Una scorciatoia sembra la soluzione più sensata. Un team oberato di lavoro si accorge che una procedura burocratica rallenta tutti, e un collega suggerisce di rimandarla alla fine del turno. Questo permette di risparmiare tempo nell'immediato, ma è in contrasto con un obbligo documentato. Tutti i membri del team hanno superato il modulo annuale di conformità, completato in venti minuti. Il modulo, però, non li ha preparati al momento in cui un collega stimato propone la scorciatoia.
Questo è uno scenario esemplificativo, non un caso documentato. Descrive il divario che la formazione sulla conformità in ambito sanitario mira a colmare: la distanza tra la conoscenza di una regola e la risoluzione di un dilemma in cui seguirla risulta scomodo.
Questa guida è destinata ai direttori della formazione e dello sviluppo ospedaliero e ai responsabili dell'informatica o della conformità che collaborano con loro. Tratta argomenti quali la descrizione del problema di performance, la diagnosi delle lacune di apprendimento e di contesto, la progettazione della preparazione e della pratica, l'analisi di un caso e la valutazione del trasferimento delle competenze. Si tratta di progettazione della formazione. Definite la giurisdizione e le politiche che i vostri discenti dovranno applicare e non considerate il punteggio ottenuto in uno scenario come una certificazione di conformità.
Che cos'è la formazione sulla conformità in ambito sanitario basata su scenari?
La formazione sulla conformità in ambito sanitario basata su scenari sostituisce i contenuti che il discente si limita a leggere con situazioni che deve risolvere. Il compito consiste nel risolvere uno scenario etico utilizzando politiche e ragionamenti approvati. Il discente legge una situazione, identifica l'obbligo applicabile, sceglie una risposta, spiega la scelta e indica di quale aiuto o informazione avrebbe bisogno.
I fatti in breve
| La Domanda | Risposta breve |
|---|---|
| Qual è il compito? | Risolvere uno scenario etico utilizzando politiche e ragionamenti approvati. |
| Che punteggio ottieni? | Applicazione della politica e spiegazione della scelta. |
| Un modulo di e-learning annuale è sufficiente? | Può anche illustrare le regole, ma superare un quiz non dimostra che chi apprende sia in grado di applicarle sotto pressione. |
| Chi convalida i contenuti? | Un responsabile informatico o della conformità, che utilizza scenari inventati o anonimizzati. |
| Cosa non si può risolvere con l'allenamento? | Incentivi che premiano le scorciatoie, politiche poco chiare e paura di esprimere la propria opinione. |
| Come fai a sapere che ha funzionato? | Uno scenario nuovo e inedito valutato in base a criteri concordati, oltre all'osservazione del comportamento di chi esprime la propria opinione sul posto di lavoro. |
1. Descrivi il problema di prestazioni
Iniziate con il compito: risolvere uno scenario etico utilizzando le politiche approvate e il ragionamento. Due elementi sono fondamentali. Per "politiche approvate" si intende che chi apprende si attenga alle regole documentate dell'organizzazione, non al solo giudizio personale. Per "ragionamento" si intende che chi apprende sia in grado di spiegare il perché delle proprie scelte, in modo che un collega o un responsabile della conformità possano verificarle.
Le linee guida ufficiali indicano la stessa direzione. Le Linee guida del Programma di conformità generale dell'Ufficio dell'Ispettore Generale (OIG) del Dipartimento della Salute e dei Servizi Umani degli Stati Uniti affermano che la formazione dovrebbe essere specifica per le esigenze e i rischi dell'ente e che può essere erogata dal vivo, tramite formazione informatizzata o come video preregistrato, con un meccanismo che consenta ai partecipanti di porre domande, indipendentemente dal formato. Prevedono inoltre che il piano di formazione annuale debba affrontare le problematiche riscontrate durante audit e indagini e elencano argomenti quali le diverse modalità per segnalare le problematiche e le sanzioni previste per chi le segnala ( HHS OIG, Linee guida del Programma di conformità generale, Elemento 3 ). Non richiedono scenari, pertanto la pratica basata su scenari deve essere considerata una scelta progettuale che serve a tali scopi, non un'istruzione normativa.
