Նախագծի կառավարումը նման է նվագախմբի ղեկավարմանը. Յուրաքանչյուր մաս պետք է միասին աշխատի գլուխգործոցի հասնելու համար: Բայց ամեն ինչ հարթ ընթանալն իրական մարտահրավեր է այնպիսի խնդիրների հետ, ինչպիսիք են մասերի չհամապատասխանելը, սխալները և ամեն ինչ շարքից դուրս գալու հնարավորությունը:
Այստեղ է Աշխատանքի բաշխման կառուցվածքը ծրագրի կառավարման մեջ (WBS) մտնում է։ Պատկերացրեք այն որպես դիրիժորի փայտիկ, որը օգնում է նախագծի յուրաքանչյուր մասը գեղեցիկ կերպով համագործակցել։
Այս բլոգում մենք կանդրադառնանք նախագծերի կառավարման մեջ աշխատանքի բաժանման կառուցվածքի հայեցակարգին՝ ուսումնասիրելով դրա հիմնական առանձնահատկությունները, բերելով օրինակներ, ուրվագծելով դրա ստեղծման քայլերը և քննարկելով գործիքներ, որոնք կարող են օգնել դրա մշակմանը։
Բովանդակություն
- Ո՞րն է Ծրագրի կառավարման մեջ աշխատանքի բաշխման կառուցվածքը:
- Ծրագրի կառավարման մեջ աշխատանքի բեկման կառուցվածքի հիմնական բնութագրերը
- Տարբերությունները WBS-ի և A Work Breakdown ժամանակացույցի միջև
- Նախագծերի կառավարման մեջ աշխատանքի խզման կառուցվածքի օրինակներ
- Ինչպես ստեղծել Աշխատանքի բաշխման կառուցվածք Ծրագրի կառավարման մեջ
- Գործիքներ Նախագծերի կառավարում աշխատանքի բաշխման կառուցվածքի համար
- bottom Line
Ավելի շատ խորհուրդներ AhaSlides-ի հետ
Ո՞րն է Ծրագրի կառավարման մեջ աշխատանքի բաշխման կառուցվածքը:
Ծրագրի կառավարման մեջ աշխատանքային խզման կառուցվածքը (WBS) նախագիծն ավելի փոքր և կառավարելի մասերի բաժանելու գործիք է: Սա ծրագրի ղեկավարներին հնարավորություն է տալիս բացահայտել անհատական առաջադրանքները, առաքումները և աշխատանքային փաթեթները, որոնք անհրաժեշտ են նախագիծն ավարտելու համար: Այն ապահովում է հստակ և կառուցվածքային ակնարկ այն մասին, թե ինչ պետք է իրականացվի:
WBS-ը հիմնարար գործիք է Ծրագրի կառավարում քանի որ այն ապահովում է հստակ շրջանակ, թե ինչ պետք է արվի.
- Արդյունավետ պլանավորեք և սահմանեք ծրագրի շրջանակը:
- Մշակել ճշգրիտ գնահատականներ ժամանակի, ծախսերի և ռեսուրսների համար:
- Հանձնարարեք առաջադրանքներ և պարտականություններ:
- Հետևեք առաջընթացին և վաղ հայտնաբերեք հնարավոր ռիսկերը կամ խնդիրները:
- Բարելավել հաղորդակցությունը և համագործակցությունը ծրագրի թիմի ներսում:
Ծրագրի կառավարման մեջ աշխատանքի բեկման կառուցվածքի հիմնական բնութագրերը
WBS-ը սկսում է նախագիծը որպես վերին մակարդակ և այնուհետև բաժանվում է ենթամակարդակների, որոնք մանրամասնում են ծրագրի փոքր մասերը: Այս մակարդակները կարող են ներառել փուլեր, արդյունքներ, առաջադրանքներ և ենթաառաջադրանքներ, որոնք բոլորն էլ անհրաժեշտ են նախագիծն ավարտելու համար: Բաշխումը շարունակվում է այնքան ժամանակ, մինչև նախագիծը բաժանվի աշխատանքային փաթեթների, որոնք բավականաչափ փոքր են՝ նշանակվելու և արդյունավետ կառավարելու համար:
WBS-ի հիմնական հատկանիշները ներառում են.
