פלייר פגישת פרויקט ציפורניים ב-8 שלבים (+תבנית חינם!)

אפילו החברות הממושמעות ביותר יכולות לפעמים להרגיש שהפרויקטים שלהן הולכים לאיבוד. לרוב, הבעיה היא של הכנה . הפתרון? פגישת פתיחה מובנית היטב ואינטראקטיבית לחלוטין לפרויקט!

יותר מסתם פאר וטקס, פגישת פתיחה שמבוצעת היטב יכולה באמת להוביל למשהו יפהפה. הנה 8 צעדים לקיום פגישת פתיחה של פרויקט שבונה התרגשות ומאחדת את כולם.

טיפים לפגישה שכדאי לזכור

עליך לקיים סדר יום לפגישת פתיחה מראש. שליחת אימייל מוקדם לתחילת הפרויקט חשובה מאוד! אז, בואו נבדוק את הדגימות הבודדות של סדר היום של הפגישה!

מפגש הפתיחה צריך להיות קצר ותמציתי, עם הרבה משחקים ופעילויות, מכיוון שכאן AhaSlides שימושי מאוד! בדוק איתנו טיפים נוספים כמו להלן:

טקסט אלטרנטיבי

תניע את השיחה.

קבל מידע רב ערך מהצוות ומהלקוחות שלך במהלך פגישת הפתיחה של הפרויקט. השתמש בסקרים חיים, שאלות ותשובות וכלים להחלפת רעיונות עם התבנית החינמית הזו!

🚀 ראה את התבנית

מהי פגישת פרוייקט קיקוף?

כמו שכתוב על הפחית, פגישת פתיחת פרויקט היא פגישה שבה אתם מתחילים את הפרויקט שלכם.

בדרך כלל, פגישת פתיחה של פרויקט היא הפגישה הראשונה בין הלקוח שהזמין פרויקט לבין החברה שתביא אותו לחיים. שני הצדדים ישבו יחדיו וידונו ביסודות הפרויקט, מטרתו, מטרותיו וכיצד יגיע מהרעיון ועד להגשמתו.

באופן כללי, ישנם שני סוגים של פגישות פתיחה שכדאי לשים לב אליהם:

קיקוף פרויקט חיצוני - צוות פיתוח יושב עם מישהו מ בחוץ החברה, כמו לקוח או בעל עניין, ודנה בתוכנית לפרויקט שיתופי.
PKM פנימי - צוות מ בתוך החברה מתיישבת יחד ודנה בתוכנית לפרויקט פנימי חדש.

למרות ששני הסוגים הללו עשויים להיות בעלי תוצאות שונות, ההליך דומה למדי. אין למעשה חלק בפתיחת פרויקט חיצונית שאינו חלק מפתיחת פרויקט פנימית - ההבדל היחיד יהיה עבור מי אתם מחזיקים אותו.

יותר מעורבות במפגשים שלך

מדוע פגישות פרוייקט קיקוף כל כך חשובות?

מטרת פגישות ה-Kickoff צריכה להיות קולנית וברורה! זה אולי נראה פשוט מספיק להתחיל פרויקט רק על ידי הקצאת חבורה של משימות לאנשים הנכונים, במיוחד במקום העבודה האובססיבי של קנבן של היום. עם זאת, זה יכול להוביל לכך שקבוצות יאבדו את דרכן ללא הרף.

זכרו, רק בגלל שאתם באותו הפורום, זה לא אומר שאתם באותו ראש.

בלב ליבה, פגישת פתיחת פרויקט היא דיאלוג פתוח וכנה בין לקוח לצוות. זו לא סדרה של הכרזות לגבי איך הפרויקט יעבוד, אלא שיחה על תוכניות, ציפיות ומטרות שהושגו באמצעות ויכוח בלתי מרוסן.

