Nail Project Kickoff Meeting Flyer in 8 Steps (+Free Template!)

Նույնիսկ այնտեղի ամենակարգապահ ընկերությունները երբեմն կարող են զգալ, որ իրենց նախագծերը մոլորվում են: Ավելի հաճախ, քան ոչ, խնդիրը մեկն է պատրաստում. Լուծումը: Լավ կառուցվածքավորված և լիովին ինտերակտիվ ծրագրի մեկնարկի հանդիպում!

Ավելի քան պարզապես շքեղություն և արարողություն, լավ կատարված մեկնարկային հանդիպումը իսկապես կարող է ինչ-որ գեղեցիկ բան հանել աջ ոտքի վրա: Ահա ծրագրի քայլերի մեկնարկի 8 քայլերը, որոնք ոգևորություն են առաջացնում և ստանում բոլորը նույն էջում:

Մեկնարկի ժամանակ

Ի՞նչ է ծրագրի մեկնարկի հանդիպումը:
Ինչու՞ են նախագծի մեկնարկի հանդիպումներն այդքան կարևոր:
8 քայլ դեպի Kickass նախագծի Kickoff հանդիպում
Ծրագրի մեկնարկային հանդիպման օրակարգի ձևանմուշ

Meeting Tips to Remember

You must have a kickoff meeting agenda beforehand. Sending early project kickoff email is very important! So, let’s check out the few kickoff meeting agenda samples!

The kickoff session should be short and concise, with lots of games and activities, as this is when AhaSlides comes in very handy! Check out more tips with us as below:

Այլընտրանքային տեքստ

Kick-Start the Conversation.

Get valuable input from your team and clients during project kickoff meeting. Use live polling, Q&As and idea exchanging tools with this free template!

🚀 See the template

Ի՞նչ է ծրագրի մեկնարկի հանդիպումը:

Անագի վրա ասվածի համաձայն, նախագծի մեկնարկի հանդիպումը ա հանդիպում, որտեղ դուք սկսում եք ձեր նախագիծը.

Սովորաբար, նախագծի մեկնարկային հանդիպումը նախագիծ պատվիրած հաճախորդի և այն կյանքի կոչող ընկերության միջև առաջին հանդիպումն է: Երկու կողմերն էլ կնստեն միասին և կքննարկեն ծրագրի հիմքերը, նպատակը, նպատակները և այն, թե ինչպես է այն հասնելու գաղափարից մինչև իրականություն:

Ընդհանուր առմամբ, կան 2 տեսակները մեկնարկային հանդիպումների մասին, որոնց մասին պետք է տեղյակ լինել.

External Project Kickoff – Developmentարգացման թիմը նստում է մեկի հետ դուրս ընկերությունը, ինչպես հաճախորդը կամ շահագրգիռ կողմը, և քննարկում է համատեղ նախագծի ծրագիրը:
Internal PKM – A թիմը ընթացքում ընկերությունը նստում է միասին և քննարկում է նոր ներքին ծրագրի նախագիծը:

Չնայած այս երկու տեսակներն էլ կարող են ունենալ տարբեր արդյունքներ, ընթացակարգը գրեթե նույնն է: Ըստ էության կա ոչ մի մաս of an external project kickoff that isn’t part of an internal project kickoff – the only difference will be who you’re holding it for.

Ավելի շատ ներգրավվածություն ձեր հավաքույթների հետ

Ինչու՞ են նախագծի մեկնարկի հանդիպումներն այդքան կարևոր:

The purpose of Kickoff Meetings should be loud and clear! It may seem simple enough to kick off a project just by assigning a bunch of tasks to the right people, especially in today’s Kanban board-obsessed workplace. However, this can lead to teams continuously losing their way.

Remember, just because you’re on the նույն տախտակը doesn’t mean you’re on the նույն էջում.

Դրա հիմքում նախագծի մեկնարկի հանդիպումն անկեղծ է և բաց Երկխոսություն between a client and a team. It’s Նշում հայտարարությունների շարք, թե ինչպես է նախագիծը գործելու, բայց ա զրույց ծրագրերի, սպասումների և նպատակների մասին, որոնք հասել են անսանձ բանավեճի:

Areրագրի մեկնարկային հանդիպման անցկացման առավելություններից մի քանիսը.

