Selamat datang ke dunia mesyuarat yang produktif! Sebagai profesional, kita semua tahu betapa pentingnya mesyuarat untuk memacu hasil, membuat keputusan dan kekal di landasan yang betul. Namun, tidak semuanya berkualiti dan diutamakan.
Sering kali, apabila ditanya tentang mesyuarat, ramai orang akan menggelengkan kepala atau mengeluh kerana ketidakcekapan mereka. Mereka mendapati diri mereka terperangkap dalam sesi yang tidak produktif yang menghabiskan tenaga dan masa mereka. Itulah sebabnya, hari ini, kita akan belajar cara untuk mengadakan mesyuarat yang baik!
Mari kita mulakan!
Mulakan Mesyuarat anda dengan AhaSlides.
Dapatkan templat percuma untuk mesyuarat anda! Daftar secara percuma dan ambil apa yang anda mahu daripada perpustakaan templat!
🚀 Buat akaun percuma ☁️
Apa yang Membuat Pertemuan Yang Baik?
Mesyuarat tidak dapat dinafikan adalah bahagian penting dalam mana-mana perniagaan atau organisasi. Mereka adalah platform untuk individu berkumpul, bertukar idea, membuat keputusan, dan berusaha ke arah matlamat bersama.
Pertemuan yang baik ialah pertemuan yang teratur, produktif, mencapai hasil yang diinginkan, dan membuatkan semua peserta berasa didengari dan dihargai.
Berikut adalah beberapa faktor yang mewujudkan pertemuan yang baik:
- Ia mempunyai tujuan yang jelas. Mesyuarat yang baik bermula dengan agenda yang jelas menyatakan tujuannya, bersama-sama dengan matlamat mesyuarat dan hasil yang diharapkan, yang membantu memastikan mesyuarat berada di landasan yang betul dan memastikan semua peserta menyedari tugas mereka.
- Ia menggalakkan komunikasi yang berkesan. Pertemuan yang baik memerlukan komunikasi yang berkesan. Semua peserta akan mempunyai peluang untuk menyatakan fikiran dan idea mereka, dan perbincangan harus digalakkan dengan mendengar aktif dan dialog yang penuh hormat.
- Ia mempunyai output yang jelas dan tindakan susulan. Tanpa ini, mesyuarat itu tidak produktif dan tidak berkesan kerana para hadirin tidak pasti langkah seterusnya. Dari situ, sukar untuk membawa kecekapan kepada mana-mana mesyuarat susulan.
Lagi Petua dengan AhaSlides
- Mesyuarat dalam Perniagaan | 10 Jenis Biasa dan Amalan Terbaik
- Cara Terbaik untuk Menjadi Hos Mesyuarat Pengenalan
- 11 Langkah Untuk Berjaya Mesyuarat Pengurusan Strategik
8 Petua Untuk Bertemu Yang Baik
Semestinya, untuk mengadakan mesyuarat yang baik seperti di atas dan tidak membuang masa dan tenaga para hadirin, anda perlu mengambil kira persiapan dan tindakan susulan sebelum, semasa, dan selepas mesyuarat. Mengambil perhatian langkah-langkah ini akan menjamin hasil yang lancar dan berjaya.
Sebelum Mesyuarat – Selamat Mesyuarat
1/ Tentukan tujuan dan jenis mesyuarat
Tujuan, objektif dan jenis mesyuarat hendaklah ditakrifkan dan dipastikan difahami oleh semua peserta. Tiada siapa yang mahu datang ke mesyuarat selama 10 minit dan masih tidak sedar tanggungjawab mereka dan apa yang menjadi perbincangan di sini. Sesetengah jenis mesyuarat hanya mempunyai tujuan tertentu seperti
- Mesyuarat membuat keputusan. Ia dijalankan apabila keputusan dan tindakan diperlukan.
- Mesyuarat penyelesaian masalah. Mereka terpanggil untuk mencari penyelesaian kepada sesuatu masalah/krisis.
- Perjumpaan sumbangsaran. Mereka adalah tempat untuk mengumpul idea-idea baru yang inovatif dengan sumbangan daripada ahli.
2/ Mempunyai agenda
Pastikan anda mempunyai agenda mesyuarat dan menghantarnya sebelum mesyuarat kepada semua peserta, yang akan membantu para hadirin memahami tujuan, matlamat dan hasil yang dijangkakan daripada mesyuarat. Ia juga berfungsi sebagai panduan untuk membantu mereka secara proaktif mengumpulkan maklumat dan dokumen yang diperlukan seperti laporan, data, pembentangan atau dokumen berkaitan yang lain.
3/ Wujudkan peraturan asas
Peraturan asas ialah garis panduan atau norma yang dipersetujui terlebih dahulu oleh semua peserta dan membantu mewujudkan persekitaran yang produktif dan menghormati untuk perbincangan. Mereka mungkin termasuk menggalakkan mendengar aktif, menghormati kepelbagaian, mempunyai masa terhad untuk perbincangan, dsb.
