רוב נתוני הסקרים לא מובילים לשום מקום. צוותים הפעל את הסקר, לאסוף את המספרים, ולאחר מכן לבנות מצגת של תוצאות הסקר שתפרט כל שאלה ופירוט האחוזים שלה. בעלי העניין מהנהנים במהלך הפגישה, חפיסת השאלות מתמקמת, ושום דבר לא משתנה. נשמע מוכר?
הבעיה היא לעיתים רחוקות הנתונים. אלא ההצגה. מדריך זה מכסה כיצד לבנות, להמחיש ולהציג תוצאות סקר כך שהממצאים יניעו החלטות במקום למלא תיקיית ארכיון. דו"ח של המכון הגלובלי של מקינזי מצא כי ארגונים מונעי נתונים נוטים פי 23 לרכוש לקוחות ופי 19 להיות רווחיים, אך רוב ממצאי הסקר לעולם אינם מתורגמים להחלטות משום שהם מוצגים ללא נרטיב ברור [5].
מה באמת צריך לעשות בהצגת תוצאות סקר
לפני בחירת סוג תרשים או כתיבת שקופית כותרת, היו ברורים לגבי המשימה שהמצגת צריכה לעשות. מצגת תוצאות סקר צריכה לעשות שלושה דברים:
- ספרו לקהל מה גיליתם
- הסבירו מדוע זה חשוב להם ספציפית
- מצביע על מה שצריך לקרות בהמשך
כל השאר הוא קישוט. מנהלים יושבים במהלך מצגת על מעורבות עובדים נתונים אינם קיימים כדי לבחון מתודולוגיה. הם רוצים לדעת מה המספרים אומרים על מצב הארגון ומה צריך להשתנות. אנשי משאבי אנוש שבודקים תוצאות הערכת הכשרות רוצים לדעת אילו תוכניות עובדות ואילו מהן צריכות לעצב מחדש. המסגרת חשובה לפני השקופית הראשונה.
שלב 1: הכירו את קהל היעד שלכם לפני שאתם בונים משהו
יש לארוז את אותם נתוני סקר בצורה שונה בהתאם למי שנמצא בחדר. פירוט מפורט של סולם ליקרט התפלגויות על פני עשר שאלות מתאימות לצוות של אנליסטים של משאבי אנוש. את אותו מידע המוצג למנהל כספים ראשי יש לדחוס לשניים או שלושה ממצאים עיקריים הקשורים ישירות לתוצאות עסקיות.
לפני בניית החפיסה או הדוח שלכם, ענו על השאלות הבאות:
- איזו החלטה הקהל הזה צריך לקבל?
- כמה הקשר כבר יש להם לגבי הסקר ומטרותיו?
- כמה זמן יהיה להם לעבור על המצגת או לשבת בה?
- איזו רמת פירוט סטטיסטי הם ימצאו שימושית לעומת רמת מכריעה?
עבור קהל מנהיגותי, הובילו עם הממצא החשוב ביותר. עבור קהל אנשי מקצוע, ניתן לפרט יותר בשכבות. עבור חדרים מעורבים, בנו את המצגת כך שהממצאים העיקריים יופיעו ראשונים והנתונים התומכים יגיעו מאוחר יותר, כך שבעלי העניין יוכלו לצאת לאחר המסקנות המרכזיות וצוות האנליטיקה יוכל להישאר להמשך.
שלב 2: סנן את הנתונים לפני הצגתם
סקר בן 30 שאלות מייצר 30 נקודות נתונים, אבל זה לא אומר שצריך להציג את כל 30. ברוב הסקרים יש שלושה עד חמישה ממצאים שחשובים בפועל לקבלת ההחלטות. השאר הוא במקרה הטוב הקשר, במקרה הרע רעש.
עברו על התוצאות שלכם ושאלו: אילו ממצאים מפתיעים, משמעותיים או ניתנים ליישום? שאלה שבה 94% מהנשאלים נתנו את אותה תשובה כמעט ולא אומרת לכם שום דבר מועיל: כנראה שאפשר לקצץ בה. שאלה שבה התשובות מתפצלות בחדות בין מחלקות, או שבה המגמה השתנתה באופן משמעותי מאז מחזור הסקר האחרון, בדרך כלל שייכת למצגת.
