Volantino per la riunione iniziale del progetto unghie in 8 passaggi (+ modello gratuito!)

Anche le aziende più disciplinate possono a volte accorgersi che i loro progetti stanno prendendo una brutta piega. Il più delle volte, il problema è legato alla preparazione . La soluzione? Una riunione di avvio del progetto ben strutturata e completamente interattiva!

Al di là di mera pompa e cerimonia, una riunione di avvio ben condotta può davvero dare il via a qualcosa di meraviglioso con il piede giusto. Ecco 8 passaggi per organizzare una riunione di avvio del progetto che crei entusiasmo e allinei tutti sulla stessa lunghezza d'onda.

Tempo di calcio d'inizio!

Che cos'è una riunione di avvio del progetto?
Perché le riunioni di avvio del progetto sono così importanti?
8 passaggi per una riunione di avvio del progetto Kickass
Modello di agenda della riunione di avvio del progetto

Suggerimenti per le riunioni da ricordare

È necessario disporre in anticipo di un ordine del giorno della riunione di kickoff. L'invio di un'e-mail iniziale di avvio del progetto è molto importante! Quindi, diamo un'occhiata ai pochi esempi di agenda del kickoff meeting!

La sessione di kickoff dovrebbe essere breve e concisa, con molti giochi e attività, poiché è qui che AhaSlides torna molto utile! Scopri altri suggerimenti con noi come di seguito:

Testo alternativo

Avvia la conversazione.

Ottieni preziosi input dal tuo team e dai clienti durante il kickoff meeting del progetto. Usa sondaggi dal vivo, domande e risposte e strumenti per lo scambio di idee con questo modello gratuito!

🚀 Guarda il modello

Che cos'è una riunione di avvio del progetto?

Come suggerisce il nome, una riunione di avvio del progetto è una riunione in cui si dà il via al progetto.

Di solito, un kickoff meeting di progetto è il primo incontro tra il cliente che ha ordinato un progetto e l'azienda che lo realizzerà. Entrambe le parti si siederanno insieme e discuteranno le basi del progetto, il suo scopo, i suoi obiettivi e come passerà dall'idea fino alla realizzazione.

In generale, è importante essere a conoscenza di due tipi di riunioni di avvio progetto:

Avvio del progetto esterno – Un team di sviluppo si siede con qualcuno di al di fuori l'azienda, come un cliente o un stakeholder, e discute il piano per un progetto collaborativo.
PKM interno – Un team entro l'azienda si riunisce e discute il piano per un nuovo progetto interno.

Sebbene entrambe le tipologie possano avere esiti diversi, la procedura è pressoché identica. In sostanza, non c'è alcun aspetto di un kick-off di progetto esterno che non sia presente anche in un kick-off di progetto interno: l'unica differenza sta nel destinatario.

Più coinvolgimento con le tue riunioni

Perché le riunioni di avvio del progetto sono così importanti?

Lo scopo dei Kickoff Meeting dovrebbe essere forte e chiaro! Può sembrare abbastanza semplice avviare un progetto semplicemente assegnando una serie di compiti alle persone giuste, soprattutto nell'odierno ambiente di lavoro ossessionato dai tabelloni Kanban. Tuttavia, questo può portare le squadre a perdere continuamente la strada.

Ricorda, solo perché siete sulla stessa tavola non significa che siate sulla stessa pagina.

In sostanza, una riunione di avvio progetto è un dialogo onesto e aperto tra cliente e team. Non si tratta di una serie di annunci su come funzionerà il progetto, ma di una conversazione su piani, aspettative e obiettivi, frutto di un dibattito senza freni.

Ecco alcuni dei vantaggi di tenere una riunione di avvio del progetto:

prende tutti preparato - “Dammi sei ore per abbattere un albero e passerò le prime quattro ad affilare l'ascia”. Se Abraham Lincoln fosse vivo oggi, puoi essere certo che trascorrerebbe le prime 4 ore su 6 del progetto in una riunione di avvio del progetto. Questo perché questi incontri contengono contro tutti i i passi necessari per far partire qualsiasi progetto con il piede giusto.
Implica tutti i giocatori chiave – Le riunioni di kickoff non possono iniziare se non sono presenti tutti: manager, team leader, clienti e chiunque altro abbia una partecipazione nel progetto. È così facile perdere traccia di chi è responsabile di cosa senza la chiarezza di una riunione iniziale per capire tutto.
Suo aperto e collaborativo – Come abbiamo detto, i kickoff meeting del progetto sono dibattiti. I migliori si impegnano contro tutti i partecipanti e portare le migliori idee da tutti.

Più coinvolgimento con le tue riunioni

8 passaggi per una riunione di avvio del progetto Kickass

Quindi, cosa include esattamente l'ordine del giorno di una riunione di avvio di progetto? Abbiamo ridotto il tutto agli 8 punti seguenti, ma è importante ricordare che non esiste un programma prestabilito per questo tipo di riunione.

Utilizzate questi 8 passaggi come guida, ma non dimenticate mai che la decisione finale spetta a voi!

