ברוכים הבאים לעולם של פגישות פרודוקטיביות! כאנשי מקצוע, כולנו יודעים כמה חשובות הפגישות ליצירת תוצאות, קבלת החלטות ושמירה על המסלול. עם זאת, לא כולם באיכות טובה ומועדפים.
לעתים קרובות, כשנשאלים על פגישות, אנשים רבים מגיבים בניד ראש או אנחות עצבניות עקב חוסר יעילותם. הם מוצאים את עצמם תקועים בפגישות לא פרודוקטיביות שמרוקנות את האנרגיה והזמן שלהם. זו הסיבה, היום, נלמד איך לנהל פגישה טובה!
בואו נתחיל!
התחל את הפגישה שלך עם AhaSlides.
קבל תבניות בחינם לפגישות שלך! הירשם בחינם וקבל את מה שאתה רוצה מספריית התבניות!
🚀 צור חשבון בחינם ☁️
מה הופך פגישה טובה?
פגישות הן ללא ספק חלק מהותי בכל עסק או ארגון. הם מהווים פלטפורמה ליחידים להתכנס, להחליף רעיונות, לקבל החלטות ולעבוד לקראת מטרה משותפת.
פגישה טובה היא פגישה מאורגנת היטב, פרודוקטיבית, משיגה את התוצאות הרצויות וגורמת לכל המשתתפים להרגיש שומעים ומוערכים.
הנה כמה גורמים שיוצרים פגישה טובה:
- יש לזה מטרה ברורה. פגישה טובה מתחילה באג'נדה ברורה המציינת את מטרתה, יחד עם מטרות הפגישה ותוצאותיה הצפויות, מה שעוזר לשמור על מסלול הפגישה ומבטיח שכל המשתתפים יהיו מודעים למשימותיהם.
- זה מקדם תקשורת יעילה. פגישה טובה דורשת תקשורת יעילה. לכל המשתתפים יהיו הזדמנויות להביע את מחשבותיהם ורעיונותיהם, ויש לעודד דיון תוך הקשבה פעילה ודיאלוג מכבד.
- יש לו תפוקות ברורות ופעולות המשך. בלי אלה, הפגישה אינה פרודוקטיבית ואינה יעילה מכיוון שהמשתתפים יהיו לא בטוחים לגבי צעדיהם הבאים. משם קשה להביא יעילות לכל פגישת המשך.
טיפים נוספים עם AhaSlides
- פגישות בעסקים | 10 סוגים נפוצים ושיטות עבודה מומלצות
- הדרך הטובה ביותר לארח מפגשי היכרות
- 11 שלבים להפעלה מוצלחת פגישת ניהול אסטרטגי
8 טיפים לקיים פגישה טובה
כמובן שכדי לקיים פגישה טובה כמו האמור לעיל ולא לבזבז את הזמן והמאמצים של המשתתפים, צריך לשקול את ההכנה והמעקב לפני הפגישה, במהלכה ואחריה. שימת לב לשלבים אלו תבטיח תוצאה חלקה ומוצלחת.
לפני הפגישה - שתהיה לכם פגישה נעימה
1/ הגדירו את מטרת וסוג הפגישה
המטרה, המטרות וסוג הפגישה צריכים להיות מוגדרים ולהבטיח שהם מובנים לכל המשתתפים. אף אחד לא רוצה לבוא לפגישה ל-10 דקות ועדיין לא מודע לאחריות שלו ומה הטעם לדון כאן. סוגים מסוימים של פגישות משרתים רק מטרות ספציפיות כגון
- פגישות קבלת החלטות. הם מתנהלים כאשר יש צורך בהחלטות ופעולות.
- פגישות לפתרון בעיות. הם נקראים למצוא פתרון לבעיה/משבר.
- פגישות סיעור מוחות. הם מקום לאסוף רעיונות חדשים פורצי דרך עם תרומות של חברים.
2/ יש סדר יום
ודאו שיש לכם סדר יום לפגישה ושלחו אותו לכל המשתתפים לפני הפגישה, דבר שיעזור למשתתפים להבין את המטרה, המטרות והתוצאות הצפויות של הפגישה. הוא משמש גם כמדריך שיעזור להם לאסוף באופן יזום מידע ומסמכים נחוצים כגון דוחות, נתונים, מצגות או מסמכים רלוונטיים אחרים.
3/ קבע את כללי היסוד
כללי היסוד הם קווים מנחים או נורמות המוסכמות מראש על ידי כל המשתתפים ומסייעות ביצירת סביבה פורה ומכבדת לדיון. הם עשויים לכלול עידוד הקשבה פעילה, כיבוד הגיוון, זמן מוגבל לדיון וכו'.
