La maggior parte dei relatori commette lo stesso errore prima ancora di scrivere una sola parola. Aprono una presentazione vuota e iniziano a riempirla, lasciando che il formato emerga dal contenuto anziché sceglierlo deliberatamente. Il risultato è solitamente un ibrido di diversi tipi di presentazione che non si identifica completamente con nessuno di essi. La struttura c'è, tecnicamente. Ma non appare naturale. Sembra assemblata.
Il formato è la prima decisione da prendere, non l'ultima. Prima ancora di sapere quali diapositive ti servono, devi capire che tipo di presentazione stai realizzando, qual è il suo obiettivo, quali sono i vincoli e cosa si aspetta il tuo pubblico. Tutto il resto ne consegue.
Questa guida illustra i quattro contesti che caratterizzano la maggior parte delle presentazioni professionali: presentazione e vendita, reportistica e informazione, formati a tempo limitato e presentazioni a distanza o ibride. Ciascuno di questi contesti presenta sfide diverse e richiede strategie differenti. Sapere in quale contesto ci si trova prima di iniziare a creare la presentazione è ciò che distingue le presentazioni efficaci da quelle che sembrano semplicemente finite.
Perché il formato è più importante del contenuto
Il contenuto di una presentazione e il suo formato non sono la stessa cosa. Si può avere il contenuto giusto nel formato sbagliato e perdere comunque l'attenzione del pubblico. Una revisione trimestrale ricca di dati, presentata come un discorso di vendita, crea aspettative errate e lascia il pubblico incerto su cosa avrebbe dovuto ricavare. Una presentazione di prodotto strutturata come un rapporto di ricerca, invece, seppellisce l'argomentazione nella metodologia e fa perdere l'attenzione del pubblico prima ancora di arrivare alla richiesta.
Il formato definisce le aspettative. Indica al pubblico come recepire le informazioni, cosa gli verrà chiesto di farne e per quanto tempo dovrà rimanere coinvolto. Quando il formato è adeguato al contesto, la presentazione risulta coerente fin dalla prima diapositiva. In caso contrario, qualcosa non quadra, anche se il pubblico non riesce a definire cosa.
Scegli il formato prima di scegliere il contenuto. Le decisioni relative al contenuto saranno più semplici una volta che il formato sarà chiaro.
Presentazione e vendita
Che si tratti di presentare un nuovo prodotto a potenziali clienti o di illustrare una strategia di marketing a un gruppo di responsabili delle decisioni, la sfida fondamentale è la stessa: chiedere alle persone di credere in qualcosa che non esiste ancora del tutto. Il prodotto non è nelle loro mani. La campagna non è ancora stata lanciata. I risultati sono solo proiezioni. Il vostro compito è rendere il futuro sufficientemente concreto da convincerli a investirci.
Ciò richiede una struttura diversa rispetto alla semplice presentazione di un rapporto o alla spiegazione. Non si tratta di trasferire informazioni, bensì di costruire un caso.
Presentazioni di prodotti
Iniziate dal problema, non dal prodotto. Il pubblico si interessa ai problemi prima ancora che alle soluzioni. Una o due slide che illustrino il punto dolente creano il contesto necessario per far percepire il vostro prodotto come indispensabile, non come un optional. Se iniziate con le funzionalità, state chiedendo al vostro pubblico di interessarsi a risposte a domande che non si è ancora posto.
Dimostralo invece di descriverlo. Mostra il prodotto in azione in un caso d'uso realistico, anziché elencarne le funzionalità. Le funzionalità elencate senza contesto sono facili da dimenticare. Una funzionalità che risolve un problema concreto, invece, è memorabile. Se possibile, esegui una dimostrazione dal vivo. In caso contrario, un breve video del prodotto in funzione è più efficace di uno screenshot con didascalie.
Concludete con delle prove. Casi di studio, dati statistici, testimonianze o una sessione di domande e risposte dal vivo che faccia emergere le obiezioni prima che il pubblico lasci la sala. L'obiettivo non è sommergere il pubblico di prove, ma fornirne a sufficienza per infondergli fiducia in ciò che gli state chiedendo di adottare o approvare. Un caso di studio convincente ha un impatto maggiore di cinque casi di studio deboli.
