Probabilmente avete già raccolto un sacco di idee creative per rendere le riunioni del vostro team un'esperienza interattiva e coinvolgente. Eppure, sentite che alle vostre riunioni manca ancora qualcosa? L'efficienza è fondamentale, quindi diamo un'occhiata ad alcune regole di etichetta per le riunioni di AhaSlides!
Potresti "compromettere" l'efficienza delle riunioni del tuo team ora usando questi semplici consigli pratici su come raggiungere le massime prestazioni del tuo team con un luogo ben agevolato, un'atmosfera che favorisce un atteggiamento aperto, creativo e impegnato tra i partecipanti, e una sequenza temporale in cui tutte le attività vengono discusse correttamente.
Sommario
- Cos'è il galateo delle riunioni?
- 6 consigli sull'etichetta delle riunioni che tutti dovrebbero sapere
- #1 – Sottolinea l’importanza dell’incontro
- #2 – Organizzarsi in uno spazio meeting con logistica agevolata
- #3 – Stabilisci le regole di base per ogni membro
- #4 – Crea un’agenda in ordine di importanza
- #5 -Incoraggiare il coinvolgimento attivo dei compagni di squadra
- #6 -Prendi le decisioni finali e assegna compiti individuali
- Cosa dovresti evitare nel rispettare l'etichetta
- Considerazioni finali
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Cos'è il galateo delle riunioni?
Le buone maniere negli incontri contano più di quanto potresti pensare. Che tu lavori volontariamente in una start-up con i piedi per terra o in un'organizzazione, esiste una serie di regole non scritte per far funzionare l'azienda. Immagina questo: stai partecipando a un importante incontro con un cliente. Saranno presenti diversi stakeholder chiave, molti dei quali devi ancora incontrare. Come puoi assicurarti di fare la migliore impressione possibile e che l'incontro sia un successo? È qui che entra in gioco l'etichetta dell'incontro.
Il galateo delle riunioni è il codice di condotta non scritto che mantiene le interazioni professionali eleganti e produttive. Le regole possono sembrare rigide, ma seguire le buone maniere durante le riunioni favorisce la concentrazione, il rispetto e la creazione di un buon rapporto. Comportamenti come arrivare in anticipo dimostrano che si apprezza il tempo altrui. Anche se vi considerate persone accomodanti, seguire il galateo delle riunioni può agevolare importanti attività lavorative, soprattutto con persone che non conoscete.
6 consigli sull'etichetta delle riunioni che tutti dovrebbero sapere
#1 - Sottolineare l'importanza dell'incontro
Se i tuoi compagni di squadra non riconoscono i valori delle riunioni di gruppo, si sentiranno costretti e riluttanti a impegnarsi. Quindi, in primo luogo, mostra loro i vantaggi dell'incontro. Molte decisioni non possono essere prese senza una discussione approfondita e faccia a faccia, poiché è il processo del parlare – chiedere che sonda la strada per scelte razionali. Inoltre, riunioni di gruppo efficaci consentono conversazioni aperte che sfruttano le prospettive e le competenze dei membri per risolvere i problemi in base alle loro capacità e conoscenze. Migliorano anche le relazioni interpersonali e la comprensione tra i compagni di squadra.
#2. – Organizzarsi in uno Spazio Meeting con Logistica Facilitata
Lo spazio dell'incontro influenza profondamente le emozioni e l'intelletto dei partecipanti, quindi tienilo in considerazione quando scegli il luogo. A seconda del tema e dell'atmosfera previsti per l'incontro, è possibile scegliere uno spazio adatto. Può emanare un'atmosfera accogliente, monotona o distante, a seconda della tua squadra. La sala riunioni deve essere dotata dei servizi essenziali (aria condizionata, sedili comodi, acqua/tè, ecc.) e assicurarsi che le proprietà tecniche funzionino correttamente effettuando un doppio controllo prima della riunione.
#3. Stabilisci le regole di base per ogni membro
Determinare le regole per il tuo team rende tutti responsabili delle proprie responsabilità e stimola il loro impegno durante la riunione. Puoi adattare le regole di base alla cultura lavorativa e allo stile del tuo team, ma in generale potrebbero riferirsi alla presenza, alla tempestività, alla partecipazione attiva, alla gestione delle interruzioni, alla cortesia nella conversazione, all'onestà, ecc. Inoltre, dai a tutti il potere di discutere se queste regole sono sufficientemente razionali e come applicarle durante le riunioni. Non dimenticare di sottolinearne l'importanza affinché i tuoi compagni di squadra conoscano il gioco e seguano le regole.
