Ռազմավարական կառավարման հաջող հանդիպում անցկացնելու 11 քայլ

A ռազմավարական կառավարման հանդիպում լավագույն մեթոդներից մեկն է, որն օգնում է բարձր արդյունավետությամբ թիմերին վերանայել և բարելավել աշխատանքի որակը, ինչպես նաև արտադրողականությունը՝ բիզնեսի համար լավագույն արդյունքներ ստեղծելու համար: Այս հոդվածը ձեզ կտրամադրի այն ամենը, ինչ դուք պետք է իմանաք ռազմավարական կառավարման հանդիպման մասին և ինչպես արդյունավետ կերպով բացել հանդիպումը: 

Բառը

• #1 – What is a Strategic Management Meeting?
• #2 – The Benefits of a Strategic Management Meeting
• #3 – Who Should Attend a Strategic Management Meeting? 
• #4 – How to Run an Effective Strategic Management Meeting (SMM Plan)

Ի՞նչ է ռազմավարական կառավարման հանդիպումը:

Ռազմավարական հանդիպումների կառավարում (SMM) Հանդիսանում է կառավարման մոդել, որը կենտրոնանում է ընկերության ընդհանուր ռազմավարության վրա, որը ներառում է գործընթացի կառավարում, բյուջե, որակ, ստանդարտներ և մատակարարներ՝ աշխատանքի արդյունավետությունը և բիզնեսի կատարողականը գնահատելու համար:

Այս հանդիպումը կարող է տեղի ունենալ յուրաքանչյուր եռամսյակում և կարող է անհրաժեշտ լինել մարքեթինգային ռազմավարության հանդիպումից, բիզնես ռազմավարության հանդիպումից կամ վաճառքի ռազմավարության հանդիպումից հավաքված տվյալներից:

Մի խոսքով, the purpose of strategic meetings is to find out how to most effectively use a company’s resources to meet specific goals and objectives.

Ավելի շատ աշխատանքային խորհուրդներ AhaSlides-ի հետ

• Հանդիպումներ բիզնեսում | 10 տեսակներ և լավագույն պրակտիկա
• Լավագույն 8 խորհուրդներ Լավ հանդիպում ունեցեք
• Ռազմավարական կառավարման հանդիպում

Ռազմավարական կառավարման հանդիպման առավելությունները

Ռազմավարական կառավարման հանդիպումը ոչ միայն օգնում է մասնակիցներին ավելի նախաձեռնող լինել իրենց աշխատանքում՝ ժամանակին ժամանելուց և ռազմավարական պլանավորման ընթացքում տրվող փաստաթղթերն ու հարցերը նախապատրաստելուց, այլ նաև բերում է 5 առավելություններ՝ հետևյալ կերպ.

Նվազեցնել ծախսերը

Many organizations have switched to the strategic management meeting framework. The SMM plan helps companies now use low-cost (even free) tools and services to cross-analyze data between meetings to see what works, what doesn’t, and what can do well. 

Սա օգնում է ծախսել, բաշխել և ներդնել ռեսուրսները հնարավորինս իմաստուն և արդյունավետ:

Խնայեցեք ժամանակը և էներգիան

Արդյունավետ հանդիպումների պլանավորումը բաժանմունքներին կամ մասնակիցներին թույլ է տալիս հասկանալ ռազմավարական քննարկման նպատակը և այն, ինչ նրանք պետք է պատրաստեն և նպաստեն:

Օրինակ՝ ինչ փաստաթղթեր են բերելու, ինչ թվեր ներկայացնել, ինչ խնդիրներ կամ լուծումներ պետք է գծել հանդիպումից հետո։

Հանդիպմանը նախապատրաստվելու համար առաջադրանքները բաժանելը խնայում է շատ ժամանակ և ջանք՝ չխոսելով կամ քննադատող դառնալով, թե ում մեղքով, բայց մոռանալով հանդիպման նպատակը:

Բարձրացնել բանակցային ուժը

During the meeting, arguments or disagreements will not be avoided. However, this boosts team members’ negotiating power by having to discuss and figure out the best solution to solve problems for customers and businesses. You might be surprised to find an excellent negotiator on your team!

