世の中で最も規律のある企業でさえ、プロジェクトが失敗していると感じることがあります。 多くの場合、問題は次のXNUMXつです。 準備. ソリューション？ よく構造化され、完全にインタラクティブ プロジェクトキックオフミーティング!
単なる華やかさと儀式以上に、うまく実行されたキックオフミーティングは本当に右足で何か美しいものを手に入れることができます。 興奮を高め、得るプロジェクトキックオフミーティングを開催するための8つのステップは次のとおりです。 誰も 同じページに。
キックオフタイム！
- プロジェクトキックオフミーティングとは何ですか？
- プロジェクトキックオフミーティングが非常に重要なのはなぜですか？
- Kickassプロジェクトキックオフミーティングへの8つのステップ
- プロジェクトキックオフミーティングの議題テンプレート
Meeting Tips to Remember
You must have a kickoff meeting agenda beforehand. Sending early project kickoff email is very important! So, let’s check out the few kickoff meeting agenda samples!
The kickoff session should be short and concise, with lots of games and activities, as this is when AhaSlides comes in very handy! Check out more tips with us as below:
Kick-Start the Conversation.
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プロジェクトキックオフミーティングとは何ですか？
缶に書かれているように、プロジェクトのキックオフミーティングは プロジェクトを開始する会議.
通常、プロジェクトのキックオフ ミーティングは、プロジェクトを発注したクライアントと、プロジェクトを実現する会社との間の最初のミーティングです。 双方が一緒に座り、プロジェクトの基礎、目的、目標、アイデアから実現までの方法について話し合います。
一般的に言えば、 2タイプ キックオフ ミーティングの次の点に注意してください。
- External Project Kickoff – 開発チームはからの誰かと一緒に座ります 外側 クライアントや利害関係者のように、会社は共同プロジェクトの計画について話し合います。
- Internal PKM – からチーム 以内 会社は一緒に座って、新しい内部プロジェクトの計画について話し合います。
これらのタイプは両方とも異なる結果をもたらす可能性がありますが、 手順 ほぼ同じです。 本質的にあります パーツなし of an external project kickoff that isn’t part of an internal project kickoff – the only difference will be who you’re holding it for.
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プロジェクトキックオフミーティングが非常に重要なのはなぜですか？
The purpose of Kickoff Meetings should be loud and clear! It may seem simple enough to kick off a project just by assigning a bunch of tasks to the right people, especially in today’s Kanban board-obsessed workplace. However, this can lead to teams continuously losing their way.
Remember, just because you’re on the 同じボード doesn’t mean you’re on the 同じページ.
その中心にあるのは、プロジェクトのキックオフミーティングは正直でオープンなことです。 対話 between a client and a team. It’s プロジェクトがどのように機能するかについての一連の発表ですが、 会話 無制限の議論によって到達した計画、期待、目標について。
プロジェクトキックオフミーティングを開催するメリットのいくつかを次に示します。
- それはみんなを取得します 準備 – “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe”. If Abraham Lincoln was alive today, you can be assured he’d be spending the first 4 out of 6 project hours in a project kickoff meeting. That’s because these meetings contain を プロジェクトを右足で進めるために必要な手順。
- それは含まれます すべての主要プレーヤー – Kickoff meetings can’t get started unless everyone’s there: managers, team leads, clients and anyone else with a stake in the project. It’s so easy to lose track of who’s in charge of what without the clarity of a kickoff meeting to figure it all out.
- 信じられないほどシンプル オープンで協調的 – As we said, project kickoff meetings are debates. The best ones engage を 参加者とみんなから最高のアイデアを引き出します。
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Kickassプロジェクトキックオフミーティングへの8つのステップ
So, what exactly is included in the agenda of a project kickoff meeting? We’ve narrowed it down to the 8 steps below, but you should always remember that there’s このタイプの会議のセットメニューはありません.
これらの8つのステップをガイドとして使用しますが、最終的な議題は次のとおりであることを忘れないでください あなた！
Step #1 – Introductions and Ice Breakers
当然のことながら、キックオフ ミーティングを開始する唯一の方法は、参加者がお互いに慣れ親しむことです。 プロジェクトの長さや規模に関係なく、クライアントとチーム メンバーは、効率的に共同作業を行う前に、お互いにファースト ネームの関係にある必要があります。
While a simple ‘go-round-the-table’ type introduction is enough to get people familiar with names, an icebreaker can add another layer of 人格 および 気分を明るくする プロジェクトのキックオフに先立って。
これを試してみてください： 車輪を回転させます 🎡
にいくつかの簡単な紹介トピックをレイアウトします スピナーホイール、次に各チーム メンバーにそれを回してもらい、ホイールが着地したトピックに答えてもらいます。 面白い質問は歓迎されますが、多かれ少なかれプロフェッショナルなものにしてください。
このようにもっとしたいですか？ 💡 We’ve got 任意の会議のための 10 の砕氷船 ここ。
Step #2 – Project Background
With the formalities and festivities out of the way, it’s time to kick on by kicking off the stone-cold business. In order to launch the meeting successfully, you should have a clear agenda for the kick-off meeting!
As all great stories do, it’s best to begin at the beginning. すべての通信の概要 between you and your clients to get everyone involved in the project fully up to scratch on what’s happened so far.
