Net ir pačios drausmingiausios įmonės kartais gali jausti, kad jų projektai nukrypsta į pradinę padėtį. Dažniausiai problema slypi pasiruošime . Sprendimas ? Gerai struktūruotas ir visapusiškai interaktyvus projekto pradžios susitikimas!
Gerai surengtas projekto atidarymo susitikimas – tai daugiau nei vien pompastika ir ceremonija – gali išties padėti pradėti kažką gražaus. Štai 8 žingsniai, kaip surengti projekto atidarymo susitikimą, kuris sužadins entuziazmą ir suburs visus vienodai.
Pradžios laikas!
- Kas yra projekto pradžios susitikimas?
- Kodėl „Project Kickoff“ susitikimai tokie svarbūs?
- 8 žingsniai į „Kickass Project Kickoff“ susitikimą
- Projekto pradžios susitikimo darbotvarkės šablonas
Susitikimo patarimai, kuriuos reikia prisiminti
Iš anksto turite turėti pradinio susitikimo darbotvarkę. Labai svarbu išsiųsti ankstyvą projekto pradžios el. laišką! Taigi, pažiūrėkime kelis pradinio posėdžio darbotvarkės pavyzdžius!
Pradinė sesija turėtų būti trumpa ir glausta, su daug žaidimų ir veiklos, nes būtent tada AhaSlides labai praverčia! Peržiūrėkite daugiau patarimų su mumis, kaip nurodyta toliau:
- 10 bendrų verslo susitikimų ir geriausios praktikos
- Strateginio valdymo susitikimas
- Visų rankų susitikimo vadovas
Pradėkite pokalbį.
Gaukite vertingą indėlį iš savo komandos ir klientų per projekto pradžios susitikimą. Naudodamiesi šiuo nemokamu šablonu naudokite tiesioginę apklausą, klausimus ir atsakymus bei keitimosi idėjomis įrankius!
🚀 Žiūrėkite šabloną
Kas yra projekto pradžios susitikimas?
Kaip rašoma ant skardinės, projekto pradžios susitikimas yra susitikimas, kuriame pradedate savo projektą.
Paprastai projekto pradžios susitikimas yra pirmasis susitikimas tarp kliento, kuris užsakė projektą, ir įmonės, kuri jį įgyvendins. Abi pusės susės kartu ir aptars projekto pagrindus, tikslą, tikslus ir kaip jis pateks nuo idėjos iki įgyvendinimo.
Apskritai reikia žinoti 2 tipų įžanginius susitikimus:
- Išorinio projekto pradžia - Kūrėjų komanda susėda su kuo nors iš už įmonė, kaip klientas ar suinteresuotas asmuo, aptaria bendradarbiavimo projekto planą.
- Vidinis PKM - Komanda iš per įmonė susėda kartu ir aptaria naujo vidaus projekto planą.
Nors abu šie tipai gali turėti skirtingus rezultatus, procedūra yra beveik tokia pati. Iš esmės nėra jokios išorinio projekto pradžios dalies , kuri nebūtų vidinės projekto pradžios dalis – vienintelis skirtumas bus tai, kam ją rengiate.
Daugiau įsitraukite į savo susibūrimus
- Geriausias AhaSlides suktukas
- AI internetinės viktorinos kūrėjas | Padaryti viktorinos tiesiogiai | Atskleidžia 2024 m
- „AhaSlides Online Poll Maker“ – geriausias apklausos įrankis
- Atsitiktinis komandos generatorius | 2024 m. atsitiktinių grupių kūrėjas atskleidžia
Kodėl „Project Kickoff“ susitikimai tokie svarbūs?
Kickoff Meetings tikslas turi būti garsus ir aiškus! Gali atrodyti, kad pakankamai paprasta pradėti projektą tiesiog paskyrus daugybę užduočių reikiamiems žmonėms, ypač šiandieninėje Kanban valdybos apsėstoje darbo vietoje. Tačiau dėl to komandos gali nuolat pasiklysti.
Atminkite, vien todėl, kad esate toje pačioje lentoje, dar nereiškia, kad esate tame pačiame puslapyje.
Iš esmės projekto pradžios susitikimas yra sąžiningas ir atviras kliento ir komandos dialogas . Tai ne pranešimų serija apie tai, kaip projektas vyks, o pokalbis apie planus, lūkesčius ir tikslus, pasiektus nežabotų diskusijų metu.
