Whether you’re managing projects, running a business, or working as a freelancer, the project plays a vital role in driving the growth of your business model. It offers a structured and systematic way to assess project performance, pinpoint areas that need improvement, and achieve optimal outcomes. 

In this blog post, we’ll delve into project evaluation, discover its definition, benefits, key components, types, project evaluation examples, post-evaluation reporting, and create a project evaluation process.

Let’s explore how project evaluation can take your business toward new heights.

Мазмұны

• Жобаны бағалау дегеніміз не?
• Жобаны бағалаудың артықшылықтары
• Жобаны бағалаудың негізгі компоненттері
• Жобаны бағалау түрлері
• Жобаны бағалау мысалдары
• Step-by-step To Create Project Evaluation
• Кейінгі бағалау (есеп) 
• Жобаны бағалау үлгілері
• Негізгі тағамдар
• Жиі қойылатын сұрақтар

Жақсырақ қатысуға арналған кеңестер

• Жоба менеджменті
• Покерді онлайн жоспарлау
• Жобаны басқару бағдарламалық қамтамасыз ету

Жобаны бағалау дегеніміз не?

Project evaluation is the assessment of a project’s performance, effectiveness, and outcomes. Бұл жобаның өз мақсаттарын талдайтынын және табыс критерийлеріне сәйкес келетінін көру үшін деректерді қамтиды. 

Жобаны бағалау нәтижелер мен жеткізілімдерді жай ғана өлшеумен шектелмейді; ол жоба жасаған жалпы әсер мен құндылықты зерттейді.

By learning from what worked and didn’t, organizations can improve their planning and make changes to get even better results next time. It’s like taking a step back to see the bigger picture and figure out how to make things even more successful.

Жобаны бағалаудың артықшылықтары

Жобаны бағалау ұйымның табысы мен өсуіне ықпал ететін бірнеше негізгі артықшылықтарды ұсынады, соның ішінде:

• Ол шешім қабылдауды жақсартады: Ол ұйымдарға жобаның өнімділігін бағалауға, жақсарту бағыттарын анықтауға және сәттілікке немесе сәтсіздікке ықпал ететін факторларды түсінуге көмектеседі. Осылайша, олар ресурстарды бөлу, жобаға басымдық беру және стратегиялық жоспарлау туралы көбірек негізделген шешімдер қабылдай алады.
• Бұл жобаның өнімділігін арттырады: Жобаларды бағалау арқылы ұйымдар өз жобаларының күшті және әлсіз жақтарын анықтай алады. Бұл оларға жоба нәтижелерін жақсарту үшін түзету шараларын жүзеге асыруға мүмкіндік береді.
• Бұл тәуекелдерді азайтуға көмектеседі: Жобаның орындалу барысын жүйелі түрде бағалау арқылы ұйымдар ықтимал тәуекелдерді анықтап, жобаның кешігуі, бюджеттің асып кетуі және басқа да күтпеген мәселелер ықтималдығын азайту үшін шешімдер қабылдай алады.
• Ол ықпал етеді үздіксіз жетілдіру: Жоба сәтсіздіктерін талдау арқылы ұйымдар жобаны басқару тәжірибесін жетілдіре алады, жақсартуға арналған бұл итеративті тәсіл инновацияны, тиімділікті және жобаның жалпы сәттілігін қамтамасыз етеді.
• Ол мүдделі тараптардың қатысуын және қанағаттануын жақсартады: Evaluating outcomes and gathering stakeholders’ feedback enables organizations to understand their needs, expectations, and satisfaction levels. 
• Ол ашықтыққа ықпал етеді: Бағалау нәтижелерін мүдделі тараптарға хабарлауға болады, бұл ашықтықты көрсету және сенім орнату. Нәтижелер жобалардың стратегиялық мақсаттарға сәйкес келуін және ресурстардың тиімді пайдаланылуын қамтамасыз ететін жоба тиімділігін объективті бағалауды қамтамасыз етеді. 