Scrivi la dichiarazione di prestazione in una sola frase e falla controllare da un responsabile della conformità: "Data una situazione realistica in cui una scorciatoia è in conflitto con un obbligo documentato, il discente identifica l'obbligo, sceglie una risposta, spiega la scelta facendo riferimento alle politiche aziendali e indica a chi si rivolgerebbe."
2. Diagnosticare le lacune di apprendimento e di contesto
Prima di iniziare qualsiasi attività, confronta il compito con ciò che il tuo programma attuale prevede e valuta. Solitamente, tre domande distinguono una lacuna formativa da qualcos'altro:
- La pratica attuale si basa sul compito reale? Se il modulo presenta delle regole e termina con un quiz a risposta multipla, gli studenti si sono esercitati a riconoscere le affermazioni corrette, non a risolvere una situazione con pressioni contrastanti.
- Qual è il carico cognitivo richiesto? Nella tassonomia rivista di Bloom, l'applicazione di una politica a una nuova situazione e la valutazione delle risposte difendibili si collocano al di sopra del ricordo. L'abbinamento delle attività a questi livelli è trattato nella nostra guida a abbinamento delle attività di apprendimento alla tassonomia di Bloom.
- C'è qualcos'altro, oltre alla mancanza di abilità, che ostacola il processo? Verifica le politiche, l'organico e gli incentivi. Se la politica non è chiara, se la scorciatoia consente di risparmiare tempo prezioso o se le persone temono di essere considerate ostili se sollevano un problema, una situazione migliore non cambierà ciò che accade sul lavoro. Segnala queste cause a chi può risolverle.
3. Preparazione e pratica della progettazione
Una volta individuate le lacune che la formazione può colmare, assegnate a ciascuna fase un compito specifico.
Preparazione. Verifica i prerequisiti con una breve analisi diagnostica: le politiche applicabili, la terminologia utilizzata dalla tua organizzazione e chi contattare in caso di problemi. Lo studio autonomo è adatto a questa fase. Un controllo mnemonico serve solo a confermare i prerequisiti.
Esercitazione. Utilizzare scenari di simulazione e conversazioni simulate di audit. I partecipanti affrontano una situazione, scelgono una risposta e la spiegano, per poi rispondere alle domande che un auditor o un responsabile della conformità potrebbe porre: quale politica è stata applicata, quali prove supportano la scelta e cosa si farebbe se il collega non fosse d'accordo. Qualora il responsabile della conformità lo approvi, è possibile basare gli scenari su modelli anonimizzati tratti dai propri audit.
Feedback. Collegalo alle decisioni prese piuttosto che a un punteggio totale. "Hai scelto di procedere con un'escalation, il che è in linea con le procedure, ma non hai specificato con quale obbligo questa scorciatoia sia in conflitto" è più utile di un semplice "4 su 5". Includi opzioni errate ma plausibili che spieghino perché possono risultare allettanti.
Discussione in tempo reale o revisione asincrona? La discussione in tempo reale è più utile quando uno scenario è ambiguo e le persone hanno bisogno di sentire il parere dei colleghi, e quando la sicurezza psicologica è importante. La revisione asincrona è sufficiente per confrontare la spiegazione scritta di un partecipante con una risposta modello annotata. Alcuni team utilizzano entrambi i metodi: prima la preparazione individuale, poi una sessione guidata sugli scenari più complessi.
4. Analizza un esempio realistico
A scopo illustrativo. Un responsabile della conformità o dell'informatica dovrebbe convalidare il caso e i criteri di risposta prima dell'utilizzo.
Il caso. Un caposquadra afferma che documentare un controllo obbligatorio alla fine del turno, anziché al momento in cui viene effettuato, farebbe risparmiare tempo e che "lo fanno tutti". La procedura prevede che il controllo venga documentato al momento dell'esecuzione.
