Cara Mengacarakan Mesyuarat Perkenalan Yang Lancar | Petua Terbaik Dibuka pada 2024!

Pernahkah anda menghadiri mesyuarat pengenalan yang berjaya?

Jika anda mengambil bahagian dalam pasukan rentas fungsi baharu di tempat kerja atau pasukan projek baharu, mereka boleh menjadi seseorang daripada jabatan lain atau daripada syarikat lain yang mungkin tidak anda kenali atau pernah bekerja dengan sebelum ini, dan anda ingin memastikan anda kesediaan untuk komited dan melabur kemahiran dan idea anda kepada pasukan — terutamanya jika pasukan itu berprestasi tinggi. Oleh itu, adalah penting untuk menganjurkan mesyuarat untuk mengumpulkan rakan sepasukan baru bersama-sama.

Walau bagaimanapun, tidak hairanlah jika anda berasa sedikit janggal dan gementar memandangkan profesional yang paling berpengalaman pun berasa gelisah apabila mengadakan pertemuan awal dengan pasukan baharu. Jika anda seorang pemimpin dan bimbang tentang kegagalan untuk menganjurkan mesyuarat pengenalan produktiviti.

Artikel ini akan memberi anda panduan lengkap, contoh dan petua tentang perkara yang menjadikan mesyuarat pengenalan berjaya.

Dalam artikel ini, anda akan belajar

• Apakah itu Perjumpaan Pengenalan?
• Apakah Matlamat Perjumpaan Pengenalan?
• Cara Sediakan Mesyuarat Pengenalan yang Berkesan
• Petua untuk Sediakan Mesyuarat Pengenalan dengan Berjaya
• Poin-poin utama

Lagi Petua daripada AhaSlides

• Mesyuarat dalam Perniagaan
• Mesyuarat Berdiri | Panduan Tertinggi
• 8 Petua Terbaik untuk Bertemu Yang Baik

Apakah itu Perjumpaan Pengenalan?

Mesyuarat pengenalan atau perkenalan mempunyai maksud yang sama apabila melibatkan pengenalan kepada pasukan apabila ia merupakan kali pertama ahli pasukan dan pemimpin mereka bertemu antara satu sama lain secara rasmi, untuk menentukan sama ada individu yang terlibat ingin membina hubungan kerja dan komited kepada pasukan pada masa hadapan.

Ia bertujuan untuk memberi ahli pasukan masa untuk kekal bersama untuk mengenali latar belakang, minat dan matlamat setiap peserta. Bergantung pada pilihan anda dan pasukan anda, anda boleh menyediakan mesyuarat pengenalan secara formal atau tidak formal.

Agenda mesyuarat pengenalan standard melibatkan:

• Perkenalkan matlamat mesyuarat
• Perkenalkan pemimpin dan setiap ahli
• Bincangkan peraturan pasukan, kerja, faedah dan rawatan…
• Masa untuk bermain beberapa permainan
• Tamatkan mesyuarat dan ambil tindakan susulan

Apakah Matlamat Mesyuarat Pengenalan?

Jangan hanya melihat pengenalan sebagai kotak untuk diperiksa. Gunakan masa ini untuk menyemarakkan hubungan sebenar, mendapatkan cerapan unik dan mewujudkan rangka kerja untuk kerja berpasukan yang sempurna. Mesyuarat pengenalan adalah hebat untuk:

• Tingkatkan kerja berpasukan dan perpaduan pasukan

Matlamat pertama mesyuarat pengenalan adalah untuk membawa orang yang tidak dikenali kepada rakan sepasukan yang rapat. Jika anda tidak pernah bertemu antara satu sama lain sebelum ini dan mengetahui sedikit tentang mereka, akan wujud kekurangan perpaduan dan perhubungan, yang boleh menjejaskan semangat berpasukan dan produktiviti. Apabila orang ramai boleh membincangkan dan menyatukan peraturan pasukan, ganjaran dan hukuman yang sesuai, atau mengetahui bahawa pemimpin mereka adalah orang yang adil dan setia, rakan sepasukan mereka merendah diri, boleh dipercayai, empati, dan banyak lagi, kepercayaan dan persekitaran kerja yang positif akan dibina di kalangan mereka. pasukan.

