Көптеген презентациялар тым ұзын, тым мәтінді және тым зеріктіргіш. Тыңдаушылар ести алмай қалады. Слайдтар тірек емес, алаңдататын нәрсеге айналады. Негізгі мәселе: баяндамашылар слайдтарды ауызша мазмұн үшін негіз ретінде пайдаланудың орнына, барлығын слайдтарға сыйғызуға тырысады.
Маркетинг жөніндегі сарапшы Гай Кавасаки бұл мәселені алдамшы қарапайым ережемен шешті. Біз оны 10-20-30 шеңбері деп атаймыз. Қарапайымдылығына қарамастан, ол презентациялардың сезімі мен жұмыс істеу тәсілін өзгертеді.
Бұл нұсқаулықта біз ережені, оның неліктен жұмыс істейтінін және оны презентацияларыңызға қалай қолдану керектігін түсіндіреміз. Инвесторларды ұсынсаңыз да, қызметкерлерді оқытсаңыз да немесе сыныпта сабақ берсеңіз де, бұл құрылым сіздің жұмысыңызды жақсартады.
10-20-30 ережесі дегеніміз не?
Ереже үш құрамдас бөліктен тұрады:
Ең көбі 10 слайд: Презентацияңызда 10 слайдтан аспауы керек. Бұл шектеу басымдықты талап етеді. Сіз тек маңызды тармақтарды қосасыз. Толтырғыш жоғалады.
Ең көбі 20 минут: Презентацияңыз шамамен 20 минутқа созылуы керек. Бұл сәйкес келеді көпшілік адамдардың үзіліссіз ұстайтын зейін ұзақтығыМазмұнын қамтуға жеткілікті ұзын, бірақ назарды шоғырландыруға жеткілікті қысқа.
Ең аз 30 нүктелі қаріп: Слайдтардағы мәтін кемінде 30 пунктке үлкен болуы керек. Бұл шектеу слайдтардың шамадан тыс толып кетуіне жол бермейді. Тек тақырыптар мен қысқаша мәлімдемелерге орын болған кезде абзацтарды сыйғыза алмайсыз.
Kawasaki бұл ережені венчурлық капиталистерге арналған презентациялар үшін әзірледі. Бірақ бұл логика кеңінен қолданылады. Кез келген презентация осы шектеулерге негізделген ойлаудан пайда көреді.
Неліктен 10 слайд дұрыс сан болып табылады?
Когнитивті жүктеме шындық. Адам миы шексіз ақпаратты өңдеуге қиналады. Он слайд - бұл аудитория есінде сақтай алатын сан. 10-нан асатын кез келген нәрсе тыңдаушыларды басып озуы мүмкін.
Әдеттегі слайдтар жиынтығын қарастырыңыз. Сату презентацияларында көбінесе 40-50 слайд көрсетіледі. Оқыту модульдері 100-ден асады. Көрермендер ештеңені дерлік есінде сақтамайды осы марафондардан. Олардың миы 20-слайдтан шаршады.
Он слайд сізді қиын таңдау жасауға мәжбүр етеді. Қандай идеялар шынымен де негізгі болып табылады? Қандай тірек ойларды экранда көрсетудің орнына ауызша түсіндіре аласыз? Қандай слайдтар маңызды болып көрінеді, бірақ дәлеліңізді алға жылжытпайды?
10 слайдқа дейін аяусыз өңдеген кезде, ең мықты материалыңыз қалады. Әрбір слайд өз орнын алады.
Әдеттегі 10 слайдтан тұратын құрылым:
- Аты-жөніңіз бен тақырыбыңыз жазылған тақырыптық слайд
- Мәселе туралы мәлімдеме (бұл неге маңызды)
- Шешімге шолу (сіздің жауабыңыз)
- Бұл қалай жұмыс істейді (бірінші түсініктеме)
- Бұл қалай жұмыс істейді (екінші түсініктеме)
- Нақты әлемдегі мысал немесе кейс-стади
- Негізгі артықшылықтар немесе нәтижелер
- Неліктен сіз бұл үшін дұрыс адамсыз
- Іс-әрекетке шақыру (аудиториядан не күтесіз)
- Байланыс ақпараты
Бұл құрылым маңызды элементтерді артықсыз қамтиды. Сіз мәселеден шешімге және іс-әрекетке дейінгі оқиғаны баяндайсыз.