Il compito. Lo studente decide cosa fare, identifica l'obbligo applicabile, spiega la scelta facendo riferimento alle normative e indica di quali ulteriori informazioni o supporto ha bisogno.
Un primo tentativo. "Lo fanno tutti e nessuno si è mai fatto male, quindi seguirò l'esempio del gruppo." Questo si basa sulla consuetudine e sui risultati ottenuti, e non su una politica aziendale.
Feedback e nuovo tentativo. Il formatore sottolinea due aspetti: la procedura stabilisce quando il controllo deve essere documentato e "nessuno si è fatto male" è un risultato, non una motivazione. Il nuovo tentativo chiede al discente di individuare la parte della procedura, specificare l'obbligo e indicare a chi potrebbe rivolgersi.
Un tentativo più incisivo. "La nostra politica prevede che il controllo venga documentato al momento dell'esecuzione, quindi documentarlo a fine turno non sarebbe sufficiente. Lo spiegherei al caposquadra e chiederei se esiste un modo approvato per velocizzare la procedura. Se volessero comunque procedere, ne parlerei con il responsabile della conformità. Non so se qualcuno abbia già richiesto una modifica della politica, quindi lo chiederei anche a lui." Questa risposta identifica l'obbligo, spiega la scelta facendo riferimento alla politica, propone un'alternativa valida e indica i passi successivi.
Perché ogni risposta è difendibile o incompleta. Valuta ciascuna risposta in base a criteri approvati, non alle preferenze del formatore. Il primo tentativo è una risposta umana comune, ma non applica le procedure. Il tentativo migliore le applica, rimane nel ruolo dello studente e utilizza un percorso approvato.
5. Valutare le capacità e pianificare il trasferimento
La dimostrazione di competenza consiste nella risposta a uno scenario che il discente non ha mai affrontato prima. Valutare l'applicazione delle politiche e la spiegazione della scelta. Una semplice griglia di valutazione utilizza una scala da 0 a 2 per ciascun criterio:
| Criterio | Prove osservabili |
|---|---|
| Esecuzione dell'attività | Risolve lo scenario e registra le prove a supporto dell'azione. |
| Ragionamento | Spiega i vincoli, le alternative e ciò che rimane incerto. |
| Confini | Utilizza procedure approvate e chiede aiuto quando le informazioni o l'autorità sono insufficienti. |
Punti di riferimento: 0 indica assenza o mancanza di supporto, 1 indica una presenza parziale con omissioni rilevanti e 2 indica una presenza completa e giustificata in base ai criteri concordati. Definire separatamente gli errori critici, come ad esempio la decisione di nascondere un problema, in modo che il punteggio complessivo non possa includerli. Questa griglia di valutazione è una proposta, non uno standard di preparazione validato, e il punteggio di uno scenario non costituisce una certificazione di conformità. Adattarla con un responsabile informatico o della conformità e testarla. La nostra guida alla progettazione di esercitazioni interattive con feedback utili mostra come redigere un feedback che si colleghi alle decisioni.
Pianifica il trasferimento delle competenze in modo mirato. Aggiungi un follow-up dopo che i partecipanti sono tornati al lavoro da un po' di tempo, ad esempio una breve riunione di team in cui ognuno porta una situazione reale, omettendo i dettagli, e discute di come applicherebbe la procedura.