Passo #1 – Introduzioni e Rompighiaccio

Naturalmente, l'unico modo per dare il via a qualsiasi kickoff meeting è far conoscere i partecipanti tra loro. Indipendentemente dalla lunghezza o dall'entità del tuo progetto, i clienti e i membri del team devono essere in buoni rapporti prima di poter lavorare insieme in modo efficiente.

Sebbene una semplice presentazione a turno sia sufficiente per far conoscere i nomi ai partecipanti, un'attività rompighiaccio può aggiungere un tocco di personalità e alleggerire l'atmosfera prima dell'inizio del progetto.

Prova questo: Gira la ruota 🎡

Disponete alcuni semplici argomenti introduttivi su una ruota girevole , poi chiedete a ciascun membro del team di farla girare e di rispondere all'argomento su cui si ferma. Sono benvenute domande divertenti, ma cercate di mantenere un tono più o meno professionale!

Una rotella da usare come rompighiaccio.

Vuoi altri spunti come questo? 💡 Qui trovi 10 idee per rompere il ghiaccio, perfette per qualsiasi riunione .

Passo #2 – Contesto del progetto

Una volta terminate le formalità e i festeggiamenti, è il momento di dare il via al duro lavoro. Per avviare con successo la riunione, dovresti avere un ordine del giorno chiaro per la riunione iniziale!

Come in tutte le grandi storie, è meglio iniziare dall'inizio. Riassumi tutta la corrispondenza intercorsa tra te e i tuoi clienti, in modo che tutti i soggetti coinvolti nel progetto siano pienamente informati su quanto accaduto finora.

Potrebbero essere screenshot di e-mail, messaggi di testo, verbali di riunioni precedenti o qualsiasi risorsa che aggiunga qualsiasi tipo di contesto per la tua azienda e il tuo cliente. Rendi più facile la visualizzazione per tutti creando una sequenza temporale.

Passaggio n. 3 – Domanda del progetto

Oltre al contesto della corrispondenza, è opportuno approfondire i dettagli che hanno portato all'avvio di questo progetto.

Questo è un passaggio cruciale in quanto fornisce una chiara panoramica dei punti deboli che il progetto sta cercando di risolvere, che è qualcosa che sia i team che i clienti devono tenere sempre in prima linea nelle loro menti.

Protip ????

Fasi come questa si prestano perfettamente alla discussione. Chiedete ai vostri clienti e al vostro team di proporre le loro idee sul perché, secondo loro, questo progetto sia nato.

Se opportuno, in questa sezione dovresti sempre cercare di dare voce al cliente . Collabora con il cliente per reperire esempi concreti di consumatori che menzionino i problemi che il tuo progetto si propone di risolvere. Le loro opinioni dovrebbero guidare l'approccio del tuo team al progetto.

Passo #4 – Obiettivi del progetto

Avete analizzato il passato del progetto, ora è il momento di guardare al futuro.

Avere obiettivi diretti e una chiara definizione di successo per il tuo progetto aiuterà davvero il tuo team a lavorare per raggiungerlo. Non solo, mostrerà al tuo cliente che prendi sul serio il lavoro e che hai una posta in gioco altrettanto alta su come va.

Chiedete ai partecipanti alla riunione di avvio : "Che aspetto avrà il successo?" Si tratta di un maggior numero di clienti? Di più recensioni? Di un tasso di soddisfazione del cliente più elevato?

Non importa l'obiettivo, dovrebbe essere sempre...

Realizzabile – Non esagerare. Conosci i tuoi limiti e trova un obiettivo tu effettivamente avere la possibilità di realizzare.
Misurabile – Sostieni il tuo obiettivo con i dati. Mira a un numero specifico e tieni traccia dei tuoi progressi verso di esso.
Timed – Datti una data di fine. Fai tutto il possibile per raggiungere i tuoi obiettivi prima di tale scadenza.

Passaggio n. 5 – La dichiarazione di lavoro

Il punto focale della riunione di avvio è il Statement of Work (SoW), un documento che approfondisce i dettagli del progetto e le modalità di realizzazione. È il punto principale all'ordine del giorno della riunione di avvio e dovrebbe ricevere la maggior parte della vostra attenzione.

Dai un'occhiata a questa infografica su cosa includere nella tua dichiarazione di lavoro:

Infografica che spiega i 6 mini-passi coinvolti nell'annunciare una dichiarazione di lavoro in una riunione di avvio del progetto.

Tenete presente che la fase di definizione del lavoro non è tanto incentrata sulla discussione quanto sul resto dell'ordine del giorno della riunione di avvio del progetto. Questo è il momento in cui il responsabile del progetto può semplicemente illustrare il piano d'azione per il progetto imminente, rimandando la discussione al punto successivo della riunione.

Proprio come il resto della riunione di avvio, anche la tua dichiarazione di lavoro è estremamente variabile . I dettagli specifici dipenderanno sempre dalla complessità del progetto, dalle dimensioni del team, dalle parti coinvolte, ecc.

