Ինչ է իրենից ներկայացնում ծրագրի պլանավորման գործընթացը ծրագրի կառավարման մեջ?

Good project management includes five fundamental steps: Starting Initiation, Planning, Execution, Monitoring and Control, and finishing with Closure. It is important to note that none of the successful projects can ignore any of these stages, especially a project planning process which keeps everything to follow track, such as being delivered on time and budget.

Ծրագրի պլանավորումը գտնվում է ծրագրի կյանքի ցիկլի հիմքում, ինչը նաև նշանակում է, որ այն ամենադժվար փուլն է: Այնուամենայնիվ, այնտեղ հասնելու ճանապարհ միշտ կա:

Այս հոդվածում մենք ավելին սովորում ենք ծրագրի պլանավորման, սահմանման, օրինակների, գործընթացի և որոշ պլանավորման գործիքների մասին, որոնք կօգնեն ձեզ ավելի լավ հասկանալ ծրագրի պլանավորման գործընթացը և սովորել, թե ինչպես վարվել դրա դժվարությունների հետ: 

Բառը

• What is the definition of project planning?
• 7 stages of the project planning process?
  • Փուլ 1. Ծրագրի նպատակների և շրջանակների սահմանում
  • Փուլ 2. Ծրագրի համապարփակ գնահատման անցկացում
  • Փուլ 3. Աշխատանքի բաշխման կառուցվածքի (WBS) մշակում
  • Փուլ 4. Ռեսուրսների գնահատում և ժամանակացույցերի սահմանում
  • Փուլ 5. Ռիսկերի բացահայտում և մեղմացման ռազմավարություններ
  • Փուլ 6. Հաղորդակցություն և շահագրգիռ կողմերի ներգրավում
  • Փուլ 7. Մոնիտորինգ, վերահսկում և գնահատում
• Why is the project planning process necessary?
• What are the components of project planning?
• What is the best project planning process?
• What are some project planning tools and software?
• Որո՞նք են ծրագրի պլանավորման 10 քայլերը:
• Հաճախակի տրվող հարցեր
• Եզրափակիչ մտքերը

Խորհուրդներ ավելի լավ ներգրավվածության համար

• Ծրագրի կառավարում
• Ծրագրի ժամանակացույցի օրինակ
• Ջրվեժի մեթոդիկա

Ո՞րն է Ծրագրի պլանավորման սահմանումը:

Ծրագրի պլանավորումը կարող է սահմանվել որպես սահմանված ժամկետում որոշակի նպատակին հասնելու համար անհրաժեշտ քայլերի և ռեսուրսների ուրվագծման, կազմակերպման և ռազմավարության համակարգված գործընթաց: Դա ակտիվ մոտեցում է, որը ներառում է նպատակների բացահայտում, ճանապարհային քարտեզի ստեղծում և ռեսուրսների բաշխում՝ արտադրողականությունը օպտիմալացնելու և ռիսկերը մեղմելու համար:

Related: Ռազմավարական կառավարման գործընթաց | The Ultimate Guide 7 լավագույն խորհուրդներով

7 stages of the project planning process?

Այս մասում մենք խորանում ենք ծրագրի պլանավորման մեջ ներգրավված 7 քայլերի մեջ՝ հետևյալ կերպ.

Փուլ 1. Ծրագրի նպատակների և շրջանակների սահմանում

Ծրագրի պլանավորման գործընթացի սկզբնական փուլը պտտվում է ծրագրի նպատակների և շրջանակի հստակ սահմանման շուրջ: Սա ենթադրում է հասկանալ ցանկալի արդյունքները, բացահայտել շահագրգիռ կողմերին և սահմանել չափելի նպատակներ: Ծրագրի սահմանների, իրագործելիների և սահմանափակումների սահմանումը հիմք է ստեղծում հետագա պլանավորման գործողությունների համար:

Օրինակ, Nike-ը վաճառքի նպատակ է դնում հաջորդ տարի վաճառել 3,00,000 միավոր, ինչը ներկայիս վաճառքի համեմատ աճում է 30%-ով:

Փուլ 2. Ծրագրի համապարփակ գնահատման անցկացում

A thorough project assessment is crucial for informed decision-making and risk mitigation. This stage involves conducting a detailed analysis of project requirements, resources, potential risks, and dependencies. By assessing the project’s feasibility, viability, and potential challenges, planners can identify critical success factors and develop strategies to address potential roadblocks.

