Memo-memo penting hilang? Staf baru menunggu untuk diperkenalkan? Tim mencapai target mereka tetapi tidak mendapatkan pengakuan? Sepertinya rapat seluruh karyawan ada dalam agenda!
Sebuah perusahaan all-hands mungkin merupakan cara terbaik untuk menyatukan seluruh tim Anda dalam pertemuan yang santai namun sangat produktif.
Inilah cara melakukannya dengan benar, dengan contoh agenda dan template interaktif gratis!
Daftar Isi
- Apa itu All-Hands Meeting?
- Mengapa Menjalankan Rapat Serba Tangan?
- Templat Rapat Semua Tangan
- Agenda Rapat Semua Tangan
- Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu All-Hands Meeting?
Rapat seluruh karyawan adalah rapat yang melibatkan seluruh staf perusahaan . Ini adalah rapat rutin – mungkin diadakan sebulan sekali – dan biasanya dipimpin oleh pimpinan perusahaan.
Pertemuan yang melibatkan semua pihak mencoba untuk mencapai beberapa hal penting…
- untuk memperbarui staf dengan apa pun pengumuman baru tidak cocok untuk email.
- untuk mengatur tujuan perusahaan dan melacak kemajuan menuju yang sudah ada.
- untuk menghargai pencapaian yang luar biasa dari individu dan tim.
- untuk mengakui staf yang sudah bergabung maupun yang sudah keluar.
- untuk menjawab pertanyaan karyawan dari setiap sudut bisnis.
Dengan semua itu, tujuan utama dari rapat seluruh karyawan adalah untuk menanamkan rasa persatuan dalam perusahaan. Tidak mengherankan, saat ini, hal itu semakin banyak diminati, dan rapat seluruh karyawan semakin populer di kalangan perusahaan yang ingin menjaga hubungan yang kuat di dalam jajaran mereka.
Fakta Menarik ⚓ Arti dari 'all-hands meeting' berasal dari seruan angkatan laut kuno, 'all hands on deck', yang digunakan untuk mengumpulkan semua awak kapal ke dek atas untuk membantu menavigasi badai.
Apakah Pertemuan 'Semua Tangan' Sama dengan 'Balai Kota'?
Terus terang, tidak. Meskipun sangat mirip, pertemuan balai kota berbeda dari pertemuan semua pihak dalam satu hal:
All-hands lebih berfokus pada penyampaian informasi yang telah direncanakan sebelumnya, sementara balai kota lebih berfokus pada Q&A.
Ini berarti bahwa sementara semua pihak memiliki nuansa pertemuan biasa, balai kota bisa terasa lebih seperti acara politik yang santai, yang sebenarnya merupakan asal mula namanya.
Namun, mereka berdua sama dalam banyak hal. Keduanya adalah pertemuan rutin di seluruh perusahaan, dijalankan oleh petinggi, yang memberikan informasi dan penghargaan yang diperlukan kepada karyawan.
Lihat ide rapat terbaik dari:
Mulai dalam hitungan detik.
Dapatkan lebih banyak ide & templat rapat dengan AhaSlides. Daftar gratis dan ambil apa yang Anda inginkan dari perpustakaan template!
🚀 Template Gratis ☁️
Mengapa Menjalankan Rapat Serba Tangan?
Saya mengerti; kita semua berusaha menghindari sindrom 'bukan pertemuan lain'. Menambahkan satu lagi ke daftar pertemuan mingguan, bulanan, dan tahunan mungkin tampak seperti cara yang baik untuk membuat staf Anda menentang Anda, tetapi sebenarnya, itu bisa kurangi jumlah rapat yang Anda adakan.
Bagaimana? Karena pertemuan semua tangan mencakup segalanya. Ini mengambil bagian penting dari banyak rapat lain yang akan Anda adakan di bulan kerja Anda dan memadatkannya menjadi slot waktu 1 jam yang ketat.
Pada akhirnya, ini benar-benar dapat membebaskan beberapa waktu dalam jadwal Anda. Berikut adalah beberapa manfaat lain dari pertemuan all-hands…
- Jadilah Inklusif – Sulit untuk mengungkapkan betapa berartinya bagi tim Anda bahwa Anda bersedia duduk bersama mereka setiap minggu atau bulan. Memberi mereka kesempatan untuk mengajukan pertanyaan membara mereka melalui Q&A dan bersikap terbuka dan jujur dengan mereka mungkin membangun budaya perusahaan yang luar biasa.