Жобаны бағалаудың негізгі компоненттері

1/ Clear Objectives and Criteria: 

Project evaluation begins with establishing clear objectives and criteria for measuring success. These objectives and criteria provide a framework for evaluation and ensure alignment with the project’s goals.

Мұнда нақты мақсаттар мен критерийлерді анықтауға көмектесетін жобаны бағалау жоспарының мысалдары мен сұрақтары берілген:

Нақты мақсаттарды анықтауға арналған сұрақтар:

1. Бұл жобамен қандай нақты мақсаттарға қол жеткізгіміз келеді?
2. Біз қандай өлшенетін нәтижелерді немесе нәтижелерді көздейміз?
3. Бұл жобаның сәттілігін қалай бағалай аламыз?
4. Мақсаттар нақты және берілген ресурстар мен мерзімде қол жеткізуге болады ма?
5. Are the objectives aligned with the organization’s strategic priorities?

Бағалау критерийлерінің мысалдары:

1. Экономикалық тиімділік: Жобаның бөлінген бюджет шегінде аяқталғанын және ақшаның құнына жеткізілгенін бағалау.
2. Timeline: Жобаның жоспарланған кестеде аяқталғанын және маңызды кезеңдерге сәйкес келетінін бағалау.
3. Сапа: Жобаның нәтижелері мен нәтижелерінің алдын ала белгіленген сапа стандарттарына сәйкестігін тексеру.
4. Мүдделі тараптардың қанағаттануы: Gather feedback from stakeholders to gauge their satisfaction level with the project’s results.
5. Әсері: Measuring the project’s broader impact on the organization, customers, and community.

2/ Data Collection and Analysis: 

Тиімді жобаны бағалау жоба өнімділігін бағалау үшін тиісті деректерді жинауға негізделген. Бұған сауалнамалар, сұхбаттар, бақылаулар және құжаттарды талдау сияқты әртүрлі әдістер арқылы сандық және сапалық деректерді жинау кіреді. 

The collected data is then analyzed to gain insights into the project’s strengths, weaknesses, and overall performance. Here are some example questions when preparing to collect and analyze data:

• What specific data needs to be collected to evaluate the project’s performance?
• Қажетті деректерді жинау үшін қандай әдістер мен құралдар қолданылады (мысалы, сауалнамалар, сұхбаттар, бақылаулар, құжаттарды талдау)?
• Деректерді жинау қажет негізгі мүдделі тараптар кімдер?
• Дәлдік пен толықтықты қамтамасыз ету үшін деректерді жинау процесі қалай құрылымдалады және ұйымдастырылады?

3/ Performance Measurement: 

Performance measurement involves assessing the project’s progress, outputs, and outcomes about the established objectives and criteria. It includes tracking key performance indicators (KPIs) and evaluating the project’s adherence to schedules, budgets, quality standards, and stakeholder requirements.

4/ Stakeholder Engagement:

Мүдделі тараптар – жобаның тікелей немесе жанама әсер ететін немесе оның нәтижелеріне елеулі мүдделі тұлғалар немесе топтар. Оларға жоба демеушілері, топ мүшелері, соңғы пайдаланушылар, тұтынушылар, қауымдастық мүшелері және басқа да тиісті тараптар кіруі мүмкін. 

Мүдделі тараптарды жобаны бағалау процесіне тарту оларды тарту және олардың перспективаларын, пікірлерін және түсініктерін іздеуді білдіреді. Мүдделі тараптарды тарту арқылы олардың әртүрлі көзқарастары мен тәжірибелері қарастырылады, бұл жан-жақты бағалауды қамтамасыз етеді.

5/ Reporting and Communication: 

Жобаны бағалаудың соңғы негізгі құрамдас бөлігі бағалау нәтижелері туралы есеп беру және хабарлау болып табылады. Бұл қорытындыларды, қорытындыларды және ұсыныстарды ұсынатын кешенді бағалау есебін дайындауды қамтиды. 