Փուլ 3. Աշխատանքի բաշխման կառուցվածքի (WBS) մշակում

Ծրագրի պլանավորման այս քայլում ամբողջ նախագիծը բաժանվում է ավելի փոքր, կառավարելի բաղադրիչների: Այս մոտեցումը կոչվում է աշխատանքի բաշխման կառուցվածք (WBS), որն ապահովում է առաջադրանքների, ենթաառաջադրանքների և արդյունքների հիերարխիկ ներկայացում` ապահովելով հստակություն և կազմակերպում: Այն հեշտացնում է ռեսուրսների բաշխումը և առաջադրանքների հաջորդականությունը, ինչպես նաև ստեղծում է նախագծի իրականացման տրամաբանական շրջանակ:

Փուլ 4. Ռեսուրսների գնահատում և ժամանակացույցերի սահմանում

Ռեսուրսների գնահատումը և ժամանակացույցի սահմանումը նույնպես առանցքային են ծրագրի պլանավորման հաջողության համար: Այս փուլի նպատակն է որոշել յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար անհրաժեշտ անձնակազմը, բյուջետային հատկացումները և նյութերը: Հաշվի առնելով առաջադրանքների կախվածությունը, առաջնահերթությունները և առկա ռեսուրսները՝ պլանավորողները կամ ղեկավարները կարող են մշակել իրատեսական ժամանակացույցեր՝ բացահայտելով հիմնական հանգրվանները ճանապարհին:

Փուլ 5. Ռիսկերի բացահայտում և մեղմացման ռազմավարություններ

No project is immune to risks, and addressing them early on is vital to processing a plan. During this stage, potential risks and uncertainties are identified, analyzed, and prioritized. Proactive strategies are developed to mitigate risks, encompassing contingency plans, risk transfer mechanisms, and alternative courses of action. Regular risk monitoring and assessment ensure adaptability throughout the project’s lifecycle.

Փուլ 6. Հաղորդակցություն և շահագրգիռ կողմերի ներգրավում

Like glue, effective communication can hold a project together. Establishing a communication plan that outlines channels, frequency, and stakeholders’ involvement is imperative. Regular status updates, progress reports, and collaborative discussions foster transparency, enhance coordination, and manage stakeholder expectations.

Փուլ 7. Մոնիտորինգ, վերահսկում և գնահատում

Ծրագրի արդյունավետ պլանավորման շրջանակի եզրափակիչ հասնելը շարունակական մոնիտորինգի և գնահատման փուլն է: Այս փուլը կենտրոնանում է առաջընթացին հետևելու, այն համեմատելու հաստատված նշաձողերի և շեղումների հայտնաբերման վրա: Անհրաժեշտության դեպքում, ճշգրտումներ են կատարվում՝ նախագիծն իր նպատակներին համապատասխանեցնելու համար: Քաղված դասերը փաստաթղթավորված են, ինչը հնարավորություն է տալիս փոխանցել գիտելիքները և ապագայում կատարելագործվել:

What are the components of project planning?

Ահա ծրագրի պլանավորման գործընթացի 7 հիմնական բաղադրիչները.

• Պլանավորման շրջանակը կառավարման մեջՀստակորեն սահմանեք ծրագրի սահմաններն ու նպատակները:
• Աշխատանքային բաշխման կառուցվածք (WBS)Նախագիծը բաժանել ավելի փոքր, կառավարելի առաջադրանքների:
• Ժամանակացույց և նշաձողերԻրատեսական ժամանակացույցի սահմանում և առաջընթացին հետևելու համար նշաձողեր սահմանելը:
• Ռեսուրսների բաշխում. Անհրաժեշտ ռեսուրսների, ներառյալ անձնակազմի, բյուջեի և նյութերի բացահայտում և բաշխում:
• Ռիսկերի վերլուծություն և մեղմացումՀնարավոր ռիսկերի բացահայտում և դրանց մեղմացման ռազմավարությունների մշակում:
• Հաղորդակցման պլանԱրդյունավետ հաղորդակցման ուղիների ստեղծում՝ ծրագրի շահագրգիռ կողմերի միջև համակարգումը և համագործակցությունը հեշտացնելու համար:
• Մոնիտորինգ և գնահատումԾրագրի առաջընթացը վերահսկելու և կանխորոշված ​​KPI-ների համեմատ կատարողականը գնահատելու մեխանիզմների ներդրում:

Why is the project planning process necessary?

