何が良いですか ミーティング招待メール 例？
Meetings can be an essential element of team effectiveness, coordination, and unity. Many companies host a meeting at least once a week, it can be an informal meeting to simply have a deep talk with their employees or a more formal meeting of the management board to discuss a company’s future plan and annual year-end report. It is compulsory for administrator officers or leaders to send meeting invitation letters to the participants or guests.
会議招集は、公式会議を効果的かつ円滑に運営するために重要です。 会議の招待状を送信する方法はたくさんあります。 この記事では、対処に焦点を当てます ミーティング招待メールは、会議に参加するように人々を招待する最も便利で一般的な方法です。
目次
AhaSlidesを使ったクイックミーティングテンプレート
ミーティング招待メールとは
ビジネス活動の重要な部分である会議招待メールは、会議の目的のデモンストレーションと、特定の日付と場所に従って人々が会議に参加するように要求するメッセージと、さらに詳細な添付ファイルがある場合は添付ファイルを含む書面によるメッセージです。 会議の特徴に応じて、フォーマルまたはインフォーマルなスタイルで書くことができます。 ビジネスメールのエチケットに合うように、適切な口調とスタイルで書く必要があります。
However, don’t confuse a meeting invitation email with a meeting request email. The key difference between these emails is that a meeting request email is aim to set up an appointment with someone while a meeting invitation email aims to invite you to a meeting on announced dates and location
ミーティング招待メールが重要な理由
メール招待状を使用すると、多くの利点がもたらされます。 電子メール招待状の利点は次のとおりです。
- カレンダーに直接接続します。 受信者が招待を受け入れると、招待はビジネス カレンダーに追加され、カレンダーに記載されている他のイベントと同じリマインダーが届きます。
- 便利で速いです。 受信者は、送信ボタンをクリックするとすぐにメールに到達できます。 受信者に直接届くので、メールアドレスが間違っていてもすぐにお知らせが届き、すぐに次の解決策に進むことができます。
- 時間の節約になります。 同時に何千ものメール アドレスを含むグループ メールを送信できます。
- It is cost-saving. You don’t have to spend a budget for mailing.
- It can be generated directly from your preferred webinar platform. Unless you’re having a face-to-face meeting, your first choice will probably be Zoom, Microsoft Teams, or something equivalent. When RSVP is confirmed, all of the links and timeframes are synced up via email, so the attendee can avoid confusion with other events.
It is a fact that billions of emails are sent every day and many of them are spam. As everyone uses at least one email to exchange important messages for work, purchases, meetings, and more. However, as you have to read tons of emails per day, it is not surprising that you sometimes encounter the “email fatigue” phenomenon. Thus, delivering a good invitation email can avoid unnecessary misunderstanding or ignorance from receivers.
ミーティング招待メールを段階的に書く
適切な会議への招待メールは不可欠です そして、原則として、それは メール配信 レート。
ビジネス会議への招待メールを受信者に配慮して作成するには、全員が従わなければならないエチケットと原則があります。 次の手順に従って、標準的な会議の招待メールを作成する方法を学習できます。
ステップ 1: 強力な件名を書く
メール受信者の 47% が、件名が明確で簡潔なメールを読んでいるという事実があります。 第一印象は大事です。 これにより、受信者は切迫感や重要性を感じることができ、開封率の向上につながります。
- 短く、的を絞った。 謎めいたものではなく、事実であること。
- 緊急の印として、件名に出席の確認を求めることができます。
- Or add a sentiment tone like don’t forget importance, urgency,…
- 時間に敏感な問題を強調したい場合は、時間を追加してください
例えば、: “Meeting 4/12: Project brainstorm session” or “Important. Please RSVP: New Product Strategy meeting 10/6”
ステップ 2: 簡単な紹介から始める
In the very first line, it’s a good idea to do a brief of who you are, what your position is in the organization and why you’re reaching out to them. Then you can directly show the purpose of the meeting. Many people make the mistake of delivering a vague purpose of the meeting as they assume that participants must know about that.
