좋은 것은 무엇인가? 회의 초대 이메일 예시?
Meetings can be an essential element of team effectiveness, coordination, and unity. Many companies host a meeting at least once a week, it can be an informal meeting to simply have a deep talk with their employees or a more formal meeting of the management board to discuss a company’s future plan and annual year-end report. It is compulsory for administrator officers or leaders to send meeting invitation letters to the participants or guests.
회의 초대는 공식 회의를 효과적이고 원활하게 진행하는 데 중요합니다. 회의 초대장을 보내는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 이 기사에서는 처리에 중점을 둡니다. 회의 초대 이메일, 사람들을 회의에 초대하는 가장 편리하고 대중적인 방법입니다.
차례
AhaSlides를 사용한 빠른 회의 템플릿
회의 초대 이메일이란 무엇입니까?
비즈니스 활동의 핵심 부분인 회의 초대 이메일은 회의 목적을 설명하고 특정 날짜 및 장소에 따라 사람들이 회의에 참여하도록 요청하는 서면 메시지와 더 자세한 첨부 파일입니다. 회의의 성격에 따라 격식 또는 격식으로 쓸 수 있습니다. 비즈니스 이메일 에티켓에 부합하는 적절한 어조와 스타일로 작성해야 합니다.
However, don’t confuse a meeting invitation email with a meeting request email. The key difference between these emails is that a meeting request email is aim to set up an appointment with someone while a meeting invitation email aims to invite you to a meeting on announced dates and location
회의 초대 이메일이 중요한 이유는 무엇입니까?
이메일 초대를 사용하면 많은 이점이 있습니다. 이메일 초대의 장점은 다음과 같습니다.
- 캘린더에 직접 연결됩니다. 수신자가 초대를 수락하면 비즈니스 캘린더에 다시 추가되고 캘린더에 기록된 다른 이벤트와 동일한 알림을 받게 됩니다.
- 편리하고 빠릅니다. 보내기 버튼을 클릭하면 수신자가 즉시 이메일에 도달할 수 있습니다. 받는 사람에게 바로 가기 때문에 이메일 주소가 틀리면 바로 공지를 받아보고 빠르게 추가 해결을 할 수 있습니다.
- 시간이 절약됩니다. 동시에 수천 개의 이메일 주소로 그룹 이메일을 보낼 수 있습니다.
- It is cost-saving. You don’t have to spend a budget for mailing.
- It can be generated directly from your preferred webinar platform. Unless you’re having a face-to-face meeting, your first choice will probably be Zoom, Microsoft Teams, or something equivalent. When RSVP is confirmed, all of the links and timeframes are synced up via email, so the attendee can avoid confusion with other events.
It is a fact that billions of emails are sent every day and many of them are spam. As everyone uses at least one email to exchange important messages for work, purchases, meetings, and more. However, as you have to read tons of emails per day, it is not surprising that you sometimes encounter the “email fatigue” phenomenon. Thus, delivering a good invitation email can avoid unnecessary misunderstanding or ignorance from receivers.
단계별 회의 초대 이메일 작성
좋은 회의 초대 이메일은 필수입니다 그리고 일반적으로 이메일 배달 율.
비즈니스 미팅 초대 이메일을 완성하기 위해서는 수신자 입장에서 누구나 지켜야 할 에티켓과 원칙이 있습니다. 다음 단계에 따라 표준 회의 초대 이메일을 작성하는 방법을 배울 수 있습니다.
1단계: 강력한 제목을 작성하세요
이메일 수신자의 47%가 명확하고 간결한 제목이 있는 이메일을 읽는다는 사실입니다. 첫인상이 중요합니다. 이렇게 하면 수신자가 긴박함이나 중요성을 느끼게 되어 더 높은 오픈율로 이어질 수 있습니다.
- 짧고 목표가 있습니다. 수수께끼가 아니라 사실에 입각하십시오.
- 긴급의 표시로 제목에 출석 확인을 요청할 수 있습니다.
- Or add a sentiment tone like don’t forget importance, urgency,…
- 시간에 민감한 문제를 강조하려면 시간을 추가하십시오.
예를 들어: “Meeting 4/12: Project brainstorm session” or “Important. Please RSVP: New Product Strategy meeting 10/6”
2단계: 빠른 소개로 시작
In the very first line, it’s a good idea to do a brief of who you are, what your position is in the organization and why you’re reaching out to them. Then you can directly show the purpose of the meeting. Many people make the mistake of delivering a vague purpose of the meeting as they assume that participants must know about that.
- 소개를 기분 좋게 하거나 작업과 관련되게 하십시오.