Այն մեծացնում է ծրագրի կատարողականը և հաջողության հնարավորությունը

There are a number of reasons why projects fail and one of them is the failure to well-defining objectives, goals, and responsibilities among team members (close to 39% estimated). The project won’t run smoothly if team members are confused about their individual roles and responsibilities. Furthermore, the lack of clear objectives and goals or misunderstanding the direction and purpose of the project can lead to misalignment and a lack of focus, resulting in unexpected glitches, and scope creep.

Այն բարելավում է թիմային համագործակցությունը և հաղորդակցությունը 

Լավ կազմակերպված պլանը հնարավորություն է ստեղծում թիմի անդամների համար արդյունավետ շփվելու և համագործակցելու: Հատկապես, երբ խոսքը վերաբերում է միջգերատեսչական կամ միջընկերությունների նախագծերին, որտեղ ներգրավված են բազմաթիվ աշխատակիցներ և տարբեր ծագում ունեցող փորձագետներ միասին, պլանավորման դերն ավելի ակնհայտ է: Որպես արդյունք, հստակ հաղորդակցությունը և համագործակցությունը ուժեղացնում են թիմային աշխատանքը, խթանում են ընդհանուր տեսլականը, ավելի քիչ աշխատակիցների կոնֆլիկտները և խթանում ծրագրի դրական միջավայրը:

Այն ապահովում է ռեսուրսների օպտիմալացում

Պլանավորումը ռեսուրսների լավագույն օգտագործման վերջնական պրակտիկա է, ներառյալ ժամանակը, մարդկային ռեսուրսները, բյուջեն, սարքավորումները և նյութերը: Նախապես բացահայտելով անհրաժեշտ ռեսուրսները՝ ծրագրի թիմը կարող է ապահովել, որ ճիշտ ռեսուրսները հասանելի լինեն ճիշտ ժամանակին՝ նվազագույնի հասցնելով ձգձգումները և կրկնօրինակումները, ինչպես նաև օպտիմալացնելով արդյունավետությունը:

Այն նվազեցնում է ռիսկերը և անսպասելի խնդիրները

Ռիսկերը վաղ բացահայտելով` ծրագրի թիմը կարող է մշակել ռիսկերի արձագանքման պլանավորման ռազմավարություններ և դրանց լուծման համար անկանխատեսելի պլաններ: Այս ակտիվ մոտեցումն օգնում է նվազեցնել ռիսկերի հավանականությունն ու ազդեցությունը, բարելավելով ծրագրի կատարողականը և նվազեցնելով ձախողման հնարավորությունները:

What is the best project planning process?

For better project planning as well as overcoming challenges that might encounter during the planning, it is worth considering some project planning methodologies. They refer to structured approaches and frameworks used to effectively plan and manage projects.

Ջրվեժի պլանավորում

Ջրվեժի մեթոդաբանությունը հաջորդական մոտեցում է, որը նախագիծը բաժանում է առանձին փուլերի՝ յուրաքանչյուր փուլ կառուցելով նախորդի վրա: Այն հետևում է գծային առաջընթացին, որտեղ յուրաքանչյուր փուլ պետք է ավարտվի մինչև հաջորդ փուլ անցնելը: Հիմնական փուլերը սովորաբար ներառում են պահանջների հավաքագրում, նախագծում, մշակում, փորձարկում, տեղակայում և սպասարկում: Ջրվեժը լավագույնս համապատասխանում է հստակ սահմանված և կայուն պահանջներով նախագծերին:

PRINCE2 (Նախագծեր վերահսկվող միջավայրերում)

PRINCE2-ը գործընթացի վրա հիմնված նախագծերի կառավարման մեթոդոլոգիա է, որը լայնորեն կիրառվում է Միացյալ Թագավորությունում և ամբողջ աշխարհում: Այն ապահովում է կառուցվածքային շրջանակ՝ ծրագրի պլանավորման, մոնիտորինգի և վերահսկողության համար: PRINCE2-ը նախագծերը բաժանում է կառավարելի փուլերի և կարևորում է արդյունավետ կառավարումը, ռիսկերի կառավարումը և շահագրգիռ կողմերի ներգրավվածությունը: Այն լայնորեն ճանաչված է բիզնեսի հիմնավորման և համապարփակ փաստաթղթերի վրա կենտրոնացած լինելու համար:

PRISM (նախագծերի ինտեգրում, շրջանակ, ժամանակ և ռեսուրսների կառավարում)