- あなたの紹介を快く、または仕事に関連させてください
- タスクを完了する必要がある場合や、会議に何かを持参する必要がある場合は、参加者に注意してください。
例えば、 こんにちは、チーム メンバーです。来週の月曜日の新製品発表会でお会いできるのを楽しみにしています。
ステップ 3: 時間と場所を共有する
会議の正確な時間を含める必要があります。 また、直接またはオンラインで会議がどのように、どこで行われるかを伝え、必要な場合に備えてガイドラインまたはプラットフォームへのリンクを提供する必要があります。
- 従業員が世界のさまざまな地域で働いている場合は、タイム ゾーンを追加します
- 会議の推定所要時間に言及する
- 道順を指示するときは、できるだけ詳細にするか、マッピングガイドラインを添付してください
例えば、: 6 月 1 日（金）午後 00 時から、管理棟 2 階会議室 XNUMX に集合してください。
ステップ 4: 会議の議題の概要を説明する
Cover key objectives or proposed meeting agenda. Don’t mention the details. You can simply state the topic and timeline. For formal meetings, you can attach a detailed document. This is particularly useful for helping attendees do preparation advance.
例えば、, you can start with: We plan to discuss…./ We want to address some of the issues Or as the following timeline:
- 8:00～9:30：プロジェクト紹介
- 9:30-11:30: Howard (IT)、Nour (マーケティング)、Charlotte (セールス) によるプレゼンテーション
ステップ 5: RSVP を求める
Requiring an RSVP can help confirm a response from your recipients. To prevent ambivalence, a preferred response and time limit for attendees to inform you of their attendance or absence should be included in your email. By that, if you haven’t received their RSVP at the time you regulate, you can do quick follow-up actions.
例えば、: [日付] までに [電子メール アドレスまたは電話番号] に返信してください
ステップ 6: プロフェッショナルな電子メール署名とブランドを追加する
ビジネスメールの署名には、氏名、役職、会社名、連絡先情報、 個人のウェブサイト およびその他のハイパーリンクされたアドレス。
署名を簡単にカスタマイズできます Gmailの.
例えば、:
ジェシカ・マディソン
リージョナル チーフ マーケティング オフィサー、インコ インダストリー
555-9577-990
時間と労力を節約できる無料の電子メール署名作成ツールがたくさんあります。 私の署名.
会議招待メールの種類と例
Bear in mind that different types of meetings will have different standards and writing styles to follow. Commonly, we separate meeting invitation emails based on their level of formal or informal, including or excluding virtual meetings or pure online meetings. In this part, we collect and introduce to you some typical types of meeting invitations and each type’s template that are popularly used in business meeting invitation emails.
#1. 正式な会議出席依頼メール
正式な会議出席依頼メールは、通常年に XNUMX ～ XNUMX 回開催される大規模な会議に使用されます。 大規模な正式な会議であるため、メールはフォーマルな文体で書く必要があります。 添付の付録は、会議への参加方法、場所の見つけ方、議題の詳細を参加者にわかりやすくするために必要です。
正式な会議には次のものが含まれます。
- 経営会議
- 委員会
- 取締役会
- Shareholders’ meeting
- 戦略会議
例1： Shareholders’ 招待メール テンプレート
件名: 重要です。 年次総会に招待されました。 [時間]
【受取人名】
[会社名]
[職名]
【会社の住所】
[日付]
株主の皆様、
に開催される年次総会にご招待いたします。 [時間]、[住所]
年次株主総会は、情報、交換、議論のための特別な機会です。 [会社名] そして株主の皆様。
また、重要な決定を行う際に積極的な役割を果たすために、自分自身を表現し、投票する機会でもあります。 [会社名]、 保有株数は問いません。 会議では、次の主要な議題が取り上げられます。
アジェンダ1：
アジェンダ2：
アジェンダ3：
アジェンダ4：
この会議への参加方法、議題、および承認のために提出する決議文の説明については、以下の添付文書をご覧ください。
理事会を代表して、皆様の貢献と忠誠心に感謝いたします。 [会社名] そして、私はあなたを次の会議に歓迎することを楽しみにしています [日付]
ベストに関しては、
[名前]
【役職名】
[会社名]
【会社住所・ホームページ】
例2： 戦略会議 招待メール テンプレート
【受取人名】
[会社名]
[職名]
【会社の住所】
[日付]
件名： プロジェクト立ち上げ マーケティング キャンペーン ミーティング: 2/28
代表して [会社名]、で開催されるビジネスミーティングにご招待いたします。 【会議場名、建物名】 【日時】. 会議は次の時間まで続きます [間隔].