- 작업을 완료해야 하거나 회의에 가져가야 할 것이 있으면 참가자에게 상기시킵니다.
예를 들어 팀원 여러분 안녕하세요. 다음 주 월요일 신제품 출시 때 뵙겠습니다.
3단계: 시간과 장소 공유
정확한 회의 시간을 포함해야 합니다. 또한 직접 또는 온라인으로 회의가 열리는 방법과 장소를 알려주고 필요한 경우 가이드라인이나 플랫폼 링크를 제공해야 합니다.
- 직원이 세계 여러 지역에서 근무하는 경우 시간대를 추가하세요.
- 회의 예상 시간 언급
- 길안내 시 최대한 상세하게 안내하거나 매핑 가이드를 첨부
예를 들어: 6월 1일 금요일 오후 00시에 관리동 2층 XNUMX번 회의실에서 함께 해주세요.
4단계: 회의 안건 개요
Cover key objectives or proposed meeting agenda. Don’t mention the details. You can simply state the topic and timeline. For formal meetings, you can attach a detailed document. This is particularly useful for helping attendees do preparation advance.
예를 들어, you can start with: We plan to discuss…./ We want to address some of the issues Or as the following timeline:
- 8:00-9:30: 프로젝트 소개
- 9:30-11:30: Howard(IT), Nour(마케팅) 및 Charlotte(영업)의 프레젠테이션
5단계: RSVP 요청
Requiring an RSVP can help confirm a response from your recipients. To prevent ambivalence, a preferred response and time limit for attendees to inform you of their attendance or absence should be included in your email. By that, if you haven’t received their RSVP at the time you regulate, you can do quick follow-up actions.
예를 들어: [날짜]까지 [이메일 주소 또는 전화번호]로 회신 부탁드립니다.
6단계: 전문 이메일 서명 및 브랜딩 추가
비즈니스 이메일 서명에는 성명, 직위, 회사명, 연락처 정보, 개인 웹 사이트 및 기타 하이퍼링크 주소.
다음을 사용하여 서명을 쉽게 사용자 정의할 수 있습니다. Gmail.
예를 들어:
제시카 매디슨
지역 최고 마케팅 책임자, Inco 산업
555-9577-990
시간과 노력을 절약해 주는 무료 이메일 서명 생성기가 많이 있습니다. 내 서명.
회의 초대 이메일 유형 및 예
Bear in mind that different types of meetings will have different standards and writing styles to follow. Commonly, we separate meeting invitation emails based on their level of formal or informal, including or excluding virtual meetings or pure online meetings. In this part, we collect and introduce to you some typical types of meeting invitations and each type’s template that are popularly used in business meeting invitation emails.
#1. 공식 회의 요청 이메일
공식 회의 요청 이메일은 일반적으로 XNUMX년에 XNUMX~XNUMX회 열리는 대규모 회의에 사용됩니다. 대규모 공식 회의이므로 이메일은 격식을 갖춘 글쓰기 스타일로 작성되어야 합니다. 참석자에게 회의 참여 방법, 장소 찾는 방법, 세부 안건 등을 보다 명확하게 전달하기 위해서는 첨부된 부록이 필요합니다.
공식 회의에는 다음이 포함됩니다.
- 경영회의
- 위원회 회의
- 이사회 회의
- Shareholders’ meeting
- 전략회의
예 1 : Shareholders’ 초대장 이메일 템플릿
제목: 중요합니다. 정기총회에 초대합니다. [시간]
[받는 사람 이름]
[회사 이름]
[직책]
[회사 주소]
[데이트]
주주 여러분,
에 개최되는 정기총회에 귀하를 초대하게 된 것을 기쁘게 생각합니다. [시간], [주소]
연례 주주 총회는 정보, 교환 및 토론을 위한 예외적인 기회입니다. [회사 이름] 그리고 우리의 모든 주주.
또한 주요 결정을 내리는 데 적극적인 역할을 하기 위해 자신을 표현하고 투표할 수 있는 기회입니다. [회사 이름], 당신이 소유한 주식의 수에 관계없이. 회의는 다음과 같은 주요 의제를 다룰 것입니다.
의제 1 :
의제 2 :
의제 3 :
의제 4 :
본 회의 참석 방법, 의제 및 승인을 위해 제출할 결의문은 아래 첨부된 문서에서 확인할 수 있습니다.