במהלך הפגישה - שתהיה לכם פגישה נעימה
4/ התחל עם משחק שובר קרח
התחלה עם שובר קרח יצירתי היא דרך מצוינת להפיג את המתח ולהכניס את כולם לאווירה הנכונה לפגישת צוות. שבירת רגעי השתיקה המביכים בתחילת הפגישה יכולה לעזור לקבוע את הטון לפגישה פרודוקטיבית ומהנה.
במקום להסתמך על מיושן, אתה יכול להשתתף בוויכוחים קלילים, שיחות מזדמנות, או חידון חי שיכול להיות מאוד מהנה, יצירתי, תחרותי וליצור בקלות תוך דקות ספורות. אז למה לא לנסות משהו חדש?
5/ צור מרחב לשיתוף פעולה
פגישת צוות היא הזדמנות חשובה לדון ולקבל החלטות בקבוצה. במקום לנסות להעלות רעיונות חדשים במקום, חברי הצוות צריכים להביא את הדוחות, הרעיונות ונקודות המבט המוכנים שלהם לשולחן. כך, הצוות יכול לעבוד יחד כדי להגיע להחלטה סופית מחושבת היטב.
לאחר מכן, הצוות עשוי לשקול לערוך סקר חי של הרעיונות שנדונו ולאסוף משוב בזמן אמת באמצעות סקרים חיים עם שאלות רב-ברירה או שאלות פתוחות מ-AhaSlides.
באמצעות קוד QR או קישור ייחודיים, חברי הצוות יכולים לגשת באופן מיידי ולספק את משובם, והתוצאות יוצגו ישירות על המסך. זה עוזר למנוע בזבוז זמן ומבטיח שכל הרעיונות נלכדים בצורה הוגנת.
6/ שמור על הצוות שלך מעורב
אל תתנו למשתתפים שלכם את ההזדמנות להסיח את דעתם על ידי שמירה על מעורבותם במהלך הפגישה. אתם יכולים לארגן "שולחן עגול מקוון" שבו כולם יוכלו להשתתף ולתרום. עם אנשים ביישנים? אל דאגה. שאלות ותשובות אנונימיות יפתרו את הבעיה הזו.
כמו כן, אל תשכחו לאפשר קצת מקום לספונטניות. כי פגישה בריאה ופעילה היא מקום אידיאלי לצמיחת פתרונות וחידושים חדשים. שבירת האווירה האיטית והלחוצה על ידי עידוד המשתתפים לחשוב בצורה יצירתית בעזרת Word Cloud תהיה פעילות מעניינת ויעילה. נסו ותראו.
אחרי הפגישה - שתהיה לכם פגישה נעימה
7/ סיים עם פעולות מעקב ברורות ולוחות זמנים
כדי לסיים את הפגישה האסטרטגית, ודא שלכל משתתף יש בהירות לגבי הצעדים הבאים שלו.
בקש מהמחלקות לדון ב:
- אילו מדדים ידגימו את ההתקדמות שלהם? היה ספציפי כדי שניתן יהיה לעקוב אחר ההתקדמות.
- אילו שותפים בין תפקודיים צריכים תיאום כדי להצליח? שיתוף פעולה חזק הוא המפתח.
- איזה סוג של עדכונים יידרשו לפגישות המשך? דיווחים? מצגות? סיעור מוחות מראש.
- מתי נוכל לצפות לתוצאות או מידע ראשוניים? הגדר מועדים שאפתניים אך ברי השגה כדי לשמור על הקצב.
8/ יש פרוטוקול פגישה
תמיד יש צורך בפרוטוקולים מפורטים, יסודיים, ברורים וקלים להבנה של ישיבות , לשליחה למשתתפים, לדירקטוריון, למנהלים בכירים ולאלו שאינם יכולים להשתתף. הם לא רק מסמכים, בסיס תוכן לפגישות הבאות, אלא גם בסיס משפטי (במקרה הצורך).
המנות העיקריות
יש לקוות שהטיפים לפגישה טובה ש- AhaSlides שיתפה לעיל אינם מסובכים מדי. זכרו שפגישות פרודוקטיביות הן אלו שבהן כולם מרגישים מוערכים, נשמעים ומעודדים לדבר. הפגישה חייבת להניב תוצאה מוגדרת ולשרת את מטרתה המיועדת. לאחר הפגישה, כולם מקבלים את תפקידיהם ומתחייבים לפעול לפי התוכניות שנדונו.
