Сауалнама деректерінің көпшілігі ешқайда кетпейді. Командалар сауалнаманы жүргізеді , сандарды жинақтайды, содан кейін әрбір сұрақ пен оның пайыздық бөлінуін көрсететін сауалнама нәтижелерінің презентациясын жасайды. Мүдделі тараптар кездесу барысында бас изейді, материалдар жинаққа салынады және ештеңе өзгермейді. Таныс естіле ме?
Мәселе сирек деректерде. Бұл презентацияда. Бұл нұсқаулықта сауалнама нәтижелерін қалай құрылымдау, визуализациялау және жеткізу керектігі қарастырылады, осылайша нәтижелер мұрағат қалтасын толтырудың орнына шешімдерге әсер етеді. McKinsey Global Institute есебінде деректерге негізделген ұйымдардың тұтынушыларды тарту ықтималдығы 23 есе, ал пайда табу ықтималдығы 19 есе жоғары екені анықталды, бірақ сауалнама нәтижелерінің көпшілігі ешқашан шешімдерге айналмайды, себебі олар айқын баяндаусыз ұсынылады [5].
Сауалнама нәтижелерін ұсыну іс жүзінде не істеуі керек
Диаграмма түрін таңдамас бұрын немесе тақырып слайдын жазбас бұрын, презентацияның атқаратын жұмысын анықтап алыңыз. Сауалнама нәтижелерінің презентациясы үш нәрсені орындауы керек:
- Тыңдаушыларға не тапқаныңызды айтыңыз
- Неліктен бұл олар үшін маңызды екенін түсіндіріңіз
- Келесіде не болуы керек екеніне нұсқаңыз
Қалғанының бәрі безендіру болып табылады. Қызметкерлердің қатысуы туралы деректер бойынша презентация жасап отырған басшылар әдіснаманы қарастыру үшін келмейді. Олар ұйымның жағдайы туралы сандар не айтатынын және не өзгеруі керек екенін білгісі келеді. Оқытуды бағалау нәтижелерін қарап жатқан HR мамандары қай бағдарламалар жұмыс істеп жатқанын және қайсысын қайта жасау керектігін білгісі келеді. Бірінші слайдтан бұрын кадр маңызды.
1-қадам: Бірдеңе жасамас бұрын аудиторияңызды біліңіз
Бірдей сауалнама деректері бөлмеде кім бар екеніне байланысты әртүрлі түрде жинақталуы керек. HR талдаушылар тобы үшін он сұрақ бойынша Ликерт шкаласы бойынша бөлінудің егжей-тегжейлі бөлінуі орынды. Қаржы директорына ұсынылған бірдей ақпарат бизнес нәтижелеріне тікелей байланысты екі немесе үш негізгі қорытындыға сығымдалуы керек.
Декорацияңызды немесе есепті құрастырмас бұрын, келесі сұрақтарға жауап беріңіз:
- Бұл аудитория қандай шешім қабылдауы керек?
- Сауалнама және оның мақсаттары туралы оларда қаншалықты түсінік бар?
- Олар презентацияны қарап шығуға немесе тыңдауға қанша уақыт жұмсайды?
- Олар қандай деңгейдегі статистикалық мәліметтерді пайдалы деп санайды, ал қандай деңгейдегі мәліметтерді олар шамадан тыс деп санайды?
Басшылық аудиториясы үшін ең маңызды тұжырыммен жетекшілік етіңіз. Тәжірибеші аудитория үшін сіз толығырақ ақпарат бере аласыз. Аралас бөлмелер үшін презентацияны тақырыптық тұжырымдар бірінші орында, ал қосымша деректер кейінірек болатындай етіп құрылымдаңыз, сонда мүдделі тараптар негізгі қорытындылардан кейін шығып кете алады, ал аналитикалық топ қалған уақытты қалдыра алады.
2-қадам: Деректерді визуализациялау алдында сүзгіден өткізіңіз
30 сұрақтан тұратын сауалнама 30 дерек ұпайын береді, бірақ бұл сіз барлық 30 деректі ұсынасыз дегенді білдірмейді. Көптеген сауалнамаларда қабылданған шешімдер үшін маңызды үш-бес нәтиже бар. Қалғаны ең жақсы жағдайда контекст, ең жаманы шу.
Нәтижелеріңізді қарап шығып, мынаны сұраңыз: қайсысы таңқаларлық, маңызды немесе іс жүзінде қолдануға болатын? Респонденттердің 94%-ы бірдей жауап берген сұрақ сізге пайдалы ештеңе айтпайды: оны қысқартуға болады. Жауаптар бөлімдер арасында күрт бөлінген немесе соңғы сауалнама циклінен бері үрдіс айтарлықтай өзгерген сұрақ әдетте презентацияға жатады.
