8단계로 완성하는 네일 프로젝트 킥오프 미팅 전단지 (무료 템플릿 포함!)

가장 잘 훈련 된 회사조차도 때때로 프로젝트가 잘못되었다고 느낄 수 있습니다. 종종 문제는 다음 중 하나입니다. 준비. 해결책? 잘 구조화되고 완전한 상호 작용 프로젝트 시작 회의!

단순한 화려 함과 의식 이상으로, 잘 실행 된 킥오프 미팅은 정말 아름다운 것을 제대로 보여줄 수 있습니다. 다음은 흥미를 키우고 얻는 프로젝트 시작 회의를 개최하는 8 단계입니다. 사람 같은 페이지에.

킥오프 시간!

프로젝트 킥오프 회의 란 무엇입니까?
프로젝트 킥오프 회의가 중요한 이유는 무엇입니까?
Kickass 프로젝트 킥오프 회의를위한 8 단계
프로젝트 개시 회의 안건 템플릿

기억해야 할 회의 팁

킥오프 회의 안건은 사전에 준비해야 합니다. 프로젝트 킥오프 이메일을 미리 보내는 것은 매우 중요합니다! 그럼, 몇 가지 킥오프 회의 안건 샘플을 살펴보겠습니다!

킥오프 세션은 짧고 간결하게 진행되어야 하며, 다양한 게임과 활동을 통해 진행되어야 합니다. 이때 AhaSlides가 매우 유용합니다! 아래에서 더 많은 팁을 확인해 보세요.

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대화를 시작하세요.

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프로젝트 킥오프 회의 란 무엇입니까?

주석에 표시된 것처럼 프로젝트 시작 회의는 프로젝트를 시작하는 회의.

일반적으로 프로젝트 킥오프 미팅은 프로젝트를 주문한 고객과 이를 실현할 회사 간의 첫 번째 미팅입니다. 양측은 함께 앉아서 프로젝트의 기초, 목적, 목표 및 아이디어에서 결실을 맺는 방법에 대해 논의할 것입니다.

일반적으로 말해서 2 유형 알아야 할 킥오프 회의:

외부 프로젝트 시작 – 개발팀이 외부 회사는 고객이나 이해 관계자처럼 협업 프로젝트 계획을 논의합니다.
내부 PKM – 팀 출신 이내 회사는 함께 자리를 잡고 새로운 내부 프로젝트 계획을 논의합니다.

이 두 유형 모두 결과가 다를 수 있지만 절차 거의 동일합니다. 본질적으로 부분이 없다 내부 프로젝트 킥오프에 포함되지 않은 외부 프로젝트 킥오프의 경우 유일한 차이점은 누구를 위해 킥오프를 개최하느냐입니다.

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프로젝트 킥오프 회의가 중요한 이유는 무엇입니까?

킥오프 미팅의 목적은 명확해야 합니다! 특히 칸반 보드에 푹 빠진 오늘날의 직장에서는, 적절한 사람들에게 여러 가지 작업을 할당하는 것만으로도 프로젝트를 시작하는 것이 간단해 보일 수 있습니다. 하지만 이는 팀이 끊임없이 방향을 잃게 만들 수 있습니다.

기억하세요, 당신이 거기에 있다고 해서 같은 보드 당신이 ~에 있다는 것을 의미하지는 않습니다 같은 페이지.

핵심은 프로젝트 시작 회의가 정직하고 개방적입니다. 대화 고객과 팀 간의 문제입니다. 지원 프로젝트가 어떻게 작동 할 것인지에 대한 일련의 발표가 있지만 대화 계획, 기대 및 목표에 대해 자유로운 토론을 통해 도달했습니다.

프로젝트 시작 회의를 개최하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

그것은 모두를 얻는다 준비 - "나무를 자르는 데 6시간을 주면, 그 중 4시간은 도끼를 날카롭게 하는 데 쓰겠습니다." 만약 에이브러햄 링컨이 오늘날 살아 있다면, 그는 프로젝트 4시간 중 첫 6시간을 프로젝트 시작 회의에 할애했을 것입니다. 왜냐하면 이러한 회의에는 다음이 포함되기 때문입니다. 모든 프로젝트를 시작하는 데 필요한 단계.
그것은 포함한다 모든 주요 선수 – 킥오프 회의는 관리자, 팀 리더, 고객, 그리고 프로젝트에 이해관계가 있는 모든 사람이 참석하지 않으면 시작할 수 없습니다. 킥오프 회의에서 모든 것을 명확하게 파악하지 못하면 누가 무엇을 담당하는지 파악하기 매우 어렵습니다.
그 개방적이고 협력적인 – 앞서 말씀드렸듯이 프로젝트 시작 회의는 토론입니다. 가장 좋은 회의는 참여를 유도하는 회의입니다. 모든 참석하고 모든 사람에게서 최고의 아이디어를 가져옵니다.