- Jadilah Tim – Sama seperti senang mendengar dari bos, senang juga melihat wajah sesama karyawan. Pekerjaan jarak jauh dan kantor yang tersegmentasi seringkali dapat mengisolasi orang-orang yang dimaksudkan untuk menjadi yang paling gelling. Pertemuan semua pihak menawarkan mereka kesempatan informal untuk bertemu dan mengobrol satu sama lain lagi.
- Jangan lewatkan siapa pun – Ide di balik pertemuan semua pihak adalah bahwa semua tangan di dek. Meskipun Anda mungkin memiliki beberapa ketidakhadiran, Anda dapat menyampaikan pesan Anda dengan pengetahuan bahwa semua orang, termasuk pekerja jarak jauh, mendengar apa yang perlu mereka dengar.
Angkat tangan untuk seluruh karyawan!
Jika semua orang akan hadir, buatlah pertunjukan yang menarik . Dapatkan templat presentasi interaktif gratis ini untuk rapat seluruh karyawan Anda berikutnya!
Agenda Rapat Semua Tangan
Butuh contoh agenda rapat seluruh karyawan untuk benar-benar memahami apa yang sebenarnya terjadi dalam rapat seluruh karyawan?
Berikut adalah 6 item umum yang mungkin Anda lihat dalam agenda, serta batasan waktu yang disarankan agar semuanya tetap dalam waktu 1 jam.
1. Pemecah Es
⏰ 5 menit
Karena ini adalah rapat seluruh perusahaan dengan kemungkinan beberapa wajah baru, ada kemungkinan beberapa kolega belum sempat duduk dan mengobrol bersama dalam beberapa waktu. Gunakan 1 atau 2 permainan pencair suasana untuk menjaga semangat tim tetap kuat dan menghangatkan pikiran mereka sebelum inti rapat dimulai.
Cobalah beberapa ide ini:
- GIF mana yang menggambarkan suasana hati Anda? – Berikan beberapa GIF kepada semua orang dan minta mereka untuk memilih salah satu yang paling sesuai dengan perasaan mereka.
- Bagikan cerita yang memalukan – Ini salah satunya terbukti menghasilkan ide-ide bagus. Minta semua orang untuk menulis cerita pendek yang memalukan dan mengirimkannya secara anonim. Membaca ini bisa menjadi awal yang lucu untuk agenda pertemuan Anda.
- Kuis pop! – Tidak ada situasi yang tidak dapat ditingkatkan dengan sedikit hal-hal sepele. Kuis cepat 5 menit tentang acara terkini atau praktik perusahaan dapat menginspirasi kreativitas dan memulai semua keahlian Anda dengan kesenangan bersih yang baik.
💡 Simak 10 ice breaker untuk rapat apa pun – online atau offline! Beserta beberapa ide untuk rapat pembukaan proyek!
2. Pembaruan Tim
⏰ 5 menit
Ada kemungkinan Anda akan melihat beberapa wajah baru dalam pertemuan ini, serta merindukan beberapa orang yang baru saja meninggalkan perusahaan. Sebaiknya hal ini dibahas di awal agenda agar tidak ada yang duduk canggung menunggu untuk diperkenalkan.
Mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada staf yang baru saja pergi bukan hanya kepemimpinan yang baik, tetapi juga memanusiakan Anda di depan orang-orang Anda. Demikian pula, memperkenalkan wajah baru ke perusahaan lebih awal adalah cara yang bagus untuk membantu mereka merasa dilibatkan dan membuat semua orang merasa nyaman selama sisa rapat.
Cukup dengan mengucapkan terima kasih dan salam singkat untuk ini, tetapi Anda dapat bekerja lebih keras dengan membuat presentasi singkat.
3. berita perusahaan
⏰ 5 menit
Hal penting lainnya yang perlu dimasukkan dalam agenda rapat seluruh karyawan adalah kesempatan untuk memberikan informasi terbaru kepada tim Anda tentang perkembangan dan kemajuan perusahaan.
Perlu diingat bahwa ini bukan tentang proyek dan tujuan (itu akan dibahas sebentar lagi), tetapi lebih tentang pengumuman yang memengaruhi seluruh perusahaan. Ini bisa tentang kesepakatan baru yang tercapai, rencana pembangunan tim baru yang sedang berjalan, dan juga semua hal membosankan yang diperlukan, seperti hari apa tukang ledeng akan datang untuk mengambil cangkir kopi yang ditinggalkannya terakhir kali.