Presentazioni di marketing
Presentazioni di marketing Hai uno specifico problema di credibilità: stai chiedendo ai decisori di finanziare una strategia basata su risultati che non si sono ancora verificati. Il pubblico di queste presentazioni ha solitamente già visto proiezioni ottimistiche che non si sono concretizzate. Sono scettici ancor prima di iniziare.
Iniziate presentando i risultati di iniziative simili. Se disponete di dati relativi a campagne precedenti, settori analoghi o mercati simili, presentateli prima di illustrare la vostra strategia. Il pubblico è più ricettivo a un nuovo piano quando ritiene che chi lo presenta abbia una comprovata esperienza e sia affidabile.
Riconoscete i rischi. Le presentazioni di marketing che mostrano solo i vantaggi appaiono ingenue agli occhi di chi ha esperienza nel prendere decisioni. Una diapositiva che affronta i possibili problemi e le relative strategie di risposta è più credibile di una che ignora la possibilità di fallimento. Dimostra inoltre che avete riflettuto attentamente sulla strategia, sottoponendola a test di resistenza.
Ogni scelta strategica va collegata a un risultato misurabile. "Aumenteremo la notorietà del marchio" non è una strategia. "Aumenteremo del 20% il volume di ricerca del marchio in sei mesi, misurato settimanalmente" lo è. Chi prende le decisioni finanzia strategie che può valutare. Obiettivi vaghi non offrono loro alcun punto di riferimento e nulla da approvare.
Segnalazione e informazione
Non tutte le presentazioni hanno lo scopo di persuadere qualcuno di qualcosa. Revisioni trimestrali, risultati di ricerche, aggiornamenti sullo stato di avanzamento, report sulle prestazioni: queste presentazioni hanno una funzione diversa. Al pubblico non viene chiesto di approvare o adottare. Viene chiesto di comprendere.
Sembra più semplice che presentare un progetto. In pratica, però, ha una sua specifica modalità di fallimento: sommergere il pubblico di informazioni in nome della completezza, per poi chiedersi perché nessuno ricordi il risultato chiave.
L'obiettivo di una presentazione di reportistica non è mostrare tutto ciò che si sa, ma fornire al pubblico un quadro chiaro e preciso di ciò che conta e del perché. Tutto il resto è superfluo.
Parti dai risultati, non dalla metodologia.
La maggior parte delle presentazioni di dati è strutturata nell'ordine in cui è stato svolto il lavoro: ecco cosa abbiamo misurato, ecco come lo abbiamo misurato, ecco cosa abbiamo scoperto. Questo è logico dal punto di vista di chi presenta, ma illogico dal punto di vista del pubblico.
Il tuo pubblico non ha bisogno di capire come sei arrivato a quel numero prima di comprenderne il significato. Presenta prima il risultato. Supportalo con la visualizzazione. Affronta la metodologia solo se qualcuno te lo chiede, o se la credibilità del risultato dipende dalla comprensione da parte del pubblico di come è stato ottenuto.
"Il fatturato è aumentato di un terzo", seguito dal grafico che dimostra l'efficacia del metodo, è più efficace di tre diapositive che illustrano la metodologia, seguite dallo stesso grafico. L'intuizione arriva prima ancora che il pubblico abbia impiegato tempo a capire come si è arrivati a quel risultato.
Un'analisi per ogni grafico
Se una visualizzazione richiede una spiegazione prima che l'intuizione diventi evidente, il grafico è troppo complesso. Semplifica finché il risultato non è chiaro, poi aggiungi la tua spiegazione verbale come contesto, anziché come un decifratore.
Affollare più serie di dati in un unico grafico è l'errore più comune nelle presentazioni di dati. Dà l'impressione di essere efficiente, ma genera confusione. Se hai tre spunti di riflessione, usa tre grafici. Le diapositive aggiuntive ne valgono la pena.
