Kaip surengti sklandžius įvadinius susitikimus | Geriausi patarimai, gauti 2024 m.!

Ar kada nors esate dalyvavę sėkminguose įvadiniuose susitikimuose?

Jei dalyvaujate naujoje daugiafunkcinėje komandoje darbe arba naujoje projekto komandoje, tai gali būti asmuo iš kitų skyrių ar kitų įmonių, kurių galbūt nesate pažįstami arba su kuriomis anksčiau dirbote, ir norite įsitikinti, kad pasirengimas įsipareigoti ir investuoti savo įgūdžius bei idėjas į komandą – ypač jei ta komanda yra labai naši. Todėl labai svarbu surengti susitikimą, kad kartu suburtume naujus komandos draugus.

Tačiau nenuostabu, jei jautiesi šiek tiek nejaukiai ir nervingai, nes net ir labiausiai patyrę profesionalai susijaudina pradiniame susitikime su nauja komanda. Jei esate lyderis ir nerimaujate, kad nepavyks surengti produktyvumo įvadinių susitikimų.

Šiame straipsnyje bus pateiktas išsamus vadovas, pavyzdžiai ir patarimai, kas daro įžanginius susitikimus sėkmingus.

Šiame straipsnyje jūs sužinosite

• Kas yra įvadinis susitikimas?
• Koks yra įvadinio susitikimo tikslas?
• Kaip surengti veiksmingą įvadinį susitikimą
• Patarimai, kaip sėkmingai surengti įvadinį susitikimą
• Pagrindiniai skirtumai

Daugiau „AhaSlides“ patarimų

• Susitikimai versle
• Stand Up susitikimas | Galutinis vadovas
• 8 geriausi patarimai, kaip gerai surengti susitikimą

Kas yra įvadinis susitikimas?

Įvadinis arba įvadinis susitikimas turi tą pačią reikšmę, kai kalbama apie komandos pristatymą, kai komandos nariai ir jų vadovai pirmą kartą oficialiai susitinka, kad nustatytų, ar dalyvaujantys asmenys nori užmegzti darbinius santykius ir ateityje įsipareigoti komandai.

Juo siekiama suteikti komandos nariams laiko pabūti kartu, kad jie susipažintų su kiekvieno dalyvio kilme, pomėgiais ir tikslais. Priklausomai nuo jūsų ir jūsų komandos pageidavimų, galite surengti oficialius arba neoficialius įžanginius susitikimus.

Į standartinę įžanginio posėdžio darbotvarkę įeina:

• Pristatykite susitikimo tikslą
• Pristatykite lyderius ir kiekvieną narį
• Aptarkite komandos nuostatas, darbą, išmokas ir gydymą…
• Laikas žaisti keletą žaidimų
• Užbaikite susitikimus ir imkitės tolesnių veiksmų

Koks yra įvadinių susitikimų tikslas?

Įvadus žiūrėkite ne tik kaip langelį, kurį reikia patikrinti. Išnaudokite šį laiką tikriems ryšiams užmegzti, įgyti unikalių įžvalgų ir sukurti nepriekaištingo komandinio darbo pagrindus. Įvadiniai susitikimai yra nuostabūs:

• Padidinkite komandinį darbą ir komandos sanglaudą

Pats pirmasis įžanginių susitikimų tikslas yra suartinti nepažįstamus žmones su artimais komandos draugais. Jei niekada anksčiau vienas kito nematėte ir mažai apie juos žinote, trūks santarvės ir ryšio, o tai gali turėti įtakos komandos dvasiai ir produktyvumui. Kai žmonės gali aptarti ir suvienodinti komandos taisykles, atitinkamus apdovanojimus ir bausmes arba žinodami, kad jų vadovai yra sąžiningi ir ištikimi žmonės, jų komandos draugai yra nuolankūs, patikimi, empatiški ir dar daugiau, bus kuriama pasitikėjimo valia ir teigiama darbo aplinka. komanda.

