Pat visdisciplinētākie uzņēmumi dažreiz var just, ka viņu projekti novirzās no pareizā ceļa. Visbiežāk problēma ir sagatavošanās procesā . Risinājums? Labi strukturēta un pilnībā interaktīva projekta uzsākšanas sanāksme!
Labi noorganizēta projekta atklāšanas sanāksme ir vairāk nekā tikai pompozitāte un ceremonija, kas patiešām var sākt kaut ko skaistu. Šeit ir 8 soļi, lai noorganizētu projekta atklāšanas sanāksmi, kas rada aizrautību un liek visiem būt vienisprātis.
Sākuma laiks!
- Kas ir projekta sākuma sanāksme?
- Kāpēc projekta sākuma tikšanās ir tik svarīgas?
- 8 soļi līdz Kickass projekta sākuma sanāksmei
- Projekta sākuma sanāksmes darba kārtības veidne
Tikšanās padomi, kas jāatceras
Jums iepriekš ir jāsagatavo sākuma sanāksmes darba kārtība. Agrīna projekta sākuma e-pasta nosūtīšana ir ļoti svarīga! Tātad, apskatīsim dažus sākuma sanāksmes darba kārtības paraugus!
Sākuma sesijai ir jābūt īsai un kodolīgai, ar daudzām spēlēm un aktivitātēm, jo šajā laikā AhaSlides ir ļoti noderīgs! Skatiet citus padomus, kā norādīts tālāk.
- 10 kopīgas tikšanās uzņēmējdarbībā un paraugprakses jomā
- Stratēģiskās vadības sanāksme
- Visu roku sapulces ceļvedis
Sāciet sarunu.
Saņemiet vērtīgu ieguldījumu no savas komandas un klientiem projekta sākuma sanāksmes laikā. Izmantojiet tiešraides aptauju, jautājumus un atbildes un ideju apmaiņas rīkus, izmantojot šo bezmaksas veidni!
🚀 Skatiet veidni
Kas ir projekta sākuma sanāksme?
Kā teikts uz skārda, projekta uzsākšanas sanāksme ir sanāksme, kurā jūs sākat savu projektu.
Parasti projekta sākuma sanāksme ir pirmā tikšanās starp klientu, kurš pasūtīja projektu, un uzņēmumu, kas to atdzīvinās. Abas puses sēdēs kopā un apspriedīs projekta pamatus, mērķi, mērķus un to, kā tas virzīsies no idejas līdz realizācijai.
Vispārīgi runājot, ir divu veidu atklāšanas sanāksmes, kas jāņem vērā:
- Ārējā projekta sākums - Izstrādes komanda apsēžas ar kādu no ārpus uzņēmums, tāpat kā klients vai ieinteresētā persona, un apspriež sadarbības projekta plānu.
- Iekšējais PKM - Komanda no ietvaros uzņēmums kopā apsēžas un apspriež jauna iekšējā projekta plānu.
Lai gan abiem šiem veidiem var būt atšķirīgi rezultāti, procedūra ir diezgan līdzīga. Būtībā nav nevienas ārējā projekta sākuma daļas , kas nebūtu daļa no iekšējā projekta sākuma — vienīgā atšķirība būs tā, kam jūs to rīkosiet.
Vairāk iesaistieties savās sanāksmēs
- Labākais AhaSlides vērpšanas ritenis
- AI tiešsaistes viktorīnas veidotājs | Padarīt viktorīnas tiešraidē | Atklāj 2024. gads
- AhaSlides tiešsaistes aptauju veidotājs — labākais aptaujas rīks
- Random Team Generator | 2024. gads Random Group Maker atklāj
Kāpēc projekta sākuma tikšanās ir tik svarīgas?
Kickoff Meetings mērķim jābūt skaļam un skaidram! Var šķist pietiekami vienkārši, lai uzsāktu projektu, tikai uzticot virkni uzdevumu īstajiem cilvēkiem, it īpaši mūsdienu Kanban valdes apsēstajā darba vietā. Tomēr tas var novest pie tā, ka komandas pastāvīgi zaudē savu ceļu.
Atcerieties, ka tas, ka atrodaties vienā forumā, nenozīmē, ka esat uz viena viļņa.
Projekta uzsākšanas sanāksmes pamatā ir godīgs un atklāts dialogs starp klientu un komandu. Tā nav virkne paziņojumu par to, kā projekts darbosies, bet gan saruna par plāniem, cerībām un mērķiem, kas nonākti pie nevaldāmām debatēm.