4. Kemajuan Tujuan
⏰ 20 menit
Sekarang kami berada di tangan Anda yang sebenarnya. Di sinilah Anda akan menunjukkan tujuan dan membanggakan (atau menangis di depan umum) tentang kemajuan tim Anda ke arah mereka.
Ini mungkin bagian terpenting dari rapat Anda, jadi periksa tip cepat ini…
- Gunakan data visual – Ini mungkin tidak mengejutkan, tetapi grafik dan bagan berfungsi banyak pekerjaan yang lebih baik untuk mengklarifikasi data daripada teks. Tunjukkan kemajuan masing-masing departemen sebagai titik pada grafik untuk memberi mereka indikasi yang lebih jelas tentang dari mana mereka berasal dan ke mana mereka (semoga) pergi.
- Ucapkan selamat dan dorong – Untuk tim Anda, ini mungkin bagian yang paling menegangkan dari keseluruhan agenda rapat. Hilangkan ketakutan dengan memberi selamat kepada tim atas kerja bagus mereka, dan dengan lembut mendorong tim yang berkinerja buruk dengan menanyakan apa yang mereka perlukan untuk memiliki peluang lebih baik untuk mencapai tujuan mereka.
- Jadikan itu interaktif – Sebagai bagian terpanjang dari rapat Anda, dan dengan banyak aspek yang tidak berlaku langsung untuk semua orang, Anda mungkin ingin tetap fokus di ruangan dengan beberapa interaktivitas. Coba polling, peringkat skala, cloud kata, atau bahkan kuis untuk melihat caranya di jalur tim Anda berpikir mereka.
Setelah Anda menyampaikan bagian pembicaraan ini, merupakan ide yang baik untuk menempatkan tim ke ruang kerja kelompok sehingga mereka dapat bertukar pikiran tentang respons 3 cabang…
- Apa yang mereka sukai dari pembaruan kemajuan mereka.
- Apa yang mereka tidak suka tentang pembaruan kemajuan mereka.
- Pemblokir yang menghalangi kemajuan yang lebih baik.
5. Pengakuan Staf
⏰ 10 menit
Tidak ada yang lebih buruk daripada bekerja keras untuk sesuatu yang tidak Anda hargai. Ini adalah keinginan mendasar dari setiap anggota staf Anda untuk mendambakan kredit di mana kredit jatuh tempo, jadi gunakan bagian dari pertemuan semua tangan Anda ini untuk memberi mereka sorotan yang layak mereka dapatkan.
Anda tidak harus menyanyikan lagu dan tarian secara keseluruhan (banyak staf Anda mungkin merasa tidak nyaman dengan ini), tetapi beberapa pengakuan dan mungkin hadiah kecil dapat melakukan banyak hal, tidak hanya untuk individu, tetapi untuk pertemuan Anda sebagai semua.
Secara umum, ada dua cara untuk melakukan ini:
- Sebelum rapat, semua pemimpin tim mengirimkan nama seseorang di tim mereka yang melampaui dan melampaui peran mereka. Gunakan rapat untuk mengakui nama yang paling banyak diajukan dari setiap tim.
- Selama pertemuan - Menahan sebuah awan kata hidup untuk 'pahlawan diam' semua orang. Nama yang paling banyak dikirimkan dari audiens Anda akan muncul di tengah-tengah kata cloud, memberi Anda kesempatan untuk secara terbuka mengakui siapa pun itu.
Tips 💡 Roda putar adalah alat pemberian hadiah yang sempurna. Tidak ada yang seperti itu untuk meningkatkan keterlibatan audiens!
6. Buka T&J
⏰ 15 menit
Akhiri dengan apa yang dianggap banyak orang sebagai prioritas tertinggi dalam rapat seluruh karyawan: sesi tanya jawab langsung.
Ini adalah kesempatan bagi siapa pun dari departemen mana pun untuk mengajukan pertanyaan kepada petinggi. Harapkan apa saja dari segmen ini, dan sambut juga, karena tim Anda mungkin merasa bahwa ini adalah satu-satunya saat mereka bisa mendapatkan jawaban langsung atas masalah yang valid.
Jika Anda memiliki tim yang besar, salah satu cara untuk menangani Tanya Jawab secara efisien adalah dengan mengajukan pertanyaan beberapa hari sebelum rapat, lalu menyaringnya untuk menemukan pertanyaan yang layak dijawab di depan orang banyak.