להלן כמה מהיתרונות של קיום פגישת הפרויקט:

זה משיג את כולם מוּכָן - "תן לי שש שעות לקצוץ עץ ואבזבז את ארבע הראשונות בחידוד הגרזן". אם אברהם לינקולן היה חי היום, אתה יכול להיות סמוך ובטוח שהוא יבלה את 4 מתוך 6 השעות הראשונות של הפרויקט בפגישת הפרויקט. זה בגלל שהפגישות האלה מכילות את כל את הצעדים הנחוצים להוצאת כל פרויקט ברגל ימין.
זה כולל כל שחקני המפתח - פגישות קיקוף אינן יכולות להתחיל אלא אם כן כולם שם: מנהלים, מובילי צוות, לקוחות וכל אחד אחר שיש לו חלק בפרויקט. כל כך קל לאבד את המפקח על מי שאחראי על מה ללא הבהירות של פגישת בעיטה כדי להבין הכל.
זה פתוח ומשתף פעולה - כפי שאמרנו, פגישות פתיחה של פרויקט הן דיונים. הטובים שבהם עוסקים את כל משתתפים ולהביא את הרעיונות הטובים ביותר מכולם.

יותר מעורבות במפגשים שלך

8 צעדים לפגישת קיקוף של פרויקט קיקאס

אז מה בדיוק כלול בסדר היום של פגישת פתיחת פרויקט? צמצמנו את זה ל-8 השלבים הבאים, אבל תמיד כדאי לזכור שאין תפריט קבוע לסוג כזה של פגישה.

השתמשו בשמונה הצעדים האלה כמדריך, אבל לעולם אל תשכחו שהאג'נדה הסופית נמצאת בידכם!

שלב 1 - היכרות ומפסקי קרח

באופן טבעי, הדרך היחידה להתחיל כל פגישת פתיחה היא על ידי היכרות של המשתתפים זה עם זה. לא משנה אורך או גודל הפרויקט שלך, לקוחות וחברי צוות צריכים להיות בקשר של שם פרטי זה עם זה לפני שהם יכולים לעבוד יחד ביעילות.

בעוד שמספיקה הקדמה פשוטה בסגנון "סיבוב השולחן" כדי להכיר לאנשים שמות, שובר קרח יכול להוסיף שכבה נוספת של אישיות ולהקל על האווירה לקראת פתיחת הפרויקט.

תנסה את זה: לסובב את ההגה 🎡

פרשו כמה נושאי מבוא פשוטים על גלגל סבבה , לאחר מכן בקשו מכל חבר צוות לסובב אותו ולענות על כל נושא עליו נוחת הגלגל. שאלות מצחיקות יתקבלו בברכה, אך הקפידו לשמור על מקצועיות רבה יותר!

רוצים עוד כאלה? 💡 יש לנו 10 שוברי קרח לכל פגישה ממש כאן.

שלב 2 - רקע הפרויקט

עם הפורמליות והחגיגות שלא יהיו מהדרך, הגיע הזמן להתחיל ולהתחיל בעסק הקרה. על מנת להשיק את המפגש בהצלחה, כדאי שתהיה לכם סדר יום ברור למפגש הפתיחה!

כמו כל סיפור נהדר, עדיף להתחיל מההתחלה. תכננו את כל ההתכתבויות בינכם לבין הלקוחות שלכם כדי שכל המעורבים בפרויקט יהיו מעודכנים לחלוטין במה שקרה עד כה.

זה יכול להיות צילומי מסך של הודעות דוא"ל, טקסטים, דקות מפגישות קודמות או כל משאבים שמוסיפים כל סוג של הקשר לחברה שלך ולקוח שלך. הפוך לכולם קל לדמיין על ידי יצירת ציר זמן.

שלב 3 - דרישת הפרויקט

בנוסף לרקע ההתכתבות, תרצו לצלול לעומק הפרטים של הסיבה להתחלה של הפרויקט הזה.

זהו צעד מכריע מכיוון שהוא מספק סקירה ברורה של נקודות הכאב שהפרויקט מעוניין לפתור, וזה דבר שעל צוותים וגם לקוחות לשמור בראש מעייניהם בכל עת.

פרוטיפ Dem

שלבים כאלה בשלים לדיון. בקשו מהלקוחות שלכם ומהצוות שלכם להציג את רעיונותיהם מדוע הם חושבים שהפרויקט הזה הומצא.