Utilizzate le annotazioni in modo mirato. Frecce, didascalie e punti dati evidenziati indirizzano l'attenzione su ciò che conta. Un grafico senza annotazioni chiede al pubblico di trovare da solo le informazioni rilevanti. La maggior parte non troverà quelle giuste. Alcuni non ne troveranno affatto.
Tradurre i numeri in linguaggio
Le statistiche sono più difficili da assimilare in una presentazione rispetto a come appaiono su una diapositiva. "Il fatturato è aumentato del 34.7%" richiede al pubblico di fare calcoli mentali mentre ascolti. "Il fatturato è aumentato di oltre un terzo" ha un impatto immediato.
Nelle presentazioni, i confronti concreti e le cifre arrotondate funzionano molto meglio rispetto alle cifre esatte. Riservate i numeri precisi alle diapositive, dove possono essere letti. Utilizzate la versione arrotondata durante la presentazione orale, dove il pubblico può ascoltarla. I due strumenti collaborano anziché entrare in competizione.
Mantenere la struttura visibile
Le presentazioni di reportistica spesso trattano molti argomenti, il che rende la chiarezza nell'indicare i punti chiave ancora più importante che in qualsiasi altro formato. Comunica al pubblico fin dall'inizio cosa tratterai e in quale ordine. Segnala esplicitamente le transizioni. Riepiloga i punti principali alla fine, prima di dare spazio alle domande.
Il pubblico che perde il filo del discorso durante una presentazione ricca di dati raramente chiede chiarimenti. Rimane in silenzio e assimila sempre meno le informazioni man mano che la presentazione prosegue. Una struttura chiara impedisce che ciò accada. Aiuta a mantenere l'orientamento anche quando il contenuto è complesso.
Presentazioni con tempi limitati
Ogni presentazione ha un limite di tempo. Ciò che cambia in un formato di cinque o dieci minuti è che il limite diventa il vincolo principale, anziché uno dei tanti. Non si progetta una presentazione che si adatti a una finestra temporale, ma una presentazione che tenga conto della finestra temporale stessa.
Quando il tempo stringe, l'istinto è quello di parlare più velocemente. Ma è sbagliato. Parlare più velocemente non accorcia la presentazione, anzi, la rende più difficile da seguire. La risposta giusta a un limite di tempo ristretto è tagliare i contenuti, non comprimere l'esposizione.
Ciò richiede un tipo di disciplina diverso da quello a cui la maggior parte dei relatori è abituata. Non la disciplina di trattare tutto in modo efficiente, ma la disciplina di decidere cosa non trattare affatto.
Presentazioni di cinque minuti
Cinque minuti È brutalmente breve. Hai tempo per un punto centrale, due prove a supporto e una conclusione. Questa è l'intera presentazione. Se cerchi di inserire più di questo, non stai progettando una presentazione di cinque minuti. Stai progettando una presentazione più lunga e sperando che ci stia.
Scrivi il tuo punto centrale prima di scrivere qualsiasi altra cosa. Tutto in una presentazione di cinque minuti serve a introdurre, supportare o consolidare quell'unica idea. Se una diapositiva non contribuisce direttamente al punto centrale, eliminala senza discutere.
Iniziate con il punto principale, non con il contesto. Cinque minuti non sono sufficienti per un'introduzione che si sviluppi gradualmente. Dichiarate apertamente la vostra tesi nei primi trenta secondi, poi dedicate il tempo rimanente a argomentarla. Riservate il contesto alle diapositive, non all'introduzione.
Esercitatevi per rispettare esattamente i quattro minuti e trenta secondi. Sforare in uno spazio di cinque minuti è uno dei modi più evidenti per minare la propria credibilità agli occhi del pubblico. Il limite di tempo fa parte della prova. Preparatevi a una domanda alla fine. Sappiate qual è l'obiezione o la domanda di approfondimento più probabile e tenete pronta una risposta di trenta secondi, in modo da non essere colti alla sprovvista quando il tempo è già scaduto.