PRISM-ը նախագծերի կառավարման մեթոդաբանություն է, որը մշակվել է Ծրագրի կառավարման ինստիտուտի (PMI) կողմից: Այն ապահովում է համապարփակ շրջանակ, որը ներառում է ինտեգրումը, շրջանակը, ժամանակը և ռեսուրսների կառավարումը: PRISM-ը շեշտը դնում է ծրագրի պլանավորման կառուցվածքային մոտեցումների վրա՝ ներառելով այնպիսի գործընթացներ, ինչպիսիք են ծրագրի նպատակների սահմանումը, աշխատանքի բաշխման կառուցվածքների ստեղծումը, գործողությունների պլանավորումը և ռեսուրսների բաշխումը:

Related: 2024 թվականի լավագույն ռազմավարական պլանավորման ձևանմուշները | Ներբեռնեք անվճար

What are some project planning tools and software?

Project planning tools and software have become indispensable for effective project management in today’s fast-paced and dynamic business landscape. As a project manager, you might want to take a look at these top suggestions:

Microsoft Project Ծրագրի պլանավորման համապարփակ ծրագիր է, որը լայնորեն օգտագործվում է տարբեր ոլորտների մասնագետների կողմից: Այն առաջարկում է մի շարք ամուր գործառույթներ՝ առաջադրանքները, ռեսուրսները, ժամանակացույցերը և բյուջեները կառավարելու համար:

Asana Ծրագրի պլանավորման բազմակողմանի գործիք է, որը հայտնի է իր հզոր հատկանիշներով և ճկունությամբ: Այն առաջարկում է թիմերի համար կենտրոնացված հարթակ՝ նախագծերն արդյունավետ պլանավորելու, կազմակերպելու և հետևելու համար:

Trello առաջադրանքների պլանավորման հայտնի ծրագիր է, որը հայտնի է իր պարզությամբ և տեսողական գրավչությամբ: Նրա օգտատիրոջ համար հարմար ինտերֆեյսը բաղկացած է տախտակներից, ցուցակներից և քարտերից, որոնք թիմերին թույլ են տալիս առանց ջանքերի կազմակերպել և առաջնահերթություն տալ առաջադրանքներին:

Related: 10 խորհուրդ 2024 թվականին Asana Project Management-ի արդյունավետ օգտագործման համար

Որո՞նք են ծրագրի պլանավորման 10 քայլերը:

Ծրագրի պլանավորման գործընթացը կազմակերպությունից կազմակերպություն տարբերվում է՝ կախված նախագծերի շրջանակից և մասշտաբից: Որոշ մենեջերներ կարող են նախընտրել ծրագրի պլանավորման 10 քայլերը հետևյալ կերպ.

1. Սահմանեք ծրագրի նպատակներն ու նպատակները:
2. Բացահայտեք ծրագրի շահագրգիռ կողմերին:
3. Կատարել ծրագրի շրջանակի մանրակրկիտ վերլուծություն:
4. Մշակել աշխատանքի մանրամասն կառուցվածքը (WBS):
5. Որոշեք նախագծի կախվածությունը և առաջադրանքների հաջորդականությունը:
6. Գնահատեք ռեսուրսների պահանջները և ստեղծեք ռեսուրսների պլան:
7. Մշակել ծրագրի իրատեսական ժամանակացույց:
8. Բացահայտել և գնահատել ծրագրի ռիսկերը:
9. Ստեղծեք հաղորդակցության պլան:
10. Ստացեք ծրագրի հաստատումները և վերջնական տեսքի բերեք ծրագրի պլանը:

Հաճախակի տրվող հարցեր

Վերջնական Մտքեր

It is important to note that project planning is the best process to keep everything in positive progress. While project planning software can help improve the productivity of the project planning process, please don’t take it for granted, the role of project manager and team coordination is much more critical.

So, don’t forget to have an ներածական հանդիպում միացնել բոլոր թիմերին ծրագրի սկզբում և հմտությունների ուսուցում ապահովելու համար, որ ձեր թիմերը բարձր արդյունավետություն ունենան և մոտիվացված լինեն ամբողջ ծրագրի ընթացքում: Եթե ​​Ձեզ անհրաժեշտ է ավելի գրավիչ և հետաքրքիր հանդիպումների ներկայացումներ կամ ուսուցում, AhaSlides- ը կարող է լինել ձեր լավագույն գործընկերը բազմաթիվ անվճար առաջադեմ գործառույթներով և ձևանմուշներով և բոլոր ընկերությունների համար մրցունակ գնային պլանով:

Ref: BIJU’S | Շաբաթվա պլան | Ուսուցման թիրախ