Šeit ir daži ieguvumi no projekta sākuma sanāksmes rīkošanas:
- Tas izpaužas visiem sagatavots - "Dodiet man sešas stundas, lai es nocirstu koku, un es pavadīšu pirmās četras asināšanas asis." Ja Ābrahams Linkolns šodien bija dzīvs, varat būt drošs, ka viņš pirmās četras no sešām projekta stundām pavadīs projekta sākuma sanāksmē. Tas ir tāpēc, ka šajās sanāksmēs ir visi nepieciešamās darbības, lai jebkuru projektu novirzītu uz labās kājas.
- Tas ietver visi galvenie dalībnieki - Sākuma sapulces var sākt tikai tad, ja visi ir klāt: vadītāji, komandas vadītāji, klienti un visi citi, kam ir nozīme projektā. Ir tik viegli pazaudēt, kas par ko atbild, bez sākuma sanāksmes skaidrības, lai to visu noskaidrotu.
- Tas ir atvērts un sadarbojošs – Kā jau teicām, projekta sākuma sanāksmes ir debates. Labākie iesaistās visi apmeklētājiem un no visiem gūst labākās idejas.
Vairāk iesaistieties savās sanāksmēs
- Labākais AhaSlides vērpšanas ritenis
- AI tiešsaistes viktorīnas veidotājs | Padarīt viktorīnas tiešraidē | Atklāj 2024. gads
- AhaSlides tiešsaistes aptauju veidotājs — labākais aptaujas rīks
- Random Team Generator | 2024. gads Random Group Maker atklāj
8 soļi līdz Kickass projekta sākuma sanāksmei
Tātad, kas tieši ir iekļauts projekta uzsākšanas sanāksmes darba kārtībā? Esam to sašaurinājuši līdz 8 tālāk norādītajiem soļiem, taču vienmēr jāatceras, ka šāda veida sanāksmei nav noteiktas izvēlnes.
Izmantojiet šos 8 soļus kā vadlīnijas, taču nekad neaizmirstiet, ka galīgā darba kārtība ir jūsu ziņā!
1. solis - ievads un ledlauži
Protams, vienīgais veids, kā uzsākt jebkuru sākuma sanāksmi, ir dalībniekus iepazīstot vienam ar otru. Neatkarīgi no jūsu projekta ilguma vai apjoma, klientiem un komandas locekļiem ir jāsadarbojas vienam ar otru, lai viņi varētu efektīvi strādāt kopā.
Lai gan vienkārša iepazīstināšana ar vārdiem ir pietiekama, lai cilvēki iepazītos ar iepazīšanās grafiku, iepazīšanās ar projektu var piešķirt vēl vienu personības slāni un uzlabot noskaņojumu pirms projekta uzsākšanas.
Izmēģiniet šo: Spin riteni 🎡
Izklājiet dažas vienkāršas ievada tēmas uz rata un pēc tam lieciet katram komandas dalībniekam to pagriezt un atbildēt uz jebkuru tēmu, uz kuras rats apstājas. Ir ieteicams uzdot smieklīgus jautājumus, taču pārliecinieties, ka tas ir vairāk vai mazāk profesionāli!
Vēlaties vēl ko līdzīgu? 💡 Mums ir 10 ieteikumi jebkurai sanāksmei.
2. solis - projekta fons
Līdz ar formalitātēm un svētkiem ir pienācis laiks sākt darbu, uzsākot aukstu biznesu. Lai sanāksme sāktu veiksmīgi, jums ir jābūt skaidrai sākuma sanāksmes darba kārtībai!
Tāpat kā ar visiem lieliskiem stāstiem, vislabāk ir sākt no sākuma. Aprakstiet visu saraksti starp jums un jūsu klientiem, lai visi projektā iesaistītie būtu pilnībā informēti par to, kas līdz šim ir noticis.
Tie var būt e-pastu, tekstu, iepriekšējo sapulču protokolu ekrānšāviņi vai jebkuri resursi, kas jūsu uzņēmumam un klientam pievieno jebkāda veida kontekstu. Padariet to viegli vizualizējamu, izveidojot laika skalu.
3. solis - projekta pieprasījums
Papildus sarakstes fonam jūs vēlēsities iedziļināties detaļās par to, kāpēc šis projekts vispār tiek uzsākts.