Presentazioni di dieci minuti
Dieci minuti È il punto di equilibrio ideale per molte presentazioni in ambito lavorativo. Il tempo sufficiente per esporre un'argomentazione valida, ma non così tanto da compromettere l'attenzione. La sfida non è tagliare drasticamente, bensì utilizzare al meglio lo spazio disponibile, anziché riempirlo passivamente.
Una presentazione ben strutturata di dieci minuti si compone all'incirca di cinque-sette diapositive. Una diapositiva introduttiva, una diapositiva che spiega perché l'argomento è importante per il pubblico di riferimento, tre diapositive che illustrano tre punti distinti e una conclusione con un chiaro invito all'azione. Questo lascia circa novanta secondi per diapositiva, un tempo sufficiente per spiegare senza fretta.
Le tre diapositive centrali sono il punto debole della maggior parte delle presentazioni di dieci minuti. I relatori le utilizzano per illustrare tre aspetti dello stesso concetto anziché tre argomentazioni distinte. Ogni diapositiva centrale dovrebbe essere in grado di reggersi da sola come tesi a sé stante. Se due diapositive hanno senso solo se considerate insieme, si tratta di un'unica diapositiva che necessita di essere modificata, non di due diapositive che si completano a vicenda.
Dedicate i primi novanta secondi a spiegare perché questo argomento è importante per i presenti, non perché sia rilevante in generale. Una presentazione di dieci minuti che inizia con informazioni che il pubblico già conosce spreca il tempo che meno può permettersi di sprecare. Andate subito al punto cruciale e lasciate che il resto della presentazione si sviluppi di conseguenza.
Riservate novanta secondi alla fine per un unico, chiaro invito all'azione o una breve domanda. Concludere con un "Avete domande?" senza lasciare il tempo di rispondere è un errore strutturale che si verifica in quasi tutte le presentazioni di dieci minuti non pianificate con cura. Create deliberatamente questo spazio, invece di scoprire alla fine che non esiste.
formati remoti e ibridi
Presentare a distanza elimina, spesso senza rendersene conto, la maggior parte dei meccanismi di feedback su cui i relatori fanno affidamento. L'energia nella stanza. Il contatto visivo che indica che qualcuno sta seguendo. Il leggero cenno di inclinazione in avanti che segnala un interesse genuino. Il gesto di spostare i piedi che indica che l'attenzione sta calando prima che sia completamente scomparsa.
Niente di tutto ciò è presente in un webinar o in una presentazione registrata. Stai parlando nel vuoto e deduci, praticamente dal nulla, se sta funzionando. Questo cambia completamente l'aspetto di una buona progettazione di presentazioni.
Includi interazioni più frequenti di quanto sembri necessario
In una sala dal vivo, un bravo relatore riesce a mantenere l'attenzione del pubblico per quindici o venti minuti tra un momento di partecipazione e l'altro, interpretando l'atmosfera e adattandosi di conseguenza. Online, questo lasso di tempo è più breve e mancano perlopiù i segnali che indicano quando sta per scadere.
La soluzione pratica è quella di integrare l'interazione con maggiore frequenza rispetto a quanto avverrebbe di persona. Un sondaggio ogni dieci o dodici minuti anziché ogni venti. Un invito alla chat che offra al pubblico qualcosa a cui rispondere, invece di una semplice osservazione passiva. Una sessione di domande e risposte a metà presentazione, anziché relegarla interamente alla fine, dove verrebbe tagliata se la presentazione si protraesse troppo a lungo.
Strumenti come AhaSlides rendono tutto più semplice. Sondaggi interattivi, word cloud e sessioni di domande e risposte anonime possono essere integrati direttamente nel flusso della presentazione, in modo che il passaggio dai contenuti alla partecipazione risulti naturale e non brusco. L'interazione non sostituisce i contenuti di qualità, ma mantiene il pubblico coinvolto abbastanza a lungo da consentirgli di assimilarli.
Creare ritmo intenzionalmente
Le presentazioni dal vivo hanno un ritmo naturale, creato dall'ambiente circostante. Le reazioni del pubblico, le risate, il cambio di energia quando qualcosa fa presa. Le presentazioni online non hanno niente di tutto questo. Il ritmo deve essere creato artificialmente.
