Un reparto si oppone al passaggio alla cartella clinica elettronica (EHR). Nessuno si rifiuta di usarla. Il problema è che il lavoro di routine è diventato più lento. Un'attività che richiedeva un minuto con la vecchia interfaccia ora ne richiede quattro clic e una ricerca, e il reparto è già a corto di tempo. Il personale ha completato la formazione e ricorda di aver visto le nuove schermate. Ciò che non è stato chiesto loro di fare è svolgere le proprie mansioni di turno con il nuovo sistema e segnalare eventuali difficoltà.
Si tratta di una situazione esemplificativa, non di un caso documentato di un cliente. Descrive il divario che la formazione sulla gestione del cambiamento dei sistemi di cartella clinica elettronica (EHR) si propone di colmare: la distanza tra l'aver visto un nuovo flusso di lavoro e l'essere in grado di metterlo in pratica, ricevendo feedback, in modo da far emergere anche gli ostacoli che impediscono alle persone di adottarlo.
Questa guida è destinata ai responsabili della formazione e dello sviluppo in ambito ospedaliero e ai responsabili dell'informatica o della conformità che collaborano con loro. Illustra come descrivere il problema di performance, diagnosticare le lacune di apprendimento e di contesto, progettare la preparazione e la pratica, analizzare un caso e valutare il trasferimento delle competenze. Si concentra sulla progettazione della formazione. Non sostituisce i test di usabilità, la riprogettazione dei flussi di lavoro o il programma di cambiamento della vostra organizzazione e non garantisce alcun risultato.
Che cos'è la formazione sulla gestione del cambiamento delle cartelle cliniche elettroniche?
La formazione sulla gestione del cambiamento dei sistemi di cartella clinica elettronica (EHR) prepara chi utilizza tali sistemi a lavorare in un contesto o flusso di lavoro modificato. Il suo scopo è quello di mettere in pratica i nuovi flussi di lavoro e far emergere gli ostacoli all'adozione. Il partecipante svolge un'attività realistica relativa al proprio ruolo, riceve un feedback e segnala eventuali difficoltà riscontrate nel flusso di lavoro, negli strumenti o nelle politiche aziendali. La seconda parte è importante quanto la prima. Una formazione che si limiti a verificare la capacità dei partecipanti di seguire i passaggi non individua gli ostacoli che ne determinano l'effettiva adozione.
I fatti in breve
| La Domanda | Risposta breve |
|---|---|
| Qual è il compito? | Sperimenta nuovi flussi di lavoro e individua gli ostacoli all'adozione. |
| Che punteggio ottieni? | Competenza nello svolgimento dei compiti e registro degli ostacoli al flusso di lavoro non risolti. |
| Una dimostrazione e un quiz sono sufficienti? | Può indicare i prerequisiti. Non dimostra che una persona sia in grado di svolgere i compiti del proprio ruolo con la rapidità necessaria. |
| Chi convalida i contenuti? | Un responsabile informatico o della conformità, che utilizza casi inventati o anonimizzati. |
| Cosa non si può risolvere con l'allenamento? | Uno schermo lento, un set di ordini mancante, una politica poco chiara o troppo poco personale disponibile. |
| Come fai a sapere che ha funzionato? | Un nuovo caso, mai visto prima, valutato in base a criteri concordati, oltre alle barriere ancora aperte dopo la pratica. |
1. Descrivi il problema di prestazioni
Iniziate con l'attività: esercitatevi sui nuovi flussi di lavoro e individuate gli ostacoli all'adozione. Due aspetti sono fondamentali. Esercitarsi significa svolgere il lavoro del ruolo, non limitarsi a osservarlo. Individuare gli ostacoli significa che la formazione fornisce informazioni su ciò che rallenta le persone, in modo che chi ha l'autorità necessaria possa intervenire.
Scrivi una frase per ogni ruolo e falla controllare a un responsabile informatico: "Dato un compito tipico per questo ruolo, come ad esempio ricoverare un paziente, documentare un passaggio di consegne o effettuare un ordine standard, il tirocinante lo completa nel nuovo flusso di lavoro, registra i punti critici e indica quale supporto potrebbe essere d'aiuto."