Бұл сүзгілеу кезеңінде көптеген баяндамашылар жеткілікті қаражат жұмсамайды. Барлығын көрсету мұқият болып көрінеді, бірақ оқулықтағы әрбір жолды ерекшелеу сияқты жұмыс істейді: бәрі маңызды деп белгіленгенде, ештеңе маңызды емес.
3-қадам: Деректерге сәйкес келетін диаграмма түрлерін таңдаңыз
Әртүрлі сұрақ форматтары әртүрлі визуализацияларды талап етеді. Дұрыс емес диаграмма түрін пайдалану дәл деректерді түсінуді қиындатады.
Бір жауап нұсқасы бар және бірнеше жауап нұсқасы бар сұрақтар көлденең бағаналы диаграммалар сияқты жақсы жұмыс істейді. Бағаналы диаграммаларды сканерлеу оңай, кез келген сандағы санаттарды өңдейді және жауаптарды жиілік бойынша сұрыптауға мүмкіндік береді, сондықтан үлгілер бірден көрінеді [1]. Дөңгелек диаграммалар төрт немесе одан аз нұсқасы бар бір жауап нұсқасы бар сұрақтар үшін жұмыс істейді, мұнда оқиғаның тұтасқа пропорциясы негізгі мәселе болып табылады, бірақ бес бөліктен артық болса, оларды оқу қиындай түседі.
Бағалау шкаласы мен Ликерт сұрақтарын қабаттасқан бағаналы диаграммалар түрінде көрсеткен дұрыс, мұнда әрбір баған бір сұрақты білдіреді, ал сегменттер шкала бойынша жауаптардың таралуын көрсетеді [2]. Бұл сізге бірнеше сұрақ бойынша жауап үлгілерін бір визуалды түрде салыстыруға мүмкіндік береді.
Осы циклдің нәтижелерін алдыңғысымен салыстыратын тренд деректері қарапайым сызықтық диаграмма немесе қатарлас жолақ салыстыруы ретінде жақсы жұмыс істейді. Мақсат - өзгеріс бағытын бір қарағанда айқын ету.
Ашық мәтіндік жауаптарды шикі дәйексөз ретінде ұсынудың қажеті жоқ (бірақ бірнеше жақсы таңдалған дәйексөздер күшті болуы мүмкін). Word бұлттары ең жиі қолданылатын терминдерді тез анықтай алады, бұл үлкен жауаптар жиынтығындағы тақырыптарды анықтау үшін пайдалы.
Барлық диаграмма түрлеріне ортақ бір ереже: деректерді аңыздарға сүйенбей, тікелей диаграммада белгілеңіз. Аудитория не қарап отырғанын түсіну үшін түс пернесін салыстырудың қажеті жоқ.
4-қадам: Тізім емес, әңгіме құрастырыңыз
Пайдалы презентация мен ұмытылатын презентацияның айырмашылығы көбінесе презентацияшының әңгіме айтуға тырысқанына немесе жай ғана сандарды хабарлауға тырысқанына байланысты болады [3].
Сауалнама нәтижелерінің баяндау құрылымы әдетте келесідей болады:
Контекст: Сауалнама не туралы болды, кім жауап берді және қашан жүргізілді? Мұны бір слайдқа немесе бірнеше сөйлемге дейін жеткізіңіз. Аудиторияға толық әдістемелік есеп емес, деректерге сену жеткілікті болуы керек.
Негізгі тұжырым: Ең маңызды нәтижеден бастаңыз. Оны сұрақ емес, мәлімдеме ретінде тұжырымдаңыз. «Қызметкерлердің алпыс екі пайызы жұмыстарына әсер ететін шешімдер туралы жеткілікті ақпараты жоқ екенін айтады» - бұл тұжырым. «Қызметкерлер ішкі коммуникация туралы не ойлайды?» - бұл тұжырым емес, шақыру.
Қосымша мәліметтер: Тақырыпқа тереңдік қосатын екі немесе үш деректер нүктесі. Диаграммаға бай слайдтар осы жерде өз орнын алады.
Салыстыру немесе контекст: Бұл алдыңғы сауалнама кезеңімен, салалық эталонмен немесе басқа командамен немесе бөліммен қалай салыстырылады? Сандар бір нәрсеге қатысты маңыздырақ.
Қорытынды: Бұл тұжырым іс жүзінде нені білдіреді? Дәл осы жерде сіз деректерді аудитория қабылдауы керек шешімдермен байланыстырасыз.
Ұсыныс: Әрі қарай не істеу керек? Баяндамашының соңғы жауабы болмаса да, презентация аудиторияның салдарын өздері анықтауына жол бермей, нақты нұсқалармен аяқталуы керек.
