Nail Project Kickoff Meeting Flyer in 8 Steps (+Free Template!)

가장 잘 훈련 된 회사조차도 때때로 프로젝트가 잘못되었다고 느낄 수 있습니다. 종종 문제는 다음 중 하나입니다. 준비. 해결책? 잘 구조화되고 완전한 상호 작용 프로젝트 시작 회의!

단순한 화려 함과 의식 이상으로, 잘 실행 된 킥오프 미팅은 정말 아름다운 것을 제대로 보여줄 수 있습니다. 다음은 흥미를 키우고 얻는 프로젝트 시작 회의를 개최하는 8 단계입니다. 사람 같은 페이지에.

킥오프 시간!

프로젝트 킥오프 회의 란 무엇입니까?
프로젝트 킥오프 회의가 중요한 이유는 무엇입니까?
Kickass 프로젝트 킥오프 회의를위한 8 단계
프로젝트 개시 회의 안건 템플릿

Meeting Tips to Remember

You must have a kickoff meeting agenda beforehand. Sending early project kickoff email is very important! So, let’s check out the few kickoff meeting agenda samples!

The kickoff session should be short and concise, with lots of games and activities, as this is when AhaSlides comes in very handy! Check out more tips with us as below:

대체 텍스트

Kick-Start the Conversation.

Get valuable input from your team and clients during project kickoff meeting. Use live polling, Q&As and idea exchanging tools with this free template!

🚀 See the template

프로젝트 킥오프 회의 란 무엇입니까?

주석에 표시된 것처럼 프로젝트 시작 회의는 프로젝트를 시작하는 회의.

일반적으로 프로젝트 킥오프 미팅은 프로젝트를 주문한 고객과 이를 실현할 회사 간의 첫 번째 미팅입니다. 양측은 함께 앉아서 프로젝트의 기초, 목적, 목표 및 아이디어에서 결실을 맺는 방법에 대해 논의할 것입니다.

일반적으로 말해서 2 유형 알아야 할 킥오프 회의:

External Project Kickoff – 개발팀이 외부 회사는 고객이나 이해 관계자처럼 협업 프로젝트 계획을 논의합니다.
Internal PKM – 팀 출신 이내 회사는 함께 자리를 잡고 새로운 내부 프로젝트 계획을 논의합니다.

이 두 유형 모두 결과가 다를 수 있지만 절차 거의 동일합니다. 본질적으로 부분이 없다 of an external project kickoff that isn’t part of an internal project kickoff – the only difference will be who you’re holding it for.

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프로젝트 킥오프 회의가 중요한 이유는 무엇입니까?

The purpose of Kickoff Meetings should be loud and clear! It may seem simple enough to kick off a project just by assigning a bunch of tasks to the right people, especially in today’s Kanban board-obsessed workplace. However, this can lead to teams continuously losing their way.

Remember, just because you’re on the 같은 보드 doesn’t mean you’re on the 같은 페이지.

핵심은 프로젝트 시작 회의가 정직하고 개방적입니다. 대화 between a client and a team. It’s 지원 프로젝트가 어떻게 작동 할 것인지에 대한 일련의 발표가 있지만 대화 계획, 기대 및 목표에 대해 자유로운 토론을 통해 도달했습니다.

프로젝트 시작 회의를 개최하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

그것은 모두를 얻는다 준비 - “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe”. If Abraham Lincoln was alive today, you can be assured he’d be spending the first 4 out of 6 project hours in a project kickoff meeting. That’s because these meetings contain 모든 프로젝트를 시작하는 데 필요한 단계.
그것은 포함한다 모든 주요 선수 – Kickoff meetings can’t get started unless everyone’s there: managers, team leads, clients and anyone else with a stake in the project. It’s so easy to lose track of who’s in charge of what without the clarity of a kickoff meeting to figure it all out.
그 개방적이고 협력적인 – As we said, project kickoff meetings are debates. The best ones engage 모든 참석하고 모든 사람에게서 최고의 아이디어를 가져옵니다.

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Kickass 프로젝트 킥오프 회의를위한 8 단계

So, what exactly is included in the agenda of a project kickoff meeting? We’ve narrowed it down to the 8 steps below, but you should always remember that there’s 이 유형의 회의에는 세트 메뉴가 없습니다..

이 8 단계를 가이드로 사용하되 최종 의제는 당신!

Step #1 – Introductions and Ice Breakers

당연히 킥오프 미팅을 시작하는 유일한 방법은 참가자들이 서로를 친숙하게 만드는 것입니다. 프로젝트의 길이나 규모에 관계없이 클라이언트와 팀 구성원은 효율적으로 작업하기 전에 서로 이름이 같아야 합니다.

While a simple ‘go-round-the-table’ type introduction is enough to get people familiar with names, an icebreaker can add another layer of 성격 그리고 기분을 밝게 프로젝트 시작 전에.

이거 한번 해봐: 휠 스핀 🎡

몇 가지 간단한 소개 주제를 스피너 휠, 그런 다음 각 팀원이 그것을 돌리고 휠이 어떤 주제에 해당하는지 대답하게 합니다. 재미있는 질문을 권장하지만 어느 정도 전문성을 유지해야 합니다!

이와 같은 것을 더 원하십니까? 💡 We’ve got 모든 회의를 위한 10개의 쇄빙선 바로 여기.

Step #2 – Project Background

With the formalities and festivities out of the way, it’s time to kick on by kicking off the stone-cold business. In order to launch the meeting successfully, you should have a clear agenda for the kick-off meeting!

As all great stories do, it’s best to begin at the beginning. 모든 서신 개요 between you and your clients to get everyone involved in the project fully up to scratch on what’s happened so far.