- Հիերարխիա: Ծրագրի բոլոր տարրերի տեսողական, ծառի կառուցվածքով տեսարան՝ ամենաբարձր մակարդակից մինչև ամենացածր աշխատանքային փաթեթները:
- Փոխադարձ բացառիկություն. WBS-ի յուրաքանչյուր տարր առանձնանում է առանց համընկնումների՝ ապահովելով պատասխանատվության հստակ հանձնարարականներ և խուսափելով ջանքերի կրկնությունից:
- Սահմանված արդյունք. WBS-ի յուրաքանչյուր մակարդակ ունի որոշակի արդյունք կամ արդյունք, ինչը հեշտացնում է առաջընթացի և կատարողականի չափումը:
- Աշխատանքային փաթեթներ. WBS-ի ամենափոքր ստորաբաժանումները, աշխատանքային փաթեթները բավականաչափ մանրամասն են, որպեսզի ծրագրի թիմի անդամները կարողանան հասկանալ, թե ինչ է պետք անել, ճշգրիտ գնահատել ծախսերն ու ժամանակը և հանձնարարել պարտականություններ:
Տարբերությունները WBS-ի և A Work Breakdown ժամանակացույցի միջև
Թեև երկուսն էլ ծրագրի կառավարման կարևոր գործիքներ են, դրանք ծառայում են տարբեր նպատակների:
Երկուսի միջև տարբերությունը հասկանալը կարևոր է ծրագրի արդյունավետ պլանավորման և իրականացման համար:
| առանձնահատկություն | Աշխատանքային բաշխման կառուցվածք (WBS) | Աշխատանքային ընդհատման ժամանակացույց (WBSschedule) |
| Կենտրոնանալ | Ինչ առաքվում է | Երբ այն առաքվել է |
| Մանրամասների մակարդակը | Ավելի քիչ մանրամասն (հիմնական բաղադրիչներ) | Ավելի մանրամասն (տեւողությունները, կախվածությունները) |
| Նպատակ | Սահմանում է ծրագրի շրջանակը, իրագործելիները | Ստեղծում է ծրագրի ժամանակացույցը |
| Հիանալի | Հիերարխիկ փաստաթուղթ (օրինակ՝ ծառ) | Gantt աղյուսակ կամ նմանատիպ գործիք |
| նմանություն | Մթերային ապրանքների ցուցակ (ապրանքներ) | Սննդի պլան (ինչ, երբ, ինչպես պատրաստել) |
| Օրինակ | Ծրագրի փուլերը, արդյունքները | Առաջադրանքների տևողությունը, կախվածությունը |
Ամփոփելով, Աշխատանքային խզման կառուցվածքը խախտում է "ինչ" նախագծի՝ սահմանելով ներգրավված ամբողջ աշխատանքը, մինչդեռ աշխատանքի բաշխման ժամանակացույցը (կամ ծրագրի ժամանակացույցը) վերաբերում է. "երբ" այս առաջադրանքները ժամանակի ընթացքում պլանավորելով:
Նախագծերի կառավարման մեջ աշխատանքի խզման կառուցվածքի օրինակներ
Կան տարբեր ձևաչափեր, որոնք կարող են ընդունել Ծրագրի կառավարման աշխատանքային կառուցվածքը: Ահա որոշ ընդհանուր տեսակներ, որոնք պետք է հաշվի առնել.
1/ WBS Աղյուսակ.
Այս ձևաչափը հիանալի է նախագծի պլանավորման փուլում տարբեր առաջադրանքներ կամ գործողություններ տեսողականորեն կազմակերպելու համար:
- Կոալիցիայում: Հեշտ է կազմակերպել առաջադրանքները, ավելացնել մանրամասներ և փոփոխել:
- Դեմ: Կարող է դառնալ խոշոր և անգործունակ բարդ նախագծերի համար:
2/ WBS հոսքի աղյուսակ.