Effective communication of evaluation results ensures that stakeholders are informed about the project’s performance, lessons learned, and potential areas for improvement.

Жобаны бағалау түрлері

Жалпы жобаны бағалаудың төрт негізгі түрі бар:

#1 – Performance Evaluation: 

Бағалаудың бұл түрі жобаның орындалуын оның сәйкестігі тұрғысынан бағалауға бағытталған жоба жоспарлары, кестелер, бюджеттер, және сапа стандарттары. 

Ол жобаның өз мақсаттарына сәйкес келетінін, жоспарланған нәтижелерді жеткізуін және ресурстарды тиімді пайдалануын зерттейді.

#2 – Outcomes Evaluation: 

Outcomes evaluation assesses the broader impact and results of a project. It looks beyond the immediate outputs and examines the long-term outcomes and benefits generated by the project. 

Бұл бағалау түрі жобаның өз мақсатына жеткен-жетпегенін қарастырады қалаған мақсаттар, құрылған оң өзгерістер, және үлес қосты болжанатын әсерлер.

#3 – Process Evaluation: 

Процесті бағалау жобаны іске асыру процесінің тиімділігі мен тиімділігін зерттейді. Ол жобаны басқаруды бағалайды стратегиялар, әдістемелер, және тәсілдер жобаны орындау үшін пайдаланылады. 

Бұл бағалау түрі жобаны жоспарлауда, орындауда, үйлестіруде және коммуникацияда жақсарту үшін аймақтарды анықтауға бағытталған.

#4 – Impact Evaluation: 

Impact evaluation goes even further than outcomes evaluation and aims to determine the project’s себепті байланыс байқалған өзгерістермен немесе әсерлермен. 

Ол сыртқы факторлар мен ықтимал балама түсініктемелерді ескере отырып, жобаны қол жеткізілген нәтижелер мен әсерлерге қаншалықты жатқызуға болатынын түсінуге тырысады.

*Ескерту: These types of evaluation can be combined or tailored to suit the project’s specific needs and context. 

Жобаны бағалау мысалдары

Жобаны бағалаудың әртүрлі мысалдары төмендегідей:

#1 – Performance Evaluation 

A construction project aims to complete a building within a specific timeframe and budget. Performance evaluation would assess the project’s progress, adherence to the construction schedule, quality of workmanship, and utilization of resources. 

#2 – Outcomes Evaluation

Коммерциялық емес ұйым қолайсыз аудандардағы сауаттылық деңгейін арттыру бойынша қауымдастықты дамыту жобасын жүзеге асырады. Нәтижелерді бағалау сауаттылық деңгейлерін, мектепке қатысуды және қоғамдастықтың қатысуын бағалауды қамтиды. 

#3 – Process Evaluation – Project Evaluation Examples

An IT project involves the implementation of a new software system across a company’s departments. Process evaluation would examine the project’s implementation processes and activities.

#4 – Impact Evaluation

A public health initiative aims to reduce the prevalence of a specific disease in a targeted population. Impact evaluation would assess the project’s contribution to the reduction of disease rates and improvements in community health outcomes.

Step-by-step To Create Project Evaluation

Мұнда жобаны бағалауды жасауға көмектесетін қадамдық нұсқаулық берілген:

1/ Define the Purpose and Objectives:

• Жобаның өнімділігі немесе нәтижелерді өлшеу сияқты бағалаудың мақсатын нақты көрсетіңіз.
• Establish specific objectives that align with the evaluation’s purpose, focusing on what you aim to achieve.

2/ Identify Evaluation Criteria and Indicators:

• Жобаны бағалау критерийлерін анықтаңыз. Олар өнімділікті, сапаны, құнды, кестені сақтауды және мүдделі тараптардың қанағаттануын қамтуы мүмкін.
• Деректерді жинау мен талдауды жеңілдету үшін әрбір критерий үшін өлшенетін көрсеткіштерді анықтаңыз.