במידת הצורך, עליכם תמיד לנסות לנתב את קול הלקוח בחלק זה. שתפו פעולה עם הלקוח כדי למצוא דוגמאות מהעולם האמיתי של צרכנים שהזכירו נקודות כאב שהפרויקט שלכם מנסה לתקן. דעותיהם צריכות לעצב את גישת הצוות שלכם לפרויקט.

שלב 4 - מטרות הפרויקט

אז הסתכלתם על עברו של הפרויקט, עכשיו הגיע הזמן להסתכל על העתיד.

השגת יעדים ישירים והגדרה ברורה של הצלחה עבור הפרויקט שלך באמת יעזרו לצוות שלך לעבוד לקראתו. לא רק זה, זה יראה ללקוח שלך שאתה רציני לגבי העבודה ויש לך סכומים גבוהים באופן בו זה הולך.

שאלו את משתתפי פגישת הפתיחה שלכם 'איך תיראה הצלחה?' האם מדובר ביותר לקוחות? ביותר ביקורות? בשיעור שביעות רצון גבוה יותר של הלקוחות?

לא משנה המטרה, זה תמיד צריך להיות ...

מעשי - אל תתמתו יתר על המידה. דע את הגבולות שלך והגיע למטרה שאתה למעשה יש סיכוי להשיג.
מדיד - הגדל את המטרה שלך באמצעות נתונים. כוון למספר ספציפי ועקוב אחר ההתקדמות שלך אליו.
מתוזמן תן לעצמך תאריך סיום. עשו כל שביכולתכם בכדי להגיע למטרותיכם לפני המועד האחרון.

שלב 5 - הצהרת העבודה

הצהרת עבודה (SoW), שמציגה את העיקרון של "פגישת הפתיחה", היא סקירה מעמיקה של פרטי הפרויקט וכיצד הוא יבוצע. זהו הנושא העיקרי בסדר היום של פגישת הפתיחה וצריך לקבל את מירב תשומת הלב שלכם.

בדוק את האינפוגרפיקה הזו לגבי מה לכלול בהצהרת העבודה שלך:

אינפוגרפיקה המסבירה את 6 המיני-שלבים הכרוכים בהכרזה על הצהרת עבודה בפגישת הפרויקט.

קחו בחשבון שדוח העבודה אינו עוסק באותה מידה בדיון כמו שאר סדר היום של פגישת הפתיחה של הפרויקט. זה הזמן שבו ראש הפרויקט פשוט יציג את תוכנית הפעולה לפרויקט הקרוב, ואז ישמור את הדיון לסעיף הבא בפגישה.

בדיוק כמו שאר פגישת הפתיחה שלכם, הצהרת העבודה שלכם משתנה מאוד . הפרטים הספציפיים של הצהרת העבודה שלכם תמיד יהיו תלויים במורכבות הפרויקט, גודל הצוות, החלקים המעורבים וכו'.

רוצים לדעת עוד? 💡 קראו את המאמר המקיף הזה על כתיבת הצהרת עבודה.

שלב 6 - מדור שאלות ותשובות

אמנם ייתכן שתרגישו צורך להשאיר את מדור השאלות והתשובות לסוף, אך אנו ממליצים לקיים אותו מיד לאחר הצהרת העבודה שלכם.

פלח בשרני שכזה בוודאי יעורר שאלות מצד הלקוח שלך וגם מהצוות שלך. כאשר החלק הארי של הפגישה כל כך טרי במוחם של כולם, עדיף להכות כשהמגהץ חם.

שימוש בתוכנת מצגות אינטראקטיבית לאירוח שאלות ותשובות יכול לעזור לשמור על הכל מתקתק בצורה חלקה, במיוחד אם לפגישת הפרויקט שלך יש מספר נוכחות גבוה ...

זה מְאוּרגָן - השאלות מסודרות לפי פופולריות (דרך הצבעות) או לפי זמן וניתן לסמן אותן כ'מענה 'או להצמיד אותן לראש הדף.
זה מתון - ניתן לאשר שאלות ולדחות אותן לפני שהן מוצגות על המסך.
זה אנונימי - ניתן להגיש שאלות באופן אנונימי, כלומר לכולם יש קול.