Vuoi saperne di più? 💡 Dai un'occhiata a questo articolo completo su come redigere un documento di presentazione del lavoro.

Passaggio n. 6 – Sezione Domande e risposte

Anche se potreste sentirvi tentati di lasciare la sezione di domande e risposte per ultima, in realtà vi consigliamo di inserirla subito dopo la descrizione del vostro lavoro.

Un segmento così muscoloso darà sicuramente luogo a domande sia dal tuo cliente che dal tuo team. Con la maggior parte della riunione che è così fresca nella mente di tutti, è meglio battere il ferro mentre è caldo.

L'utilizzo di un software di presentazione interattivo per ospitare le tue domande e risposte può aiutarti a mantenere tutto senza intoppi, soprattutto se la riunione di avvio del progetto ha un numero elevato di partecipanti...

Suo organizzato – Le domande sono ordinate per popolarità (tramite voti positivi) o per tempo e possono essere contrassegnate come "risposte" o appuntate in alto.
Suo moderato – Le domande possono essere approvate e ignorate prima che vengano mostrate sullo schermo.
Suo anonimo – Le domande possono essere inviate in modo anonimo, il che significa che tutti hanno voce in capitolo.

Passaggio 7 – Potenziali problemi

Come abbiamo già detto, in una riunione di avvio progetto è fondamentale essere il più aperti e onesti possibile. È così che si instaura un rapporto di fiducia con il cliente fin dall'inizio.

A tal fine, è meglio discutere i potenziali problemi che il progetto potrebbe incontrare lungo il percorso. Nessuno ti sta chiedendo di prevedere il futuro qui, solo per elaborare un elenco provvisorio di ostacoli in cui potresti imbatterti.

Poiché tu, il tuo team e il tuo cliente affronterete questo progetto con interessi diversi, è ideale coinvolgere tutti nella discussione sui potenziali problemi.

Passaggio n. 8 – Check-in

Mantenere contatti regolari con il cliente è un altro modo per consolidare la fiducia tra le due parti. Durante la riunione di avvio del progetto, dovrete affrontare alcune domande relative a cosa, quando, con chi e come avverranno questi contatti.

Il "checking" è un delicato equilibrio tra trasparenza e impegno . Se da un lato è auspicabile essere il più aperti e trasparenti possibile, dall'altro bisogna gestire la situazione tenendo conto della propria effettiva disponibilità a esserlo.

Assicurati di aver risposto a queste domande prima della fine della riunione:

Che cosa? – Esattamente in quali dettagli il cliente ha bisogno di essere aggiornato? Devono conoscere ogni minimo dettaglio del progresso, o sono solo i grandi segnali che contano?
Quando? – Con quale frequenza il tuo team dovrebbe aggiornare il tuo cliente? Dovrebbero riferire ciò che hanno fatto ogni giorno o semplicemente riassumere ciò che sono riusciti a fare alla fine della settimana?
Chi? – Quale membro del team sarà quello che terrà i contatti con il cliente? Ci sarà un membro di ogni squadra, in ogni fase, o un solo corrispondente durante l'intero progetto?
Come? – Con quale metodo il cliente e il corrispondente rimarranno in contatto? Videochiamata regolare, e-mail o documento live continuamente aggiornato?

Come per la maggior parte dei punti all'ordine del giorno di una riunione di avvio progetto, è meglio discuterne apertamente. Per un team numeroso e un ampio gruppo di clienti, potrebbe essere più semplice condurre un sondaggio in tempo reale per restringere le opzioni e individuare la formula di verifica più efficace.

Vuoi saperne di più? 💡 Scopri alcune best practice per rimanere in contatto con i tuoi clienti.

Sondaggio efficace con AhaSlides

Modello di agenda della riunione di avvio del progetto

Con la tua riunione di avvio pianificata nei minimi dettagli e pronta a stupire tutti in sala riunioni, il tocco finale potrebbe essere un po' di interazione per dare coesione al tutto.

Lo sapevate che solo il 29% delle aziende si sente in sintonia con i propri clienti ( Gallup )? La mancanza di coinvolgimento è un problema diffuso nel B2B e può far sì che le riunioni di avvio si trasformino in processi piatti e poco stimolanti, limitati alle formalità.

Coinvolgere i tuoi clienti e team attraverso diapositive interattive può davvero aumentare la partecipazione and aumentare i tempi di attenzione.

AhaSlides ha un arsenale di strumenti inclusi sondaggi dal vivo, domande e risposte e diapositive di brainstorming e persino quiz dal vivo e giochi per accendere nel modo giusto il tuo progetto.

Fai clic di seguito per ottenere un modello gratuito e senza download per il tuo meeting iniziale. Cambia tutto quello che vuoi e presentalo a costo zero!

Prendi il modello

Fai clic qui sotto per creare un account AhaSlides gratuito e inizia a creare i tuoi incontri coinvolgenti attraverso l'interattività!

Crea la tua

Tags: Incontro d'affari