イベント企画 101 | 初心者のための究極のガイド

Welcome to our beginner’s guide to イベント企画! If you’re new to this exciting world and want to kick-start your journey, you’re in for a treat! In this blog post, we’ll provide essential elements of event planning and guide you through the fundamental steps of planning an event (+free template), from selecting the perfect venue to crafting a budget and coordinating logistics. 

思い出に残る体験への扉を開ける準備をしましょう!

目次

• 概要
• イベント企画とは何ですか?
• イベント計画が重要なのはなぜですか?
• イベント企画の責任者は誰ですか?
• イベント計画の 7 つの段階とは何ですか?
• 成功するイベント計画を作成する方法
• 無料のイベント企画テンプレート 
• 重要なポイント
• よくある質問 

概要

エンゲージメントを高めるためのヒント

• あなたが知る必要があるすべて イベント管理
• イベントの種類
• ビジネスネットワーキング

イベント企画とは何ですか?

Organizing and coordinating all the components and tasks required for creating a successful event is known as event planning. It involves careful management of various factors, such as the event’s purpose, target audience, budget, logistics, venue selection, vendor coordination, timeline, and overall execution. 

For example, you’re planning a birthday party for a friend. Event planning phases would involve:

• パーティーの日付、時間、場所を決めます。 
• ゲストリストを作成し、招待状を発送します。
• パーティーのテーマやスタイル、装飾、含めたい特定のアクティビティやエンターテイメントを選択します。 
• 食事や飲み物、座席の手配などを行います。
• 予期せぬ問題に対処し、すべてが計画どおりに進むようにします。
• ...

イベント計画が重要なのはなぜですか?

Objectives of event planning could be the targets your organization want to obtain. This would mean that, event planning brings order and structure to the process of organizing an event. For instance, carefully planning and coordinating all the necessary elements in advance helps prevent last-minute chaos and ensures everything runs smoothly. Without proper planning, there’s a higher risk of disorganization, confusion, and potential mishaps during the event.

• For example, imagine a conference where speakers don’t show up, attendees face difficulties finding their way around the venue, and technical issues arise during presentations. Such situations can hinder the event’s effectiveness and create a negative participant experience. Effective event planning helps avoid such issues and ensures a seamless and efficient flow of activities.

イベント企画の責任者は誰ですか?

イベントの企画を担当する人やチームは、イベントの性質や規模によって異なります。 小規模なイベントは個人または小規模なチームによって計画および実行される場合がありますが、大規模なイベントでは、計画プロセスを効果的に処理するために専門家やボランティアのより広範なネットワークが必要になることがよくあります。 

イベント計画に一般的に関与する重要な役割をいくつか紹介します。

• イベントプランナー/コーディネーター: An event planner or coordinator is a professional who specializes in organizing and managing events. They are responsible for all aspects of event planning, from initial concept development to execution. In addition, they work closely with the client or event stakeholders to ensure the event’s objectives are met.
• イベント委員会/組織委員会: 大規模なイベントや組織やコミュニティが主催するイベントの場合は、イベント委員会または組織委員会が設立される場合があります。 彼らは協力して、マーケティングとプロモーション、スポンサーシップの獲得、プログラム開発、物流、ボランティアの調整などのさまざまな側面を処理します。

It’s important to note that the level of involvement and the specific roles may vary on the event’s size, complexity, and available resource.

イベント計画の 7 つの段階とは何ですか?

So, what is event planning process, and how many stages in it? The event planning process typically consists of the following seven stages: 

ステージ 1: 研究と概念化: 

Conduct thorough research to understand the event’s purpose, target audience, and industry trends. Develop a clear concept for the event, outlining its objectives, theme, and desired outcomes.

ステージ 2: 計画と予算編成: 

必要なすべての要素、タスク、スケジュールを含む詳細な計画を作成します。 イベントのさまざまな側面に資金を割り当てる包括的な予算を作成します。

ステージ 3: 会場の選択とベンダーの調整: 

Identify and secure a suitable venue that aligns with the event’s requirements and budget. Coordinate with vendors and service providers, such as caterers, audiovisual technicians, decorators, and transportation services, to ensure they can fulfill the event’s needs.