Այն ձեռք է բերում բոլորին պատրաստված - “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe”. If Abraham Lincoln was alive today, you can be assured he’d be spending the first 4 out of 6 project hours in a project kickoff meeting. That’s because these meetings contain բոլորը աջ ոտքի վրա ցանկացած նախագիծ հանելու համար անհրաժեշտ քայլերը:
Այն ներառում է բոլոր առանցքային խաղացողները – Kickoff meetings can’t get started unless everyone’s there: managers, team leads, clients and anyone else with a stake in the project. It’s so easy to lose track of who’s in charge of what without the clarity of a kickoff meeting to figure it all out.
Դա բաց և համագործակցային – As we said, project kickoff meetings are debates. The best ones engage բոլորը ներկաներին և բոլորից դուրս բերեք լավագույն գաղափարները:

Ավելի շատ ներգրավվածություն ձեր հավաքույթների հետ

8 քայլ դեպի Kickass նախագծի Kickoff հանդիպում

So, what exactly is included in the agenda of a project kickoff meeting? We’ve narrowed it down to the 8 steps below, but you should always remember that there’s այս տեսակի հանդիպումների համար սահմանված ցանկ չկա.

Օգտագործեք այս 8 քայլերը որպես ուղեցույց, բայց երբեք մի մոռացեք, որ վերջնական օրակարգը հենց դրա մեջ է you!

Step #1 – Introductions and Ice Breakers

Բնականաբար, մեկնարկային հանդիպման մեկնարկի միակ միջոցը մասնակիցներին միմյանց հետ ծանոթացնելն է: Անկախ ձեր նախագծի երկարությունից կամ մեծությունից, հաճախորդները և թիմի անդամները պետք է միմյանց հետ լինեն անուն-ազգանունների պայմաններով, որպեսզի կարողանան արդյունավետ աշխատել միասին:

While a simple ‘go-round-the-table’ type introduction is enough to get people familiar with names, an icebreaker can add another layer of անձնավորություն և թեթեւացնել տրամադրությունը ծրագրի մեկնարկից առաջ:

Փորձեք այս մեկը. Պտտել անիվը 🎡

Տեղադրեք պարզ ներածական թեմաներ ա մանող անիվ, այնուհետև ստիպեք թիմի յուրաքանչյուր անդամին պտտել այն և պատասխանել այն թեմային, որի վրա ընկած է անիվը: Զվարճալի հարցերը խրախուսվում են, բայց համոզվեք, որ այն քիչ թե շատ պրոֆեսիոնալ պահեք:

Պտտվող անիվ, որն օգտագործվում է որպես սառույցի խանգարող:

Ուզու՞մ եք ավելի շատ նման: 💡 We’ve got 10 սառցահատ ցանկացած հանդիպման համար հենց այստեղ.

Step #2 – Project Background

With the formalities and festivities out of the way, it’s time to kick on by kicking off the stone-cold business. In order to launch the meeting successfully, you should have a clear agenda for the kick-off meeting!

As all great stories do, it’s best to begin at the beginning. Ուրվագծիր բոլոր նամակագրությունները between you and your clients to get everyone involved in the project fully up to scratch on what’s happened so far.

Սա կարող է լինել նամակների, տեքստերի, նախորդ հանդիպումներից րոպեների կամ ցանկացած ռեսուրսների սքրինշոթեր, որոնք ցանկացած տեսակի համատեքստ են ավելացնում ձեր ընկերության և ձեր հաճախորդի համար: Յուրաքանչյուրի համար հեշտացրեք պատկերացումը ՝ կազմելով ժամանակացույց:

Step #3 – Project Demand

In addition to the correspondence background, you’ll want to dive deep մեջ մանրամասները ինչու այս նախագիծն առաջին հերթին մեկնարկում է:

Սա կարևոր քայլ է, քանի որ այն տալիս է հստակ ակնարկ այն ցավի կետերի մասին, որոնք նախագիծը փորձում է լուծել, ինչը մի բան է, որ և թիմերը, և հաճախորդները պետք է մշտապես պահեն իրենց մտքի առաջնագծում:

Պաշտպանեք 👊

Նման փուլերը հասուն են քննարկման համար: Հարցրեք ձեր հաճախորդներին և ձեր թիմը առաջ քաշելու իրենց գաղափարները, թե ինչու են նրանք կարծում, որ այս նախագիծը երազել են:

Եթե կիրառելի է, միշտ պետք է փորձեք ալիքը ուղղել հաճախորդի ձայնը այս բաժնում: Համագործակցեք հաճախորդի հետ՝ սպառողների իրական օրինակներ ստանալու համար, որոնք նշում են ցավոտ կետերը, որոնք ձեր նախագիծը փորձում է շտկել: Նրանց կարծիքները պետք է ձևավորեն, թե ինչպես է ձեր թիմը մոտենում նախագծին:

Step #4 – Project Goals

So you’ve looked into the անցյալ of the project, now it’s time to look at the ապագա.

Having direct goals and a clear definition of success for your project will really help your team work towards it. Not only that, it will show your client that you’re serious about the work and have similarly high stakes in how it goes.

Հարցրեք ձեր մեկնարկային հանդիպման մասնակիցներին ‘what will success look like?’ Ավելի շատ հաճախորդնե՞ր են: Այլ ակնարկներ Հաճախորդի բավարարվածության ավելի՞ լավ մակարդակ:

No matter the goal, it should always be…

Հասանելի – Don’t overstretch yourselves. Know your limits and come up with a goal you իրականում հաջողության հասնելու հնարավորություն ունեն:
Չափելի – Prop up your goal with data. Aim for a specific number and track your progress towards it.
Ժամանակին – Give yourself an end date. Do everything you can to reach your goals before that deadline.

Step #5 – The Statement of Work

Putting the ‘meat’ in ‘kickoff meeting’, a Statement of Work (SoW) is a hefty dive into the specifics of the project and how it’s going to be carried out. It’s the հիմնական բիլինգային մեկնարկի հանդիպման օրակարգում և պետք է ձեր ուշադրության մեծ մասը գրավի:

Ստուգեք այս ինֆոգրաֆիկան այն մասին, թե ինչ ներառել ձեր հայտարարության մեջ.

Ինֆոգրաֆիկա, որը բացատրում է ծրագրի մեկնարկի հանդիպմանը աշխատանքի հայտարարության հայտարարման մեջ ներգրավված 6 մինի քայլերը:

Հիշեք, որ աշխատանքի հայտարարությունը ոչ այնքան քննարկմանն է վերաբերում, որքան ծրագրի մեկնարկի հանդիպման օրակարգի մնացած մասը: Reallyրագրի իրական ժամանակն ուղղակի հասնելու ժամանակն է դնել գործողությունների ծրագիրը առաջիկա նախագծի համար, ապա քննարկումը պահիր ծրագրի համար հանդիպման հաջորդ կետը.

Likeիշտ այնպես, ինչպես ձեր մեկնարկային հանդիպման մնացած մասը, ձեր աշխատանքի հայտարարությունն էլ է գերփոփոխական, Ձեր աշխատանքի հայտարարության առանձնահատկությունները միշտ կախված կլինեն ծրագրի բարդությունից, թիմի մեծությունից, ներգրավված մասերից և այլն:

Wantանկանու՞մ եք ավելին իմանալ: 💡 Ստուգեք սա աշխատանքի հայտարարություն պատրաստելու վերաբերյալ համապարփակ հոդված.

Step #6 – Q&A Section

While you may feel compelled to leave your Q&A section until the end, we’d actually recommend holding it ձեր աշխատանքի հայտարարությունից անմիջապես հետո.

Such a beefy segment will surely give rise to questions from both your client and your team. With the bulk part of the meeting being so fresh in everyone’s minds, it’s best to strike while the iron is hot.

Using interactive presentation software to host your Q&A can help keep everything ticking along smoothly, especially if your project kickoff meeting has a high attendance number….

Դա կազմակերպված – Questions are arranged by popularity (through upvotes) or by time and can be marked as ‘answered’ or pinned to the top.
Դա չափավոր – Questions can be approved and dismissed before they’re shown on screen.
Դա անանուն – Questions can be submitted anonymously, meaning that everyone has a voice.