It’s my pleasure to welcome you to the first stage of our project to discuss our upcoming proposal [Details] and we appreciate your valuable insights on it. Here’s a brief summary of our agenda for the day:
アジェンダ1：
アジェンダ2：
アジェンダ3：
アジェンダ4：
この提案は、チーム全体で最も重要なものの XNUMX つと見なされています。 ご参考までに、事前に会議の準備をしておくと便利なように、より詳細な情報を記載した文書をこの手紙に添付しました。
この提案を成功させるためにさらに何ができるかを話し合うために、皆様との会話を楽しみにしています。 会議の前に質問や提案を提出してください [締め切り] このメールに返信して直接私に連絡してください。
先に素晴らしい一日を過ごします。
よろしくお願いします、
暖かいよろしく、
[名前]
【役職名】
[会社名]
【会社住所・ホームページ】
#2. 非公式会議への招待メール
チーム内の管理職レベルのスタッフまたはメンバーとの会議の場合は、正式な会議招待メールを使用します。 適切に書く方法を考える方がはるかに簡単です。 親しみやすく楽しい口調でカジュアルなスタイルで書くことができます。
非公式の会議には以下が含まれます。
- ブレインストーミングミーティング
- 問題解決会議
- AI学習
- チェックインミーティング
- チームビルディングミーティング
- コーヒーチャット
例 3: チェックイン ミーティングの招待メール テンプレート
件名: 緊急です。 【プロジェクト名】 アップデート。 [日付]
親愛なるチーム、
ご挨拶！
あなたと一緒に仕事をするのは楽しくて楽しい時間でした. 【プロジェクト名】. しかし、私たちの計画を効果的に進められるように、これまでの進捗状況を報告するのに適切な時期であると信じています。 [位置] で問題をさらに議論する [日時].
I also attached a list of all the agendas that we need to discuss. Don’t forget to prepare your task completion report. Please use this [リンク] あなたがそれを成し遂げることができるかどうか私に知らせてください。
確認のメールをできるだけ早く私に送ってください。
暖かいよろしく、
[名前]
[職名]
[会社名]
例4： チーム部イルディング招待メールテンプレート
チームメンバー各位
これは、 [部署名] を組織している 全スタッフのチームビルディングミーティング 上のメンバー [日時]
さらなる専門能力開発のために、私たちが共に成長することは非常に重要であり、それは私たちがチームとして働き、私たちのスキルと才能を活用してより良いパフォーマンスをもたらすことができる場合にのみ可能です. そのため、当部署では毎月さまざまなチームビルディング活動を推進しています。
より良いサポートを提供するためにどのように改善できるかについてのあなたの声を聞くことができるように、イベントに参加してください. もいくつかあるでしょう チームビルディングゲーム 飲み物と軽食とともに、会社から提供されます。
一人一人が成長できるように企画されたチームビルディングイベントで、楽しいひとときを過ごせることを楽しみにしています。 この会議に参加できないと思われる場合は、その旨お知らせください。 【コーディネーター名】 at [電話番号]
引き続きよろしくお願いいたします。
[名前]
[職名]
[会社名]
#3. ゲストスピーカー招待メール
ゲスト スピーカーの招待メールには、会議や講演の機会に関してスピーカーに関連する情報を含める必要があります。 講演者がイベントに貢献できる方法と、イベントに参加することで得られるメリットを知っていることが重要です。
例 5: ゲスト スピーカーの招待メール テンプレート
親愛な [スピーカー]、
このメッセージがあなたを元気にしてくれることを願っています！ 本日は、皆様の熟考のための素晴らしい講演の機会をご用意しております。 どうぞよろしくお願いいたします。 【会議名】、に焦点を当てたイベント [イベントの目的と対象者の説明]。 全体 【会議名】 チームはあなたの業績に刺激を受け、志を同じくする専門家の聴衆に向けてあなたが完璧な専門家であると感じています.