이사회를 대표하여 귀하의 기여와 위원회에 대한 충성심에 감사드립니다. [회사 이름] 회의에 오신 것을 환영합니다. [데이트]
최고와 관련,
[이름]
[직책]
[회사 이름]
[회사주소 및 홈페이지]
예 2 : 전략회의 초대장 이메일 템플릿
[받는 사람 이름]
[회사 이름]
[직책]
[회사 주소]
[데이트]
제목 : 프로젝트 런칭 마케팅 캠페인 회의: 2/28
대신에 [회사 이름], 다음에서 열리는 비즈니스 미팅에 귀하를 초대하고 싶습니다. [회의장명, 건물명] [날짜 및 시간]. 회의는 다음 기간 동안 지속됩니다. [지속].
It’s my pleasure to welcome you to the first stage of our project to discuss our upcoming proposal [Details] and we appreciate your valuable insights on it. Here’s a brief summary of our agenda for the day:
의제 1 :
의제 2 :
의제 3 :
의제 4 :
이 제안은 전체 팀에서 가장 중요한 제안 중 하나로 간주됩니다. 보다 자세한 정보를 제공하는 문서를 이 서신에 첨부하여 사전에 회의를 준비하는 데 편리하게 이용하실 수 있습니다.
우리 모두는 이 제안을 성공적으로 수행하기 위해 무엇을 더 할 수 있는지 논의하기 위해 귀하와 대화를 나누기를 고대하고 있습니다. 회의에 대한 질문이나 제안 사항은 사전에 제출해 주십시오. [마감 시간] 이 이메일에 답장하여 직접 나에게.
앞으로 좋은 하루 되세요.
잘 부탁드립니다,
따뜻한 감사합니다
[이름]
[직책]
[회사 이름]
[회사주소 및 홈페이지]
#2. 비공식 회의 초대 이메일
공식 회의 초대 이메일을 통해 단순히 관리 수준이 낮은 직원 또는 팀 내 구성원과의 회의인 경우. 적절하게 쓰는 방법을 생각하는 것이 훨씬 쉽습니다. 친근하고 즐거운 어조로 비공식적인 스타일로 쓸 수 있습니다.
비공식 회의에는 다음이 포함됩니다.
- 브레인스토밍 회의
- 문제 해결 회의
- 트레이닝
- 체크인 미팅
- 팀 빌딩 회의
- 커피 채팅
예 3: 체크인 회의 초대장 이메일 템플릿
제목: 긴급. [프로젝트 이름] 업데이트. [데이트]
팀 여러분,
인사말!
당신과 함께 일하는 시간이 즐겁고 즐거웠습니다. [프로젝트 이름]. 그러나 우리의 계획을 효과적으로 진행하기 위해서는 지금까지의 진행 상황을 보고할 수 있는 시기라고 생각하며, [위치] 에서 문제를 더 논의하기 위해 [날짜와 시간].
I also attached a list of all the agendas that we need to discuss. Don’t forget to prepare your task completion report. Please use this [링크] 해낼 수 있을지 알려주기 위해.
최대한 빨리 확인 이메일을 보내주세요.
따뜻한 감사합니다
[이름]
[직책]
[회사 이름]
예 4 : 팀부ilding 초대 이메일 템플릿
팀원 여러분,
이는 귀하에게 [부서 이름] 을 조직하고 있다 전 직원을 위한 팀빌딩 회의 회원 [날짜와 시간]
더 나은 전문성 개발을 위해 우리가 함께 성장하는 것은 매우 중요하며 이는 우리의 기술과 재능을 활용하여 더 나은 성과를 낼 수 있도록 팀으로 일할 때만 가능합니다. 그래서 저희 학과에서는 매월 다양한 팀빌딩 활동을 꾸준히 추진하고 있습니다.
더 나은 지원을 제공하기 위해 개선할 수 있는 방법에 대한 여러분의 목소리를 들을 수 있도록 이벤트에 참여하십시오. 또한 몇 가지가있을 것입니다 팀 빌딩 게임 음료 및 가벼운 다과와 함께 회사에서 제공합니다.
한 사람 한 사람의 성장을 돕기 위해 마련한 팀빌딩 행사에서 즐거운 시간을 보낼 수 있기를 기대합니다. 이 회의에 참석할 수 없다고 생각되면 친절하게 알려주십시오. [코디네이터 이름] at [전화 번호]
감사합니다.
[이름]
[직책]
[회사 이름]
#삼. 초청 연사 초대 이메일
초청 연사 초대 이메일에는 회의 및 연설 기회와 관련하여 연사와 관련된 정보가 포함되어야 합니다. 연사는 자신이 이벤트에 기여할 수 있는 방법과 이벤트의 일부가 되어 받을 수 있는 혜택이 무엇인지 아는 것이 중요합니다.