Step #7 – Potential Problems

Ինչպես նախկինում ասացինք, ծրագրի մեկնարկային հանդիպումը հնարավորինս բաց և անկեղծ լինելու մասին է: Դա ինչպես եք կառուցում ա վստահության զգացում ձեր հաճախորդի հետ մեկնարկից:

To that end, it’s best to discuss the potential problems that the project might face along the way. No one’s asking you to predict the future here, just to come up with a tentative list of barriers you may run into.

As you, your team and your client will be approaching this project with different stakes, it’s ideal to get բոլորը ներգրավված է պոտենցիալ խնդրի քննարկման մեջ:

Step #8 – Checking In

Checking in with your client regularly is another way to solidify trust between both parties. At your project kickoff meeting, you’ve got a few questions to address about ինչ երբ, ով և ինչպես այս ստուգումները տեղի են ունենալու:

Գրանցումը բավականին լավ հավասարակշռող գործողություն է թափանցիկություն և ջանքեր. While it’s nice to be as open and transparent as possible, you have to manage this within the scope of how available you’ll actually be to be բաց ու թափանցիկ:

Համոզվեք, որ այս հարցերի պատասխանները ստացել եք մինչ հանդիպման ավարտը.

Ինչ է? – Exactly in what detail does the client need updating? Do they need to know about every tiny detail of progress, or is it just the big sign offs that matter?
Երբ? – How often should your team update your client? Should they relay what they’ve done every day, or just sum up what they’ve managed at the end of the week?
Ով? – Which team member will be the one who liaisons with the client? Will there be a member of each team, at each stage, or just one singular correspondent throughout the whole project?
How? – By what method are the client and the correspondent going to stay in touch? Regular video call, email or continuously updated live document?

As is the case with most items on the agenda of a project kickoff meeting, it’s best to discuss in the open. For a big team and large group of clients, you might find it easier to do a կենդանի հարցում որպեսզի հնարավոր լինի նվազեցնել գրանցման հնարավոր լավագույն բանաձևը:

Wantանկանու՞մ եք ավելին իմանալ: 💡 Ստուգեք մի քանիսը ձեր հաճախորդների հետ ստուգման լավագույն փորձը.

Արդյունավետ հարցումներ AhaSlides-ի հետ

Ծրագրի մեկնարկային հանդիպման օրակարգի ձևանմուշ

Քանի որ ձեր հմտորեն պլանավորված մեկնարկային հանդիպումը պարզապես սպասում էր որոշ դռներ փչել խորհրդի նիստերի դահլիճում, վերջին հպումը կարող է մի փոքր շեղվել փոխազդեցություն այդ ամենը ի մի բերել:

Դուք միայն դա գիտեի՞ք 29% գործարարություն կապ զգալ իրենց հաճախորդների հետ (Gallup)? Անջատումը համաճարակ է B2B մակարդակում, և այն կարող է թողնել մեկնարկային հանդիպումները որպես հարթ, ոչ ոգեշնչող գործընթաց՝ ձևականությունների միջոցով:

Ձեր հաճախորդներին և թիմերին ներգրավելը ինտերակտիվ սլայդների միջոցով իսկապես կարող է խթանել մասնակցությունը և բարձրացնել ուշադրությունը.

AhaSlides-ն ունի գործիքների զինանոց ներառյալ ուղիղ հարցումներ, հարցուպատասխան և ուղեղային փոթորիկ սլայդներ և նույնիսկ կենդանի վիկտորինաներ և խաղեր ՝ ձեր նախագիծը ճիշտ կերպով բորբոքելու համար:

Կտտացրեք ներքևում ՝ ձեր սկզբնական հանդիպման անվճար, առանց ներբեռնելու ձևանմուշը ստանալու համար: Փոխեք այն ամենը, ինչ ցանկանում եք և ներկայացրեք այն անվճար:

Գռփեք ձևանմուշը

Կտտացրեք ստորև՝ անվճար AhaSlides հաշիվ ստեղծելու համար և սկսեք ստեղծել ձեր սեփական գրավիչ հանդիպումները ինտերակտիվության միջոցով:

Ստեղծեք ձեր սեփականը

Tags: Գործնական հանդիպում