Namun, jika Anda ingin lebih transparan tentang keseluruhan proses, cukup izinkan tim Anda mengajukan pertanyaan melalui platform tanya jawab langsung . Dengan cara ini, Anda dapat menjaga semuanya tetap terorganisir , termoderasi , dan 100% ramah bagi pekerja jarak jauh.
Bantuan Ekstra untuk Pertemuan Semua Tangan
Jika Anda ingin menyempurnakan semua kemampuan Anda menjadi sesuatu yang lebih lama dari 1 jam, cobalah aktivitas ekstra ini…
1. Cerita Pelanggan
Saat-saat ketika perusahaan Anda telah menyentuh pelanggan, dapat menjadi motivasi yang sangat kuat bagi tim Anda.
Baik sebelum atau selama rapat, mintalah tim Anda mengirimi Anda ulasan yang menarik dari pelanggan. Bacakan ini untuk seluruh tim, atau bahkan buat kuis sehingga semua orang dapat menebak pelanggan mana yang memberikan ulasan yang mana.
2. Bicara Tim
Jujur saja, anggota tim seringkali jauh lebih dekat dengan pemimpin tim mereka daripada CEO mereka.
Biarkan semua orang mendengar dari suara yang familiar dengan mengundang pemimpin setiap tim untuk naik ke panggung dan menyampaikan versi mereka tentang langkah-langkah kemajuan tujuan . Ini lebih mungkin dipahami dan akurat, dan memberi orang lain jeda dari suara Anda!
3. Waktu Kuis!
Tingkatkan kemampuan Anda dengan kuis kompetitif. Anda dapat menempatkan setiap tim ke dalam… tim, lalu minta mereka menantang papan peringkat melalui pertanyaan yang berkaitan dengan pekerjaan.
Berapa proyeksi output konten kita tahun ini? Berapa tingkat adopsi fitur terbesar kita tahun lalu? Pertanyaan-pertanyaan seperti ini tidak hanya mengajarkan beberapa metrik penting perusahaan, tetapi juga membuat rapat Anda lebih menarik dan membantu membangun tim yang Anda inginkan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa perbedaan antara balai kota dan semua pihak?
Balai kota merupakan sesi pembaruan/tanya jawab yang lebih terlokalisasi, sementara semua pihak merupakan orientasi seluruh perusahaan yang dipimpin oleh para eksekutif puncak.
Apa agenda pertemuan semua pihak?
Ini berbeda-beda di setiap perusahaan, tetapi agenda pertemuan semua pihak biasanya mencakup:
– Pembaruan Perusahaan – CEO atau eksekutif lainnya memberikan gambaran umum tentang kinerja perusahaan selama periode terakhir (kuartal atau tahun), pembaruan bisnis utama, produk/inisiatif baru yang diluncurkan, dll.
– Pembaruan Keuangan – CFO berbagi metrik keuangan utama seperti pendapatan, profitabilitas, pertumbuhan dibandingkan periode sebelumnya dan perkiraan analis.
– Penyelaman Mendalam Strategi – Kepemimpinan berfokus pada satu area bisnis/strategi secara mendalam seperti rencana perluasan pasar baru, peta jalan teknologi, kemitraan.
– Pengakuan – Mengakui para pemain terbaik, tim, dan pencapaian mereka.
– Pembaruan Orang – CHRO berbicara tentang tujuan perekrutan, strategi retensi, perubahan tunjangan, proses promosi, dll.
– Sesi Tanya Jawab – Alokasikan waktu bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan kepada tim eksekutif.
– Diskusi Peta Jalan – Pimpinan berbagi peta jalan strategis dan prioritas untuk 6-12 bulan ke depan.
Apa nama yang lebih baik untuk pertemuan semua pihak?
Berikut adalah beberapa nama alternatif untuk pertemuan semua pihak yang berpotensi lebih baik daripada “semua pihak”:
– Rapat Pembaruan Perusahaan – Berfokus pada tujuan informasi/pembaruan tanpa menentukannya untuk seluruh karyawan.
– Keadaan [Perusahaan] – Menyiratkan pandangan strategis yang lebih luas seperti pidato “Kenegaraan”.
– All-Team Gathering – Sebuah istilah yang lebih lembut dari “all-hand” yang tetap menyampaikan hal tersebut untuk seluruh tim.