• Sugriauti įtampą ir nejaukumą

Produktyvumas greičiausiai sumažės, jei darbuotojai dirbs įtemptoje darbo aplinkoje. Taip pat nėra gerai, jei darbuotojai gąsdina savo vadovą, o ne yra jų įkvėpti. Įvadiniai susitikimai gali padėti naujoms komandoms drąsiau dalytis idėjomis ir nuomonėmis. Jie taip pat lengvai pradeda draugauti, bendrauti ir sumažina nepatogumų dėl tolesnio bendradarbiavimo. Pavyzdžiui, komandos narys nedvejodamas pasisako ir paprašo pagalbos, kai negali laikytis terminų.

• Padėkite struktūrizuoti ir suderinti standartus ir praktiką

Taisyklių ir nuostatų akcentavimas yra svarbi pirmųjų įvadinių susitikimų dalis. Nesugebėjimas aiškiai, sąžiningai ir tiesiai išdėstyti taisyklių komandinio darbo pradžioje gali sukelti komandos konfliktus ir nesusikalbėjimą. Priešingai, jei pavyks priversti komandą laikytis standartų ir praktikos , dėl komandos efektyvumo ir našumo bus efektyviau naudojami ištekliai, tuo pačiu metu padidinant komandos narių, kurie yra darnios komandos dalis, pasitenkinimą darbu.

Kaip surengti veiksmingą įvadinį susitikimą

Įžanginiai susitikimai gali atitikti standartinį susitikimų planavimo procesą, vadovaujantis 5 P : tikslu (Purpose) , planavimu (Planning) , pasiruošimu (Preparation ), dalyvavimu (Dalyvavimu ) ir pažanga (Progress) . Atsižvelgdami į laiko apribojimus, dalyvių skaičių, komandos patirtį ir išteklius, galite surengti oficialius arba neoficialius įžanginius susitikimus. Pirmas įspūdis yra svarbus. Kuo daugiau pagarbos ir pasitikėjimo jūsų komandos nariai įvertins, tuo geriau bus, jei susitikimai bus organizuoti ir apgalvoti.

• Tikslas

Kalbama apie susitikimų tikslų nustatymą. Būkite aiškus ir glaustas, kai išvardijate susitikimų tikslus, kad galėtumėte lengvai sugrąžinti visus, jei dalyvis blaškosi dėl nesusijusios veiklos. Galite apsvarstyti tikslų struktūrizavimą, sudėliodami tikslų piramidę, kurioje kiekvienas įvairių lygių tikslų rinkinys apibūdinamas.

• grafikas

Pirmas dalykas, kurį turėtų padaryti nauji komandos vadovai, yra suplanuoti detales arba parengti darbotvarkę. Kai turite ką nors, į ką remtis, bandymas viską prisiminti pačiam mažina stresą. Galite sukurti šabloną naudodami skaidrių demonstraciją per „PowerPoint“ arba ranka rašytas korteles su užuominomis.

• Rengimas

Ši dalis apima kai kurias veiklas, tokias kaip susitikimo įžangos scenarijaus parengimas ir darbotvarkės peržiūra prieš pradedant oficialų susitikimą. Jums bus lengviau ištarti visą pagrindinę informaciją ir sutelkti dėmesį į dienotvarkę pasitelkus kalbėtojo pastabas ar scenarijų, kai staiga išslysite mintyse.

• Dalyviai

Nepamirškite susitikimų metu paskatinti naujus narius užduoti klausimus ir užsiimti interaktyvia veikla. Jei kiti atrodo tokie neryžtingi, paklauskite jų nuomonės. Įsitikinkite, kad visi komandos nariai turi galimybę pasisakyti, o ne tik sutelkti dėmesį į ekstravertus narius. Galite surengti tiesioginę apklausą, kad kai kurie intravertai galėtų tiesiogiai pasidalyti savo nuomone.