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Kickass 프로젝트 킥오프 회의를위한 8 단계

그렇다면 프로젝트 시작 회의 안건에는 정확히 무엇이 포함되는 걸까요? 아래 8단계로 간략하게 정리해 보았지만, 항상 기억해야 할 것은 다음과 같습니다. 이 유형의 회의에는 세트 메뉴가 없습니다..

이 8 단계를 가이드로 사용하되 최종 의제는 당신!

1단계 – 소개 및 Ice Breakers

당연히 킥오프 미팅을 시작하는 유일한 방법은 참가자들이 서로를 친숙하게 만드는 것입니다. 프로젝트의 길이나 규모에 관계없이 클라이언트와 팀 구성원은 효율적으로 작업하기 전에 서로 이름이 같아야 합니다.

간단한 '테이블을 돌며' 소개만으로 사람들이 이름에 익숙해지는 데 충분하지만, 아이스브레이커를 사용하면 또 다른 계층을 추가할 수 있습니다. 성격 그리고 기분을 밝게 프로젝트 시작 전에.

이거 한번 해봐: 휠 스핀 🎡

몇 가지 간단한 소개 주제를 스피너 휠, 그런 다음 각 팀원이 그것을 돌리고 휠이 어떤 주제에 해당하는지 대답하게 합니다. 재미있는 질문을 권장하지만 어느 정도 전문성을 유지해야 합니다!

이와 같은 것을 더 원하십니까? 💡 우리는 가지고 있어요 모든 회의를 위한 10개의 쇄빙선 바로 여기.

2단계 – 프로젝트 배경

공식적인 절차와 축하 행사가 모두 끝났으니, 이제 본격적으로 시작해야 할 때입니다. 회의를 성공적으로 시작하려면 시작 회의에 대한 명확한 안건을 마련해야 합니다!

모든 훌륭한 스토리가 그렇듯이, 처음부터 시작하는 것이 가장 좋습니다. 모든 서신 개요 지금까지 일어난 일을 프로젝트에 참여한 모든 사람이 완전히 이해하도록 하기 위해 귀하와 고객 사이에서 협의합니다.

이메일, 텍스트, 이전 회의의 의사록 또는 회사와 고객을위한 모든 종류의 컨텍스트를 추가하는 리소스의 스크린 샷이 될 수 있습니다. 타임 라인을 만들어 모든 사람이 쉽게 시각화 할 수 있도록합니다.

3단계 – 프로젝트 수요

통신 배경 외에도 심도 있게 탐구하고 싶을 것입니다. 세부 사항에 why 이 프로젝트는 처음에 시작됩니다.

이는 프로젝트가 해결하고자하는 문제점에 대한 명확한 개요를 제공하기 때문에 중요한 단계이며, 이는 팀과 고객 모두 항상 마음의 최전선에 있어야합니다.

Protip 👊

이와 같은 단계는 토론하기에 무르 익었습니다. 고객에게 물어보세요 그리고 당신의 팀이이 프로젝트가 왜 꿈꾸 었다고 생각하는지에 대한 아이디어를 내놓을 수 있습니다.

해당되는 경우 항상 채널을 고객의 소리 이 섹션의. 클라이언트와 협력하여 프로젝트에서 해결하려는 문제를 언급하는 소비자의 실제 사례를 찾습니다. 그들의 의견은 팀이 프로젝트에 접근하는 방식을 형성해야 합니다.

4단계 – 프로젝트 목표

그래서 당신은 그것을 살펴보았습니다 과거 프로젝트의 경우 이제 다음 사항을 살펴볼 시간입니다. 미래.

프로젝트에 대한 명확한 목표와 성공에 대한 명확한 정의는 팀원들이 목표를 향해 나아가는 데 큰 도움이 됩니다. 뿐만 아니라, 고객에게 당신이 프로젝트에 대해 진지하고 진행 방식에도 큰 책임감을 가지고 있음을 보여줄 수 있습니다.

시작 회의 참석자에게 문의 '성공은 어떤 모습일까?' 더 많은 고객입니까? 더 많은 리뷰? 더 나은 고객 만족도?

목표가 무엇이든, 항상 다음과 같아야 합니다.

달성 할 수있는 – 무리하지 마세요. 자신의 한계를 알고 목표를 세우세요. 실제로 달성 할 기회가 있습니다.
측정할 수있는 – 데이터를 활용하여 목표를 강화하세요. 특정 목표를 설정하고 그에 따른 진행 상황을 추적하세요.
시간 초과 된 – 스스로에게 마감일을 정하세요. 그 마감일 전에 목표를 달성하기 위해 최선을 다하세요.

5단계 – 작업 설명서

'킥오프 회의'의 핵심을 담은 작업 명세서(SoW)는 프로젝트의 세부 사항과 수행 방식을 자세히 설명합니다. 주요 청구 킥오프 회의 의제에 대해 대부분의 관심을 받아야합니다.