שלב 7 - בעיות פוטנציאליות

כמו שאמרנו קודם, פגישת פתיחת פרויקט מתמקדת בפתיחות וכנות ככל האפשר. כך בונים תחושת אמון עם הלקוח מההתחלה.

לשם כך, עדיף לדון בבעיות האפשריות שעומדות בפני הפרויקט במהלך הדרך. אף אחד לא מבקש שתחזה את העתיד כאן, רק תציג רשימה רסנית של חסמים שאתה עלול להיתקל בהם.

מכיוון שאתה, הצוות שלך והלקוח שלך ניגשים לפרויקט הזה עם היבטים שונים, מומלץ לערב את כולם בדיון על הבעיה הפוטנציאלית.

שלב 8 - צ'ק-אין

פגישות פגישה קבועות עם הלקוח הן דרך נוספת לחזק את האמון בין שני הצדדים. בפגישת הפתיחה של הפרויקט, יש לכם כמה שאלות לענות עליהן לגבי מה, מתי , מי וכיצד פגישות אלו הולכות להתרחש.

צ'ק - אין הוא איזון עדין למדי בין שקיפות למאמץ . אמנם נחמד להיות פתוח ושקוף ככל האפשר, אך עליכם לנהל זאת במסגרת מידת הזמינות שלכם בפועל להיות פתוחים ושקופים.

וודא שיש לך תשובות לשאלות אלה לפני סיום הפגישה:

מה? - באיזה פרט בדיוק הלקוח זקוק לעדכון? האם הם צריכים לדעת על כל פרט זעיר של התקדמות, או שזה רק החיתומים הגדולים שחשובים?
מתי? - באיזו תדירות הצוות שלך צריך לעדכן את הלקוח שלך? האם עליהם להעביר את מה שעשו כל יום, או פשוט לסכם את מה שהם הצליחו בסוף השבוע?
מי? - איזה חבר צוות יהיה זה שיצר קשר עם הלקוח? האם יהיה חבר בכל צוות, בכל שלב, או סתם כתב יחיד יחיד לאורך כל הפרויקט?
איך? - באיזו שיטה הלקוח והכתב הולכים לשמור על קשר? שיחת וידאו רגילה, אימייל או מסמך חי מעודכן ברציפות?

כמו ברוב הסעיפים בסדר היום של פגישת פתיחת פרויקט, עדיף לדון בהם בפומבי. עבור צוות גדול וקבוצה גדולה של לקוחות, ייתכן שיהיה קל יותר לערוך סקר חי כדי לצמצם את האפשרויות ולקבוע את נוסחת הצ'ק-אין הטובה ביותר האפשרית.

רוצים לדעת עוד? 💡 צפו בכמה שיטות עבודה מומלצות ליצירת קשר עם הלקוחות שלכם.

סקר ביעילות עם AhaSlides

תבנית סדר יום לפגישת קיקoff פרויקט

בעוד פגישת הפתיחה המתוכננת בקפידה שלכם רק מחכה להדהים כמה מוחות בחדר הישיבות, המגע האחרון עשוי להיות קצת אינטראקציה שתאחד את הכל.

האם ידעתם שרק 29% מהעסקים מרגישים מחוברים ללקוחותיהם ( גאלופ )? ניתוק הוא מגפה ברמת B2B, והוא יכול לגרום לפגישות פתיחה להרגיש כמו תהליך שטוח וחסר השראה דרך כל הפורמליות.

ממש יכול לעסוק בלקוחות ובצוותים שלך באמצעות שקופיות אינטראקטיביות להגביר את ההשתתפות ו להגביר את טווחי הקשב.

ל- AhaSlides יש ארסנל כלים כולל סקרים חיים, שאלות ותשובות ושקופיות סיעור מוחות, ואפילו חידונים חיים ומשחקים כדי להצית את הפרויקט שלך בצורה הנכונה.

לחץ למטה כדי לתפוס תבנית בחינם ללא הורדה לפגישת הבעיטה שלך. שנה כל דבר שתרצו והציגו אותו ללא עלות!

תפוס את התבנית

לחץ למטה כדי ליצור חשבון AhaSlides בחינם ולהתחיל ליצור פגישות מרתקות משלך באמצעות אינטראקטיביות!

צור משלך

תגיות: פגישת עסקים