Employee reviews are a critical aspect of any organization’s human resource management. These reviews provide an opportunity for organizations to assess their employees’ performance, provide feedback, and set goals for improvement.
しかし、成功した 社員向けレビュー can be a challenging task. Therefore, in this blog post, we’ll explore some useful tips and examples to help you have a helpful review for employees.
AhaSlidesを使った仕事のヒント
目次
従業員に対するレビューとは何ですか?
An employee review is a process in which an employer evaluates an employee’s performance over a period of time. It is an opportunity for organizations to share feedback about their employee, set goals, and identify employees’ areas for improvement.
In addition, an employee review is critical for assisting employees in growing and developing in their roles, along with allowing employers to check that their team is meeting the organization’s goals.
レビューは、オープンなコミュニケーションと継続的な改善の文化を奨励することにより、前向きで生産的な職場環境を作り出すのにも役立ちます。
従業員のレビューを効果的に実施するためのヒント
従業員の効果的なレビューを実施するのに役立ついくつかの実用的なヒントを次に示します。
1/ Define clear objectives and expectations – Review For Employee
明確な目標と期待を設定することで、あなたと従業員はレビューの目的に集中できます。 これは、レビューが双方にとって有益であることを確認するのに役立ちます。
レビューの明確な目標を設定する方法のいくつかの手順を次に示します。
レビューの目的を定義する
You need to start by answering the question “What is the purpose of this review?”. Is it to evaluate employee performance over a specific period (3 months, 6 months, year-end), to identify areas for improvement, or to set goals for the future? Or all of the above? Communicate with employees so they can understand what the review is for.
具体的な目標を概説する
Once you’ve defined the purpose of the review, outline the specific goals you want to achieve. These goals should be aligned with the goals of the organization and SMART (specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound).
たとえば、 an employee’s performance review will have purpose and specific objectives like:
Purpose: To evaluate the employee’s performance over the past six months and identify areas for improvement.
具体的な目的：
- Review the employee’s performance over the past six months, including sales targets, customer satisfaction ratings, etc.
- 従業員が優れている分野と、追加のサポートが必要な分野を特定します。
- 改善が必要な領域について建設的なフィードバックを提供し、従業員と協力して、今後 6 か月間の実行可能な目標を設定します。
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2/ Prepare in advance – Review For Employee
Once you have determined the objective of the employee review, you need to prepare information and data to have a comprehensive picture of the employee’s performance.
- 従業員の職務内容を確認します。 従業員の職務内容を見直して、あなたの評価が従業員の責任と目標に沿っていることを確認してください。
- データ収集： 生産性指標、月次レポート、計時記録、顧客からのフィードバックなど、関連するすべての従業員データを収集します。 この情報は、改善が必要な従業員の長所と短所を特定するのに役立ちます。
- 以前のレビューを確認する: View previous employee reviews to determine where they’ve improved and where issues are recurring.
- 他の人からフィードバックを得る: Talk to your employees’ colleagues, subordinates, or customers to gain insight into their performance.
- 議題を設定する: レビューのアジェンダを作成し、議論したい重要な分野の概要を説明し、それを従業員に送信して準備してもらいます。
- 時間と場所をスケジュールします。 話し合う必要があるすべてのことをカバーするのに十分な時間をスケジュールしてください。 また、レビューは快適で静かな場所で、気を散らしたり中断したりしないで行う必要があります。
3/ Provide specific examples – Review For Employee
By providing specific examples and specific information during the review, you can help employees understand exactly what they’re doing well and what they need to improve on. You can respond as follows:
具体的な例を使用する
一般化する代わりに、特定の例を使用して、従業員の成功と改善の領域を示します。
- For example, if you want to highlight an employee’s excellent communication skills, give specific examples of how they communicated effectively while speaking to customers, or collaborating with colleagues in other departments.
特定のデータを使用する
可能な限り、データを使用してフィードバックをサポートしてください。
- For example, if you’re discussing with an employee about his sales record, you could provide specific numbers to compare. Such as their sales record is higher than the previous month, or the number of new customers they brought in, or their conversion rate.
あいまいな言葉を避ける
フィードバックを提供するときは、あいまいな言葉を使用しないでください。
- Instead of saying, “You need to be more productive,” give specific examples of where employees could be more productive and how they could improve, such as “You should use a time management tool to avoid missing deadlines”
4/ Provide constructive feedback – Review For Employee
建設的なフィードバックを提供することで、従業員がそれぞれの役割で成長し、発展するのを助けることができます。 これは、建設的なフィードバックを提供するためのガイドです。
- 人ではなく行動に焦点を当てる: Remember that focusing on your employees’ behaviors and actions, rather than their personality or personality, helps keep your feedback constructive and avoids any conflicts, personal attacks, or criticism.