Неліктен 20 минут сиқырлы ұзақтық?
Зейін қоюға арналған зерттеулер көрсеткендей, адамдардың көпшілігі 20-30 минут үздіксіз сөйлегеннен кейін зейінін жоғалтады. Егер сіз үзіліссіз немесе өзара әрекеттесусіз жалғыз сөйлесеңіз, шамамен 20 минутқа тоқтаңыз.
Теледидар эпизодтарының ұзақтығы форматына байланысты шамамен 20-45 минутты құрайды. Неліктен? Себебі жасаушылар назар аудару ұзақтығын түсінеді. Олар көрермендер телефондарды қашан тексере бастайтынын біледі. Жиырма минут - адамның назарының табиғи ырғағы.
20 минуттық презентация аудиторияңыздың уақытын да құрметтейді. Кәсіби ортада 20 минуттық уақытты 60 минуттық сессияларға қарағанда жоспарлау әлдеқайда оңай. Қысқа презентациялардың болуы ықтимал. Адамдар қатысуға көбірек дайын.
20 минуттық презентацияға уақыт бөлу:
- Кіріспе (1-2 минут): Контекстті анықтаңыз, неге оларға қамқорлық жасау керектігін түсіндіріңіз
- Мәселе немесе қажеттілік (2-3 минут): Тыңдаушыларға қиындықты түсінуге көмектесіңіз
- Шешіміңіз (5-7 минут): Не ұсынып отырғаныңызды және оның қалай жұмыс істейтінін түсіндіріңіз
- Дәлелдер немесе мысалдар (4-5 минут): Тыңдаушылардың сізге неге сенуі керектігін көрсетіңіз
- Іс-әрекетке шақыру (1-2 минут): Келесіде не істеу керектігін айтыңыз
- Буфер (1-2 минут): Ауысуларды, тыныс алуды және табиғи қарқынның өзгеруін ескеріңіз
Бұл уақыт диапазондары икемді, бірақ олар 20 минуттың басқарылатын бөлімдерге қалай бөлінетінін көрсетеді. Сіз әр тақырыпты созбай тереңірек қарастыра аласыз.
Егер сізге көбірек уақыт қажет болса, кейін сұрақ-жауап сессиясын қосыңыз. Бірақ дайындалған сөздеріңіз 20 минутқа сыюы керек.
Неліктен 30 нүктелі қаріп дизайнды жақсартуға мәжбүр етеді
Кішкентай мәтін – бұл ең оңай жол. Баяндамашылар мазмұнды слайдтарға сығымдау үшін кішкентай қаріптерді пайдаланады, содан кейін сол слайдтардан сөзбе-сөз оқиды. Нәтижесінде аудитория сіздің сөйлегеніңізді тыңдаудың орнына сіздің оқығаныңызды бақылайды.
Қаріптің минималды өлшемі 30 пунктті құрайды, бұл тұзақтың алдын алады. Абзацтарды сыйғызу мүмкін емес. Сіз үш сөйлемді әрең сыйдыра аласызБұл шектеу анықтықты талап етеді. Тақырыптар өткір бола түседі. Қосымша мәтін қысқа және маңызды бола түседі.
Үлкен қаріп қолжетімділікті де шешеді. Бөлменің артқы жағындағы адамдар слайдтарды оқи алады. Көру қабілеті нашар көрермендер де назардан тыс қалмайды. Үлкен мәтін жай ғана жақсы дизайн болып табылады.