Tas ir izšķirošs solis, jo tas sniedz skaidru pārskatu par sāpju punktiem, kurus projekts vēlas atrisināt, un tas ir tas, kas gan komandām, gan klientiem vienmēr ir jāuztur sava prāta priekšgalā.
Protip 👊
Šādi posmi ir piemēroti diskusijām. Palūdziet saviem klientiem un komandai izteikt savas idejas par to, kāpēc, viņuprāt, šis projekts tika izdomāts.
Ja piemērojams, šajā sadaļā vienmēr jācenšas uzklausīt klienta viedokli . Sadarbojieties ar klientu, lai atrastu reālus piemērus, kuros patērētāji min problēmas, kuras jūsu projekts cenšas novērst. Viņu viedokļiem vajadzētu ietekmēt jūsu komandas pieeju projektam.
4. solis - projekta mērķi
Tātad, jūs esat ieskatījušies projekta pagātnē , tagad ir laiks ielūkoties nākotnē.
Tiešu mērķu noteikšana un skaidra projekta veiksmes definīcija patiešām palīdzēs jūsu komandai strādāt pie tā. Tas ne tikai tas, ka klientam parādīs, ka jūs nopietni domājat par darbu un jums ir tikpat lielas likmes, kā tas notiek.
Pajautājiet atklāšanas sanāksmes dalībniekiem : "Kā izskatīsies panākumi?" Vai tie ir vairāk klientu? Vairāk atsauksmju? Augstāks klientu apmierinātības līmenis?
Neatkarīgi no mērķa, tam vienmēr jābūt ...
- Sasniedzamais - Nepārsniedziet sevi. Ziniet savas robežas un izdomājiet sev izvirzīto mērķi faktiski ir izredzes sasniegt.
- Izmērāmi - Ierosiniet savu mērķi ar datiem. Mērķējiet uz noteiktu numuru un izsekojiet savu virzību uz to.
- Laiks - Piešķiriet sev beigu datumu. Dariet visu iespējamo, lai sasniegtu savus mērķus pirms šī termiņa.
5. solis - darba pārskats
Darba apraksts (SoW), kas ir ievads projekta uzsākšanas sanāksmē, ir rūpīga projekta specifikas un tā īstenošanas veidu izklāsta sagatavošana. Tas ir galvenais jautājums projekta uzsākšanas sanāksmes darba kārtībā, un tam vajadzētu tikt pievērstai vislielākajai uzmanībai.
Apskatiet šo infografiku par to, kas jāiekļauj savā darba paziņojumā:
Paturiet prātā, ka darba apraksts nav tik daudz paredzēts apspriešanai kā pārējā projekta atklāšanas sanāksmes darba kārtība. Šis patiesībā ir laiks, kad projekta vadītājam vienkārši jāizklāsta gaidāmā projekta rīcības plāns un pēc tam jāatliek diskusija uz nākamo sanāksmes punktu.
Tāpat kā pārējā jūsu ievadsapulces daļa, arī jūsu darba apraksts ir ļoti mainīgs . Darba apraksta specifika vienmēr būs atkarīga no projekta sarežģītības, komandas lieluma, iesaistītajām pusēm utt.
Vēlaties uzzināt vairāk? 💡 Apskatiet šo visaptverošo rakstu par darba apraksta izstrādi.
6. solis - jautājumu un jautājumu sadaļa
Lai gan jūs varētu justies spiests atstāt savu jautājumu un atbilžu sadaļu līdz beigām, mēs patiesībā iesakām to turēt tieši pēc darba apraksta.
Šāds gaumīgs segments noteikti radīs jautājumus gan no klienta, gan no jūsu komandas. Tā kā sapulces lielākā daļa ikviena prātā ir tik jauna, vislabāk ir streikot, kamēr dzelzs ir karsts.
Interaktīvas prezentācijas programmatūras izmantošana jautājumu un atbilžu rīkošanai var palīdzēt vienmērīgi noturēt visu, it īpaši, ja jūsu projekta sākuma sanāksmē ir augsts apmeklējumu skaits.
- Tas ir organizēts - Jautājumi ir sakārtoti pēc popularitātes (izmantojot pozitīvas balsis) vai pēc laika, un tos var atzīmēt kā “atbildētus” vai piespraustus augšpusē.
- Tas ir regulēts - Jautājumus var apstiprināt un noraidīt, pirms tie tiek parādīti ekrānā.
- Tas ir anonīms - Jautājumus var iesniegt anonīmi, kas nozīmē, ka katram ir sava balss.