I ruoli sono diversi. Un infermiere, un impiegato amministrativo e un medico utilizzano parti diverse della cartella clinica elettronica, quindi una singola sessione generica non permette di esercitarsi su nessuna delle loro mansioni reali. Una revisione sistematica dei programmi di formazione sulla cartella clinica elettronica per infermieri ospedalieri (30 studi) elenca "la non suddivisione delle sessioni di formazione in base al tipo di ruolo" ( Nguyen e colleghi, JAMIA, 2024 ). La revisione riguarda gli infermieri che lavorano in ambito ospedaliero, quindi va letta come spunto di riflessione per la progettazione e confrontata con la propria popolazione di riferimento.
2. Diagnosticare le lacune di apprendimento e di contesto
Prima di iniziare qualsiasi attività, confronta il compito con ciò che il tuo programma attuale prevede e valuta. Solitamente, tre domande distinguono una lacuna formativa da qualcos'altro:
- La pratica attuale si basa sul compito reale? Se il programma mostra le schermate e termina con un quiz di verifica, gli studenti si sono esercitati a riconoscere l'interfaccia, non a completare il lavoro del proprio turno.
- Qual è il carico cognitivo richiesto? Nella tassonomia rivista di Bloom, l'esecuzione di una procedura in una nuova situazione e l'analisi del perché è andata male si collocano al di sopra del ricordo. L'abbinamento delle attività a questi livelli è trattato nella nostra guida a abbinamento delle attività di apprendimento alla tassonomia di Bloom.
- C'è qualcos'altro, oltre alla mancanza di abilità, che ostacola il processo? Prima di prescrivere un corso di formazione, verificate la disponibilità di personale, strumenti e procedure. Se uno schermo è lento, manca un set di ordini necessario o la procedura impone l'inserimento di dati duplicati, una sessione di formazione migliore non cambierà ciò che accade in reparto. Segnalate queste cause a chi può risolverle.
La stessa revisione esplorativa elenca l'accesso alla pratica tra i fattori identificati: "non poter fare pratica in un ambiente simulato" appare come una barriera e "consentire agli infermieri di esercitarsi con la cartella clinica elettronica dopo la formazione" come un fattore facilitante. Se i vostri studenti non hanno un ambiente sicuro in cui fare pratica, si tratta di una lacuna contestuale, non di un problema di motivazione.
3. Preparazione e pratica della progettazione
Una volta individuate le lacune che la formazione può colmare, assegnate a ciascuna fase un compito specifico. La nostra guida alla creazione di un processo di onboarding per la cartella clinica elettronica che riduca il carico di documentazione illustra la progettazione delle prime settimane. Questa sezione riguarda il cambiamento in sé.
Preparazione. Verifica i prerequisiti con una breve diagnosi: le differenze tra vecchio e nuovo che riguardano ciascun ruolo, la terminologia utilizzata dalla tua organizzazione e dove trovare aiuto il giorno dell'evento. Uno studio mirato e autonomo è adatto a questa fase. Un controllo mnemonico serve solo a confermare i prerequisiti.
Esercitazione. Utilizzate progetti di miglioramento della qualità interdisciplinari e casi di studio basati sui ruoli. I partecipanti con ruoli diversi lavorano insieme su un percorso del paziente, ad esempio il ricovero, la prescrizione di un farmaco, il passaggio di consegne e la dimissione, ognuno svolgendo la propria parte in un ambiente di lavoro reale. Osservare dove si blocca il passaggio di consegne tra i ruoli spesso rivela un problema di flusso di lavoro che nessun singolo ruolo segnalerebbe da solo. Osservate attività rappresentative e registrate errori e intoppi man mano che procedete.
Feedback. Collegalo alle decisioni prese piuttosto che a un punteggio totale. "Hai trovato l'ordine corretto ma hai scelto il percorso più lungo e hai preferito aggirare l'avviso piuttosto che chiedere" è più utile di un semplice "3 su 5". Includi possibili percorsi errati plausibili che spieghino perché possono indurre in tentazione. La nostra guida alla progettazione di esercitazioni interattive con feedback utili mostra come scrivere un feedback che si colleghi alle decisioni prese.
Input in tempo reale o revisione asincrona? Il coaching in tempo reale è più efficace quando un'attività è ambigua, quando i ruoli devono coordinarsi e quando è necessario che le persone segnalino cosa non funziona. La revisione asincrona è sufficiente per confrontare i passaggi registrati da un discente con un percorso modello annotato. Molti team utilizzano entrambi i metodi: prima la preparazione autonoma, poi sessioni guidate sui flussi di lavoro più complessi.