5-қадам: Нәтижелерді бизнес мақсаттарымен байланыстырыңыз
Ұйымдастырушылық басымдықтардан тыс қалқымалы сауалнама деректері сирек жағдайда әрекетке итермелейді. Егер сауалнама оқыту тиімділігі туралы болса, нәтижелерді өнімділікке немесе ұстап қалуға әсер ететін дағдылардағы олқылықтармен байланыстырыңыз. Егер бұл қызметкерлердің қатысуы туралы болса, нәтижелерді кадрлардың ауысуы немесе өнімділік көрсеткіштерімен байланыстырыңыз.
Деректерді ұйым қазірдің өзінде маңызды нәтижелерге сәйкестендіру - бұл қосымша емес, бұл контекст. «Тарату бөліміндегі қызметкерлердің 38%-ы оқудан алған дағдыларын күнделікті жұмыстарына сирек қолданады» деген қорытынды, бөлек ұсынылғаннан гөрі, сол бөлімшенің кадрлар айналымы туралы деректерімен жұптастырылған кезде тиімдірек болады.
6-қадам: Жеткізу форматы мен түрін анықтаңыз
Нәтижелерді қалай бөлісетініңіз аудиторияға және нәтижелердің шұғылдығына сәйкес келуі керек [4].
Тікелей эфирдегі презентация нәтижелер маңызды болған кезде, сұрақтар күткен кезде немесе топпен нақты уақыт режимінде салдарын талқылағыңыз келгенде жақсы жұмыс істейді. Тікелей эфирде презентация жасау бөлмені оқып, бейімделуге мүмкіндік береді. Егер диаграмма адамдарды шатастырса, сіз сол жерде нақтылай аласыз.
Жазбаша есеп немесе ортақ слайдтар жинағы деректерді өз қарқынымен қабылдауы немесе бастапқы кездесуде болмаған адамдармен бөлісуі қажет аудитория үшін қолайлы. Есептер тікелей презентациядан кейін анықтамалық құжат ретінде де пайдалы.
Үнемі өткізілетін жаттығуларды бағалау және импульстік сауалнамалар үшін, жұмыс нәтижелерін көрсететін басқару тақтасы мерзімдік колоданы толығымен алмастыра алады. Командалар жоспарланған шолуды күтпей-ақ трендтерді тексере алады.
AhaSlides-ті тікелей сауалнама нәтижелерін ұсыну үшін пайдалану
AhaSlides - сауалнамаларды, рейтинг шкалаларын, сөз бұлттарын, ашық сұрақтарды және сұрақ-жауаптарды бір сессияда қамтитын аудиторияны тартудың барлығы бір жердегі платформасы. Сессияларды тікелей эфирде өткізетін жаттықтырушылар мен модераторлар үшін AhaSlides сізге сауалнама нәтижелерін сессияның өзінде нақты уақыт режимінде көрсетуге мүмкіндік береді. Сауалнама нәтижелері, рейтинг шкаласының жауаптары және сөз бұлтының нәтижелері қатысушылар жауап берген сайын жаңартылып отырады, сондықтан сіз нәтижелерді бірнеше күннен кейін келетін есепке жинақтаудың орнына, мазмұн әлі жаңа болған кезде нәтижелерді бөлмемен бөлісе аласыз.
Бұл әсіресе жаттығудан кейінгі бағалаулар үшін пайдалы, мұнда топ ретінде жиынтық сенімділік ұпайларын көру сессиядан бір апта өткен соң қорытынды есепті оқудан гөрі шынайы талқылауды тудырады. Залдағылардың 60%-ы негізгі дағдыға сенімсіз екенін көрсеткенде және бұл деректер қорытынды талқылау кезінде экранда пайда болғанда, бұл келесі жағдайды өзгертеді: жаттықтырушылар олқылықты дереу шеше алады, ал қатысушылар өздеріне қиын болған нәрседе жалғыз емес екенін көре алады.
AhaSlides сонымен қатар сессия аяқталғаннан кейін егжей-тегжейлі талдау үшін жауаптарды электрондық кесте деректері ретінде экспорттайды, сондықтан тікелей презентация және сессиядан кейінгі есеп беру қосымша қадамдарсыз бірдей деректерден жұмыс істейді. Оны қорытынды есеп ретінде емес, тікелей есеп тақтасы ретінде қарастырыңыз. Адамдар сандарды нақты уақыт режимінде көре алған кезде әртүрлі жауап береді.
Болдырмауға болатын жалпы қателіктер
Әрбір сұрақты ұсыну. Тыңдаушылар бір кездесуде 25 дерек ұпайын меңгере алмайды. Қатаң түрде кураторлық жұмысты жүргізіңіз. Маңызды емес сұрақтарды қосымшаға көшіріңіз, сонда деректер сұралған жағдайда қолжетімді болады, бірақ негізгі презентацияны аудиторияның назарын аударуға тұрарлық үш-бес тұжырымға шоғырландырыңыз.