- 協力的で敬意を表する口調を使う: サポートされ、尊重されていると感じることで、従業員との良好な関係を維持できます。 さらに、従業員が快適に感じ、改善への意欲を高めることができます。
- 具体的なフィードバックを提供する: 前述のとおり、フィードバックを提供する際は具体的に説明し、要点を説明する例を提供してください。
- 実行可能な手順を提供する: 改善のための実行可能な手順を提供して、従業員がパフォーマンスを向上させるために必要な具体的な手順を理解できるようにします。
- ポジティブノートで終わる: End the feedback on a positive note, highlighting the employee’s strengths and potential for improvement. It helps employees maintain motivation and a positive attitude toward change.
5/ Develop an action plan – Review For Employee
改善が必要な領域を特定したり、新しい目標を設定したりした後、あなたと従業員はそれらに対する行動計画について合意する必要があります。 行動計画には次の情報が必要です。
- 特定のアクションを特定する: 目標を、従業員が達成するために実行できる具体的な行動に分解します。 これらのアクションは、明確さと集中力を提供するのに役立ち、従業員が目標に向かって働きやすくなります。
- タイムラインを設定する: 各アクションの特定のタイムラインを決定します。これにより、緊急性が高まり、目標に向かって確実に前進することができます。
- 必要なリソースを特定する: 従業員が目標を達成するために必要なリソースを決定します。 これには、トレーニング、メンターシップ、または同僚やマネージャーからの追加サポートが含まれる場合があります。
- 進捗状況を監視する: 進行状況を定期的に監視して、アクション プランが機能していることと、必要に応じて調整できることを確認します。
この計画は彼らのと統合することができます 個人開発計画 いくつかの段階では、職場での開発に焦点を当てています。
6/ Recognize achievements – Review For Employee
従業員の業績を認識することは、効果的な評価プロセスを実施する上で不可欠な要素です。 これにより、士気を高め、従業員が高いレベルでパフォーマンスを継続するように動機付けることができます。 従業員の業績を認識するためのヒントは次のとおりです。
- 具体的に： 従業員の功績を認めるときは、彼らが何をうまくやったか、そしてなぜそれが重要なのかを具体的に示してください。 従業員は、自分の貢献に対して価値があり、感謝されていると感じるかもしれません。
- 成果を目標に合わせます。 成果を認識するときは、従業員に設定された目標に合わせます。 これにより、従業員は、自分の努力が望ましい結果を達成する上で目に見える違いを生むことを理解できます。
- 成功を祝う: レビュープロセス中の従業員の成功を祝うことは、口頭での表彰、書面による報酬、またはその他の形の賞と励ましによって行うことができます。
- 誠実です： 従業員の功績を認めるときは、誠実に賞賛と感謝を示してください。
7/ Encourage open communication – Review For Employee
レビュー中のオープンなコミュニケーションを奨励することは、従業員が自分の意見を聞いて尊重されていると感じられるようにするために不可欠です。 オープンなコミュニケーションを促進するためのいくつかの手順を次に示します。
- 安全で快適な空間づくり: 従業員がフィードバックを表明し、質問できる安全で快適な環境を作ります。 これは、信頼を築き、オープンなコミュニケーションを促進するのに役立ちます。
- 積極的に聞く: 従業員の話を遮ったり判断したりせずに、積極的に耳を傾けます。 彼らは自分の考えや感情を率直に表現するように促され、尊重されていると感じます。
- 自由形式の質問をする: Ask open-ended questions can help the employee provide more detailed feedback. It’s a chance to facilitate a more meaningful conversation and encourages the employee to be more honest in the review.
8/ Follow-Up – Review For Employee
レビュー後に定期的にフォローアップすることで、従業員が目標に向かって前進していること、および問題が時間どおりに対処されていることを確認できます。
さらに、レビュー後に定期的にフォローアップすることで、職場での説明責任と継続的な改善の文化を築くことができます。
重要なポイント
従業員のレビューを実施することは、健康で生産的な労働力を維持および開発する上で不可欠な部分です。 この記事で説明したヒントに従うことで、レビュー プロセスが効果的で、公正で、従業員と組織の両方にとって有益であることを確認できます。
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*参照: ジョシュ・バーシン