שלב הסינון הזה הוא המקום שבו רוב המציגים לא משקיעים מספיק. הצגת הכל מרגישה יסודית, אבל זה עובד כמו הדגשת כל שורה בספר לימוד: כשכל דבר מסומן כחשוב, שום דבר לא חשוב.
שלב 3: בחירת סוגי תרשימים התואמים לנתונים
פורמטים שונים של שאלות דורשים הצגות ויזואליות שונות. שימוש בסוג תרשים שגוי מקשה על הבנת נתונים מדויקים.
שאלות חד-ברירה ושאלות רב-ברירה עובדים היטב כמו תרשימי עמודות אופקיים. תרשימי עמודות קלים לסריקה, מטפלים במספר רב של קטגוריות ומאפשרים למיין תשובות לפי תדירות כך שדפוסים יהיו גלויים באופן מיידי [1]. תרשימי עוגה מתאימים לשאלות בחירה בודדת עם ארבע אפשרויות או פחות שבהן היחס לסיפור השלם הוא הנקודה העיקרית, אך הם הופכים קשים לקריאה עם יותר מחמש פרוסות.
סולם דירוג ושאלות ליקרט מוצגים בצורה הטובה ביותר כתרשימי עמודות מוערמים, כאשר כל עמודה מייצגת שאלה אחת והמקטעים מראים את התפלגות התשובות על פני הסקאלה [2]. זה מאפשר לך להשוות דפוסי תגובות על פני מספר שאלות בוויזואליה אחת.
נתוני מגמה, שבו משווים תוצאות ממחזור זה למחזור קודם, עובד בצורה הטובה ביותר כגרף קווים פשוט או כגרף השוואת עמודות זה לצד זה. המטרה היא להבהיר את כיוון השינוי במבט חטוף.
תשובות טקסט פתוחות אין צורך להציגם כציטוטים גולמיים (אם כי כמה ציטוטים שנבחרו בקפידה יכולים להיות בעלי עוצמה). ענני מילים יכולים לחשוף במהירות את המונחים הנפוצים ביותר, דבר שימושי לאיתור נושאים בקבוצות תשובות גדולות.
כלל עקבי אחד בכל סוגי התרשימים: תייג את הנתונים ישירות בתרשים במקום להסתמך על מקרא. קהל היעד לא אמור להצטרך להצליב מפתח צבעים כדי להבין מה הוא רואה.
שלב 4: בניית נרטיב, לא רשימה
ההבדל בין מצגת שימושית למצגת נשכחת נובע לעתים קרובות משאלתו האם המציג ניסה לספר סיפור או רק לדווח על מספרים [3].
מבנה נרטיבי לתוצאות סקר נראה בדרך כלל כך:
הקשר: על מה עסק הסקר, מי הגיב, ומתי הוא נערך? הימנעו משקופית אחת או כמה משפטים. הקהל צריך מספיק כדי לסמוך על הנתונים, לא דוח מתודולוגי מלא.
מציאת מפתח: התחילו עם התוצאה החשובה ביותר. נסחו אותה כמשפט, לא כשאלה. "שישים ושניים אחוז מהעובדים אומרים שאין להם מספיק מידע על החלטות שמשפיעות על עבודתם" הוא ממצא. "מה חושבים העובדים על תקשורת פנימית?" הוא הנחיה, לא ממצא.
פרטים תומכים: שתיים או שלוש נקודות נתונים שמוסיפות עומק לממצא הכותרת. כאן מרוויחות שקופיות עמוסות תרשימים את מקומן.
השוואה או הקשר: כיצד זה משתווה לתקופת סקר קודמת, למדד בתעשייה, או לצוות או מחלקה אחרים? מספרים משמעותיים יותר ביחס למשהו.
מַשְׁמָעוּת: מה המשמעות של ממצא זה בפועל? כאן מחברים את הנתונים להחלטות שהקהל צריך לקבל.
