重要なメモが紛失？新入社員の紹介待ち？目標を大きく上回る成果を上げているチームが評価されない？どうやら全員参加の会議が必要になりそうです！
カジュアルでありながら生産性の高い会議でチーム全体を団結させるには、会社が全員参加するのがおそらく最善の方法です。
ここでは、アジェンダの例と無料のインタラクティブなテンプレートを使用して、正しい方法を説明します。
目次
オールハンズミーティングとは何ですか？
全社員会議とは、会社の全従業員が参加する会議のことです。これは定期的に開催される会議で、おそらく月に一度程度行われ、通常は会社の経営陣が進行役を務めます。
全員参加の会議では、いくつかの重要なことを達成しようとします…
- スタッフを更新する 新しい発表 メールには合いません。
- 設定します 会社の目標 既存のものへの進捗状況を追跡します。
- 報いるために 優れた業績 個人やチームから。
- 〜へ スタッフに感謝 参加した人も去った人も。
- 答える 従業員の質問 ビジネスの隅々から。
こうしたことを踏まえると、全社員会議の究極の目的は、企業に一体感を醸成することにある。当然のことながら、近年、こうした一体感を求める声はますます高まっており、社内の結束力を維持したいと考える企業の間で、全社員会議の人気が急上昇している。
豆知識⚓「全員集合会議」の意味は、嵐の中を航行するために船の乗組員全員を最上甲板に集めるために使われた、古い海軍の掛け声「全員甲板へ」に由来しています。
「全員参加」ミーティングは「タウンホールミーティング」と同じですか?
率直に言って、いいえ。 タウンホールミーティングは非常によく似ていますが、全員参加のミーティングとは大きく異なる点が XNUMX つあります。
市役所は質疑応答に重点を置いているのに対し、全員が事前に計画された情報の提供に重点を置いています。
これは、全員が定例会議のような感覚を持っている一方で、市庁舎は実際にはその名前が付けられているリラックスした政治イベントのように感じることができることを意味します。
それでも、それらは多くの点で同じもののXNUMXつです。 どちらもトップブラスが運営する全社的な定例会議であり、従業員に必要な情報と称賛を提供します。
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なぜ全員参加の会議を実行するのですか？
分かります。誰もが「また会議か」症候群を避けようとしています。週次、月次、年次の会議のリストにさらに会議を追加することは、スタッフを敵に回す良い方法のように思えるかもしれませんが、実際には、開催する会議の数を減らすことにつながります。
どのように？それは、全員参加の会議があらゆることを網羅するからです。その月に行われる多くの会議の重要な部分を1時間というタイトな時間枠に凝縮します。
最終的には、スケジュールにかなりの時間を確保できます。全員参加ミーティングには他にも以下のようなメリットがあります。
- 包括的であること – 毎週、あるいは毎月、チームメンバーと向き合う時間を持つことが、チームにとってどれほど大きな意味を持つか、言葉では言い表せません。質疑応答を通して、彼らが抱えている疑問を気軽に質問する機会を与え、可能な限りオープンで誠実な対応をすることで、素晴らしい企業文化が築かれます。
- チームになる 上司の話を聞くのが嬉しいのと同じように、同僚の顔を見るのも嬉しいものです。リモートワークや分断されたオフィス環境は、本来最も円滑に連携すべきメンバーを孤立させてしまうことがよくあります。全員参加のミーティングは、彼らが再び顔を合わせ、語り合うカジュアルな機会となります。
- 誰も見逃さないで – 全員参加の会議の背後にある考え方は、 デッキ上のすべての手。 欠席することもありますが、リモートワーカーを含むすべての人が、聞く必要のあることを聞いているという知識を持ってメッセージを配信できます。
全員参加に賛成！
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オールハンズミーティングの議題
全体会議で実際に何が行われるのかを本当に理解するために、全体会議の議題例が必要ですか？
議題によく見られる6つの項目と、すべてを1時間以内に収めるための推奨時間制限を以下に示します。
1.砕氷船
⏰ 5分
全社規模の会議で、新しい顔ぶれもいるかもしれないので、しばらくゆっくり話をする機会がなかった同僚もいるでしょう。会議の本題に入る前に、1つか2つのアイスブレイクを用意して、チームワークを盛り上げ、参加者の頭脳を活性化させましょう。