작업 명세서에 포함 할 내용에 대한이 인포 그래픽을 확인하세요.

프로젝트 시작 회의에서 작업 성명 발표와 관련된 6 가지 간단한 단계를 설명하는 인포 그래픽.

작업 설명은 나머지 프로젝트 시작 회의 의제만큼 토론에 관한 것이 아니라는 점을 명심하십시오. 지금은 프로젝트가 단순히 행동 계획을 세우다 다음 프로젝트를 위해 토론을 저장하십시오. 회의의 다음 항목.

나머지 킥오프 회의와 마찬가지로 작업 성명은 슈퍼 변수. 작업 명세서의 세부 사항은 항상 프로젝트의 복잡성, 팀 규모, 관련된 부분 등에 따라 달라집니다.

문의사항이 있으신가요? 💡 이것을 확인하십시오 작업 명세서 작성에 대한 포괄적 인 기사.

6단계 – Q&A 섹션

Q&A 섹션을 끝까지 남겨두고 싶은 충동을 느낄 수도 있지만 실제로는 보류하는 것이 좋습니다. 작업 명세서 바로 뒤에.

이렇게 중요한 부분은 고객과 팀원 모두로부터 의문을 제기할 가능성이 높습니다. 회의의 주요 내용이 모두 생생하게 기억에 남아 있는 만큼, 결정적인 순간이 왔을 때 바로 시작하는 것이 좋습니다.

대화형 프레젠테이션 소프트웨어를 사용하여 Q&A를 진행하면 모든 것을 순조롭게 진행하는 데 도움이 됩니다. 특히 프로젝트 시작 회의에 참석자가 많은 경우 더욱 그렇습니다.

그 조직 된 – 질문은 인기도(추천 수) 또는 시간순으로 정렬되며, '답변됨'으로 표시하거나 맨 위에 고정할 수 있습니다.
그 검토 된 – 질문은 화면에 표시되기 전에 승인 및 거부될 수 있습니다.
그 익명 – 질문은 익명으로 제출할 수 있으므로 누구나 의견을 낼 수 있습니다.

7단계 – 잠재적인 문제

앞서 말했듯이 프로젝트 킥오프 회의는 가능한 한 개방적이고 정직하게하는 것입니다. 그건 당신이 만드는 방법 신뢰감 처음부터 고객과 함께.

그러기 위해서는 프로젝트 진행 과정에서 발생할 수 있는 잠재적인 문제들을 논의하는 것이 가장 좋습니다. 미래를 예측하라고 말하는 것이 아니라, 마주칠 수 있는 장애물들을 대략적으로 나열해 보라는 것입니다.

귀하, 귀하의 팀 및 귀하의 클라이언트가 다양한 이해관계를 가지고 이 프로젝트에 접근하게 되므로 다음을 수행하는 것이 이상적입니다. 사람 잠재적 인 문제 논의에 참여합니다.

8단계 – 체크인

고객과 정기적으로 소통하는 것은 양측 간의 신뢰를 강화하는 또 다른 방법입니다. 프로젝트 시작 회의에서는 다음과 같은 몇 가지 질문에 답해야 합니다. 뭐, 언제, 누가 그리고 방법 이러한 체크인이 이루어집니다.

체크인은 투명도 그리고 노력가능한 한 개방적이고 투명하게 하는 것이 좋지만 실제로 얼마나 가능한지 범위 내에서 이를 관리해야 합니다. be 개방적이고 투명합니다.

회의가 끝나기 전에 다음 질문에 대한 답변이 있는지 확인하십시오.

무엇? – 고객에게 정확히 어떤 세부적인 업데이트가 필요한가요? 진행 상황의 모든 세부 사항을 알아야 하나요, 아니면 중요한 주요 사항만 알려야 하나요?
언제? – 팀원들은 고객에게 얼마나 자주 보고해야 할까요? 매일 업무 내용을 전달해야 할까요, 아니면 주말에 업무 내용을 요약해서 알려야 할까요?
누구? – 고객과 연락을 담당하는 팀원은 누구입니까? 각 팀에 각 단계마다 한 명씩 배정되나요, 아니면 프로젝트 전체에 걸쳐 한 명의 담당자만 배정되나요?
어떻게? – 고객과 통신원은 어떤 방식으로 연락을 유지하나요? 정기적인 화상 통화, 이메일, 아니면 지속적으로 업데이트되는 실시간 문서?

프로젝트 시작 회의 안건의 대부분과 마찬가지로, 공개적으로 논의하는 것이 가장 좋습니다. 대규모 팀과 대규모 고객 그룹의 경우, 라이브 투표 가능한 최상의 체크인 공식을 설정하기 위해 옵션을 축소하기 위해.