המלצה: מה צריך לקרות עכשיו? גם אם למציג אין תשובה סופית, המצגת צריכה להסתיים עם אפשרויות ברורות במקום להשאיר לקהל להבין את ההשלכות בעצמו.
שלב 5: חיבור הממצאים ליעדי העסק
נתוני סקר שאינם תלויים בסדרי עדיפויות ארגוניים כמעט ולא מניעים פעולה. אם הסקר עסק ביעילות ההכשרה, חברו את הממצאים לפערים במיומנויות המשפיעים על ביצועים או שימור עובדים. אם הסקר עסק במעורבות עובדים, חברו את הממצאים לסיכון תחלופה או למדדי פרודוקטיביות.
התאמת הנתונים לתוצאות שכבר אכפת להן על הארגון אינה ספינים. זהו הקשר. ממצא לפיו "38% מהעובדים בחטיבת ההפצה כמעט ולא מיישמים מיומנויות מההכשרה בעבודתם היומיומית" הוא בר-ישים יותר כאשר הוא משולב עם נתוני תחלופת עובדים מאותה חטיבה מאשר כאשר הוא מוצג בנפרד.
שלב 6: החלטה על פורמט ומסירה
אופן שיתוף התוצאות צריך להתאים לקהל ולדחיפות הממצאים [4].
מצגת חיה עובדת היטב כאשר הממצאים משמעותיים, כאשר מצפים לשאלות, או כאשר רוצים לדון בהשלכות עם הקבוצה בזמן אמת. הצגה חיה מאפשרת לכם לקרוא את החדר ולהסתגל. אם תרשים מבלבל אנשים, תוכלו להבהיר זאת במקום.
דוח כתוב או מצגת שקופיות משותפת מתאימים לקהלים שצריכים לקלוט את הנתונים בקצב שלהם או לשתף אותם עם אנשים שלא היו בפגישה המקורית. דוחות שימושיים גם כמסמך עיון לאחר מצגת חיה.
עבור הערכות אימונים וסקרי דופק הפועלים באופן קבוע, לוח מחוונים המציג תוצאות ריצה יכול להחליף לחלוטין את חפיסת הדוח התקופתית. צוותים יכולים לבדוק מגמות מבלי להמתין לסקירה מתוזמנת.
שימוש ב-AhaSlides להצגת תוצאות סקר בזמן אמת
AhaSlides היא פלטפורמת מעורבות קהל מקיפה הכוללת סקרים, סולמות דירוג, ענני מילים, שאלות פתוחות ושאלות ותשובות בפגישה אחת. עבור מאמנים ומנחים המפעילים מפגשים בשידור חי, AhaSlides מאפשר לך להציג תוצאות סקר בזמן אמת במהלך המושב עצמו. תוצאות הסקרים, תשובות סולם הדירוג ותפוקות ענן המילים מתעדכנות ככל שהמשתתפים מגיבים, כך שתוכל לשתף את הממצאים עם החדר בזמן שהתוכן עדיין טרי במקום לאסוף את התוצאות לדוח שמגיע ימים לאחר מכן.
זה שימושי במיוחד להערכות לאחר אימון, שבהן ראיית ציוני הביטחון המצטברים כקבוצה מעוררת לעתים קרובות דיון כן יותר מקריאת דוח תחקיר שבוע לאחר המפגש. כאשר 60% מהחדר מצביעים על ביטחון נמוך במיומנות מפתח והנתונים מופיעים על המסך במהלך הדיון המסכם, זה משנה את מה שקורה בהמשך: מאמנים יכולים לטפל בפער באופן מיידי, והמשתתפים יכולים לראות שהם לא לבד במה שהם מצאו קשה.
AhaSlides גם מייצא תגובות כנתוני גיליון אלקטרוני לניתוח מפורט יותר לאחר סיום ההפעלה, כך שמצגת חיה ודיווח לאחר ההפעלה פועלים מאותם נתונים ללא שלבים נוספים. חשבו על זה פחות כמו דוח תחקיר ויותר כמו לוח תוצאות חי. אנשים מגיבים בצורה שונה כשהם יכולים לראות את המספרים בזמן אמת.
טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן
מציגים כל שאלה. קהל לא יכול לקלוט 25 נקודות נתונים בפגישה אחת. צור/י את המצגת באכזריות. העביר/י שאלות פחות משמעותיות לנספח כך שהנתונים יהיו זמינים אם ישאלו אותם, אך שמור/י על המצגת העיקרית ממוקדת בשלוש עד חמש ממצאים שבאמת שווים את תשומת הלב של החדר.
שימוש בסוג תרשים שגוי. תרשים עוגה עם שמונה פרוסות לא אומר לאנשים כלום. עמודות מוערמות המשוות את התפלגויות הליקרט על פני חמש שאלות אומרות להם הרבה. לפני סיום כל ניתוח ויזואלי, שאלו האם עמית שאינו מכיר את הסקר יכול לפרש אותו נכון בפחות מעשר שניות. אם לא, פשטו או החליפו פורמטים.
מדלגים על ה"אז מה". נתונים ללא פרשנות מאלצים את הקהל להסיק מסקנות משלו, מה שאומר שלעתים קרובות הם אינם מסיקים מסקנות כלל. כל ממצא צריך לבוא אחריו משפט אחד שמסביר מדוע הוא חשוב מבחינה מעשית. אם אינך יכול לכתוב את המשפט הזה, ייתכן שהממצא אינו שייך למצגת.
קוברים את הכותרת. התחלת מצגת של 20 דקות עם חמש דקות של מתודולוגיה לפני שמגיעים לממצא העיקרי היא דרך אמינה לאבד את המרחב. הציגו את התוצאה החשובה ביותר בשקופית שתיים או שלוש, ולאחר מכן ספקו הקשר ופרטים למי שרוצה בכך.
הצגה ברמת פירוט שגויה. צוות הנהלה זקוק לגרסה שונה של אותם נתונים מזו של הצוות שתכנן את הסקר. במקרה של ספק, הכינו גרסה מסכמת ושמרו גיבוי מפורט יותר מוכן לשליפה אם השיחה תעמיק.
שאלות נפוצות
כמה זמן צריכה להיות הצגת תוצאות סקר?
עבור רוב קהל המנהלים או בעלי העניין, היעד הוא 15 עד 20 דקות. זה בדרך כלל מספיק זמן כדי לכסות שלושה עד חמישה ממצאים מרכזיים, לספק הקשר תומך לכל אחד מהם ולסיים עם המלצות. אם הממצאים מורכבים או שהקהל מצפה לסקירה מפורטת, 30 דקות הן תקרה סבירה. כל זמן ארוך יותר צריך להיות בנוי כסדנה או מפגש עבודה, לא כמצגת.
מה צריך להיות בנספח?
כללו את כל מה שהסרתם מהמצגת הראשית אך אשר עשוי לשאול עליה בעל עניין סקרן: פירוט מלא של שאלות, פילוחים דמוגרפיים, תשובות פתוחות מילה במילה וכל הערות מתודולוגיות. הנספח מקצר את המצגת הראשית מבלי להפוך את הנתונים הבסיסיים לבלתי נגישים.
כיצד מציגים תוצאות כאשר הממצאים אינם מחמיאים?
דווחו על הנתונים בצורה מדויקת ושלבו אותם בהקשר. אם ציוני המעורבות ירדו משמעותית, ציינו זאת בבירור, כללו את כל הגורמים שעשויים לתרום, והגיעו מוכנים עם הצעת תגובה. קהלים בדרך כלל מגיבים טוב יותר לממצאים כנים עם תוכנית ברורה מאשר לתוצאות מרוככות שמשאירות את הבעיה האמיתית ללא שם.
מקורות
[1] אלכימר. תרשים עוגה או גרף עמודות? הצגת תוצאות סקר. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] לפרוח. 5 דרכים להמחיש ביעילות את תשובות הסקר. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] ונג'ג'. כיצד להציג תוצאות סקר בצורה יעילה. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] תובנה7. השיטות המובילות להצגת נתוני סקר לבעלי עניין. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] המכון הגלובלי של מקינזי. עידן האנליטיקה: תחרות בעולם מונחה נתונים. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