Varia il ritmo in modo più consapevole rispetto a quanto faresti di persona. Rallenta nei punti importanti invece di mantenere una velocità di presentazione costante. Segnala esplicitamente le transizioni: "passiamo ora alla seconda parte" è più efficace online che in una sala dove il pubblico può vederti fisicamente cambiare. Cambia l'aspetto visivo tra una sezione e l'altra quando possibile: uno sfondo diverso per le diapositive, un cambio di layout, qualsiasi cosa che segnali al pubblico che guarda uno schermo che qualcosa è cambiato.
Fai una pausa più lunga di quanto ti sembri comodo. Il pubblico online ha bisogno di un tempo di elaborazione leggermente maggiore rispetto a quello dal vivo, perché deve gestire il proprio ambiente, le notifiche, i rumori ambientali e il carico cognitivo derivante dalla visione di uno schermo anziché trovarsi in una stanza. La pausa che a te sembra troppo lunga è probabilmente giusta per loro.
Prepararsi a un eventuale guasto tecnico.
Un problema tecnico in una sala riunioni dal vivo è imbarazzante. Un problema tecnico durante un webinar è invece prevedibile. Il tuo pubblico ha già avuto a che fare con videochiamate fallite e sa che è solo questione di tempo prima o poi. Il modo in cui gestisci la situazione è più importante del fatto che si verifichi o meno.
Prima di ogni presentazione a distanza, verifica l'audio, il video, le diapositive e la connessione internet. Non il giorno prima, ma un'ora prima. Le piattaforme si aggiornano, le connessioni cambiano e le apparecchiature che funzionavano ieri a volte non funzionano oggi.
Prepara un piano di riserva per i problemi più probabili. Sappi cosa fare se le diapositive non si caricano, se l'audio si interrompe o se la piattaforma presenta problemi durante la presentazione. Assicurati di avere un metodo alternativo per comunicare con il pubblico: una chat, un link di backup, un co-relatore che possa subentrare mentre tu ristabilisci la connessione. Il pubblico perdona un problema tecnico gestito con calma, ma perde fiducia nei relatori che sembrano sorpresi da problemi che avrebbero potuto essere previsti.
Presentazioni ibride
Le sale ibride, dove alcune persone sono presenti fisicamente e altre seguono le presentazioni da remoto, rappresentano il formato più difficile da realizzare correttamente. Il pubblico in sala e quello a distanza vivono esperienze fondamentalmente diverse e la maggior parte delle presentazioni ibride, involontariamente, privilegiano una a scapito dell'altra.
L'errore più comune è progettare pensando al pubblico presente in sala e trattare i partecipanti da remoto come semplici osservatori. Non possono vedere chiaramente cosa succede nella stanza. Non possono sentire le conversazioni a parte. Non possono percepire l'energia. Si disinteressano più rapidamente e completamente di qualsiasi altro tipo di pubblico.
Progetta pensando prima al pubblico a distanza e poi verifica che l'esperienza in presenza sia comunque efficace. Rivolgiti sia alla telecamera che alla sala. Assicurati che le diapositive siano leggibili su uno schermo piccolo, non solo su uno grande. Utilizza strumenti interattivi che consentano a entrambi i tipi di pubblico di partecipare contemporaneamente. Considera esplicitamente il pubblico a distanza, anziché trattarlo come un elemento secondario.
Principi di progettazione applicabili ovunque
I formati di presentazione variano. I principi di progettazione che li rendono efficaci, tuttavia, rimangono gli stessi. Queste tre regole si applicano indipendentemente dal fatto che si tratti di una presentazione agli investitori, di una relazione trimestrale, di un discorso di cinque minuti o di un webinar.
Migliori Regola 10-20-30
Non più di dieci diapositive. Non più di venti minuti. Carattere non più piccolo di trenta punti. Questo schema, originariamente sviluppato per le presentazioni agli investitori, si rivela utile ovunque perché i vincoli che impone sono universalmente preziosi: meno diapositive obbligano alla definizione delle priorità, un limite di venti minuti obbliga alla revisione e caratteri grandi obbligano chiarezza visiva.
