 3. Ռազմավարական պլանի քննարկում. [Նշեք, թե որ խորհուրդը քննարկեց և փոփոխություններ կատարեց կազմակերպության ռազմավարական պլանում] 4. Ցանկացած այլ գործ. [Ներդիր ցանկացած այլ կարևոր հարց, որը ներառված չէ օրակարգում] Գործողությունների կետեր. [Տեղադրեք ցանկացած գործողությունների ցանկը, որոնք հանձնարարվել են հանդիպման ընթացքում, ներառյալ պատասխանատու կողմը և ավարտի վերջնաժամկետը] Հաջորդ քայլերը: Խորհրդի հաջորդ նիստը տեղի կունենա [Insert Date]-ում: Եզրափակիչ խոսքեր. Նիստը հետաձգվել է [Նշել ժամը]: Ստորագրված: [Մուտքագրեք արձանագրություն պահող անձի ստորագրությունը] |
Սա ընդամենը խորհրդի նիստի հիմնական ձևանմուշն է, և դուք կարող եք ավելացնել կամ հեռացնել տարրեր՝ կախված ձեր հանդիպման և կազմակերպության կարիքներից:
3/ Հանդիպման րոպեների օրինակ՝ Ծրագրի կառավարման ձևանմուշ
Ահա հանդիպման արձանագրության օրինակ՝ նախագծի կառավարման ձևանմուշի համար.
| Հանդիպման անվանումը. Ծրագրի կառավարման թիմի հանդիպում Ամսաթիվ: [Տեղադրել ամսաթիվը] Time: [Տեղադրել ժամանակը] Որտեղից: [Տեղադրել տեղադրությունը] Մասնակիցներ ` [Նշեք մասնակիցների անունները] Ներողություն բացակայության համար. [Նշեք նրանց անունները, ովքեր ներողություն են խնդրել բացակայության համար] Օրակարգ: 1. Ծրագրի կարգավիճակի վերանայում 2. Ծրագրի ռիսկերի քննարկում 3. Թիմի առաջընթացի վերանայում 4. Ցանկացած այլ գործ Հանդիպման ամփոփում. 1. Ծրագրի կարգավիճակի վերանայում. [Տեղադրեք առաջընթացի վերաբերյալ ցանկացած թարմացում և ընդգծեք այն խնդիրները, որոնք պետք է լուծվեն] 2. Ծրագրի ռիսկերի քննարկում. [Ներդիր պոտենցիալ ռիսկերը նախագծին և այդ ռիսկերը մեղմելու ծրագիր] 3. Թիմի առաջընթացի վերանայում. [Տեղադրեք վերանայված առաջընթացը և քննարկեք ծագած ցանկացած խնդիր] 4 Ցանկացած այլ գործ. [Ներդիր ցանկացած այլ կարևոր հարց, որը ներառված չի եղել օրակարգում] Գործողությունների կետեր. [Տեղադրեք ցանկացած գործողությունների ցանկը, որոնք հանձնարարվել են հանդիպման ընթացքում, ներառյալ պատասխանատու կողմը և ավարտի վերջնաժամկետը] Հաջորդ քայլերը: Թիմը հաջորդ հանդիպում կունենա [Ներդիր ամսաթիվ]: Եզրափակիչ խոսքեր. Նիստը հետաձգվել է [Նշել ժամը]: Ստորագրված: [Մուտքագրեք արձանագրություն պահող անձի ստորագրությունը] |
Հանդիպումների լավ րոպեներ ստեղծելու խորհուրդներ
Մի՛ անհանգստացեք յուրաքանչյուր բառը գրանցելու համար, կենտրոնացեք հիմնական թեմաների, արդյունքների, որոշումների և գործողությունների գրանցման վրա: Տեղադրեք քննարկումները ուղիղ եթերում, որպեսզի կարողանաք բոլոր բառերը գրանցել մեկ մեծ ցանցում🎣 – AhaSlides-ի գաղափարների տախտակը ինտուիտիվ և պարզ գործիք է որպեսզի բոլորը արագ ներկայացնեն իրենց գաղափարները: Ահա թե ինչպես կարելի է դա անել.
Ստեղծեք նոր ներկայացում ձեր հետ AhaSlides հաշիվ, այնուհետև «Հարցում» բաժնում ավելացրեք «Մտքերի փոթորիկ» սլայդը։
Գրեք ձեր քննարկման թեմա, ապա սեղմեք «Ներկայացնել», որպեսզի հանդիպմանը բոլորը կարողանան միանալ և ներկայացնել իրենց գաղափարները։
Հեշտ է հնչում, այնպես չէ՞։ Փորձեք այս գործառույթը հիմա, սա ընդամենը օգտակար գործառույթներից մեկն է, որը կօգնի ձեզ հեշտացնել ձեր հանդիպումները աշխույժ և բովանդակալից քննարկումներով։
Հիմնական տուփեր
Նիստի արձանագրության նպատակն է ապահովել հանդիպման բարձր մակարդակի ակնարկ նրանց համար, ովքեր չեն կարողացել ներկա գտնվել, ինչպես նաև պահել հանդիպման արդյունքների արձանագրությունը: Հետևաբար, արձանագրությունները պետք է լինեն կազմակերպված և հեշտ ընկալելի՝ հստակ և հակիրճ ընդգծելով կարևորագույն տեղեկատվությունը:
