Тіпті ең тәртіпті компаниялардың өзі кейде жобаларының адасып бара жатқанын сезінуі мүмкін. Көбінесе мәселе дайындықта болып табылады . Шешімі ? Жақсы құрылымдалған және толық интерактивті жобаны бастау кездесуі!
Жақсы өткізілген кіріспе кездесу жай ғана сән-салтанат пен салтанаттан гөрі әдемі нәтиже бере алады. Міне, қызығушылық тудыратын және барлығын бірдей пікірге шақыратын жобаның кіріспе кездесуін өткізудің 8 қадамы.
Бастау уақыты!
- Жобаны бастау кездесуі дегеніміз не?
- Неге жобалық кездесулер өте маңызды?
- Кикасс жобасын бастау үшін 8 қадам
- Жобаның басталуы жиналысының күн тәртібі үлгісі
Есте сақтау керек жиналыс кеңестері
Сізде алдын ала басталатын жиналыстың күн тәртібі болуы керек. Жобаны ерте бастайтын электрондық поштаны жіберу өте маңызды! Сонымен, кездесудің күн тәртібінің бірнеше үлгілерін қарастырайық!
Бастау сессиясы қысқа және қысқа, көптеген ойындар мен әрекеттерден тұратын болуы керек, өйткені дәл осы кезде AhaSlides өте ыңғайлы болады! Төмендегідей бізбен қосымша кеңестерді қараңыз:
- Бизнестегі 10 жалпы жиналыс және үздік тәжірибелер
- Стратегиялық басқару жиналысы
- Барлық қолдармен кездесу нұсқаулығы
Әңгімені бастаңыз.
Жобаның басталу кездесуі кезінде командаңыз бен клиенттеріңізден құнды ақпарат алыңыз. Осы тегін үлгімен тікелей сауалнама, сұрақ-жауап және идея алмасу құралдарын пайдаланыңыз!
🚀 Үлгіні қараңыз
Жобаны бастау кездесуі дегеніміз не?
Қаңылтырда айтылғандай, жобаны бастау кездесуі - бұл сіздің жобаңызды бастайтын кездесу.
Әдетте жобаны бастау кездесуі жобаға тапсырыс берген клиент пен оны жүзеге асыратын компания арасындағы алғашқы кездесу болып табылады. Екі тарап бірге отырып, жобаның негіздерін, оның мақсатын, мақсаттарын және идеядан нәтижеге жету жолын талқылайды.
Жалпы алғанда, кездесулердің екі түрін білу керек:
- Сыртқы жоба бастау - Даму тобы біреумен бірге отырады сыртында компания, клиент немесе мүдделі тұлға сияқты және бірлескен жобаның жоспарын талқылайды.
- Ішкі PKM - Қайдан команда ішінде компания бірге отырып, жаңа ішкі жобаның жоспарын талқылайды.
Бұл екі түрдің де нәтижелері әртүрлі болуы мүмкін, бірақ процедура бірдей. Сыртқы жобаның басталуының ішкі жобаның басталуының бөлігі болмайтын бөлігі жоқ - жалғыз айырмашылық оны кім үшін өткізіп жатқаныңызда болады.
Жиналыстарыңызға көбірек қатысу
- Ең жақсы AhaSlides айналдыру дөңгелегі
- AI Online Quiz Creator | Тікелей викториналар жасаңыз | 2024 ашылады
- AhaSlides онлайн сауалнама жасаушы – ең жақсы сауалнама құралы
- Кездейсоқ топ генераторы | 2024 Кездейсоқ топ жасаушыны көрсетеді
Неге жобалық кездесулер өте маңызды?
Kickoff Meetings мақсаты шулы және анық болуы керек! Жобаны дұрыс адамдарға, әсіресе бүгінгі күндегі Канбан кеңесі жұмыс орнында көптеген тапсырмалар беру арқылы бастау оңай болып көрінуі мүмкін. Дегенмен, бұл командалардың үнемі өз жолдарын жоғалтуына әкелуі мүмкін.
Есіңізде болсын, сіздер бір форумда болсаңыздар, бұл сіздердің бір бетте екендеріңізді білдірмейді.
Негізінде, жобаны бастау кездесуі - бұл клиент пен команда арасындағы шынайы және ашық диалог . Бұл жобаның қалай жұмыс істейтіні туралы бірқатар хабарландырулар емес , шектеусіз пікірталас арқылы қол жеткізілген жоспарлар, күтілетін нәтижелер мен мақсаттар туралы әңгіме .
Жобаны бастау кездесуін өткізудің кейбір артықшылықтары:
- Бұл бәрін алады дайындалған - «Маған ағашты кесуге алты сағат бер, сонда мен алғашқы төртеуді балтамен қайрауға жұмсаймын». Егер Авраам Линкольн тірі болғанда, сіз жобаның алғашқы сағаттарының 4-сының алғашқы 6-ін жобаның басталу жиналысында өткізгеніне сенімді бола аласыз. Бұл кездесулерде болғандықтан барлық кез-келген жобаны оң аяқпен алып тастау үшін қажетті қадамдар.
- Ол қамтиды барлық негізгі ойыншылар - Кездесулер басталмайды, егер барлығы болмаса: менеджерлер, топ жетекшілері, клиенттер және жобада үлесі бар кез келген адам болмаса. Осының бәрін түсіну үшін кикоф кездесуінің анық-қанығысыз кімнің нені басқаратындығын жоғалту оңай.
- Бұл бар ашық және ынтымақтастық – Жоғарыда айтқанымыздай, жобаның басталу кездесулері – дебат. Ең жақсылары айналысады барлық барлық қатысушылардан ең жақсы идеяларды ұсыну.
Жиналыстарыңызға көбірек қатысу
- Ең жақсы AhaSlides айналдыру дөңгелегі
- AI Online Quiz Creator | Тікелей викториналар жасаңыз | 2024 ашылады
- AhaSlides онлайн сауалнама жасаушы – ең жақсы сауалнама құралы
- Кездейсоқ топ генераторы | 2024 Кездейсоқ топ жасаушыны көрсетеді
Кикасс жобасын бастау үшін 8 қадам
Сонымен, жобаны бастау кездесуінің күн тәртібіне не кіреді? Біз оны төмендегі 8 қадамға дейін қысқарттық, бірақ сіз әрқашан мұндай кездесу үшін белгіленген мәзір жоқ екенін есте ұстауыңыз керек.
Осы 8 қадамды нұсқаулық ретінде пайдаланыңыз, бірақ соңғы күн тәртібі сізде екенін ешқашан ұмытпаңыз!
№1 қадам - Кіріспелер және мұз жарғыштар
Әрине, кез келген кездесуді бастаудың жалғыз жолы - қатысушыларды бір-бірімен таныстыру. Жобаңыздың ұзақтығына немесе көлеміне қарамастан, бірге тиімді жұмыс істеу үшін клиенттер мен топ мүшелері бір-бірімен аты-жөні бойынша болуы керек.
Қарапайым «үстелді аралап» таныстыру адамдарды есімдермен таныстыру үшін жеткілікті болса, мұзжарғыш жоба басталғанға дейін көңіл-күйді көтеріп , жеке тұлғаға жаңаша көзқарас қоса алады.
Мынаны қолданып көріңіз: Дөңгелекті айналдырыңыз 🎡
Айналдырғыш дөңгелекке бірнеше қарапайым кіріспе тақырыптарын жазыңыз , содан кейін әр команда мүшесін айналдырып, дөңгелек қай тақырыпқа түссе, сол тақырыпқа жауап беруге шақырыңыз. Күлкілі сұрақтар қоюға кеңес беріледі, бірақ оны кәсіби түрде жасауды ұмытпаңыз!
Осындайларды көбірек қалайсыз ба? 💡 Бізде кез келген кездесуге арналған 10 мұзжарғыш бар.
№2 қадам - жобаның негіздері
Ресми рәсімдер мен мерекелік шаралардан бас тартудың сәті түсті. Кездесуді сәтті бастау үшін сізде бастапқы кездесудің нақты күн тәртібі болуы керек!
Барлық керемет әңгімелердегідей, басынан бастаған дұрыс. Жобаға қатысқандардың барлығын осы уақытқа дейін не болғанын толық білу үшін сіз бен клиенттеріңіз арасындағы барлық хат алмасуды сипаттаңыз .
Бұл электрондық пошта скриншоттары, мәтіндер, алдыңғы кездесулерден алынған минуттар немесе сіздің компанияңыз бен сіздің клиентіңіз үшін кез-келген контекстті қосатын кез-келген ресурстар болуы мүмкін. Уақыт кестесін құру арқылы барлығына көрінуді жеңілдетіңіз.
№3 қадам - жобаның сұранысы
Хат алмасу тәжірибесінен басқа, сіз бұл жобаның неліктен басталып жатқанының егжей-тегжейін тереңірек қарастырғыңыз келеді.
Бұл өте маңызды қадам, өйткені ол жоба шешуге тырысатын ауыртпалықтарға нақты шолу жасайды, бұл команда да, клиенттер де әрқашан өздерінің назарында болуы керек.
Протоп ????
Мұндай кезеңдер талқылауға дайын. Клиенттеріңізден және командаңыздан бұл жобаның неліктен ойдан шығарылғанын ойлайтындары туралы өз ойларын білдірулерін сұраңыз.
Егер қолданылса, сіз әрқашан осы бөлімде тұтынушының дауысын жеткізуге тырысуыңыз керек . Жобаңыз түзетуге тырысып жатқан қиындықтарды айтатын тұтынушылардың нақты мысалдарын табу үшін тұтынушымен бірлесіп жұмыс істеңіз. Олардың пікірлері сіздің командаңыздың жобаға қалай қарайтынын қалыптастыруы керек.
№4 қадам - Жобаның мақсаттары
Сонымен, сіз жобаның өткеніне көз жүгірттіңіз , енді болашаққа көз жүгіртудің уақыты келді.
Тікелей мақсаттардың болуы және сіздің жобаңыздың сәттілігінің нақты анықтамасы сіздің командаңызға осы мақсатта жұмыс істеуге көмектеседі. Мұнымен қоймай, ол сіздің клиентке сіздің жұмысыңызға байыпты екеніңізді және оның қалай жүретініне үлкен үлес қосатындығыңызды көрсетеді.
Бастапқы кездесуге қатысушылардан «табысқа жету қандай болады?» деп сұраңыз. Бұл тұтынушылардың көп болуы ма, пікірлердің көп болуы ма, тұтынушылардың қанағаттанушылық деңгейінің жоғарылауы ма?
Мақсатқа қарамастан, ол әрқашан болуы керек ...
- Қол жетімді - Өзіңізді асыра салмаңыз. Өзіңіздің шектеулеріңізді біліп, алдыңызға мақсат қойыңыз шынында қол жеткізуге мүмкіндік бар.
- Өлшенетін - Деректермен мақсатты алға қойыңыз. Белгілі бір нөмірге бағыттаңыз және оған жету жолын қадағалаңыз.
- Мерзімі аяқталды - Аяқталу күнін беріңіз. Осы мерзімнен бұрын мақсаттарыңызға жету үшін бәрін жасаңыз.
№5 қадам - Жұмыс туралы есеп
«Бастапқы кездесудегі» «мәзмұнды» айтатын болсақ, Жұмыс туралы мәлімдеме (SoW) жобаның ерекшеліктеріне және оның қалай жүзеге асырылатынына терең үңілу болып табылады. Бұл бастапқы кездесудің күн тәртібіндегі негізгі есеп-қисап және сіздің назарыңызды аударуы керек.
Жұмыс туралы мәлімдемеге не кіретіні туралы мына инфографиканы қараңыз:
Жұмыс туралы мәлімдеме жобаның басталу кездесуінің күн тәртібінің қалған бөлігі сияқты талқылау туралы емес екенін ескеріңіз. Бұл жоба жетекшісінің алдағы жобаға арналған іс-қимыл жоспарын жай ғана құрып , талқылауды кездесудің келесі мәселесіне қалдыруының уақыты.
Бастапқы кездесудің қалған бөлігі сияқты, сіздің жұмыс туралы мәлімдемеңіз де өте өзгермелі . Жұмыс туралы мәлімдемеңіздің ерекшеліктері әрқашан жобаның күрделілігіне, команданың мөлшеріне, қатысатын бөліктерге және т.б. байланысты болады.
Көбірек білгіңіз келе ме? 💡 Жұмыс туралы мәлімдеме жасау туралы осы жан-жақты мақаланы қараңыз.
№6 қадам - сұрақ-жауап бөлімі
Сұрақ-жауап бөлімін соңына дейін қалдыруға мәжбүр болуыңыз мүмкін, бірақ біз оны жұмыс туралы мәлімдемеден кейін бірден ұстауды ұсынамыз.
Мұндай ет сегменті сіздің клиентіңізден де, сіздің командаңыздан да сұрақтар тудыратыны сөзсіз. Кездесудің негізгі бөлігі көпшіліктің есінде болғандықтан, темір қызған кезде соққы берген жөн.
Сұрақтарыңыз бен жауаптарыңызды орналастыру үшін интерактивті презентация бағдарламалық жасақтамасын пайдалану бәрін бір қалыпта ұстауға көмектеседі, әсіресе сіздің жобаңыздың басталатын жиналысына қатысушылардың саны көп болса….
- Бұл бар ұйымдастырылған - Сұрақтар танымалдылық бойынша (жоғары дауыс беру арқылы) немесе уақыт бойынша реттеледі және «жауап берді» деп белгіленуі немесе жоғарғы жағына бекітілген болуы мүмкін.
- Бұл бар модерацияланған - Сұрақтарды экранда көрсетпес бұрын мақұлдауға және шешуге болады.
- Бұл бар Аноним - Сұрақтарды жасырын түрде беруге болады, яғни барлығының дауысы бар.
№7 қадам - ықтимал мәселелер
Бұрын айтқанымыздай, жобаны бастау кездесуі мүмкіндігінше ашық және шынайы болуды білдіреді. Осылайша сіз басынан бастап клиентіңізбен сенімділік сезімін қалыптастырасыз .
Осы мақсатта жоба барысында туындауы мүмкін проблемаларды талқылау жақсы. Болашақты болжауды ешкім сұрамайды, тек сіз кездесетін кедергілердің болжамды тізімін жасаңыз.
Сіз, сіздің командаңыз және сіздің клиентіңіз бұл жобаға әртүрлі мүдделермен қарайтындықтан, ықтимал мәселені талқылауға барлығын тартқан жөн.
№8 қадам - Тіркеу
Клиентіңізбен үнемі байланыста болу - екі тарап арасындағы сенімді нығайтудың тағы бір жолы. Жобаның басталу кездесуінде сізде бұл тексерулер не, қашан, кім және қалай болатыны туралы бірнеше сұрақ туындайды .
Тіркелу - ашықтық пен күш-жігер арасындағы өте жақсы тепе-теңдік. Мүмкіндігінше ашық және мөлдір болу жақсы болғанымен, сіз мұны ашық және мөлдір болу үшін қаншалықты қолжетімді болатыныңызға байланысты басқаруыңыз керек .
Кездесу аяқталғанға дейін осы сұрақтарға жауап бергеніңізге көз жеткізіңіз:
- Қандай? - Клиентке нақты қандай бөлшектермен жаңарту қажет? Олар прогресстің барлық ұсақ-түйектері туралы білуі керек пе, әлде маңызды белгілер маңызды ма?
- Қашан? - Сіздің командаңыз сіздің клиентіңізді қаншалықты жиі жаңартып отыруы керек? Олар күн сайын жасаған нәрселерін жеткізуі керек пе, әлде апта соңында өздері басқарған нәрсені қорытындылай ма?
- Кім? - Клиентпен байланыс жасайтын топтың қай мүшесі болады? Әр топтың мүшесі бола ма, әр кезеңде ме, әлде бүкіл жоба бойынша бір ғана тілші бола ма?
- Қалай? - Клиент пен корреспондент қандай әдіспен байланыста болады? Үнемі бейне қоңырау, электрондық пошта немесе үздіксіз жаңартылатын тірі құжат?
Жобаны бастау кездесуінің күн тәртібіндегі көптеген мәселелердегідей, оны ашық талқылаған дұрыс. Үлкен команда және клиенттердің үлкен тобы үшін ең жақсы тіркелу формуласын анықтау үшін нұсқаларды қысқарту мақсатында тікелей сауалнама жүргізу оңайырақ болуы мүмкін.
Көбірек білгіңіз келе ме? 💡 Клиенттеріңізбен байланысудың ең жақсы тәжірибелерімен танысыңыз.
AhaSlides көмегімен тиімді сауалнама
- Бағалау шкаласы дегеніміз не? | Сауалнама масштабын жасаушы
- Тегін тікелей сұрақ-жауапты 2024 жылы өткізіңіз
- Ашық сұрақтар қою
- 12 жылы 2024 тегін зерттеу құралы
Жобаның басталуы жиналысының күн тәртібі үлгісі
Баспасөз бөлмесінде кейбіреулердің ақылын таң қалдыру үшін кәсіби түрде жоспарланған бастапқы кездесуіңіз күтіп тұрғандықтан, соңғы әрекет бәрін біріктіру үшін аздап өзара әрекеттесу болуы мүмкін.
Сіз бизнестің тек 29%-ы ғана өз клиенттерімен байланысты сезінетінін білесіз бе ( Gallup )? Қарым-қатынастан бас тарту B2B деңгейінде індет болып табылады және ол бастапқы кездесулерді формальдылықтар арқылы жайбарақат, шабытсыз процесс сияқты сезіндіруі мүмкін.
Сіздің клиенттеріңіз бен командаларыңызды интерактивті слайдтар арқылы тарту шынымен де мүмкін қатысуды күшейту және зейінді күшейту.
AhaSlides бар құралдардың арсеналы тірі сауалнамалар, сұрақ -жауап және миға шабуыл слайдтары, тіпті тірі викториналар және сіздің жобаңызды дұрыс жолға қою үшін ойындар.
Бастау кездесуіне арналған жүктеуге болмайтын тегін үлгіні алу үшін төменде басыңыз. Өзіңіз қалаған нәрсені өзгертіңіз және оны ақысыз ұсыныңыз!
Тегін AhaSlides тіркелгісін құру және интерактивтілік арқылы өзіңіздің жеке жиналыстарыңызды құруды бастау үшін төмендегіні басыңыз!