7. solis - iespējamās problēmas
Kā jau minējām iepriekš, projekta uzsākšanas sanāksmē galvenais ir būt pēc iespējas atklātākam un godīgākam. Tādā veidā jūs jau no paša sākuma veidojat uzticības sajūtu ar savu klientu.
Šajā nolūkā vislabāk ir apspriest iespējamās problēmas, ar kurām projekts varētu saskarties. Neviens nelūdz jums šeit paredzēt nākotni, tikai lai izveidotu provizorisku sarakstu ar šķēršļiem, ar kuriem jūs varat saskarties.
Tā kā jūs, jūsu komanda un klients pieiesiet šim projektam ar atšķirīgiem mērķiem, ir ideāli iesaistīt visus iespējamo problēmu apspriešanā.
8. solis - reģistrēšanās
Regulāra saziņa ar klientu ir vēl viens veids, kā nostiprināt uzticību starp abām pusēm. Projekta atklāšanas sanāksmē jums ir jāatbild uz dažiem jautājumiem par to , kas, kad, kas un kā notiks šīs saziņas.
Reģistrēšanās ir diezgan smalks līdzsvars starp caurspīdīgumu un piepūli . Lai gan ir patīkami būt pēc iespējas atvērtam un caurspīdīgam, jums tas jāpārvalda atbilstoši tam, cik ļoti jūs faktiski varēsiet būt atvērti un caurspīdīgi.
Pirms sapulces beigām pārliecinieties, ka esat atbildējis uz šiem jautājumiem:
- Kas? - Cik precīzi klientam jāatjaunina? Vai viņiem ir jāzina par katru sīkāko progresa detaļu, vai svarīgi ir tikai lielie zaudējumi?
- Kad? - Cik bieži jūsu komandai vajadzētu atjaunināt jūsu klientu? Vai viņiem vajadzētu katru dienu darīt zināmu paveikto, vai nedēļas beigās vienkārši apkopot paveikto?
- Kurš? - Kurš komandas loceklis būs tas, kurš sazināsies ar klientu? Vai visā projektā būs katras komandas dalībnieks vai tikai viens korespondents?
- Kā? - Ar kādu metodi klients un korespondents uzturēs sakarus? Regulārs videozvans, e-pasts vai pastāvīgi atjaunināts tiešsaistes dokumentu?
Tāpat kā lielāko daļu projekta uzsākšanas sanāksmes darba kārtības punktu, vislabāk tos apspriest atklāti. Lielai komandai un lielai klientu grupai varētu būt vienkāršāk veikt tiešraides aptauju , lai sašaurinātu iespējas un izveidotu vislabāko iespējamo reģistrēšanās formulu.
Vēlaties uzzināt vairāk? 💡 Apskatiet dažus labākās prakses piemērus saziņai ar klientiem.
Efektīvi apsekojiet, izmantojot AhaSlides
- Kas ir vērtēšanas skala? | Bezmaksas aptaujas skalas veidotājs
- Rīkojiet bezmaksas tiešraides jautājumus un atbildes 2024. gadā
- Atvērto jautājumu uzdošana
- 12 bezmaksas aptauju rīki 2024. gadā
Projekta sākuma sanāksmes darba kārtības veidne
Kamēr jūsu meistarīgi plānotā atklāšanas sanāksme tikai gaida, lai pārsteigtu dažus valdes locekļus, pēdējais pieskāriens varētu būt neliela mijiedarbība , lai visu apvienotu.
Vai zinājāt, ka tikai 29% uzņēmumu jūtas saistīti ar saviem klientiem ( Gallup )? Atsvešināšanās no sadarbības ir epidēmija B2B līmenī, un tā var atstāt atklāšanas sanāksmes kā vienmuļu, neiedvesmojošu procesu formalitāšu dēļ.
Iesaistīt klientus un komandas, izmantojot interaktīvus slaidus, tas tiešām var palielināt dalību un palielināt uzmanības loku.
AhaSlides ir instrumentu arsenāls ieskaitot tiešraides, Q&A un ideju vētras slaidus, un pat viktorīnas tiešraidē un spēles, lai pareizi iedarbinātu savu projektu.
Noklikšķiniet zemāk, lai paņemtu bezmaksas veidni savai sākuma sanāksmei. Mainiet visu, ko vēlaties, un pasniedziet to bez maksas!
Noklikšķiniet zemāk, lai izveidotu bezmaksas AhaSlides kontu un sāktu veidot savas saistošās sapulces, izmantojot interaktivitāti!