#4 – Crea un ordine del giorno in ordine di importanza
Non cercare di stipare così tante cose nella sequenza temporale che fai fatica a completarle in modo superficiale. Invece, finalizza quelli che sono rilevanti per l'argomento della riunione e disponili in ordine di importanza in modo tale che, sebbene tu possa rimanere senza tempo e dover scorrere alcuni elementi, tutte le questioni urgenti sono state risolte. Inoltre, dovresti distribuire l'ordine del giorno ai tuoi compagni di squadra prima della riunione. In questo modo, possono fornire revisioni costruttive all'ordine del giorno, inquadrare le loro opinioni e preparare tutte le risorse necessarie per il prossimo incontro.
#5 – Incoraggiare il coinvolgimento attivo dei compagni di squadra
Il mio consiglio preferito! Si può fare durante tutta la riunione, con attività interattive che coinvolgano la partecipazione di tutti i membri del team. Qualche gioco rompighiaccio all'inizio, dei sondaggi in tempo reale e una breve sessione di domande e risposte via testo o voce coinvolgerebbero tutti in un'atmosfera entusiasta. Si possono anche aggiornare tutti i presenti con report in tempo reale e raccogliere le loro valutazioni. Un modo semplice per farlo è usare AhaSlides , un software di presentazione online ideale per riunioni di team interattive e innovative. Non è necessaria alcuna installazione, quindi perché non provarlo?
#6 – Prendi decisioni finali e assegna compiti individuali
Non passare al punto successivo dell'ordine del giorno se non è stata presa alcuna decisione definitiva sulla questione in corso. In effetti, il principio chiave per una riunione efficiente è concludere bene le cose invece di trascinarle per niente. Avere un verbale delle riunioni è un consiglio: puoi tenere traccia del flusso e sapere se c'è stato un taglio finale a tutti gli argomenti. Inoltre, assicurati di aver assegnato alcuni compiti a ciascun individuo e che conoscano le proprie responsabilità senza alcuna confusione.
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Cosa dovresti evitare nel rispettare l'etichetta
Alcune cose da evitare nell'etichetta dell'incontro che dovresti evitare se non vuoi che il tuo incontro finisca con cipiglio e insoddisfazione👇
- Non arrivare tardi: Presentarsi tardi è vietato. Rispetta gli orari degli altri arrivando presto quando possibile.
- Non farti distrarre, Dave: Telefoni, e-mail e chat laterali non voleranno. Le telefonate e gli SMS sono il le più grandi uccisioni, quindi rimani concentrato sull'argomento della riunione in corso. Le conversazioni private durante la riunione interrompono il flusso, quindi risparmia i pettegolezzi per il distributore dell'acqua.
- Non essere aggressivo: Rispettare la direzione della riunione e mantenere le cose organizzate. Pianifica un incontro con la persona con cui personalmente non sei d'accordo per risolvere i disaccordi.
- Non venire "a mani vuote": Vieni preparato, con i fatti chiari e i compiti fatti.
- Non spostare gli argomenti: Rimani aggiornato sull'agenda per far sì che le cose si muovano senza intoppi. Le tangenti casuali sono un killer dello slancio.
Considerazioni finali
Anche se le buone maniere in un incontro possono sembrare noiose, non sottovalutare il loro potere. Rispettare l'etichetta delle riunioni ti aiuta a schiacciarla nelle discussioni e a far salire di livello le tue relazioni in modo sostanziale.
Quindi la prossima volta che ti capita un incontro importante, ricorda: affidarsi a quelle tecniche di etichetta può essere la tua arma non così segreta non solo per inchiodare quella discussione ma anche per creare nuove connessioni che ti serviranno bene per le riunioni a venire. Con le buone maniere in tasca, sarai sulla buona strada non solo per impressionare oggi, ma anche per costruire partnership di fiducia che alimentano il successo a lungo termine.
Domande frequenti
Perché è importante rispettare i protocolli?
Ecco alcuni motivi interessanti per cui i protocolli di riunione sono cruciali per le aziende:
– L’efficienza è fondamentale – E protocolli come ordini del giorno, timer e regole di base fanno sì che le cose procedano a una velocità ottimale, quindi non si perde tempo.
– Serata a microfono aperto – Le discussioni strutturate livellano il campo di gioco in modo che tutti abbiano lo stesso tempo di trasmissione. Nessuna persona dirotta il convo.
– Dov'è l'arbitro? – Designare un facilitatore significa riunioni produttive invece di caotici incontri tutti contro tutti. Una voce alla volta = nessuna confusione tra chat.