Čia yra keletas projekto pradinio susitikimo rengimo pranašumų:
- Tai gauna visus paruošta - „Duok man šešias valandas nukirsti medį, o aš praleisiu pirmas keturias kirvį galandęs“. Jei Abraomas Lincolnas šiandien buvo gyvas, galite būti tikri, kad jis praleis pirmas 4 iš 6 projekto valandų projekto pradiniame susitikime. Taip yra todėl, kad šiuose susitikimuose yra visi būtinus veiksmus, kad bet kuris projektas būtų nukreiptas ant dešinės kojos.
- Į tai įeina visi pagrindiniai žaidėjai - Pradinio susitikimo negalima pradėti, nebent visi dalyvauja: vadovai, komandos vadovai, klientai ir visi kiti, turintys projekto akcijų. Taip lengva nepastebėti, kas už ką atsakingas, be aiškiojo susitikimo pradžios, kad viską išsiaiškintum.
- tai atviras ir bendradarbiaujantis – Kaip minėjome, projekto pradžios susitikimai yra diskusijos. Užsiima patys geriausi visi dalyvių ir iš visų pasisemti geriausių idėjų.
Daugiau įsitraukite į savo susibūrimus
- Geriausias AhaSlides suktukas
- AI internetinės viktorinos kūrėjas | Padaryti viktorinos tiesiogiai | Atskleidžia 2024 m
- „AhaSlides Online Poll Maker“ – geriausias apklausos įrankis
- Atsitiktinis komandos generatorius | 2024 m. atsitiktinių grupių kūrėjas atskleidžia
8 žingsniai į „Kickass Project Kickoff“ susitikimą
Taigi, kas tiksliai įtraukta į projekto pradžios susitikimo darbotvarkę? Mes ją susiaurinome iki 8 žingsnių, tačiau visada turėtumėte atsiminti, kad tokio tipo susitikimui nėra nustatyto meniu.
Naudokitės šiais 8 žingsniais kaip vadovu, bet niekada nepamirškite, kad galutinė darbotvarkė priklauso nuo jūsų!
1 žingsnis - įvadai ir ledlaužiai
Žinoma, vienintelis būdas pradėti bet kokį pradinį susitikimą yra supažindinti dalyvius vieni su kitais. Nepriklausomai nuo jūsų projekto trukmės ar masto, klientai ir komandos nariai turi būti draugiški vieni kitiems, kad galėtų efektyviai dirbti kartu.
Nors paprasto, staigaus prisistatymo pakanka, kad žmonės susipažintų su vardais, trumpas prisistatymas gali suteikti dar vieną asmenybės sluoksnį ir praskaidrinti nuotaiką prieš projekto pradžią.
Pabandyk šitą: Sukite ratą 🎡
Ant suktuko išdėliokite keletą paprastų įvadinių temų , tada paprašykite kiekvieno komandos nario jį pasukti ir atsakyti į temą, ant kurios ratas sustoja. Juokingi klausimai yra skatinami, bet stenkitės, kad jie būtų daugiau ar mažiau profesionalūs!
Norite daugiau panašių dalykų? 💡 Turime 10 patarimų, kaip pradėti bet kokį susitikimą.
2 žingsnis - projekto fonas
Neturint formalumams ir šventėms, laikas pradėti nuo akmenų šalto verslo. Norėdami sėkmingai pradėti susitikimą, turite turėti aiškią pradinio susitikimo darbotvarkę!
Kaip ir su visomis puikiomis istorijomis, geriausia pradėti nuo pradžių. Apibūdinkite visą susirašinėjimą tarp jūsų ir jūsų klientų, kad visi projekto dalyviai žinotų, kas iki šiol įvyko.
Tai gali būti el. Laiškų, tekstų, ankstesnių susitikimų protokolų ar bet kokių šaltinių, kurie prideda bet kokį jūsų įmonės ir kliento kontekstą, ekrano kopijos. Sudarykite laiko juostą, kad ją būtų lengva vizualizuoti.
3 žingsnis - projekto paklausa
Be susirašinėjimo konteksto, norėsite išsamiai išnagrinėti , kodėl šis projektas apskritai pradedamas.
Tai yra esminis žingsnis, nes jame pateikiama aiški skausmo taškų, kuriuos siekiama išspręsti projekte, apžvalga, kurią tiek komandos, tiek klientai turi visada laikyti savo proto priešakyje.