これらのアイデアのいくつかを試してください：
- あなたの気分を表すGIFはどれですか？ – 全員に GIF 画像をいくつか提示し、自分の気持ちに最も当てはまるものに投票してもらいます。
- 恥ずかしい話を共有する – これは 良いアイデアを生み出すことが証明されている。 全員に短くて恥ずかしい話を書いて匿名で投稿してもらいます。 これらを読み上げると、全員参加の会議の議題を楽しく始めることができます。
- ポップクイズ！ ちょっとした雑学クイズがあれば、どんな状況でも盛り上がります。時事問題や会社の慣習に関する5分間のクイズは、創造性を刺激し、楽しい雰囲気で全員参加のミーティングを始めるのに役立ちます。
💡オンライン会議でも対面会議でも使える、10種類のアイスブレイクをご紹介します！プロジェクトキックオフミーティングのアイデアもいくつかご紹介します！
2.チームの更新
⏰ 5分
今回の会議では、新しい顔ぶれを目にする可能性があり、また、最近退職した数名が欠席する可能性もあります。誰もが気まずい思いで自己紹介を待つことにならないよう、議題の早い段階でこの点について触れておくのが最善でしょう。
退職したばかりのスタッフに大きな感謝を示すことは、優れたリーダーシップであるだけでなく、部下の前であなたを人間味のあるものにします。 同様に、早い段階で新人を会社に紹介することは、彼らが参加していると感じ、会議の残りの部分で全員が安心できるようにするための優れた方法です.
これには簡単な感謝と挨拶で十分ですが、短いプレゼンテーションを行うことでさらに一歩前進することができます。
3。 会社のニュース
⏰ 5分
全体会議の議題に含めておくべき、もう一つの手軽だが重要な項目は、会社の動向についてチームに最新情報を伝えることです。
これはプロジェクトや目標に関する話ではなく（それについては後ほど触れます）、会社全体に影響を与える発表に関するものです。具体的には、新たに締結された契約、進行中のチームビルディング計画、そして、前回置き忘れたコーヒーカップを配管工が取りに来る日など、必要な退屈な事柄も含まれます。
4.目標の進捗状況
⏰ 20分
いよいよ全員参加ミーティングの真髄です。目標を提示し、チームの進捗状況を誇らしげに（あるいは公然と）発表しましょう。
これはおそらく会議の中で最も重要なセクションなので、次の簡単なヒントを確認してください…
- ビジュアルデータを使用する – 驚くことではないかもしれないが、グラフやチャートは ずっと テキストよりもデータを明確に示す方が効果的です。各部門の進捗状況をグラフ上の点で示すことで、現状と（願わくば）今後の方向性をより明確に示せます。
- おめでとうとナッジ チームにとって、これは全社ミーティングの議題の中で最も緊張する部分かもしれません。チームの良い仕事を称賛し、成果が出ていないチームには、目標達成の可能性を高めるために何が必要かを尋ねて、優しく励まし、不安を和らげましょう。
- インタラクティブにする 全員参加の会議の中で最も長い時間を要する部分であり、多くの側面が全員に直接関係しないため、インタラクティブな要素を取り入れて、参加者の焦点を維持するのが良いでしょう。アンケート、スケール評価、ワードクラウド、クイズなどを活用して、参加者の意見がどのように反映されるかを確認してみましょう。 軌道に乗って あなたのチームは彼らがそうだと思います。
講演のこの部分を終えたら、チームをブレイクアウト ルームに分け、3 つの対応策についてブレインストーミングを行うことをお勧めします。
- 進捗状況の更新について彼らが気に入った点。
- 進捗状況の更新について彼らが嫌ったこと。
- より良い進歩の邪魔をしているブロッカー。
5.スタッフの表彰
⏰ 10分
自分が評価されないことに必死に取り組んでいることほど辛いことはありません。当然の功績は認められたいというのは、スタッフ一人ひとりの根源的な欲求です。だからこそ、全員参加のミーティングのこの部分を活用して、彼らにふさわしいスポットライトを当てましょう。
大げさに振る舞う必要はありません (いずれにしても、多くのスタッフはこれに不快感を覚えるかもしれません) が、何らかの認識や、場合によってはちょっとした賞品を与えることは、個人だけでなく、会議全体にとって大きな効果があります。
一般的に、これを行うにはXNUMXつの方法があります。
- 会議の前にでは、チームリーダー全員が、自分の役割において期待以上の成果を上げたチームメンバーの名前を提出します。会議では、各チームから最も多く名前を提出したメンバーを表彰しましょう。