Ծրագրի կառավարման մեջ Աշխատանքային բաշխման կառուցվածքը որպես հոսքի գծապատկեր ներկայացնելը պարզեցնում է ծրագրի բոլոր բաղադրիչների վիզուալացումը՝ անկախ թիմից, կատեգորիայից կամ փուլից:
- Կոալիցիայում: Հստակ ցույց է տալիս առաջադրանքների միջև հարաբերություններն ու կախվածությունը:
- Դեմ: Կարող է հարմար չլինել պարզ նախագծերի համար և կարող է տեսողականորեն խառնաշփոթ լինել:
3/ WBS Ցուցակ:
Ձեր WBS-ում առաջադրանքների կամ վերջնաժամկետների ցուցակագրումը կարող է առաջընթացին մի հայացքով հետևելու պարզ միջոց լինել:
- Կոալիցիայում: Պարզ և հակիրճ, հիանալի է բարձր մակարդակի ակնարկների համար:
- Դեմ: Բացակայում է մանրամասները և խնդիրների միջև փոխհարաբերությունները:
4/ WBS Gantt աղյուսակ.
Ձեր WBS-ի համար Գանտի դիագրամի ձևաչափը ապահովում է ձեր նախագծի հստակ տեսողական ժամանակացույց, ինչը հեշտացնում է նախագծի ամբողջ ժամանակացույցը հասկանալը։
- ԿոալիցիայումՀիանալի է նախագծի ժամանակացույցերը և պլանավորումը պատկերացնելու համար:
- Դեմ: Ստեղծելու և պահպանելու համար լրացուցիչ ջանք է պահանջվում:
Ինչպես ստեղծել Աշխատանքի բաշխման կառուցվածք Ծրագրի կառավարման մեջ
Ահա ուղեցույց՝ նախագծերի կառավարման մեջ աշխատանքի բաժանման կառուցվածք ստեղծելու համար.
Ծրագրի կառավարման մեջ WBS ստեղծելու 6 քայլ.
- Սահմանեք ծրագրի շրջանակը և նպատակները. Հստակ ձևակերպեք նախագծի նպատակները և թե ինչ պետք է իրականացվի։
- Բացահայտեք ծրագրի հիմնական փուլերը. Նախագիծը բաժանեք տրամաբանական, կառավարելի փուլերի (օրինակ՝ պլանավորում, նախագծում, մշակում, փորձարկում, տեղակայում):
- Նշեք հիմնական առաքումները. Յուրաքանչյուր փուլի ընթացքում բացահայտեք հիմնական արդյունքները կամ ապրանքները (օրինակ՝ փաստաթղթեր, նախատիպեր, վերջնական արտադրանք):
- Առաքման նյութերը բաժանեք առաջադրանքների. Հետագա բաժանեք յուրաքանչյուր առաքում ավելի փոքր, գործող առաջադրանքների: Նպատակ դրեք 8-80 ժամվա ընթացքում կառավարելի առաջադրանքներին:
- Հստակեցնել և կատարելագործել. Վերանայեք WBS-ը ամբողջականության համար՝ համոզվելով, որ ներառված են բոլոր անհրաժեշտ առաջադրանքները և չկա կրկնօրինակում: Ստուգեք յուրաքանչյուր մակարդակի համար հստակ հիերարխիա և սահմանված արդյունքներ:
- Նշանակել աշխատանքային փաթեթներ. Սահմանեք հստակ սեփականություն յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար՝ դրանք վերագրելով անհատներին կամ թիմերին:
Լավագույն խորհուրդներ.