Protipas ????
Tokie etapai yra tinkami diskusijoms. Paprašykite savo klientų ir komandos pateikti savo idėjas, kodėl, jų manymu, šis projektas buvo sugalvotas.
Jei taikoma, šiame skyriuje visada turėtumėte stengtis išgirsti kliento nuomonę . Bendradarbiaukite su klientu, kad surastumėte realių pavyzdžių, kaip vartotojai mini problemas, kurias jūsų projektas bando išspręsti. Jų nuomonė turėtų formuoti jūsų komandos požiūrį į projektą.
4 žingsnis - projekto tikslai
Taigi, jūs apžvelgėte projekto praeitį , dabar laikas pažvelgti į ateitį.
Tiesioginiai tikslai ir aiškus projekto sėkmės apibrėžimas tikrai padės jūsų komandai jo siekti. Negana to, tai parodys jūsų klientui, kad jūs rimtai vertinate darbą ir turite panašų aukštą jo eigą.
Paklauskite savo įžanginio susitikimo dalyvių : „Kaip atrodys sėkmė?“ Ar tai daugiau klientų? Daugiau atsiliepimų? Didesnis klientų pasitenkinimo lygis?
Nesvarbu, koks tikslas, jis visada turėtų būti…
- Pasiekiamas - Nepersitempk. Žinokite savo ribas ir sugalvokite sau tikslą tikrai turi šansą pasiekti.
- Išmatuojamas - Paremkite savo tikslą naudodami duomenis. Siekite konkretaus skaičiaus ir stebėkite savo pažangą jo link.
- Laikina - Duokite sau pabaigos datą. Darykite viską, kad pasiektumėte savo tikslus iki šio termino.
5 žingsnis - darbo ataskaita
Darbo aprašymas (SoW), pagrindinis „pradinio susitikimo“ aspektas, yra išsamus projekto aprašymas ir jo įgyvendinimo būdai. Tai pagrindinis punktas pradinio susitikimo darbotvarkėje ir jam turėtų būti skirta daugiausia dėmesio.
Peržiūrėkite šią infografiką apie tai, ką įtraukti į savo darbo ataskaitą:
Turėkite omenyje, kad darbo aprašymas nėra tiek skirtas aptarimui, kiek likusi projekto pradžios susitikimo darbotvarkė. Tai iš tikrųjų yra laikas, kai projekto vadovas tiesiog išdėsto būsimo projekto veiksmų planą , o tada atidėja aptarimą kitam susitikimo punktui.
Kaip ir visa kita jūsų įžanginio susitikimo dalis, jūsų darbo aprašymas yra labai kintamas . Jūsų darbo aprašymo detalės visada priklausys nuo projekto sudėtingumo, komandos dydžio, dalyvaujančių dalių ir kt.
Norite sužinoti daugiau? 💡 Perskaitykite šį išsamų straipsnį apie darbo aprašymo parengimą.
6 žingsnis - klausimų ir atsakymų skyrius
Nors galite jausti pareigą palikti savo klausimų ir atsakymų skyrių iki pabaigos, iš tikrųjų rekomenduojame jį skirti iškart po darbo aprašymo.
Toks jautrus segmentas tikrai sukels klausimų tiek iš jūsų kliento, tiek iš jūsų komandos. Kadangi didžioji susitikimo dalis yra tokia šviežia kiekvieno žmogaus mintyse, geriausia streikuoti, kai lygintuvas yra karštas.
Interaktyvios pristatymo programinės įrangos naudojimas klausimams ir atsakymams palaikyti gali padėti sklandžiai tvarkytis, ypač jei jūsų projekto pradiniame susitikime yra didelis dalyvių skaičius.
- tai organizuotas - Klausimai išdėstyti pagal populiarumą (per teigiamus balsus) arba pagal laiką ir gali būti pažymėti kaip „atsakyti“ arba prisegti viršuje.
- tai moderuotas - Klausimus galima patvirtinti ir atmesti prieš juos rodant ekrane.
- tai anoniminis - Klausimus galima pateikti anonimiškai, vadinasi, visi turi balsą.
7 žingsnis - galimos problemos
Kaip jau minėjome anksčiau, projekto pradinio susitikimo esmė – būti kuo atviresniam ir sąžiningesniam. Taip nuo pat pradžių kuriate pasitikėjimo jausmą su klientu.