Dove la consegna interattiva aiuta
I formati interattivi sono utili quando tutti devono esprimere la propria opinione prima di conoscere la risposta. In una sessione dal vivo, un facilitatore può mostrare uno scenario, chiedere a ciascun partecipante di scegliere una risposta e digitare una motivazione di una sola riga, per poi mostrare la griglia di risposte prima della discussione. Quando lo scenario è un'immagine, come ad esempio una cartella clinica simulata o la foto di un reparto, una diapositiva con annotazioni consente a ciascun partecipante di cerchiare l'opzione su cui agirebbe prima che le risposte di tutti vengano visualizzate contemporaneamente. Le risposte anonime possono rendere più facile ammettere la scelta più allettante. Lo stesso scenario può essere eseguito in modalità autoapprendimento per la preparazione. AhaSlides supporta l'apprendimento interattivo e il passaggio tra sessioni dal vivo e sessioni autoapprendimento. Evitate di utilizzare dati reali e informazioni sui pazienti, verificate qualsiasi funzione specifica di authoring, feedback o reporting che intendete utilizzare confrontandola con il vostro flusso di lavoro e considerate l'IA, i simulatori e le integrazioni di sistema come elementi esterni o non confermati finché non ne avrete verificato il funzionamento. Per indicazioni sulla scelta dei formati, consultate il nostro articolo su quando utilizzare l'apprendimento adattivo, interattivo e dal vivo.
Misurare ciò che è cambiato
Decidete in anticipo cosa dimostrerebbe che i partecipanti sono in grado di svolgere il compito. Confrontate l'applicazione delle politiche e la qualità della spiegazione in uno scenario non visto in precedenza con un valore di riferimento, e osservate il comportamento di partecipazione attiva e le risposte, unitamente alla revisione delle politiche e degli incentivi. Definite chi è incluso, il denominatore e la tempistica. Se i risultati migliorano, verificate cos'altro è cambiato nello stesso periodo, come una revisione delle politiche, un cambio di personale o un recente risultato di un audit, prima di attribuire il merito alla formazione.
Vincoli che potrebbero rimanere
- Incentivi. Se la velocità viene premiata e la documentazione no, la scorciatoia rimane allettante.
- Chiarezza delle politiche. Uno scenario non può risolvere una politica ambigua. Correggi la politica.
- Denunciare il clima. La formazione può far esercitare le persone a segnalare un problema, ma non può farle sentire sicure nel farlo.
- Copertura del caso. Uno scenario illustra una situazione specifica. Un punteggio non descrive il giudizio di una persona in generale.
- Trasferimento. Le prestazioni in un caso di addestramento non sono le stesse delle prestazioni in un turno completo.
Segnalate tempestivamente questi problemi agli sponsor e pianificate soluzioni separate. La formazione migliora le capacità di risoluzione dei problemi da parte dei partecipanti, ma non modifica le circostanze che portano alla decisione.
Domande frequenti
Che cos'è la formazione sulla conformità in ambito sanitario basata su scenari?
Sostituisce la lettura passiva con situazioni realistiche che gli studenti risolvono, spiegano e discutono, in modo da esercitarsi nell'applicazione delle norme anche quando seguirle risulta scomodo.
Un buon punteggio nello scenario significa che qualcuno è conforme?
No. Il punteggio indica come una persona ha gestito un singolo caso di formazione. Non si tratta di una certificazione di conformità e non sostituisce il sistema di monitoraggio interno della vostra organizzazione.
Come si valuta la risoluzione di un dilemma etico?
Proponete uno scenario che il discente non ha mai visto prima e valutate l'applicazione delle politiche e la spiegazione della scelta in base a criteri concordati. Un quiz di conoscenza serve solo a verificare i prerequisiti.
È possibile utilizzare episodi reali come scenari?
Solo con i dettagli rimossi e l'approvazione del responsabile della conformità. Gli scenari inventati basati su modelli di audit sono più sicuri e le informazioni sui pazienti non dovrebbero essere utilizzate negli strumenti di formazione.
Dove iniziare
Scegli una politica che le persone tendono ad aggirare. Scrivi la dichiarazione di prestazione, fai convalidare uno scenario inventato e i criteri di risposta da un responsabile informatico o della conformità, e redigi una griglia di valutazione a tre criteri con una scala da 0 a 2 e un elenco di errori critici. Testala con un piccolo gruppo prima di implementarla su larga scala.
Per scoprire come uno scenario può essere implementato in tempo reale con il tuo team e riutilizzato in seguito in autonomia, esplora AhaSlides.