La maggior parte delle presentazioni viola contemporaneamente tutte e tre queste regole. Hanno troppe diapositive, sono troppo lunghe e usano caratteri così piccoli che chi si trova in terza fila fa fatica a capire il contenuto. La regola 10-20-30 è una soluzione per correggere tutte e tre queste abitudini in una volta sola.
La regola del 5/5/5
Non più di cinque punti elenco per diapositiva. Non più di cinque parole per punto elenco. Non più di cinque diapositive consecutive con molto testo. Questi vincoli, nel loro insieme, prevengono l'errore di progettazione più comune nelle presentazioni professionali: diapositive che sostituiscono il relatore anziché supportarlo.
Quando le tue diapositive contengono tutto ciò che vale la pena sapere, il tuo pubblico le legge invece di ascoltarti. Regola 5/5/5 Le diapositive rimangono sufficientemente snelle da far sì che il relatore resti la principale fonte di informazione, anziché un narratore che legge da uno schermo.
Migliori Regola 7x7
Una versione più rigorosa della regola 5/5/5 per presentazioni ricche di dettagli: non più di sette righe per diapositiva, non più di sette parole per riga. Il principio di base è lo stesso delle altre due regole e dell'articolo 7x7 presente in questa serie: ridurre al minimo il testo delle diapositive in modo che supporti il discorso anziché sostituirlo. Il numero è una linea guida. Il principio non è negoziabile.
Tutte e tre le regole esistono per lo stesso motivo. Le diapositive troppo elaborate distolgono l'attenzione dal relatore. Le diapositive che offrono il giusto livello di informazioni la indirizzano verso di lui. Le regole rappresentano diversi modi per raggiungere lo stesso obiettivo.
Andando oltre con AhaSlides
Ogni formato descritto in questa guida presenta, in una sua variante, lo stesso problema di fondo: mantenere il pubblico presente e coinvolto abbastanza a lungo da permettere al messaggio di arrivare a destinazione. Le strategie variano a seconda del contesto, ma la sfida rimane costante.
Gli elementi interattivi affrontano direttamente questa sfida, indipendentemente dal formato. In una presentazione, un sondaggio che chiede al pubblico di valutare la gravità del problema che stai risolvendo rende il problema personale ancor prima che tu abbia parlato della tua soluzione. In una presentazione di dati, una sessione di domande e risposte dal vivo a metà presentazione fa emergere la confusione prima che si aggravi. In un discorso di cinque minuti, una singola domanda con una nuvola di parole all'inizio ti dice qual è il livello di comprensione del pubblico prima di iniziare. In una sessione a distanza, i momenti di interazione regolari sostituiscono i meccanismi di feedback che il formato elimina.
AhaSlides è progettato per funzionare in tutti questi contesti. Sondaggi, quiz, word cloud e sessioni di domande e risposte sono integrati nel flusso della presentazione, anziché essere aggiunti a margine, in modo che la partecipazione risulti parte integrante della sessione, indipendentemente dal formato, dalle dimensioni del pubblico o dal contesto di presentazione.
Il formato è il contenitore. Ah diapositive mantiene le persone coinvolte con ciò che c'è dentro.
Concludendo
La maggior parte dei problemi di presentazione sono in realtà problemi di formato mascherati. La presentazione dei dati che ha confuso tutti non era confusa perché i dati erano di scarsa qualità, ma perché era strutturata come un articolo di ricerca anziché come un briefing aziendale. La presentazione che non ha avuto successo non era poco convincente perché il prodotto era scadente, ma perché si concentrava sulle caratteristiche anziché sui problemi.
Scegli il formato prima di scegliere il contenuto. Adatta la struttura al contesto. Applica i principi di progettazione che faranno sì che le tue diapositive lavorino a tuo favore, anziché contro di te.
Fai queste tre cose e il contenuto avrà buone probabilità di raggiungere l'obiettivo prefissato.