これは、電子メール、テキスト、以前の会議の議事録、または会社とクライアントにあらゆる種類のコンテキストを追加するリソースのスクリーンショットである可能性があります。 タイムラインを作成して、誰もが簡単に視覚化できるようにします。
Step #3 – Project Demand
In addition to the correspondence background, you’ll want to dive deep の詳細に 現在も将来も、 このプロジェクトはそもそも開始されています。
これは、プロジェクトが解決しようとしている問題点の明確な概要を提供するため、重要なステップです。これは、チームとクライアントの両方が常に最前線に立っておく必要があることです。
原型 👊
このような段階は議論の余地があります。 クライアントに尋ねる および あなたのチームは、なぜこのプロジェクトが夢見られたと思うのかについて彼らのアイデアを提案します。
該当する場合は、常にチャネル化を試みる必要があります お客様の声 このセクションで。 クライアントと協力して、プロジェクトが修正しようとしている問題点に言及している消費者の実例を入手します。 彼らの意見は、チームがプロジェクトに取り組む方法を形作るはずです。
Step #4 – Project Goals
So you’ve looked into the 過去 of the project, now it’s time to look at the 未来.
Having direct goals and a clear definition of success for your project will really help your team work towards it. Not only that, it will show your client that you’re serious about the work and have similarly high stakes in how it goes.
キックオフミーティングの参加者に質問する ‘what will success look like?’ それはより多くの顧客ですか？ その他のレビュー？ より良い顧客満足率？
No matter the goal, it should always be…
- 達成可能な – Don’t overstretch yourselves. Know your limits and come up with a goal you 実際に 達成するチャンスがあります。
- 測定可能な – Prop up your goal with data. Aim for a specific number and track your progress towards it.
- Timed – Give yourself an end date. Do everything you can to reach your goals before that deadline.
Step #5 – The Statement of Work
Putting the ‘meat’ in ‘kickoff meeting’, a Statement of Work (SoW) is a hefty dive into the specifics of the project and how it’s going to be carried out. It’s the 主な請求 キックオフミーティングの議題にあり、あなたの注意のほとんどを受け取る必要があります。
作業範囲記述書に何を含めるかについては、次のインフォグラフィックを確認してください。
作業範囲記述書は、プロジェクトのキックオフミーティングの残りの議題ほど議論に関するものではないことに注意してください。 これは本当にプロジェクトリードが単純に 行動計画を立てる 次のプロジェクトのために、次にディスカッションを保存します。 会議の次の項目.
キックオフミーティングの他の部分と同様に、作業範囲記述書は次のとおりです。 スーパー変数。 作業範囲記述書の詳細は、プロジェクトの複雑さ、チームの規模、関係する部分などによって常に異なります。
詳細をお知りになりたいですか？ 💡これをチェックしてください 作業範囲記述書の作成に関する包括的な記事.
Step #6 – Q&A Section
While you may feel compelled to leave your Q&A section until the end, we’d actually recommend holding it 作業範囲記述書の直後.
Such a beefy segment will surely give rise to questions from both your client and your team. With the bulk part of the meeting being so fresh in everyone’s minds, it’s best to strike while the iron is hot.
Using interactive presentation software to host your Q&A can help keep everything ticking along smoothly, especially if your project kickoff meeting has a high attendance number….
- 信じられないほどシンプル 組織された – Questions are arranged by popularity (through upvotes) or by time and can be marked as ‘answered’ or pinned to the top.
- 信じられないほどシンプル モデレート – Questions can be approved and dismissed before they’re shown on screen.
- 信じられないほどシンプル 匿名の – Questions can be submitted anonymously, meaning that everyone has a voice.
Step #7 – Potential Problems
前に言ったように、プロジェクトのキックオフミーティングは、可能な限りオープンで正直であることです。 これは１日あたり どのように構築するか 信頼感 最初からクライアントと一緒に。
To that end, it’s best to discuss the potential problems that the project might face along the way. No one’s asking you to predict the future here, just to come up with a tentative list of barriers you may run into.
As you, your team and your client will be approaching this project with different stakes, it’s ideal to get 誰も 潜在的な問題の議論に関与します。
Step #8 – Checking In
Checking in with your client regularly is another way to solidify trust between both parties. At your project kickoff meeting, you’ve got a few questions to address about 何、 いつ誰 および の これらのチェックインが行われます。
チェックインは、 透明 および 努力. While it’s nice to be as open and transparent as possible, you have to manage this within the scope of how available you’ll actually be to be オープンで透明。
会議が終了する前に、次の質問に回答してください。
- 何？ – Exactly in what detail does the client need updating? Do they need to know about every tiny detail of progress, or is it just the big sign offs that matter?
- いつ？ – How often should your team update your client? Should they relay what they’ve done every day, or just sum up what they’ve managed at the end of the week?
- 誰ですか？ – Which team member will be the one who liaisons with the client? Will there be a member of each team, at each stage, or just one singular correspondent throughout the whole project?
- 方法は？ – By what method are the client and the correspondent going to stay in touch? Regular video call, email or continuously updated live document?
As is the case with most items on the agenda of a project kickoff meeting, it’s best to discuss in the open. For a big team and large group of clients, you might find it easier to do a ライブ投票 オプションを絞り込んで、可能な限り最良のチェックイン方式を確立するため。
詳細をお知りになりたいですか？ 💡いくつかチェックしてください クライアントにチェックインするためのベスト プラクティス.
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プロジェクトキックオフミーティングの議題テンプレート
専門的に計画されたキックオフミーティングが会議室で頭を悩ませるのを待っているので、最後の仕上げは少しかもしれません 相互作用 それをすべてまとめる。
あなたはそれだけを知っていましたか 企業の29% クライアントとのつながりを感じる（ギャラップ）？ B2B レベルではエンゲージメントの低下が蔓延しており、キックオフ ミーティングが単調で退屈な手続きのように感じられることがあります。
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