【会議名】 で行われます 【都道府県を含む会場】 on [日付]. 私たちのイベントは約 【参加予定人数#】. 私たちの目標は [Meeting’s objectives].
私たちはあなたが素晴らしいスピーカーであり、あなたの幅広い仕事を考えると、あなたの声はその会話に重要な追加になると信じています. [専門分野]。 の分野に関連する [Duration] 分まで、あなたのアイデアを発表することを検討できます。 【議題】. 私たちのチームがあなたのアイデアを聞き、あなたのスピーチの詳細を事前に決定できるように、[締め切り] までに [リンク] に従って提案を送信してください。
いずれにせよ、出席できない場合は、[リンク] からご連絡ください。 お時間を割いてご検討いただきありがとうございます。お客様からの前向きな回答をお待ちしております。
ベスト、
[名前]
[職名]
[連絡先]
【会社ホームページアドレス】
#4. ウェビナー招待メール
In today’s trends, more and more people host online meeting as it is time and cost-saving, especially for remote working teams. If you use conference platforms, there are well-customized invitation messages that are directly sent to your attendee before the meeting starts, such as the Zoom invitation email template. For a virtual webinar, you can refer to the following sample.
ヒント： Use keywords such as “Congratulations”, “Soon”, “Perfect”, “Update”, , “Available”, “Ultimately”, “Top”,“Special”, “Join us”, “Free”, ” etc.
例6： ウェビナー招待メール テンプレート
件名: おめでとうございます！ 招待されています 【ウェビナー名】
親愛な [候補者名],
[会社名] [ のウェビナーを開催できることをとても嬉しく思いますウェビナーのトピック] の上 [日付] で [時間]、 に照準 [【ウェビナーの目的】
[ウェビナー トピックス] の分野で招待された専門家から大きな利益を得て、無料のギフトを受け取る良い機会です。 私たちのチームはあなたの存在にとても熱心です。
注: このウェビナーは、 [人々の数]. 座席を確保するには、登録してください [リンク]、お友達と気軽に共有してください。
そこであなたに会えたらいいですね！
すてきな一日を、
[あなたの名前]
[署名]
ボトムライン
Luckily, there are many available templates of business meeting invitations on internet for you to customize and send to your attendees in seconds. Don’t forget to save some in your cloud so that you can prepare your email with perfect writing, especially in case of urgency.
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よくあるご質問(FAQ)
会議の約束のメールをどのように書きますか?
会議の予約メールに含める重要なポイント:
– Clear subject line
– Greeting and introduction
– Requested meeting details – date(s), time range, purpose
– Agenda/topics for discussion
– Alternatives if primary dates don’t work
– Next steps details
– Closing and signature
チームミーティングへの招待を電子メールで送信するにはどうすればよいですか?
– Open your email client or webmail service (such as Gmail, Outlook, or Yahoo Mail).
– Click on the “Compose” or “New Email” button to start drafting a new email.
– In the “To” field, enter the email addresses of the team members you want to invite to the meeting. You can separate multiple email addresses with commas or use your email client’s address book to select recipients.
– If you have a calendar application integrated with your email client, you can add the meeting details to the calendar invite directly from the email. Look for an option like “Add to Calendar” or “Insert Event” and provide the necessary information.
招待メールを作成するにはどうすればよいですか?
短い招待状メールに含める重要な事項は次のとおりです。
– Greeting (address recipient by name)
– Event name and date/time
– Location details
– Short invitation message
– RSVP details (deadline, contact method)
– Closing (your name, event host)