3/ Plan Data Collection Methods:

• Сауалнамалар, сұхбаттар, бақылаулар, құжаттарды талдау немесе бар деректер көздері сияқты деректерді жинау әдістері мен құралдарын анықтаңыз.
• Қажетті деректерді жинау үшін сауалнамаларды, сұхбат жүргізуге арналған нұсқаулықтарды, бақылау тізімдерін немесе басқа құралдарды құрастырыңыз. Олардың анық, қысқа және тиісті ақпаратты жинауға бағытталғанына көз жеткізіңіз.

4/ Деректерді жинау: 

• Жоспарланған мәліметтерді жинау әдістерін іске асыру және қажетті ақпаратты жинау. Сенімді нәтижелерге қол жеткізу үшін деректер жинаудың дәйекті және дәл орындалуын қамтамасыз етіңіз. 
• Деректерді жинау үшін сәйкес үлгі өлшемін және мақсатты мүдделі тараптарды қарастырыңыз.

5/ Analyze Data: 

Деректерді жинағаннан кейін, мағыналы түсініктерді алу үшін оны талдаңыз. Деректерді түсіндіру және үлгілерді, трендтерді және негізгі қорытындыларды анықтау үшін құралдар мен әдістерді пайдалана аласыз. Талдау бағалау критерийлері мен мақсаттарына сәйкес келетініне көз жеткізіңіз.

6/ Draw Conclusions and Make Recommendations:

• Based on the evaluation outcomes, conclude the project’s performance.
• Жобаның тиімділігін арттыру үшін нақты бағыттарды немесе стратегияларды бөліп көрсете отырып, жақсарту бойынша іс-қимылға болатын ұсыныстар жасаңыз.
• Бағалау процесін, қорытындыларды, қорытындыларды және ұсыныстарды көрсететін жан-жақты есеп дайындаңыз.

7/ Communicate and Share Results: 

• Бағалау нәтижелерін тиісті мүдделі тараптармен және шешім қабылдаушылармен бөлісіңіз.
• Қорытындылар мен ұсыныстарды болашақ жобаны жоспарлау, шешім қабылдау және үздіксіз жақсарту туралы ақпараттандыру үшін пайдаланыңыз.

Кейінгі бағалау (есеп) 

Егер сіз жобаны бағалауды аяқтаған болсаңыз, бағалау процесі, оның нәтижелері және жобалар үшін салдары туралы жан-жақты шолуды қамтамасыз ететін кейінгі есептің уақыты келді. 

Бағалаудан кейінгі есеп беру үшін мына жайттарды есте сақтау қажет:

• Бағалаудың қысқаша мазмұнын, оның ішінде оның мақсатын, негізгі қорытындыларын және ұсыныстарын көрсетіңіз.
• Деректерді жинау әдістерін, құралдарын және пайдаланылатын әдістерін қоса алғанда, бағалау әдісін егжей-тегжейлі көрсетіңіз.
• Бағалаудың негізгі қорытындылары мен нәтижелерін көрсетіңіз.
• Маңызды жетістіктерді, жетістіктерді және жақсартуға болатын бағыттарды белгілеңіз.
• Жобаны жоспарлау, шешім қабылдау және ресурстарды бөлу үшін бағалау нәтижелері мен ұсыныстардың салдарын талқылаңыз.

Жобаны бағалау үлгілері

Here’s an overall project evaluation templates. You can customize it based on your specific project and evaluation needs:

Негізгі тағамдар 

Жобаны бағалау – жобаның өнімділігін, нәтижелерін және тиімділігін бағалауға көмектесетін маңызды процесс. Ол ненің жақсы жұмыс істегені, жақсарту бағыттары және алынған сабақтар туралы құнды ақпарат береді. 

Ұмытпаңыз AhaSlides play a significant role in the evaluation process. We provide алдын ала жасалған шаблондар бірге интерактивті мүмкіндіктер, which can be utilized to collect data, insights and engage stakeholders! Let’s explore!

Жиі қойылатын сұрақтар

Сілтеме: Жоба басқарушы | Eval қауымдастығы | AHRQ