Կառավարեք ռիսկերը 

Ոչ ոք չի ցանկանում մասնակցել հանդիպման, որը կչեղարկվի կես ճանապարհին, քանի որ տվյալներ կամ խնդիրներ չկան:

Հետևաբար, հետագա հանդիպումը նշանակում է, որ բոլորը պետք է պլանավորեն, հավաքեն և տրամադրեն տվյալներ անցյալ հանդիպումներից, վերլուծեն այդ տվյալները և օգնեն այդ վերլուծությունը վերածել գործող հաջորդ քայլերի: Այս գործողությունները վստահեցնում են, որ ավելի լավ են կառավարում ռիսկերը: Կամ նույնիսկ հանդիպումը դարձնել ավելի արդյունավետ կամ ավելի նպատակային, քան նախորդը: 

Ուշադիր հետևեք բյուջեներին և ռեսուրսներին

Արդյունավետ թիմային հանդիպումների անցկացումը հնարավորություն կտա վերահսկել և ճշգրտել ռեսուրսները և կայացնել տեղեկացված բյուջետային որոշումներ: Ռազմավարության վերանայման հանդիպումները կօգնեն ընդգծել բաժինները կամ ծրագրերը, որոնք կարող են լրացուցիչ ֆինանսավորման կարիք ունենալ հաջողության հասնելու համար: Նրանք նաև լավ տեղ են՝ տեսնելու, թե արդյոք անհրաժեշտ է ավելացնել/նվազեցնել ձեր բյուջեն կամ աշխատուժը:

Ո՞վ պետք է մասնակցի ռազմավարական կառավարման հանդիպմանը: 

Հանդիպմանը ներկայանալու համար պահանջվող մարդիկ կլինեն այնպիսի բարձրաստիճան անձինք, ինչպիսիք են the CEO (Managing Director, Executive Director, City Manager, etc.) and the project’s direct manager.

Հիմնական խաղացողներից պահանջվում է ասելիք պլանավորման հարցում, բայց ոչ բոլորն են բառացիորեն սեղանի շուրջ:

Սենյակում չափազանց շատ մարդիկ կարող են հանգեցնել սթրեսի, քաոսի և շփոթության: Եթե ​​դուք ունեք բազմաթիվ մարդիկ, ովքեր ցանկանում են ներգրավվել այս գործընթացում, ներառեք նրանց այնպիսի ձևով, ինչպիսին է հարցումների միջոցով աշխատակիցների կարծիքները հավաքելը և հանդիպմանը որևէ մեկից գումար գանձելը, որպեսզի համոզվեք, որ այս տվյալները հայտնվում են սեղանին և համարվում են գործընթացի մաս:

Ինչպես անցկացնել արդյունավետ ռազմավարական կառավարման հանդիպում (SMM պլան) 

Համոզվեք, որ ձեր ռազմավարական կառավարման հանդիպումները գրավիչ և արդյունավետ են, սկսվում են պատշաճ պլանավորմամբ: Այս քայլերով

Հանդիպման նախապատրաստում

Հիշեք, որ հետևեք այս ուղեցույցներին՝ 4 քայլով հանդիպում պլանավորելու համար.

• Պլանավորեք ժամանակ և հավաքեք անհրաժեշտ տվյալները/զեկույցը

Պլանավորեք և անպայման հրավիրեք բոլոր ղեկավարներին և հիմնական աշխատակիցներին, ովքեր պետք է ներկա գտնվեն այս հանդիպմանը: Համոզվեք, որ սենյակում գտնվող մարդիկ այն մարդիկ են, ովքեր կարող են ակտիվորեն մասնակցել հանդիպմանը:

At the same time, collect the necessary data, and reports, update status indicators, and even questions to be answered in the meeting. Make sure submissions aren’t too close to the meeting date so everyone can go through the most recent data and write an analysis on emerging trends or issues.

• Պլանի օրակարգի ձևանմուշ

Օրակարգն օգնում է ձեզ և մասնակիցներին մնալ ուղու վրա: Հանդիպման օրակարգային գաղափարները կապահովեն հարցերի պատասխանները.

• Ինչու՞ ենք մենք ունենում այս հանդիպումը:
• Ի՞նչ պետք է անենք, երբ հանդիպումն ավարտվի։
• Որո՞նք են հաջորդ քայլերը, որոնք մենք պետք է անենք:

Հիշեք, որ ա ռազմավարական կառավարման հանդիպման օրակարգը կարող է նմանվել նպատակների, միջոցառումների և նախաձեռնությունների վերանայմանը, ռազմավարության վավերացմանը և ընթացիկ ռազմավարական ուղղություններին և նախագծերին:

Ահա օրակարգի օրինակ.