Tempistiche. La revisione preliminare segnala ostacoli come un eccesso di contenuti in un breve periodo e un lungo intervallo tra la formazione e la messa in produzione. Pianificate la formazione pratica in prossimità del momento in cui gli utenti utilizzeranno il flusso di lavoro e suddividetela in sessioni sufficientemente brevi da poter essere assimilate facilmente.
4. Analizza un esempio realistico
A scopo illustrativo. Un responsabile informatico o della conformità dovrebbe convalidare il caso e i criteri di risposta prima dell'utilizzo.
Il caso. Un reparto medico-chirurgico ha adottato un nuovo flusso di lavoro per la documentazione del passaggio di consegne tra i turni. Il personale afferma che i tempi si allungano rispetto a prima. La procedura prevede che la nota di passaggio di consegne sia completata prima che l'infermiere uscente lasci il reparto.
Il compito. Il discente completa un passaggio di consegne per un paziente dello studio medico nel nuovo flusso di lavoro, registra ogni punto critico, indica cosa farebbe al riguardo e quali ulteriori informazioni o supporto gli servono.
Un primo tentativo. Chi apprende completa la nota ma salta due campi che "nessuno legge" e non registra alcun problema. Dice che il nuovo metodo è "solo più lento". La nota è incompleta, contravvenendo alle norme, e l'ostacolo viene descritto come un'opinione senza dettagli.
Feedback e riprova. Il coach fa notare che i due campi fanno parte della procedura e chiede allo studente di individuare la posizione di ciascuno sullo schermo e la durata di ogni passaggio. La fase di riprova richiede allo studente di completare nuovamente la nota e di registrare, per ogni punto critico, le azioni intraprese, la durata dell'operazione e le possibili soluzioni per velocizzarla.
Un tentativo più incisivo. "Ho compilato tutti i campi. Il riepilogo dei farmaci richiede una ricerca separata ogni volta, il che ha aggiunto circa due minuti. Non l'ho saltato perché la procedura lo richiede. È possibile precompilare il riepilogo o esiste una scorciatoia approvata? Non so se questo problema sia già stato segnalato, quindi lo sottoporrò al responsabile dell'unità e al team informatico." Questa risposta è conforme alla procedura, registra prove specifiche e utilizza un percorso approvato.
Perché ogni risposta è difendibile o incompleta. Valuta ciascuna risposta in base a criteri approvati, non alle preferenze di un formatore. Il primo tentativo è una risposta comune a un compito più lento, ma non tiene conto delle politiche aziendali e non offre al progetto alcun elemento da correggere. Il tentativo migliore, invece, rispetta le politiche, rimane entro i limiti del ruolo del discente e trasforma un reclamo in una prova concreta. I due minuti nell'esempio sono una cifra inventata per mostrare il tipo di dettaglio da registrare, non un parametro di riferimento.
5. Valutare le capacità e pianificare il trasferimento
La prova della capacità è data dalla prestazione in un caso che il discente non ha mai visto prima. Valuta la competenza nello svolgimento del compito e tieni un registro separato degli ostacoli al flusso di lavoro non superati. Una semplice griglia di valutazione utilizza una scala da 0 a 2 per ciascun criterio:
| Criterio | Prove osservabili |
|---|---|
| Esecuzione dell'attività | Completa il nuovo flusso di lavoro e registra l'azione e le prove a supporto. |
| Ragionamento | Illustra i vincoli rilevanti, le alternative e gli aspetti che rimangono incerti. |
| Confini | Utilizza procedure approvate e chiede aiuto quando le informazioni o l'autorità sono insufficienti. |
Criteri di valutazione: 0 indica assenza o mancanza di supporto, 1 indica una documentazione parziale con omissioni rilevanti e 2 indica una documentazione completa e giustificata in base ai criteri concordati. Definire separatamente gli errori critici, come ad esempio la mancata compilazione di un campo obbligatorio previsto dalla normativa, in modo che il punteggio complessivo non possa nasconderli. Questa griglia di valutazione è una proposta, non uno standard di conformità validato. Adattarla con un responsabile informatico o della conformità e testarla.
Pianifica il trasferimento delle competenze in modo mirato. Dopo che i partecipanti sono tornati al lavoro da un po' di tempo, aggiungi un breve follow-up, come una breve riunione di gruppo in cui ognuno porta un'attività reale, senza dettagli, e spiega come la svolge ora. Se le regole della tua organizzazione lo consentono, osserva un esempio di lavoro reale.
