Event Management Company | Уақытты, ақшаны және стрессті үнемдеуге арналған 10 кеңес

Мінсіз іс-шараны жоспарлау қиын болып көрінуі мүмкін, сондықтан іс-шараларды басқару компаниялары көмекке келеді.

Сіз өмір бойы үйлену тойын армандасаңыз, мерейтойды тойлауды немесе корпоративтік конференция ұйымдастыруды қажет етсеңіз де, оқиғаны басқарушы компания сіздің көзқарасыңызды адамдар ұмытпайтын тәжірибеге айналдыра алады.

Оқиғаларды басқарушы компанияның не екенін, олардың рөлін, сонымен қатар ең жақсысын таңдау бойынша кеңестерді және қандай қызыл жалаулардан аулақ болу керектігін білу үшін мақаланы оқып шығыңыз.

Мазмұны

• қайта қарау
• Оқиғаларды басқару компаниясы дегеніміз не?
• Оқиғаларды басқарушы компанияның қызметі қандай?
• Оқиғаларды басқарудың ең жақсы компаниясын қалай таңдауға болады?
• Оқиғаларды басқару ұсыныстарын қарау кезінде неден аулақ болу керек?
• Оқиғаларды басқарушы компания жоспарлай алатын оқиғалардың мысалдары қандай?
• Тағамдар

қайта қарау

Оқиғаларды басқару компаниясы дегеніміз не?

Кез келген ауқымдағы іс-шараны жоспарлағанда, үйлену тойынан корпоративтік кездесуге дейін, іс-шараны басқарушы компания барлығының біркелкі өтуін қамтамасыз ете алады.

Іс-шараны жоспарлаушылар олардың қажеттіліктерін, мақсаттарын және бюджетін түсіну үшін клиенттермен тығыз жұмыс істейді. Содан кейін олар клиенттің көзқарасына бейімделген кешенді іс-шаралар жоспарын жасайды, осылайша клиенттер олардың оқиғаны көруі ұмытылмас шындыққа айналатындай тыныштыққа ие болады.

Event Management компаниясының қызметі қандай?

Клиенттердің барлық талаптарын қанағаттандыратын тамаша іс-шараны ұйымдастыру сияқты оқиғаларды басқару компаниясының көптеген мақсаттары бар. Оқиғаларды басқарушы компанияның негізгі қызметі - өз клиенттерінің атынан сәтті оқиғаларды жоспарлау, үйлестіру және орындау. Олар барлық логистика мен егжей-тегжейлерді реттейді, осылайша клиенттер ұйым туралы алаңдамай, өз іс-шараларынан ләззат алуға көңіл бөледі.

Іс-шараны ұйымдастырушы компанияның кейбір негізгі функцияларына👇 кіреді

#1 – Іс-шараны тұжырымдамалау және жоспарлау – Олар клиенттермен бірге іс-шараның көрінісін, мақсаттарын және бюджетін түсіну үшін жұмыс істейді, содан кейін сол көріністі жүзеге асыру үшін кешенді жоспар жасайды.

#2 – Өткізу орнын қамтамасыз ету және келісімшарттар бойынша келіссөздер жүргізу – Олар әлеуетті орындарды іздейді, орналасқан жеріне, кеңістігіне, жабдықтарына, бағасына және қолжетімділігіне қарай нұсқаларды салыстырады, ең жақсысын таңдайды және клиент атынан келісімшарттар бойынша келіссөздер жүргізеді.

#3 – Жеткізушілер мен сатушыларды үйлестіру – Олар тамақтандырушылар, фотографтар, декораторлар, жалға алушылар және т.б. сияқты барлық қажетті жеткізушілерді анықтайды, таңдайды, брондайды және басқарады, бәрінің жақсы жүруін қамтамасыз етеді.

#4 – Іс-шара бюджетін басқарады – Олар бюджет жасайды, шығындарды бақылайды және клиенттің мақсаттарына қол жеткізе отырып, шығындарды үнемдеу жолдарын іздейді.