ステージ 4: マーケティングとプロモーション: 

Marketing and promotion is one of the most important steps of event planning. Develop a strategic marketing and promotion plan to generate awareness and attract attendees. Utilize various channels, including online platforms, social media, email marketing, and traditional advertising, to effectively reach the target audience and communicate the event’s value proposition.

ステージ 5: イベントの実行: 

登録と発券、座席の手配、視聴覚のセットアップ、現場の管理など、イベントの運営面を監督します。 スタッフ、ベンダー、ボランティアと連携して、スムーズな活動の流れを確保し、イベント中に発生する可能性のある問題に対処します。

ステージ 6: 参加者のエンゲージメントとエクスペリエンス: 

参加者にとって魅力的で思い出に残る体験を作りましょう。 生徒の興味や期待に応える活動、プレゼンテーション、エンターテイメント、ネットワーキングの機会を計画、組織します。 参加者の全体的なエクスペリエンスを向上させるために、看板、装飾、パーソナライズされたタッチなどの細部に注意を払います。

ステージ 7: イベント後の評価とフォローアップ: 

Evaluate the event’s success by collecting feedback from attendees, stakeholders, and team members. Analyze the event’s outcomes against the established objectives and review the financial aspects. 

改善の余地がある領域を特定し、今後のイベント計画プロセスを改善するために学んだ教訓を収集します。 さらに、出席者、スポンサー、パートナーをフォローアップして感謝の意を表し、関係を維持します。

How To Create A Successful Event Planning?

While there isn’t a universally agreed-upon set of elements for event planning, here are key elements that are often considered essential for effective event planning:

1/ 明確な目標:  

Establish the goals and objectives of the event. Understand what you want to achieve and align all planning efforts accordingly. Whether it’s raising funds, fostering networking, promoting a product, or celebrating a milestone. 

2/ 予算管理: 

現実的な予算を立て、会場、ケータリング、装飾、マーケティング、物流など、イベントのさまざまな側面に資金を割り当てます。 

支出を定期的に追跡し、予算内に収まるようにします。 費用対効果の高いオプションを優先しながら、望ましい結果を達成するために資金を戦略的に配分します。

3/ 戦略計画とスケジュール: 

すべてのタスク、責任、期限の概要を記載した包括的な計画を作成します。 初期のコンセプト開発からイベント後の評価まで、計画プロセスを管理可能なステップに分割します。 

詳細なタイムラインによりスムーズな調整が保証され、必要に応じて調整が可能になります。

4/ イベントのデザインとテーマ: 

Create a cohesive and engaging event design that reflects the desired atmosphere or theme. This includes elements such as decorations, signage, lighting, and overall aesthetics that contribute to the event’s ambiance.

5/ 物流と運営: 

イベントの登録、発券、交通手段、駐車場、視聴覚要件、現場管理などのロジスティクスの詳細に細心の注意を払ってください。 必要なすべてのリソースを効果的に調整することで、スムーズな運営を確保します。

6/ 評価とフィードバック: 

フィードバックを収集し、その影響を評価することで、イベントの成功を評価します。 

参加者の満足度を分析し、設定された目標に対する成果を測定し、将来のイベントで改善すべき領域を特定します。

無料のイベント企画テンプレート 

Here’s an event planning template that incorporates the seven stages of event planning:

重要なポイント 

Event planning is a dynamic process that requires thorough research, strategic planning, and flawless execution to achieve successful and unforgettable events. Whether it’s a corporate conference, wedding, or community gathering, effective event planning ensures the attainment of goals, active engagement of attendees, and the delivery of a positive experience.

さらに、 あはスライド インタラクティブな機能を備えたユニークなイベントの作成をサポートします。魅力的なプレゼンテーションからリアルタイムのオーディエンスインタラクションまで、AhaSlidesはイベントを新たな高みへと導く幅広いツールを提供します。豊富なライブラリをご覧ください 既製のテンプレート さあ、参加者の興奮が高まるのを目撃してください!

Ref： 野生のアプリコット | Project Manager