30 нүктелі қаріп қалай көрінеді:
30 нүктелі қаріп үлгісі
Қанша орын алатынына назар аударыңыз. Әдеттегі слайд 30 нүктелік өлшемде ең көбі 3-4 жолға сыяды. Сіз шашыраңқылықты азайтуға мәжбүр боласыз.
Сет Годин өзінің осыған қатысты ережесіне жиі сілтеме жасайды: «Слайдта алты сөзден артық болмасын. Әрқашан». Барлығы мұны қатаң ұстанбаса да, бұл қағида 10-20-30 философиясына сәйкес келеді. Минималды мәтін, максималды сөйлеу.
Нақты әлемдегі мысал: 10-20-30 қолдану
Айталық, сіз басшылық тобыңызға жаңа қызметкерлерді оқыту бағдарламасын ұсынып жатырсыз.
10-20-30 ережесінсіз: Сіз бағдарлама тарихын, нарықты зерттеуді, бәсекелестерді талдауды, оқу бағдарламасының егжей-тегжейлі бөлінуін, бөлімдер бойынша шығындардың бөлінуін, әр орынның іске асыру мерзімдерін және қосымшаларды қамтитын 35 слайд дайындайсыз. Презентацияңыз 75 минутқа созылады. Басшылар 20 минуттан кейін назарын жоғалтады. Сіз аяқтайсыз, барлығына алғыс айтасыз және апталап жауап алмайсыз.
10-20-30 ережесімен: Сіз 10 слайд дайындайсыз:
- Тақырыбы: «Оқу бағдарламасын жаңғырту»
- Мәселе: «Қазіргі бағдарлама қызметкерлерді болашақ рөлдерге дайындамайды»
- Шешім: «Стратегиялық дағдыларға бағытталған жаңа бағдарлама»
- Жұмыс істеу тәсілі: "Модульдік құрылым, өзіндік қарқынмен оқу"
- Бұл қалай жұмыс істейді: "Көшбасшылық коучингімен тоқсан сайынғы семинарлар"
- Оқиғалық зерттеу: «X компаниясы дағдыларды сақтауда 40%-ға жақсаруды байқады»
- Артықшылықтары: «Жаңадан жұмысқа қабылданғандар үшін өнімділікке жету уақыты 30%-ға жылдамдатады»
- Неліктен біз: «Біздің командамыздың 50 жылдық оқыту тәжірибесі бар»
- Инвестиция: «Құны қолданыстағы бағдарламаға қарағанда 15%-ға аз»
- Келесі қадамдар: «Сату тобымен бірге пилоттық жобаны жоспарлайық»
Сіз 18 минут ішінде баяндама жасайсыз. Сіздің хабарламаңыз айқын: бұл бағдарлама жұмыс істейді, біз оны мұқият жоспарладық және ол бюджетті бұзбайды. Басшылар бірден түсінеді. Олар пилоттық жобаны мақұлдайды. Сіз егжей-тегжейлі құжаттармен жұмыс істейсіз, бірақ сіздің тікелей презентацияңыз өз жұмысын атқарды.
10-20-30 ережесінің жұмыс істеуінің үш себебі
1-себеп: Назарды шоғырландырады
Шектеулер шығармашылықты дамытады. 10 слайд пен 20 минутпен шектелген кезде, хабарламаңызды оның мәніне жеткізуіңіз керек. Жеңіл сөздер жойылады. Негізгі дәлеліңіз жеке және күштірек.
Бұл назар аудару аудиторияңызға да пайдалы. Олар мақсатты презентацияларды тым көп айтылған презентацияларға қарағанда әлдеқайда жақсы есте сақтайды. Дәлелдері бар айқын тезис жан-жақты қамту мен әлсіз жеткізуден асып түседі.
2-себеп: Көрермендердің уақыты мен назарын құрметтейді
Аудитория тиімділікті бағалайды. Бір сағат жұмсаудың орнына 20 минут ішінде құндылық жеткізгенде, адамдар өздерін құрметті сезінеді. Олар сіздің уақыттарын босқа өткізбегеніңізге риза болады. Бұл ізгі ниет олардың сіздің хабарламаңызды қабылдауына да әсер етеді.