• Redakan ketegangan dan kejanggalan

Produktiviti mungkin akan menurun jika pekerja bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang tertekan. Ia juga tidak baik jika pekerja menakutkan pemimpin mereka daripada mendapat inspirasi daripada mereka. Mesyuarat pengenalan boleh membantu pasukan baharu berasa lebih yakin untuk berkongsi idea dan pendapat mereka. Mereka juga mudah mula berkawan, berkomunikasi dan mengurangkan kejanggalan untuk kerjasama selanjutnya. Sebagai contoh, ahli pasukan tidak teragak-agak untuk bersuara dan meminta bantuan apabila mereka tidak dapat memenuhi tarikh akhir.

• Bantu menstruktur dan menyelaraskan piawaian dan amalan

Penekanan pada peraturan dan undang-undang merupakan bahagian penting dalam mesyuarat pengenalan yang paling awal. Kegagalan untuk menjelaskan, adil dan terus terang pada permulaan kerja berpasukan boleh menyebabkan konflik dan salah faham dalam pasukan. Sebaliknya, jika anda dapat memastikan pasukan mematuhi piawaian dan amalan , akan terdapat kecekapan sumber disebabkan oleh keberkesanan dan kecekapan sesebuah pasukan, pada masa yang sama, meningkatkan kepuasan kerja dalam kalangan ahli pasukan yang merupakan sebahagian daripada pasukan yang padu.

Cara Sediakan Mesyuarat Pengenalan yang Berkesan

Mesyuarat pengenalan boleh mengikuti proses perancangan mesyuarat standard dengan 5P : Tujuan , Perancangan , Persediaan , Penyertaan dan Kemajuan . Bergantung pada had masa anda, bilangan peserta, latar belakang pasukan anda dan sumber anda, anda boleh mengatur mesyuarat pengenalan formal atau kasual. Tanggapan pertama adalah penting. Lebih banyak rasa hormat dan kepercayaan yang akan dihargai oleh ahli pasukan anda apabila anda menunjukkan mesyuarat yang teratur dan bertimbang rasa.

• Tujuan

Ia adalah mengenai menetapkan matlamat untuk mesyuarat. Jelas dan ringkas apabila anda menyenaraikan matlamat mesyuarat supaya anda boleh membawa semua orang kembali fokus dengan mudah jika peserta terganggu oleh aktiviti yang tidak berkaitan. Anda boleh mempertimbangkan untuk menstrukturkan matlamat dengan menyusun piramid matlamat yang menggariskan setiap set matlamat pada pelbagai peringkat.

• Perancangan

Perkara pertama yang perlu dilakukan oleh ketua pasukan baharu ialah merancang butiran atau membangunkan agenda. Apabila anda mempunyai sesuatu untuk dirujuk, cuba mengingati semuanya sendiri dapat melegakan tekanan. Anda boleh mencipta templat menggunakan tayangan slaid melalui PowerPoint atau kad kiu tulisan tangan.

• Persediaan

Bahagian ini melibatkan beberapa aktiviti seperti Menyediakan skrip pengenalan mesyuarat dan Menyemak agenda sebelum memulakan mesyuarat rasmi. Anda akan lebih mudah untuk menuturkan semua maklumat penting dan menumpukan perhatian pada agenda dengan sokongan nota atau skrip penceramah apabila anda tiba-tiba tergelincir.

• Penyertaan

Jangan lupa untuk menggalakkan ahli baru bertanya dan melibatkan diri dalam aktiviti interaktif semasa mesyuarat. Jika orang lain kelihatan teragak-agak, minta pendapat mereka. Pastikan semua orang dalam pasukan mempunyai peluang untuk bersuara bukan hanya fokus kepada ahli ekstrovert. Anda boleh menganjurkan tinjauan pendapat secara langsung supaya sesetengah introvert boleh berkongsi pendapat mereka secara langsung.

