最悪のシナリオを想像すると心臓が高鳴ります。
❗️ 講演者がステージに上がる数分前に体調を崩しました。
❗️ イベント当日、会場が突然停電してしまいます。❗️ Or worst of all – someone gets hurt at your event.胃が痛むような考えで夜も眠れなくなります。
But even the most chaotic events can be managed – if you plan carefully and systematically in advance.
シンプルな イベントリスク管理チェックリスト can help you identify, prepare for and mitigate potential issues before they derail your event. Let’s figure out the 10 must-haves in the checklist to transform worry into a well-laid plan of action.
コンテンツの表
- 概要
- イベントのリスク管理とは何ですか?
- What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
- イベントリスク管理チェックリスト
- 5 elements of risk management?
- Checklist in Event management
- まとめ
- よくあるご質問(FAQ)
概要
| イベントリスクとは何ですか? | Unexpected and unforeseen problems, which can negatively affect organisers and the company brand. |
| イベントリスクの例は? | 異常気象、食品の安全性、火災、騒乱、安全上の脅威、財務リスクなど… |
イベントのリスク管理とは何ですか?
イベント リスク管理には、イベントを脅かす可能性のある潜在的なリスクや問題を特定し、それらのリスクを軽減するためのプロセスと予防措置を講じることが含まれます。 これにより、イベント主催者は混乱を最小限に抑え、問題が発生した場合に迅速に復旧するための緊急時対応計画を立てることができます。 イベント リスク管理チェックリストも利用して、あらゆる潜在的な脅威を確実に回避します。
What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
We know it’s stressful as an event planner with all the possibilities that can occur. To save you from overthinking, follow our simple 5 steps to make a perfect risk management plan for events:
• リスクを特定する – Brainstorm all possible things that could go wrong at your event. Consider factors like venue issues, bad weather, technology failures, speaker cancellations, food issues, injuries, low attendance, etc. Think broadly and put it on a ブレーンストーミングツール アイデアをそのままに保つために。
エンゲージメントを高めるためのヒント
イベントリスク管理チェックリスト
イベントリスク管理チェックリストでカバーする必要がある一般的な点は何ですか? 以下のイベントリスクチェックリストの例からインスピレーションを得てください。
#1 – Venue
☐ 契約書に署名しました
☐ 取得した許認可
☐ フロアプランとセットアップの手配の確認
☐ ケータリングおよび技術要件の指定
☐ バックアップ会場が特定されスタンバイ中
#2 – Weather
☐ 悪天候の監視と通知計画
☐ 必要に応じてテントまたは代替シェルターを利用可能
☐ 必要に応じてイベントを屋内に移動するための手配が行われます
#3 – Technology
☐ A/V およびその他の技術機器のテスト済み
☐ IT サポートの連絡先情報の取得
☐ バックアップとして利用可能な資料の紙のプリントアウト
☐ インターネットまたは停電に対する緊急時対応計画
#4 – Medical/Safety
☐ 応急処置キットとAEDをご用意しております
☐ 非常口は明確にマークされている
☐ 緊急手順の訓練を受けたスタッフ
☐ 警備/警察の連絡先情報が手元にある
#5 – Speakers
☐ プロフィールと写真を受け取りました
☐ 代替スピーカーがバックアップとして選択されました
☐ 講演者に緊急時対応計画を伝達
#6 – Attendance
☐ 最低出席閾値が確認されました
☐ キャンセルポリシーの通知
☐ イベント中止時の返金プランあり
#7 – Insurance
☐ 一般賠償責任保険に加入中
☐ 保険証を取得しました
#8 – Documentation
☐ 契約書、許可証、ライセンスのコピー
☐ すべてのベンダーおよびサプライヤーの連絡先情報
☐ イベントプログラム、議題および/または旅程
#9 – Staffing/Volunteers
☐ スタッフとボランティアに割り当てられた役割
☐ ノーショウの場合に備えてバックアップが利用可能
☐ 緊急手順と緊急時対応計画の訓練を完了
#10 – Food and Beverage
☐ 生鮮食品のバックアップを用意しておく
☐ 注文が遅れた場合、注文が間違っていた場合、アレルギーのあるお客様に備えて、代替の食事オプションをご用意します。
☐ 追加の紙製品、食器、食器類もご用意しております
#11 – Waste and Recycling
☐ ゴミ箱とリサイクル容器の配布
☐ イベント中およびイベント後のゴミ収集の役割が割り当てられています
#12 – Procedures for Handling Complaints
☐ 参加者の苦情を処理するために指定されたスタッフメンバー
☐ 問題を解決し、必要に応じて返金/補償を提供するためのプロトコル
#13 – Emergency Evacuation Plan
☐ 避難経路と集合場所の準備
☐ 出口付近にスタッフを配置する
#14 – Lost Person Protocol
☐ 迷子・高齢者・障害者担当スタッフを設置
☐ 未成年者の親/保護者の連絡先情報を取得
#15 – Incident Reporting
☐ スタッフが緊急事態を記録するために作成された事件報告フォーム
What are The Five Elements of Risk Management?
Risk isn’t just bad luck – it’s part of every venture. But with the right event risk management plan, you can tame the chaos risk creates and turn threats into opportunities. The five approaches to risk management include:
• リスクの特定 – Think small stuff like tech glitches…all the way up to total catastrophe. Listing risks gets them out of your head and onto paper where you can confront them.• リスクアセスメント– Rate each risk to understand which poses the biggest threat. Consider: How likely is this to happen? What damage could result if it does? Prioritising risks focus your efforts on the issues that really matter.• リスクの軽減 – Have plans to fight back! Consider ways to reduce the chances a risk occurs, lessen any impact if it does happen, or both. The more you can weaken risks beforehand, the less they’ll disrupt you.• リスクモニタリング – Once your initial plans are in place, stay vigilant. Monitor for signs new risks are emerging or old risks are changing. Adjust your strategies as needed to keep up with the evolving threat landscape.• リスク報告 – Share risks and plans with your team. Bringing others into the loop gets buy-in, exposes weaknesses you may have missed, and distributes accountability for managing risks.イベント管理のチェックリストとは何ですか?
イベント管理におけるチェックリストとは、イベント主催者がイベントに先立って準備、手配、または計画されていることを確認する項目またはタスクのリストを指します。
包括的なリスク管理チェックリストは、イベントを正常に実行するために必要なすべての詳細を整理する際に、重要な見落としがないことを確認するのに役立ちます。
チェックリストは次の理由からイベント管理に役立ちます。
• 明確さと構造を提供する – They lay out in an order detailing everything that needs to be done, so nothing falls through the cracks.
• 綿密な準備を促す – Checking items off motivates organisers to ensure all arrangements and precautions are actually in place before the event begins.
• コミュニケーションを改善する – Teams can divide and assign checklist items to ensure everyone understands their roles and responsibilities.
• 一貫したサポート – Using the same checklist for recurring events helps maintain standards and catch areas for improvement each time.
• ギャップや弱点を明らかにする – Unchecked items highlight forgotten things or require more planning, enabling you to address them before issues arise.
• 引き継ぎを容易にする – Handing the checklist to new organisers helps them understand all that was done to plan previous successful events.
まとめ
イベント リスク管理チェックリストにこれらの追加項目を追加すれば、戦場への準備は万全です。 準備は潜在的な混乱を穏やかな自信に変えます。 したがって、各項目をリストに追加してください。 それらを XNUMX つずつ消していきます。 このチェックリストが不安を力に変えるのを見てください。 なぜなら、予想が多ければ多いほど、より大きなリスクが綿密な計画と準備に屈するからです。
よくあるご質問(FAQ)
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