Dove la consegna interattiva aiuta
I formati interattivi sono utili quando tutti devono impegnarsi prima di sentire la risposta. In una sessione dal vivo, un facilitatore può mostrare un breve caso, chiedere a ciascun partecipante di scegliere il passo successivo e di descrivere le difficoltà che si aspetterebbe, per poi mostrare la distribuzione prima della discussione. Le risposte anonime possono facilitare l'ammissione che un flusso di lavoro non funziona. Lo stesso caso può essere eseguito in modalità autoapprendimento per la preparazione. AhaSlides supporta l'apprendimento interattivo e il passaggio tra la modalità dal vivo e quella autoapprendimento. Evitate di includere incidenti reali e informazioni sui pazienti, verificate qualsiasi funzione specifica di authoring, feedback o reporting su cui intendete fare affidamento confrontandola con il vostro flusso di lavoro e considerate l'IA, i simulatori e le integrazioni con la cartella clinica elettronica come elementi esterni o non confermati finché non ne avrete verificato il funzionamento. Per indicazioni sulla scelta dei formati, consultate il nostro articolo su quando utilizzare l'apprendimento adattivo, interattivo e dal vivo.
Misurare ciò che è cambiato
Decidete in anticipo cosa dimostrerebbe che i partecipanti sono in grado di svolgere il compito. Confrontate la competenza nello svolgimento del compito e il registro degli ostacoli su un caso non visto in precedenza con un valore di riferimento, e mantenete aperto il registro degli ostacoli dopo la formazione come parametro di valutazione a sé stante. Definite chi è incluso, il denominatore e la tempistica. Se i risultati migliorano, verificate cos'altro è cambiato nello stesso periodo, come un aggiornamento del software, un cambio di personale o una riprogettazione del flusso di lavoro, prima di attribuire il merito alla formazione.
Vincoli che potrebbero rimanere
- Usabilità. Se una schermata richiede troppi passaggi, la formazione può insegnare la scorciatoia, ma non può eliminare i passaggi.
- Personale e tempo. La pratica non serve a nulla se non si ha a disposizione un tempo dedicato.
- Chiarezza delle politiche. Un caso non può risolvere una policy che duplica le voci o è ambigua. Correggi la policy.
- Copertura del caso. Un singolo caso illustra un flusso di lavoro. Un punteggio non descrive le prestazioni di una persona in generale.
- Trasferimento. La prestazione in un caso di simulazione non è la stessa della prestazione in un reparto pieno e con il telefono che squilla.
Segnalate tempestivamente questi problemi agli sponsor e pianificate soluzioni separate. La formazione migliora le capacità degli studenti, ma non modifica le condizioni in cui si svolge il compito.
Domande frequenti
Che cos'è la formazione sulla gestione del cambiamento delle cartelle cliniche elettroniche?
Prepara il personale a lavorare in un sistema di cartella clinica elettronica o in un flusso di lavoro modificato attraverso la pratica basata sui ruoli e il feedback, e raccoglie gli ostacoli che la pratica rivela in modo che qualcuno possa intervenire per superarli.
Il superamento del corso di formazione implica che il personale abbia adottato il cambiamento?
No. Un punteggio indica come una persona ha gestito un singolo caso di formazione. L'adozione si manifesta nel lavoro reale e dipende dall'usabilità, dal personale disponibile, dalle politiche aziendali e, più in generale, dalle competenze.
Come si valuta la predisposizione a un nuovo flusso di lavoro?
Presenta un caso clinico mai visto prima e valuta la competenza dimostrata nello svolgimento del compito in base a criteri concordati, quindi registra gli ostacoli che permangono. Un test di verifica serve solo a confermare i prerequisiti.
È possibile utilizzare casi clinici reali per esercitarsi?
Solo dopo aver rimosso i dettagli e con l'approvazione del responsabile della conformità. I casi inventati basati su flussi di lavoro comuni sono più sicuri e le informazioni sui pazienti non dovrebbero essere utilizzate negli strumenti di formazione.
Dove iniziare
Scegliete un flusso di lavoro che, a detta degli utenti, è diventato più lento. Redigete una descrizione delle prestazioni per ciascun ruolo, fate convalidare un caso fittizio e i relativi criteri di risposta da un responsabile informatico o della conformità, e create una griglia di valutazione a tre criteri con una scala da 0 a 2, un elenco di errori critici e un registro degli ostacoli. Testatela con un piccolo gruppo prima di implementarla su larga scala.
Per scoprire come un caso di studio può essere gestito in tempo reale con il tuo team e riutilizzato in seguito in autonomia, esplora AhaSlides.