• Kemajuan

Anda harus mengakhiri mesyuarat anda dengan ringkasan dan memaklumkan tindakan untuk langkah seterusnya. Dan, susulan selepas mesyuarat adalah bahagian yang penting, anda boleh mempertimbangkan untuk membuat keputusan muktamad dan mendokumentasikannya.

Petua untuk Sediakan Mesyuarat Pengenalan dengan Berjaya

• Gunakan alat persembahan interaktif

Rasa malu atau janggal pada hari pertama? Anda boleh menjadikan mesyuarat pengenalan anda 100 kali lebih menyeronokkan dengan menggunakan alat persembahan interaktif seperti AhaSlides!

A

Terdapat sedozen cara untuk melakukannya, tetapi kami mengesyorkan garis besar ini untuk memecahkan ais dengan cepat:

• Mulakan dengan slaid pengenalan.
• Ceriakan perkara dengan kuiz tentang diri anda dengan mata dan papan pendahulu.
• Akhiri dengan slaid Soal Jawab di penghujung tempat semua orang boleh bertanya perkara yang mereka tertanya-tanya tentang anda.

Dengan platform persembahan interaktif AhaSlides, anda boleh mencipta pengenalan menarik yang membawa orang ramai ke bulan🚀Cuba templat ini di sini:

• Mulakan pengenalan dengan “kami"

Pasukan bekerja pada kerjasama antara ahli pasukan untuk mencapai matlamat bersama bukan untuk menunjukkan bakat peribadi. Oleh itu, adalah penting untuk menekankan pengertian budaya "kita". Cuba gunakan "kami: bukannya "Saya" sebanyak mungkin dalam slaid pengenalan anda dan keseluruhan mesyuarat, kecuali pengenalan peribadi. Ini akhirnya menggalakkan pasukan untuk bekerjasama dengan lebih cekap kerana mereka memahami bahawa mereka berkongsi visi yang koheren dan lebih berdedikasi untuk bekerja untuk pasukan dan bukannya untuk diri mereka sendiri.

• Hiburkan rakan sepasukan anda

Bagaimana untuk memulakan mesyuarat pengenalan dengan cara yang paling menarik? Memandangkan semua ahli baharu antara satu sama lain, sebagai hos, anda boleh mempertimbangkan untuk memulakan dengan beberapa pemecah ais ringkas. Anda juga boleh menyediakan 2 hingga 3 permainan dan kuiz, serta sesi sumbang saran untuk membolehkan orang lain mempunyai masa untuk berkongsi personaliti, bakat dan pemikiran mereka; berkomunikasi dan bekerjasama dengan orang lain untuk meningkatkan perpaduan pasukan dan budaya serta hubungan tempat kerja. Contohnya, anda boleh mencuba beberapa permainan seperti Circle of Appreciation , Pemburuan harta karun , Adakah anda lebih suka…

• Pengurusan masa

Biasanya, mesyuarat yang sangat produktif, boleh berlangsung dari 15- 45 minit, terutamanya mesyuarat pengenalan, yang sepatutnya dikawal dalam 30 minit. Ia adalah masa yang cukup untuk rakan sepasukan baharu untuk mengenali satu sama lain, memperkenalkan diri mereka secara ringkas dan bekerjasama antara satu sama lain dalam beberapa aktiviti pembinaan pasukan yang mudah dan menyeronokkan. Anda juga telah menetapkan had masa untuk bahagian yang berbeza untuk memastikan masa anda tidak kehabisan sementara anda masih mempunyai banyak perkara untuk ditutup.

Poin-poin utama

Adalah bermanfaat untuk pasukan anda memulakan kerja berpasukan dengan pasukan baharu dengan memanfaatkan mesyuarat pengenalan. Menyediakan mesyuarat pertama boleh menjadi mencabar dan meniru. Apabila anda sedang dalam proses persediaan, jangan teragak-agak untuk mendapatkan sokongan walaupun anda seorang pakar PowerPoint. Anda pasti boleh memudahkan kerja anda dan menjimatkan masa anda dengan AhaSlides.

Soalan Lazim

Ruj: Sesungguhnya . BetterUp , Linkedin