Көптеген презентациялар электрондық пошта арқылы болуы мүмкін. Егер сіз бәрін жазбаша түрде жеткізе алсаңыз, солай істеңіз. Бірақ презентация қажет болған кезде тиімді болыңыз. 10-20-30 ережесі әрбір тікелей эфирдегі презентация сәтінің құндылығын арттыратынына кепілдік береді.
3-себеп: Ол энергияны слайдтардан динамикке ауыстырады
Слайдтарда мәтін аз болған кезде, презентация слайдтарды оқу туралы емес, сізді тыңдау туралы. Сіздің дауысыңыз, әңгімелеріңіз, құмарлығыңыз басты назарда болады. Слайдтар негізгі әрекет емес, ойыншыларды қолдау үшін арналған.
Бұл өзгеріс өте күшті. Тыңдаушылар слайдтардағы мәліметтерді есінде сақтамай, сізді және сіздің идеяларыңызды еске түсіріп кетеді. Сіз есте қалатын боласыз. Сіздің хабарламаңыз есте қалады.
Келесі презентацияңызға 10-20-30 қалай қолдануға болады
Барлық идеяларды ми шабуылынан бастаңыз
Шектеулермен бастамаңыз. Айта кететін әрбір ойды ойыңыздан шығарыңыз. Маңызды деп санайтын барлық нәрсені қосыңыз. Бұл идеяларды тізімге немесе ой картасына жазыңыз.
Негізгі дәлеліңізді анықтаңыз
Тізіміңізді қарап шығыңыз. Сіз жеткізуіңіз керек бір негізгі ой қандай? Қалғанының бәрі осы негізгі ойды қолдауы керек. Егер бір ой сіздің негізгі дәлеліңізді растамаса, оны алып тастауға болады.
Баяндау доғасын құрыңыз
Ойларды оқиғаға айналдырыңыз: мәселе, шешім, дәлел, әрекет. Бұл баяндау құрылымы кездейсоқ фактілерге қарағанда аудиторияны жақсырақ қызықтырады.
Дәл 10 слайд жасаңыз
Әңгімеңіздегі әрбір тармақты слайдқа белгілеңіз. Сізде 10 слайд болады, әр слайдқа бір идеядан. Егер сіз бірдеңе қосқыңыз келсе және оны сыйғыза алмасаңыз, басқа жерге (үлестірме материал, қосымша электрондық пошта, сұрақ-жауап талқылауы) салуыңыз керек мазмұнды таптыңыз.
Минималды мәтін, максималды көрнекілік қосыңыз
Әрбір слайд үшін: «Мұны жазудың орнына көрсете аламын ба?» деп сұраңыз. Мүмкіндігінше суреттерді, диаграммаларды, графиктерді пайдаланыңыз. Мәтін сөйлемдер емес, тақырыптар мен кілт сөз тіркестері болуы керек.
Тәжірибе жасап, уақытыңызды бөліңіз
Презентацияңызды дауыстап оқып шығыңыз. Қарқыныңызды тексеріңіз. Қажетінше 20 минутқа дейін уақытты реттеңіз. Жаттығу сіздің қай жерде асығып немесе кешігіп жатқаныңызды көрсетеді. Соған сәйкес жетілдіріңіз.
10-20-30 туралы жиі кездесетін мәселелер
«Егер менің тақырыбыма 20 минуттан артық уақыт қажет болса ше?» Көптеген тақырыптар 20 минуттан артық тікелей презентацияны қажет етпейді. Толық ақпарат қосымша құжаттарда берілген. Негізгі ойлар мен жоғары деңгейлі шолу үшін 20 минуттық уақытты пайдаланыңыз. Сұрақ-жауап немесе жеке кездесулер үшін тереңірек ақпарат қалдырыңыз.