- Կենտրոնացեք արդյունքների վրա, ոչ թե գործողությունների. Առաջադրանքները պետք է նկարագրեն, թե ինչ պետք է արվի, այլ ոչ թե կոնկրետ քայլեր (օրինակ՝ «Գրեք օգտագործողի ձեռնարկ»՝ «Մուտքագրեք հրահանգներ» բառի փոխարեն):
- Պահպանեք այն կառավարելի. Նպատակ դրեք հիերարխիայի 3-5 մակարդակների՝ հավասարակշռելով մանրամասները հստակության հետ:
- Օգտագործեք վիզուալներ. Դիագրամները կամ գծապատկերները կարող են օգնել հասկանալու և հաղորդակցվելու:
- Ստացեք կարծիք. Ներգրավեք թիմի անդամներին WBS-ի վերանայման և ճշգրտման մեջ՝ ապահովելով, որ բոլորը հասկանում են իրենց դերերը:
Գործիքներ Նախագծերի կառավարում աշխատանքի բաշխման կառուցվածքի համար
Ահա մի քանի հայտնի գործիքներ, որոնք օգտագործվում են WBS ստեղծելու համար.
1. Microsoft նախագիծ
Microsoft Project – Առաջատար նախագծերի կառավարման ծրագիր, որը թույլ է տալիս օգտատերերին ստեղծել մանրամասն WBS դիագրամներ, հետևել առաջընթացին և արդյունավետ կառավարել ռեսուրսները։
2. Գործադուլ
Սխալ ամպի վրա հիմնված նախագծերի կառավարման գործիք է, որն առաջարկում է WBS-ի ստեղծման հզոր գործառույթներ՝ համագործակցության և իրական ժամանակում նախագծերի հետագծման գործառույթների հետ միասին:
3. Lucidchart- ը
Lucidchart- ը տեսողական աշխատանքային տարածք է, որն ապահովում է գծապատկերներ և տվյալների վիզուալիզացիա՝ WBS գծապատկերներ, հոսքային գծապատկերներ և այլ կազմակերպչական դիագրամներ ստեղծելու համար:
4 Trello
Trello – Ճկուն, քարտերի վրա հիմնված նախագծերի կառավարման գործիք, որտեղ յուրաքանչյուր քարտ կարող է ներկայացնել առաջադրանք կամ WBS-ի բաղադրիչ: Այն հիանալի է տեսողական առաջադրանքների կառավարման համար:
5. MindGenius
MindGenius – Նախագծերի կառավարման գործիք, որը կենտրոնացած է մտքի քարտեզագրման, նախագծերի պլանավորման և առաջադրանքների կառավարման վրա, որը թույլ է տալիս ստեղծել մանրամասն WBS գծապատկերներ։
6. Smartsheet
Smartsheet – Առցանց նախագծերի կառավարման գործիք, որը համատեղում է աղյուսակի օգտագործման հեշտությունը նախագծերի կառավարման փաթեթի ֆունկցիոնալության հետ, իդեալական է WBS ձևանմուշներ ստեղծելու համար։
bottom Line
Work Breakdown Structure-ը կարևոր գործիք է ծրագրի կառավարման մեջ: Այն օգնում է կազմակերպել նախագիծը փոքր առաջադրանքների մեջ, որոնք ավելի հեշտ է կառավարել: WBS-ը կարող է նաև հստակեցնել ծրագրի նպատակներն ու արդյունքները և ավելի արդյունավետ դարձնել պլանավորումը, ռեսուրսների բաշխումը և առաջընթացի հետագծումը:
💡Հոգնե՞լ եք WBS ստեղծելու նույն հին, ձանձրալի ձևից։ Դե ինչ, ժամանակն է փոխել ամեն ինչ։ Ինտերակտիվ գործիքներով, ինչպիսիք են՝ AhaSlides- ը, դուք կարող եք ձեր WBS-ը հասցնել հաջորդ մակարդակի։ Պատկերացրեք՝ գաղափարների փոթորիկ և ձեր թիմից հետադարձ կապի հավաքագրում իրական ժամանակում՝ միաժամանակ ստեղծելով գրավիչ և ինտերակտիվ միջավայր։ Համագործակցելով՝ ձեր թիմը կարող է ստեղծել ավելի համապարփակ ծրագիր, որը կբարձրացնի ձեր մարտական ոգին և կապահովի, որ բոլորի գաղափարները լսելի լինեն։ 🚀 Ուսումնասիրեք մեր կաղապարներ բարելավել ձեր ծրագրի կառավարման ռազմավարությունն այսօր:
Ref: Forbes | Adobe | Ծրագրի ղեկավար