#5 – Мерзімдер мен кестелерді жасаңыз – Олар іс-шараның жоспарланғандай өтуін қамтамасыз ету үшін егжей-тегжейлі кестелер мен төтенше жағдайлар жоспарларын әзірлейді.

#6 – Ойын-сауық жоспарлау – Олар іс-шара бағдарламасының бөлігі ретінде кез келген қойылымдарды, спикерлерді немесе іс-шараларды ұйымдастырады.

№7 – Безендіру және белгілер – Олар қажетті әшекейлерге, төсек-орын жабдықтарына, гүлдерге, декорациялар мен белгілерге тапсырыс береді.

#8 – Іс-шара қызметкерлерін жалдау және басқару – Олар іс-шараны өткізуге көмектесу үшін қажетті барлық уақытша қызметкерлерді табады, брондайды және басқарады.

#9 – Іс-шара жоспарын мінсіз орындау – Іс-шара күні олар орнатуды қадағалайды, барлық жеткізушілерді басқарады, мәселелерді шешеді және бағдарламаның жоспарланғандай жүруін қамтамасыз етеді.

#10 – Іс-шарадан кейінгі бақылау – Олар жабдықты қайтару, шот-фактураларды төлеу, алғыс хаттарын жіберу, жетістіктерді бағалау және жақсартуға болатын салалар сияқты міндеттерді орындайды.

Жақсырақ оқиғаларға арналған кеңестер

• Оқиғаларды басқару
• Интерактивті мұражай
• Оқиғаларды жобалау

Оқиғаларды басқарудың ең жақсы компаниясын қалай таңдауға болады?

Оқиғаларды басқарудың ең жақсы компаниясын іздеуге уақыт қажет болуы мүмкін, бірақ осы нақты кеңестермен олар сіздің есігіңізде болады🚪

#1 – Тәжірибе – Сіздікімен бірдей көлемдегі және ауқымдағы көптеген іс-шараларды сәтті өткізген компанияларды қарастырыңыз. Олар процесті жақсы біледі және туындайтын жиі кездесетін мәселелерді қалай шешу керектігін біледі.

#2 – Портфолио – Компания жоспарлаған және басқарған өткен іс-шаралардың мысалдарын қарап шығыңыз. Сіздің көзқарасыңызға сәйкес келетін сапаны, шығармашылықты және бөлшектерге назар аударуды іздеңіз.

#3 – Сілтемелер – Компанияның өз уәделерін орындайтынын және мәселелерді кәсіби түрде шешетінін растау үшін алдыңғы клиенттерден сілтемелер сұраңыз және тексеріңіз.

#4 – Мамандану – Кейбір компаниялар корпоративтік іс-шараларға маманданған, ал басқалары үйлену тойларына маманданған. Сіздің нақты іс-шара түріңізге бейімделген тәжірибесі мен қажетті ресурстары бар компанияны таңдаңыз.

#5 – Команда – Іс-шараңызды жоспарлап, өткізетін іс-шараларды басқару тобының негізгі мүшелерімен танысыңыз. Олардың кәсібилігін, жауапкершілігін және сіздің қажеттіліктеріңіз бен көзқарасыңызды түсінуін бағалаңыз.

#6 – Келісімшарт және баға белгілеу – Ең жақсы келісімшарт шарттары мен баға белгілеуін алу үшін бірнеше ұсынысты (кем дегенде 3) салыстырыңыз. Жұмыс көлемінің анық екеніне және барлық төлемдерді түсінетініңізге көз жеткізіңіз.

#7 – Бедел – Пікірлерді, марапаттарды (бар болса), оның іс-шаралар саласындағы ұйымдардағы орнын және компанияның қанша уақыт жұмыс істеп келе жатқанын заңдылық пен сапа көрсеткіштері ретінде тексеріңіз.

#8 – Байланыс – Компания сіздің қажеттіліктеріңізді мұқият тыңдап, барлық сұрақтарыңызға жауап беріп, сұраныстарға жедел жауап беруі керек. Жақсы байланыс - табысты жұмыс қарым-қатынасының кілті.

#9 – Икемділік – Ең үздік компаниялар стандартты үлгіге қатаң ұстанудың орнына, қызметтерін сіздің бюджетіңіз бен қалауыңызға қарай бейімдеуге дайын.

№10 – Мөлдірлік – Бюджеттердің, келісімшарттардың, мерзімдердің және жоспарлардың толық ашықтығын талап етіңіз. Жасырын немесе мәліметтерді бөлісуден бас тартатын компаниялардан аулақ болыңыз.

#11 – Дағдарысты басқару – Олар күтпеген мәселелерді қалай шешеді? Дағдарысты басқаруда мол тәжірибесі бар компания апаттардың алдын алуға көмектеседі.

#12 – Инновация – Олар сіздің мақсаттарыңызға шығармашылық жолмен жету үшін жаңа идеялар мен шешімдерге ашық па? Прогрессивті компаниялар жаңа нәтижелерге қол жеткізуге ықпал етеді.

#13 – Сақтандыру – Олар сіздің іс-шараңыз үшін жауапкершілікті қамтуды қоса алғанда, қажетті сақтандыруды ұсына ма? Бұл сізді тәуекелдер мен талаптардан қорғайды.

#14 – Құндылықтар – Олардың бизнес тәсілі мен компания құндылықтары сіздің ұйымыңыздың мәдениетіне сәйкес келе ме? Мәдени сәйкестік өзара түсіністікке әкеледі.

#15 – Технология – Олар техниканы жетік меңгерген бе және салалық үрдістердің ең жақсы тәжірибелерін үнемі қадағалап отыра ма? Жоспарларды ұйымдастырылған және дұрыс орындау үшін жобаларды басқару бағдарламалық жасақтамасы сияқты технологияларды пайдалана ма? Технология тиімділікті арттырады.

Сәйкес тәжірибесі мен дәлелденген тәжірибесі, жақсы беделі және бірегей көзқарасыңызды жүзеге асыру үшін қажетті икемділігі, коммуникациясы және ашықтығы бар оқиғаларды басқару компаниясын іздеңіз.

Оқиғаларды басқару ұсыныстарын қарау кезінде неден аулақ болу керек?

Кейбір оқиғаларды басқару компанияларында назар аудару керек белгілі бір қызыл жалаулар бар. Бұған жол бермеу кейінірек орындау сатысында оқтан жалтарады.

• Анық емес немесе жалпылама тіл – Іс-шара мақсаттарыңызға, бюджет талаптарына немесе мерзімге нақты жауап бермейтін ұсыныстар қауіпті болып табылады. Ұсыныстарын өзгертудің орнына жалпылама тілді қолданатын компаниялардан сақ болыңыз.

• Жұмыс көлемінің анық емес немесе анықталмаған болуы – Қандай қызметтерді көрсететінін және қандай тапсырмалар олардың ұсынысынан алынып тасталғанын нақты көрсетпейтін компаниялардан аулақ болыңыз. Жұмыс көлемі егжей-тегжейлі және жан-жақты болуы керек.

• Шамадан тыс қосымша төлемдер – жанармайға қосымша төлемдер, әкімшілік төлемдер немесе төлемдерді өңдеуге арналған төлемдер сияқты нақты көрсетілмеген қосымша төлемдері бар ұсыныстарға назар аударыңыз . Мұның бәрі ашық және түсінікті болуы керек.

• Сұрақтарға жауап беруден бас тарту – Егер компания жоспарлау мәліметтері, келісімшарттар немесе баға белгілеу туралы сұрақтарыңызға жауап беруден жалтарса, бұл олардың бір нәрсені жасырып отырғанын білдіреді. Сенімділікті қалыптастыру үшін ашықтық маңызды.

Оқиғаларды басқарушы компания жоспарлай алатын оқиғалардың мысалдары қандай?