Semasa Mesyuarat – Selamat Mesyuarat
4/ Mulakan dengan permainan pemecah ais
Bermula dengan pemecah kebekuan yang kreatif adalah cara yang bagus untuk mengurangkan ketegangan dan membuat semua orang berada dalam mood yang sesuai untuk mesyuarat pasukan. Memecahkan saat-saat kesunyian yang janggal pada permulaan mesyuarat dapat membantu menetapkan nada untuk sesi yang produktif dan menyeronokkan.
Daripada bergantung pada lapuk, anda boleh terlibat dalam perdebatan ringan, perbualan santai atau kuiz langsung yang boleh menjadi sangat menyeronokkan, kreatif, berdaya saing dan mudah dibuat dalam masa beberapa minit sahaja. Jadi, mengapa tidak mencuba sesuatu yang baru?
5/ Cipta ruang untuk kerjasama
Mesyuarat pasukan adalah peluang berharga untuk berbincang dan membuat keputusan sebagai satu kumpulan. Daripada cuba menghasilkan idea baharu di tempat, ahli pasukan harus membawa laporan, idea dan perspektif mereka yang disediakan ke meja. Dengan cara ini, pasukan boleh bekerjasama untuk mencapai keputusan muktamad yang difikirkan dengan baik dan kukuh.
Pasukan itu kemudiannya mungkin mempertimbangkan untuk menjalankan tinjauan langsung terhadap idea-idea yang dibincangkan dan mengumpulkan maklum balas masa nyata melalui tinjauan langsung dengan soalan aneka pilihan atau soalan terbuka daripada AhaSlides.
Dengan menggunakan kod atau pautan QR yang unik, ahli pasukan boleh mengakses dan memberikan input mereka serta-merta, dan hasilnya akan dipaparkan terus pada skrin. Ini membantu mengelakkan pembaziran masa dan memastikan semua idea dirakam secara adil.
6/ Pastikan pasukan anda terlibat
Jangan berikan peluang kepada hadirin anda untuk mengalih perhatian dengan memastikan mereka terlibat semasa mesyuarat. Anda boleh menganjurkan "meja bulat dalam talian" di mana semua orang boleh mengambil bahagian dan menyumbang. Dengan orang yang pemalu? Jangan risau. Soal Jawab Tanpa Nama akan menyelesaikan masalah ini.
Selain itu, jangan lupa untuk memberi sedikit ruang untuk spontaniti. Kerana mesyuarat yang sihat dan aktif adalah tempat yang ideal untuk penyelesaian dan inovasi baharu muncul. Memecahkan suasana yang lembap dan tertekan dengan menggalakkan peserta berfikir secara kreatif dengan Word Cloud akan menjadi aktiviti yang menarik dan berkesan. Cuba dan lihat.
Selepas Mesyuarat – Selamat Mesyuarat
7/ Diakhiri dengan tindakan susulan dan garis masa yang jelas
Untuk mengakhiri sesi strategik, pastikan setiap peserta mempunyai kejelasan tentang langkah seterusnya.
Minta jabatan berbincang:
- Apakah metrik yang akan menunjukkan kemajuan mereka? Jadi khusus supaya kemajuan boleh dijejaki.
- Rakan kongsi silang fungsi manakah yang memerlukan penyelarasan untuk berjaya? Kerjasama yang kukuh adalah kunci.
- Apakah jenis kemas kini yang diperlukan oleh mesyuarat susulan? Laporan? Persembahan? Sumbangsaran hasil terlebih dahulu.
- Bilakah kita boleh mengharapkan keputusan atau maklumat awal? Tetapkan tarikh akhir yang bercita-cita tinggi lagi boleh dicapai untuk mengekalkan rentak.
8/ Mempunyai minit mesyuarat
Sentiasa memerlukan minit mesyuarat yang terperinci, teliti, jelas dan mudah difahami untuk dihantar kepada peserta, lembaga pengarah, pemimpin kanan dan mereka yang tidak dapat hadir. Ia bukan sahaja dokumen, asas kandungan untuk mesyuarat seterusnya tetapi juga asas perundangan (sekiranya diperlukan).
Poin-poin utama
Semoga petua untuk mengadakan mesyuarat yang baik yang dikongsikan oleh AhaSlides di atas tidak terlalu rumit. Perlu diingat bahawa mesyuarat yang produktif adalah mesyuarat di mana semua orang berasa dihargai, didengari dan digalakkan untuk berucap. Mesyuarat mesti menghasilkan hasil yang jelas dan memenuhi tujuan yang dimaksudkan. Selepas mesyuarat, semua orang menerima peranan mereka dan komited untuk mengikuti rancangan yang dibincangkan.