이메일, 텍스트, 이전 회의의 의사록 또는 회사와 고객을위한 모든 종류의 컨텍스트를 추가하는 리소스의 스크린 샷이 될 수 있습니다. 타임 라인을 만들어 모든 사람이 쉽게 시각화 할 수 있도록합니다.

Step #3 – Project Demand

In addition to the correspondence background, you’ll want to dive deep 세부 사항에 why 이 프로젝트는 처음에 시작됩니다.

이는 프로젝트가 해결하고자하는 문제점에 대한 명확한 개요를 제공하기 때문에 중요한 단계이며, 이는 팀과 고객 모두 항상 마음의 최전선에 있어야합니다.

Protip 👊

이와 같은 단계는 토론하기에 무르 익었습니다. 고객에게 물어보세요 그리고 당신의 팀이이 프로젝트가 왜 꿈꾸 었다고 생각하는지에 대한 아이디어를 내놓을 수 있습니다.

해당되는 경우 항상 채널을 고객의 소리 이 섹션의. 클라이언트와 협력하여 프로젝트에서 해결하려는 문제를 언급하는 소비자의 실제 사례를 찾습니다. 그들의 의견은 팀이 프로젝트에 접근하는 방식을 형성해야 합니다.

Step #4 – Project Goals

So you’ve looked into the 과거 of the project, now it’s time to look at the 미래.

Having direct goals and a clear definition of success for your project will really help your team work towards it. Not only that, it will show your client that you’re serious about the work and have similarly high stakes in how it goes.

시작 회의 참석자에게 문의 ‘what will success look like?’ 더 많은 고객입니까? 더 많은 리뷰? 더 나은 고객 만족도?

No matter the goal, it should always be…

달성 할 수있는 – Don’t overstretch yourselves. Know your limits and come up with a goal you 실제로 달성 할 기회가 있습니다.
측정할 수있는 – Prop up your goal with data. Aim for a specific number and track your progress towards it.
시간 초과 된 – Give yourself an end date. Do everything you can to reach your goals before that deadline.

Step #5 – The Statement of Work

Putting the ‘meat’ in ‘kickoff meeting’, a Statement of Work (SoW) is a hefty dive into the specifics of the project and how it’s going to be carried out. It’s the 주요 청구 킥오프 회의 의제에 대해 대부분의 관심을 받아야합니다.

작업 명세서에 포함 할 내용에 대한이 인포 그래픽을 확인하세요.

프로젝트 시작 회의에서 작업 성명 발표와 관련된 6 가지 간단한 단계를 설명하는 인포 그래픽.

작업 설명은 나머지 프로젝트 시작 회의 의제만큼 토론에 관한 것이 아니라는 점을 명심하십시오. 지금은 프로젝트가 단순히 행동 계획을 세우다 다음 프로젝트를 위해 토론을 저장하십시오. 회의의 다음 항목.

나머지 킥오프 회의와 마찬가지로 작업 성명은 슈퍼 변수. 작업 명세서의 세부 사항은 항상 프로젝트의 복잡성, 팀 규모, 관련된 부분 등에 따라 달라집니다.

문의사항이 있으신가요? 💡 이것을 확인하십시오 작업 명세서 작성에 대한 포괄적 인 기사.

Step #6 – Q&A Section

While you may feel compelled to leave your Q&A section until the end, we’d actually recommend holding it 작업 명세서 바로 뒤에.

Such a beefy segment will surely give rise to questions from both your client and your team. With the bulk part of the meeting being so fresh in everyone’s minds, it’s best to strike while the iron is hot.

Using interactive presentation software to host your Q&A can help keep everything ticking along smoothly, especially if your project kickoff meeting has a high attendance number….

그 조직 된 – Questions are arranged by popularity (through upvotes) or by time and can be marked as ‘answered’ or pinned to the top.
그 검토 된 – Questions can be approved and dismissed before they’re shown on screen.
그 익명 – Questions can be submitted anonymously, meaning that everyone has a voice.

Step #7 – Potential Problems

앞서 말했듯이 프로젝트 킥오프 회의는 가능한 한 개방적이고 정직하게하는 것입니다. 그건 당신이 만드는 방법 신뢰감 처음부터 고객과 함께.

To that end, it’s best to discuss the potential problems that the project might face along the way. No one’s asking you to predict the future here, just to come up with a tentative list of barriers you may run into.

As you, your team and your client will be approaching this project with different stakes, it’s ideal to get 사람 잠재적 인 문제 논의에 참여합니다.

Step #8 – Checking In

Checking in with your client regularly is another way to solidify trust between both parties. At your project kickoff meeting, you’ve got a few questions to address about 뭐, 언제, 누가 그리고 방법 이러한 체크인이 이루어집니다.

체크인은 투명도 그리고 노력. While it’s nice to be as open and transparent as possible, you have to manage this within the scope of how available you’ll actually be to be 개방적이고 투명합니다.

회의가 끝나기 전에 다음 질문에 대한 답변이 있는지 확인하십시오.

무엇? – Exactly in what detail does the client need updating? Do they need to know about every tiny detail of progress, or is it just the big sign offs that matter?
언제? – How often should your team update your client? Should they relay what they’ve done every day, or just sum up what they’ve managed at the end of the week?
누구? – Which team member will be the one who liaisons with the client? Will there be a member of each team, at each stage, or just one singular correspondent throughout the whole project?
어떻게? – By what method are the client and the correspondent going to stay in touch? Regular video call, email or continuously updated live document?

As is the case with most items on the agenda of a project kickoff meeting, it’s best to discuss in the open. For a big team and large group of clients, you might find it easier to do a 라이브 투표 가능한 최상의 체크인 공식을 설정하기 위해 옵션을 축소하기 위해.