Tuo tikslu geriausia aptarti galimas problemas, su kuriomis gali susidurti projektas. Niekas neprašo jūsų čia nuspėti ateitį, tiesiog pateikite preliminarų sąrašą kliūčių, su kuriomis galite susidurti.
Kadangi jūs, jūsų komanda ir klientas į šį projektą žiūrėsite skirtingais interesais, idealu būtų įtraukti visus į galimos problemos aptarimą.
8 žingsnis - Registracija
Reguliarus bendravimas su klientu yra dar vienas būdas sustiprinti pasitikėjimą tarp abiejų šalių. Projekto pradinio susitikimo metu turėsite atsakyti į kelis klausimus apie tai, kas, kada, kas ir kaip vyks šie bendravimai.
Registracija yra gana subtilus balansavimo tarp skaidrumo ir pastangų veiksmas . Nors malonu būti kuo atviresniam ir skaidresniam, turite tai valdyti atsižvelgdami į tai, kiek iš tikrųjų esate pasirengę būti atviri ir skaidrūs.
Prieš susitikimo pabaigą įsitikinkite, kad turite atsakymus į šiuos klausimus:
- Kas? - Kiek tiksliai klientą reikia atnaujinti? Ar jiems reikia žinoti apie kiekvieną mažą pažangos detalę, ar svarbu tik dideli ženklai?
- Kada? - Kaip dažnai jūsų komanda turėtų atnaujinti jūsų klientą? Ar jie turėtų perteikti tai, ką nuveikė kiekvieną dieną, ar tiesiog apibendrinti tai, ką pavyko savaitės pabaigoje?
- Kas? - Kuris komandos narys palaikys ryšį su klientu? Ar visame projekte bus kiekvienos komandos narys, ar tik vienas vienas korespondentas?
- Kaip? - Kokiu metodu klientas ir korespondentas palaikys ryšį? Reguliarus vaizdo skambutis, el. Paštas ar nuolat atnaujinamas tiesioginis dokumentas?
Kaip ir daugumos projekto pradžios susitikimo darbotvarkės klausimų atveju, geriausia juos aptarti viešai. Didelėms komandoms ir didelėms klientų grupėms gali būti lengviau atlikti tiesioginę apklausą , kad būtų galima sutrumpinti variantų skaičių ir nustatyti geriausią įmanomą registracijos formulę.
Norite sužinoti daugiau? 💡 Peržiūrėkite keletą geriausių praktikų, kaip bendrauti su klientais.
Veiksmingai atlikite apklausą naudodami „AhaSlides“.
- Kas yra vertinimo skalė? | Nemokamas apklausos skalės kūrėjas
- Nemokamų tiesioginių klausimų ir atsakymų rengimas 2024 m
- Atvirų klausimų uždavimas
- 12 nemokamų apklausos įrankių 2024 m
Projekto pradžios susitikimo darbotvarkės šablonas
Kol jūsų meistriškai suplanuotas atidarymo susitikimas laukia, kol sužavės kai kuriuos posėdžių salėje, paskutinis prisilietimas gali būti šiek tiek bendravimo , kad viskas būtų sujungta.
Ar žinojote, kad tik 29 % įmonių jaučia ryšį su savo klientais ( „Gallup“ )? Atsiribojimas nuo klientų yra epidemija B2B lygmeniu, ir dėl formalumų įvadiniai susitikimai gali atrodyti kaip nuobodus, neįkvepiantis procesas.
Įtraukti savo klientus ir komandas interaktyviomis skaidrėmis tikrai gali padidinti dalyvavimą bei padidinti dėmesį.
„AhaSlides“ turi įrankių arsenalą įskaitant tiesiogines apklausas, klausimus ir atsakymus bei protų šturmo skaidres ir net tiesioginės viktorinos ir žaidimai, kad jūsų projektas būtų tinkamas.
Spustelėkite žemiau, jei norite patraukti nemokamą šabloną savo pradiniam susitikimui. Pakeiskite viską, ko norite, ir pateikite tai nemokamai!
Spustelėkite žemiau, kad sukurtumėte nemokamą „AhaSlides“ paskyrą ir pradėtumėte kurti savo įtraukiančius susitikimus naudodamiesi interaktyvumu!