• Progresas

Turėtumėte užbaigti susitikimą su santrauka ir informuoti apie tolesnius veiksmus. O tolesnis darbas po susitikimo yra esminė dalis, galite apsvarstyti galimybę priimti galutinį sprendimą ir jį dokumentuoti.

Patarimai, kaip sėkmingai surengti įvadinį susitikimą

• Naudokite interaktyvų pristatymo įrankį

Jautiesi drovus ar nejaukiai pirmą dieną? Naudodami interaktyvų pristatymo įrankį, pvz., „AhaSlides“, įžanginius susitikimus galite padaryti 100 kartų įdomesnius!

A

Yra keliolika būdų, kaip tai padaryti, tačiau mes rekomenduojame šią schemą greitai pralaužti ledus:

• Pradėkite nuo įžanginės skaidrės.
• Paįvairinkite dalykus viktorinomis apie save su taškais ir pirmaujančiųjų sąrašu.
• Užbaikite klausimų ir atsakymų skaidres pabaigoje, kur kiekvienas gali paklausti dalykų, apie kuriuos domėjosi.

Naudodami interaktyvią „AhaSlides“ pristatymo platformą galite sukurti įtikinamą įžangą, kuri nuskraidins žmones į mėnulį 🚀Išbandykite šį šabloną čia:

• Įžangą pradėkite nuo „mes"

Komanda dirba bendradarbiaudama tarp komandos narių, siekdama bendrų tikslų, o ne parodyti asmeninius talentus. Todėl svarbu pabrėžti „mes“ kultūros pojūtį. Įžanginėse skaidrėse ir per visus susitikimus, išskyrus asmeninį prisistatymą, stenkitės kuo dažniau vartoti žodį „mes:“, o ne „aš“. Tai galiausiai skatina komandą veiksmingiau bendradarbiauti, nes jie supranta, kad dalijasi nuoseklia vizija ir yra labiau atsidavę darbui komandai, o ne sau.

• Pramoginkite savo komandos draugus

Kaip įdomiausiai pradėti įvadinius susitikimus? Kadangi visi nariai yra vieni kitiems nauji, kaip šeimininkas, galite pradėti nuo kelių trumpų „ledlaužių“. Taip pat galite surengti 2–3 žaidimus, viktorinas ir minčių lietus, kad kiti turėtų laiko pasidalinti savo asmenybe, talentais ir mąstymu; bendrauti ir dirbti su kitais, siekiant pagerinti komandos sanglaudą, darbo vietos kultūrą ir ryšius. Pavyzdžiui, galite išbandyti tokius žaidimus kaip „Padėkos ratas“ , „Lodėjų paieška“ , „Ar norėtumėte...“

• Laiko valdymas

Paprastai labai produktyvūs susitikimai gali trukti nuo 15 iki 45 minučių, ypač įvadiniai susitikimai, kuriuos reikia suvaldyti per 30 minučių. Naujiems komandos draugams užtenka laiko susipažinti, trumpai prisistatyti ir bendradarbiauti atliekant keletą paprastų ir smagių komandos formavimo užsiėmimų. Taip pat nustatėte laiko limitus skirtingiems skyriams, kad įsitikintumėte, jog jūsų laikas nesibaigia, kol dar turite daug ką nuslėpti.

Pagrindiniai skirtumai

Jūsų komandai naudinga pradėti komandinį darbą su nauja komanda, pasinaudojant įvadiniais susitikimais. Pirmojo susitikimo surengimas gali būti sudėtingas ir imituojantis. Kai ruošiatės, nedvejodami kreipkitės pagalbos, net jei esate „PowerPoint“ meistras. Su „AhaSlides“ tikrai galite palengvinti savo darbą ir sutaupyti laiko.

Dažnai užduodami klausimai

Nuoroda: „Indeed“ . „BetterUp“ , „Linkedin“.