• Үйлену тойлары – Үйлену тойларын жоспарлау және өткізу көптеген іс-шараларды ұйымдастыру компаниялары үшін негізгі қызмет болып табылады. Олар жоспарлаудың барлық аспектілерін, соның ішінде орынды таңдаудан бастап шақыруларға және күндізгі үйлестіруге дейін шешеді.

• Конференциялар мен сауда көрмелері – Іс-шара компаниялары конференциялар, семинарлар, саммиттер, өнімдердің тұсаукесерлері және сауда көрмелері сияқты ірі корпоративтік іс-шараларды ұйымдастыра алады. Олар тіркеуді, спикерлерді үйлестіруді, орын логистикасын, тамақтандыруды және тіркеуді басқарады.

• Өнімнің тұсаукесері – Іс-шара менеджерлері жаңа өнімдерді немесе қызметтерді көпшілікке таныстыру үшін қызықты, қызықты іс-шаралар ұйымдастыра алады. Олар қызығушылық тудыру үшін іс-шараларды, демонстрацияларды және тікелей эфирдегі сауалнамалар мен викториналар сияқты жарнамалық элементтерді жоспарлайды.

• Қайырымдылық акциялары және қайырымдылық іс-шаралары – Қайырымдылық балдары, жүгіру/серуендеу және қайырымдылық сияқты коммерциялық емес іс-шаралар іс-шара компаниялары өткізетін тағы бір кең таралған іс-шара түрі болып табылады. Олар қатысушыларды және жиналған қаражатты барынша арттыруға бағытталған.

• Компания кештері – Іс-шара компаниялары компанияның мерекелік кештерін, жазғы демалыстарды, зейнетке шығу тойларын және қызметкерлердің басқа да әлеуметтік іс-шараларын жоспарлауға және басқаруға көмектеседі . Олар іс-шаралар мен тамақтандыруды ұйымдастырады.

• Марапаттау рәсімдері мен гала-кештер – Марапаттау шоуларын, гала-кешкі астарды және галстук кию іс-шараларын жоспарлау кейбір толық қызмет көрсететін іс-шараларды басқару компаниялары үшін тағы бір мамандық болып табылады. Олар безендіруді, орындықтар кестесін, сыйлық себеттерін және сөз сөйлеуді басқарады.

• Өнімді көрсету – Өнім желісін көрсетуді жоспарлап отырған компаниялар үшін іс-шара ұйымдастырушылары өнімді әлеуетті тұтынушыларға көрсетудің интерактивті көрсетулерін, тест-драйвтарын, дәм сынақтарын және басқа да әсерлі тәсілдерін жасай алады.

Іс-шараны басқару компаниялары интимдік үйлену тойларынан ірі корпоративтік конференцияларға, қаражат жинауға, кештерге, өнімді шығаруға және т.б. дейін әртүрлі көлемдегі және түрдегі іс-шараларды жоспарлайды - негізінен клиенттің мақсаттарына жету үшін кәсіби үйлестіру мен логистика қажет болатын кез келген жоспарланған іс-шара.

Тағамдар

Оқиғаларды басқару жөніндегі сарапшы компанияны жалдау негізгі көзқарасты адамдар жылдар бойы айтуды тоқтатпайтын тәжірибеге айналдырады.

Оларды басқару сізді логистикалық бас ауруларынан босатады, осылайша сіз мейірімді хост рөлін толығымен орындай аласыз. Қонақтар дәмді тамақтану мен таңғажайып ойын-сауықтан ләззат алатын іс-шара кеңістігін елестетіп көріңіз - сіз бөлмеде серуендеп, барлығымен араласуға уақыт таба аласыз. Керемет, солай емес пе?

Іс-шараңызды интерактивті еткіңіз келе ме? AhaSlides бағдарламасын пайдаланып , сессияны жаңа деңгейге көтеретін бірқатар мұзжарғыштарға, сауалнамаларға және викториналарға қол жеткізіңіз.