예 5: 초청 연사 초대 이메일 템플릿
친애하는 [스피커],
이 메시지가 귀하에게 잘 전달되길 바랍니다! 우리는 오늘 당신의 묵상을 위한 환상적인 연설의 기회를 가지고 다가가고 있습니다. 저희의 명예로운 연사가 되어 주시기를 부탁드립니다. [회의 이름]에 초점을 맞춘 이벤트 [행사의 목적과 청중에 대한 설명]. 전체 [회의 이름] 팀은 귀하의 업적에 영감을 받았으며 귀하가 같은 생각을 가진 전문가 청중에게 연설할 수 있는 완벽한 전문가가 될 것이라고 생각합니다.
[회의 이름] 에서 일어날 것입니다 [장소, 시 및 주 포함] on [날짜]. 이벤트는 최대 약 [예상참가인원#]. 우리의 목표는 [Meeting’s objectives].
우리는 당신이 훌륭한 연사이며 당신의 목소리가 그 대화에 중요한 추가가 될 것이라고 믿습니다. [전문 분야]. 해당 분야와 관련된 아이디어를 [Duration]분까지 발표할 수 있습니다. [회의 주제]. [마감일] 전에 제안서를 보내면 [링크]를 따라가서 저희 팀이 귀하의 아이디어를 듣고 미리 연설의 세부 사항을 결정할 수 있습니다.
어쨌든 참석이 어려우신 분들은 [링크]로 연락주시기 바랍니다. 귀하의 시간과 배려에 감사드리며 귀하의 긍정적인 답변을 기다리겠습니다.
최고의,
[이름]
[직책]
[연락처]
[회사 홈페이지 주소]
#4. 웨비나 초대 이메일
In today’s trends, more and more people host online meeting as it is time and cost-saving, especially for remote working teams. If you use conference platforms, there are well-customized invitation messages that are directly sent to your attendee before the meeting starts, such as the Zoom invitation email template. For a virtual webinar, you can refer to the following sample.
힌트 : Use keywords such as “Congratulations”, “Soon”, “Perfect”, “Update”, , “Available”, “Ultimately”, “Top”,“Special”, “Join us”, “Free”, ” etc.
예 6 : 웨비나 초대 이메일 템플릿
제목: 축하합니다! 당신은 초대 [웨비나 이름]
친애하는 [입후보자 이름],
[회사 이름] [웨비나 주제] 에 [날짜] 에 [Time], 을 목표로 [[웨비나 목적]
[웨비나 주제] 분야의 전문가를 초빙하여 엄청난 혜택을 받고 사은품도 받을 수 있는 좋은 기회가 될 것입니다. 우리 팀은 당신의 존재에 매우 열정적입니다.
참고: 이 웨비나는 다음으로 제한됩니다. [인원]. 좌석을 확보하려면 등록하십시오 [링크], 친구들과 자유롭게 공유하세요.
거기서 뵙기를 바랍니다!
좋은 하루 되세요
[당신의 이름]
[서명]
히프 라인
Luckily, there are many available templates of business meeting invitations on internet for you to customize and send to your attendees in seconds. Don’t forget to save some in your cloud so that you can prepare your email with perfect writing, especially in case of urgency.
비즈니스를 위한 다른 솔루션도 찾고 있다면 다음을 찾을 수 있습니다. 아하 슬라이드 는 웹 세미나 이벤트, 팀 구축 활동, 컨퍼런스 등을 지원하는 많은 놀라운 기능을 갖춘 훌륭한 프레젠테이션 도구입니다.
자주 묻는 질문들 (FAQ)
회의 약속을 위해 이메일을 어떻게 작성하나요?
회의 약속 이메일에 포함할 주요 사항:
– Clear subject line
– Greeting and introduction
– Requested meeting details – date(s), time range, purpose
– Agenda/topics for discussion
– Alternatives if primary dates don’t work
– Next steps details
– Closing and signature
이메일을 통해 팀 회의 초대를 어떻게 보내나요?
– Open your email client or webmail service (such as Gmail, Outlook, or Yahoo Mail).
– Click on the “Compose” or “New Email” button to start drafting a new email.
– In the “To” field, enter the email addresses of the team members you want to invite to the meeting. You can separate multiple email addresses with commas or use your email client’s address book to select recipients.
– If you have a calendar application integrated with your email client, you can add the meeting details to the calendar invite directly from the email. Look for an option like “Add to Calendar” or “Insert Event” and provide the necessary information.
이메일 초대장을 만들려면 어떻게 해야 하나요?
짧은 이메일 초대장에 포함해야 할 주요 사항은 다음과 같습니다.
– Greeting (address recipient by name)
– Event name and date/time
– Location details
– Short invitation message
– RSVP details (deadline, contact method)
– Closing (your name, event host)