- 会議中 – 保持する ライブワードクラウド みんなの「静かな英雄」のために。視聴者から最も多く投稿された名前がワードクラウドの中央に大きく表示され、誰なのかを公に認める機会となります。
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6. Q＆Aを開きます
⏰ 15分
全員参加の会議で多くの人が最優先事項と考えていること、つまりライブQ&Aで締めくくりましょう。
これは、どの部門の誰にとっても、経営陣に質問を投げかけるチャンスです。このコーナーではあらゆることが語られることを覚悟し、そして歓迎しましょう。なぜなら、チームにとって、正当な懸念事項に直接回答を得られるのは、この時だけだと感じるかもしれないからです。
大規模なチームの場合、質疑応答を効率的に行う方法の 1 つは、全員参加の会議の数日前に質問を募り、それらの質問を精査して、大勢の前で答える価値のある質問を見つけることです。
しかし、プロセス全体をより透明化したい場合は、ライブQ&Aプラットフォームを通じてチームメンバーから質問を受け付けるようにすれば良いでしょう。こうすることで、すべてを整理し、適切に管理し、リモートワーカーにとって完全に使いやすい環境を維持できます。
全員参加の会議のための追加の支援
全員参加のミーティングを 1 時間より少し長くしたい場合は、次の追加アクティビティを試してみてください。
1.カスタマーストーリー
会社が顧客に触れたときは、チームにとって非常に強力なモチベーションになる可能性があります。
会議の前または会議中に、チームに顧客からの熱烈なレビューを送ってもらいます。 チーム全体でこれらを読んだり、クイズを用意して、どの顧客がどのレビューをしたかを誰もが推測できるようにします。
2.チームトーク
正直に言うと、チーム メンバーは CEO よりもチーム リーダーと親しい関係にあることが多いです。
各チームのリーダーをステージに招き、目標達成に向けた進捗状況をそれぞれの視点から発表してもらうことで、参加者全員に馴染みのある声を聞かせることができます。そうすることで、より共感しやすく、正確な情報が得られる可能性が高く、また、あなたの声から他の参加者を解放する効果もあります。
3.クイズタイム！
全員参加の会議に、競争的なクイズで刺激的な雰囲気を演出しましょう。各チームを…チームに分け、仕事に関する質問でリーダーボードを目指して競い合いましょう。
今年のコンテンツ制作予定数はどれくらいですか？昨年、最も利用された機能の導入率はどれくらいでしたか？このような質問は、重要な企業指標を把握するのに役立つだけでなく、会議を活性化させ、理想的なチーム作りにも役立ちます。
よくある質問
市役所と全員の違いは何ですか?
タウンホールはより局所的な最新情報/Q&Aセッションですが、オールハンドはトップエグゼクティブが主導する全社オリエンテーションです。
全社会議の議題は何ですか?
企業によって異なりますが、全員参加会議の議題には通常次のものが含まれます。
– 会社の最新情報 – CEO またはその他の役員が、前期間 (四半期または年) の会社の業績の概要、主要なビジネスの最新情報、開始された新製品/イニシアチブなどを提供します。
– 財務アップデート – CFO が、収益、収益性、過去の期間と比較した成長、アナリストの予測などの主要な財務指標を共有します。
– 戦略の深掘り – リーダーシップは、新規市場拡大計画、テクノロジー ロードマップ、パートナーシップなど、ビジネス/戦略の 1 つの領域に深く焦点を当てます。
– 表彰 – 優秀な人材、チーム、およびその成果を表彰します。
– 人事アップデート – CHRO が採用目標、保持戦略、福利厚生の変更、昇進プロセスなどについて話します。
– Q&A セッション – 従業員が経営陣に質問する時間を割り当てます。
– ロードマップの議論 – リーダーシップが今後 6 ～ 12 か月間の戦略ロードマップと優先事項を共有します。
全員参加の会議にふさわしい名前は何でしょうか?
全員参加の会議を「全員」よりも適切な名前で呼ぶには、次のような方法があります。
– 社内最新情報会議 – すべての従業員を対象としていることを指定せずに、情報提供/最新情報の提供の目的に焦点を当てます。
– [会社] の現状 – 「一般教書演説」のような、より広範な戦略的展望を示します。
– 全チーム集会 – 「全員」よりも柔らかい言葉ですが、それでもチーム全体のためのものであることが伝わります。