Дұрыс емес диаграмма түрін пайдалану. Сегіз кесіндісі бар дөңгелек диаграмма адамдарға ештеңе айтпайды. Бес сұрақ бойынша Ликерт үлестірімдерін салыстыратын қабаттасқан жолақ оларға көп нәрсе айтады. Кез келген көрнекілікті аяқтамас бұрын, сауалнамамен таныс емес әріптесіңіз оны он секундтан аз уақыт ішінде дұрыс түсіндіре ала ма деп сұраңыз. Егер жоқ болса, форматтарды жеңілдетіңіз немесе ауыстырыңыз.
«Сонымен не болды?» деген сұрақты өткізіп жіберу. Түсіндірмесіз деректер аудиторияны өз қорытындыларын жасауға мәжбүр етеді, бұл көбінесе олардың ешқандай қорытынды жасамайтынын білдіреді. Әрбір тұжырымнан кейін оның практикалық тұрғыдан маңыздылығын түсіндіретін бір сөйлем болуы керек. Егер сіз сол сөйлемді жаза алмасаңыз, тұжырым презентацияға кірмеуі мүмкін.
Тақырыпты жасыру. Негізгі тұжырымға жеткенге дейін бес минуттық әдіснамамен 20 минуттық презентацияны бастау - орынды жоғалтудың сенімді жолы. Екінші немесе үшінші слайдтағы ең маңызды нәтижені көрсетіңіз, содан кейін оны қалайтындарға контекст пен егжей-тегжейлі ақпарат беріңіз.
Дұрыс емес деңгейдегі егжей-тегжейлі ұсыну. Басшылық тобына сауалнаманы жасаған топтан басқа деректердің нұсқасы қажет. Күмәніңіз болса, қысқаша нұсқасын дайындап, әңгіме тереңдеген жағдайда пайдалануға болатын егжей-тегжейлі көшірмесін дайындап қойыңыз.
Жиі Қойылатын Сұрақтар
Сауалнама нәтижелерін ұсыну қанша уақытқа созылуы керек?
Көптеген басшылық немесе мүдделі тараптар аудиториясы үшін 15-20 минут мақсат болып табылады. Әдетте бұл үш-бес негізгі тұжырымды қамтуға, әрқайсысына қолдау көрсетуші контекст беруге және ұсыныстармен аяқтауға жеткілікті уақыт. Егер тұжырымдар күрделі болса немесе аудитория егжей-тегжейлі нұсқаулық күтсе, 30 минут - бұл ақылға қонымды шекті уақыт. Ұзақ уақыт презентация емес, семинар немесе жұмыс сессиясы ретінде құрылымдалуы керек.
Қосымшаға не кіруі керек?
Негізгі презентациядан алып тастаған, бірақ қызығушылық танытқан тарап сұрауы мүмкін барлық нәрсені қосыңыз: сұрақ бойынша толық талдау, демографиялық бөліністер, сөзбе-сөз ашық жауаптар және әдіснамалық ескертпелер. Қосымша негізгі деректерді қолжетімді етпей, негізгі бөлімді қысқартады.
Нәтижелер қанағаттанарлықсыз болған кезде нәтижелерді қалай көрсетесіз?
Деректерді дәл көрсетіңіз және оны контекстпен жұптастырыңыз. Егер қатысу көрсеткіштері айтарлықтай төмендеген болса, оны анық айтыңыз, ықпал еткен кез келген факторларды қосыңыз және ұсынылған жауаппен дайындалыңыз. Аудитория, әдетте, нақты мәселені атаусыз қалдыратын жұмсартылған нәтижелерге қарағанда, нақты жоспары бар шынайы тұжырымдарға жақсы жауап береді.
Оларды іс жүзінде қолдану үшін AhaSlides тегін сауалнама жасаушысы сізге бірнеше минут ішінде сауалнамалар құруға, бөлісуге және талдауға мүмкіндік береді — тікелей эфирде сессияда немесе жеке сілтеме ретінде жіберіледі.
Дереккөздер
[1] Алхемер. Дөңгелек диаграмма ма, әлде бағаналық график пе? Сауалнама нәтижелерін ұсыну. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Flourish. Сауалнама жауаптарын тиімді түрде визуализациялаудың 5 тәсілі. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Venngage. Сауалнама нәтижелерін қалай тиімді ұсыну керек. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Insight7. Сауалнама деректерін мүдделі тараптарға ұсынудың ең жақсы әдістері. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] McKinsey Global Institute. Аналитика дәуірі: Деректерге негізделген әлемде бәсекелестік. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