«Егер маған қосымша слайд қажет болса, 11 слайдты пайдалана аламын ба?» 10 саны – маңызды мәселе. Бұл шекара. Оны бұзу сізді «тағы біреуі зиян тигізбейді» деген ойға жетелейді, бұл презентациялардың көп болуына әкеледі. 10 санына берік болыңыз. Өзіңізді бір артық слайдты қысқартуға мәжбүрлеу көбінесе ең жақсы ойлауға әкеледі.
«Көптеген сандарды көрсету қажет болатын деректерге бай презентациялар туралы не деуге болады?» Слайдтардағы ең маңызды сандарды белгілеңіз. Егжей-тегжейлі деректер үлестірме материалдарда берілген. Тікелей эфирдегі презентация кезінде негізгі түсініктерді қарастырып, қосымша құжаттардың тереңдігін қамтамасыз етуіне мүмкіндік беріңіз.
«Кішірейтілген қаріп артқы жақтағы адамдардың оқуын қиындатпай ма?» Міне, сондықтан ережеде ең аз дегенде 30 ұпай бар деп жазылған. Үлкен қаріп бұл мәселені шешеді. Бұл қалған мәтінді барлығы көре алатындай етіп аз мәтін қосуға мәжбүр етеді.
PowerPoint арқылы өлім мәселесі
Көптеген адамдар азап сияқты сезілген презентацияны тыңдап көрген. Слайдтар 60-тар шамасында. Тығыз абзацтар. Қаріп соншалықты кішкентай, 10 фут қашықтықтан оқу мүмкін емес. Спикер слайдтардан сөзбе-сөз оқиды. Ештеңе ойға батпайды. Барлығы бәрін ұмытып кетеді.
Біз мұны «PowerPoint арқылы өлім» деп атаймыз. Бұл шынайы құбылыс. Тым көп слайдтар, тым көп мәтін, тым аз сөйлеу. Құрал хабарламаны басып тастайды.
10-20-30 ережесі мұны шешеді. Ол тепе-теңдікті өзгертеді. Сөйлеу негізгі рөл атқарады. Слайдтар тірек рөлін атқарады. Идеяларыңыз бен жеткізуіңіз жарқырайды.
Бұл ережені орындау қатаң сақтау туралы емес. Бұл философияны қабылдау туралы: қысқа болған жақсы, анық болған жақсы және дауысыңыздың хабарламаны слайдтардың артына жасырынып жеткізуіне мүмкіндік беріңіз.
Презентацияңызды бастау
Бұл құрылымды сынап көру үшін маңызды презентацияны күтпеңіз. Келесі жаңартуыңызбен немесе брифингіңізбен жаттығыңыз. 10 слайдтың 30 слайдтан қалай ерекшеленетініне назар аударыңыз. 20 минуттың сіз енгізген нәрсені қалай өзгертетініне назар аударыңыз.
Тыңдаушыларыңыз да байқайды. Олар көбірек қызығушылық танытады. Олар көбірек есте сақтайды. Олар қысқа, нақты презентацияның қаншалықты сергітетіні туралы пікір білдіруі мүмкін.
Гай Кавасаки 10-20-30 ережесін ондаған жылдар бұрын жасаған, бірақ ол әлі де өзекті болып қала береді. Назардың тапшылығы дәуірінде аудиторияның уақыты мен назарын құрметтеу бұрынғыдан да маңызды. Бұл ереже баяндамашы үшін де, аудитория үшін де сыйлық: сөйлеуші тарапынан айқын ойлау, тыңдаушы жағынан жақсы есте сақтау және тәжірибе.
Келесі презентацияңызда қолданып көріңіз. 10 слайд құрастырыңыз. 20 минутқа жеткенше жаттығыңыз. 30 нүктелік қаріпті пайдаланыңыз. Содан кейін оның қандай өзгеріс әкелетінін көріңіз.