1. 9.00 AM – 9.30 AM: Overview of the purpose of the meeting
2. 9.30 AM – 11.00 AM: Re-evaluate the whole process
3. 1.00 PM – 3.00 PM: Departments and Leaders Updates
4. 3.00 – 4.00 PM: Outstanding Issues
5. 4.00 PM – 5.00 PM: Solutions Given
6. 5.00 PM – 6.00 PM: Actions Plan
7. 6.00 PM – 6.30 PM: QnA Session
8. 6.30 PM – 7.00 PM: Wrap-up

• Սահմանեք հիմնական կանոնները

Դուք կարող եք կանոններ սահմանել, որպեսզի բոլորը նախապատրաստվեն հանդիպումից առաջ:

Օրինակ, եթե նրանք չեն կարող մասնակցել, նրանք պետք է փոխարենը օգնական ուղարկեն: 

Կամ ներկաները պետք է կարգուկանոն պահպանեն, հարգեն բանախոսին, չընդհատեն (և այլն)

• Ամսական Ամբողջական հանդիպումներ

Ինչպես նշվեց վերևում, ռազմավարական կառավարման համաժողովը մեծ իրադարձություն է, որը սովորաբար անցկացվում է յուրաքանչյուր եռամսյակ: Այսպիսով, եթե ցանկանում եք, որ ձեր անձնակազմը ծանոթանա այս գործելակերպին և հնարավորինս պատրաստ լինի: Դուք պետք է վերանայեք հանդիպումը և կազմակերպեք ամենամսյա հանդիպումներ՝ անձնակազմին թարմացնելու ցանկացած նոր հայտարարություններով, որոնք չեն համապատասխանում էլ.

• Կատարել Ծրագրի մեկնարկային հանդիպում

Եթե ​​համակողմանի հանդիպումը կօգնի անձնակազմին ծանոթանալ և պատրաստել ռազմավարական կառավարման տվյալները այնուհետև նախագծի մեկնարկային հանդիպումը նախագիծ պատվիրած հաճախորդի և այն կյանքի կոչող ընկերության միջև առաջին հանդիպումն է: Այս հանդիպմանը անհրաժեշտ կլինեն միայն հիմնական խաղացողները՝ քննարկելու ծրագրի հիմքերը, նպատակը և նպատակները:

Հանդիպումը

• Սահմանեք հանդիպման նպատակը և ցանկալի արդյունքները

A strategic planning meeting can completely go wrong if it is held without giving everyone defined goals and demanding outputs. That’s why the first step is to define a clear, tangible goal for the meeting.

Հստակ նպատակների մի քանի օրինակ.

• Ռազմավարություն սոցիալական ցանցերում՝ ավելի երիտասարդ լսարանին հասնելու համար: 
• Նոր արտադրանք, նոր առանձնահատկություն մշակելու ծրագիր:

Դուք կարող եք նաև սահմանել ռազմավարական կառավարման հանդիպման հատուկ թեմաներ՝ որպես ձեր նպատակների մաս, օրինակ՝ բիզնեսի աճը տարվա երկրորդ կիսամյակում:

Ձեր նպատակին հնարավորինս կոնկրետ եղեք։ Այդպես բոլորի համար ավելի հեշտ է շարունակել աշխատել և ճիշտ որոշումներ կայացնել։

• Կոտրել սառույցը 

Համաճարակի երկու տարի անց աշխատելու ձևի փոփոխությամբ ընկերությունները միշտ պետք է պատրաստ լինեն վիրտուալ հանդիպումներին և ավանդական հանդիպումներին համակցված։ Մարդիկ, ովքեր շփվում են համակարգչի էկրանների միջոցով, մինչդեռ մյուսները նստած են գրասենյակում, երբեմն կստիպի ձեր գործընկերներին զգալ ավելի քիչ հուզված և անջատված:

Հետեւաբար, ձեզ հարկավոր է ա թիմի հանդիպում սառցահատների հետ և հանդիպման սկզբում կապող գործողություններ՝ մթնոլորտը ջերմացնելու համար:

• Հանդիպումը դարձրեք ինտերակտիվ

Ռազմավարության նիստում ձեր թիմը ամբողջությամբ ներդրելու համար անհրաժեշտ է խթանել իրական ինտերակտիվությունը: Ինքնուրույն ներկայացումների փոխարեն, փորձեք բաժանվել ընդմիջումների, որտեղ տարբեր բաժիններ կարող են մտածել վերջին խոչընդոտների լուծումները:

Assign each group a challenge your company is facing. Then, let their creativity run wild – whether through թիմային խաղեր, արագ հարցումներ կամ մտածված քննարկման հարցեր. Ավելի ցածր ճնշման ձևաչափով հեռանկարների այս փոխանակումը կարող է անսպասելի պատկերացումներ առաջացնել:

Երբ նորից հավաքվում եք, պահանջեք կառուցվածքային, բայց բաց հետադարձ կապ յուրաքանչյուր ճեղքվածքից: Հիշեցրեք բոլորին, որ այս փուլում «սխալ» գաղափարներ չկան: Ձեր նպատակն է հասկանալ բոլոր հեռանկարները՝ ի վերջո միասին հաղթահարելու խոչընդոտները:

• Բացահայտեք պոտենցիալ մարտահրավերները

Ի՞նչ կլինի, եթե հանդիպումը գերազանցի հատկացված ժամանակը: Իսկ եթե ղեկավար թիմը պետք է բացակայի այլ անսպասելի հարցերով զբաղվելու համար: Եթե ​​բոլորը զբաղված են ուրիշներին մեղադրելով և ցանկալի արդյունք չստանալով:

Խնդրում ենք թվարկել բոլոր հնարավոր ռիսկերը լուծումներով՝ լավ պատրաստվելու համար:

Օրինակ՝ հաշվի առեք հատուկ օրակարգային կետերի կամ ներկայացումների համար օգտագործել հետհաշվարկի ժամանակաչափ: 

• Օգտագործեք առցանց գործիքներ 

Պատկերների և գործիքների օգտագործումը պարտադիր է այսօր հանդիպման ժամանակ, եթե ցանկանում եք հեշտությամբ և արագ փոխանցել գաղափարները: Հաշվետվությունները և վիճակագրությունը կներկայացվեն նաև տեսողական և հեշտ ընկալելի՝ շնորհիվ այս գործիքների: Այն նաև խրախուսում է մարդկանց տրամադրել տեղեկատվություն և օգնում է ձեզ արագ որոշումներ կայացնել՝ ստանալով իրական ժամանակի հետադարձ կապ: Դուք կարող եք գտնել անվճար գործիքներ և ձևանմուշների մատակարարներ, ինչպիսիք են AhaSlide-ը, Miro-ն և Google Slide-ը:

Օրինակ, Օգտագործեք Ինտերակտիվ ներկայացումներ և գործիքներ, ինչպիսիք են հարցումներն ու հարցումները՝ ստեղծագործական գաղափարներ առաջացնելու և դրանք իրական ժամանակում ցուցադրելու համար:

• Ամփոփում քաղաքապետարանի ժողովի ձևաչափով 

Let’s wrap up the meeting with a Q&A session in Tսեփական դահլիճի հանդիպման ձևաչափը:

Participants can raise the questions they want and get instant answers from leaders. It proves that leaders are not just faceless decision-makers, but are thoughtful thinkers who not only put the company’s interests first but also think about the interests of their employees.

• Խորհուրդներ ռազմավարական կառավարման հանդիպմանը նպաստելու համար

Բացի վերը նշված քայլերից, այստեղ կան մի քանի փոքր նշումներ, որոնք կօգնեն ձեզ ավելի լավ կազմակերպել ռազմավարական պլանավորման նիստը.

• Համոզվեք, որ բոլորը մասնակցում են քննարկմանը:
• Համոզվեք, որ բոլորն ակտիվորեն լսում են:
• Համոզվեք, որ բոլորը կիրառում են թիմային աշխատանքի իրենց հմտությունները:
• Աշխատեք հնարավորինս քիչ սահմանափակել տարբերակները:
• Don’t be afraid to call for a vote to see the level of opinion and consensus.
• Եղեք ստեղծագործ: Ռազմավարական պլանավորումը ստեղծագործական ունակություններն ուսումնասիրելու և ամբողջ թիմի իրավիճակների արձագանքներն ու լուծումները տեսնելու ժամանակ է:

Արդյունքում

Հաջող ռազմավարական կառավարման հանդիպում կազմակերպելու համար: Դուք պետք է լավ պատրաստվեք ամեն քայլին՝ մարդկանցից, փաստաթղթերից, տվյալներից և գործիքներից: Տրամադրեք օրակարգ և հետևեք դրան, որպեսզի մասնակիցներն իմանան, թե ինչ են անելու և ինչ առաջադրանքներ են տրվելու: 

AhaSlide-ը հույս ունի տրամադրել ձեր բոլոր հարցերի պատասխանները, թե ինչպես վարել ռազմավարական պլանավորման նիստը: Հուսով ենք, որ ձեզ դուր կգա այս հոդվածում նկարագրված խորհուրդներն ու օգնական տեխնիկան՝ ռազմավարական կառավարման հանդիպումները և խմբային գործունեությունը ակտիվ և արդյունավետ պահելու համար՝ անցանց, թե առցանց:

Հաճախակի տրվող հարցեր