E-mel Jemputan Mesyuarat | Petua, contoh dan templat terbaik (100% percuma)

Apakah contoh e-mel jemputan mesyuarat yang baik?

Mesyuarat boleh menjadi elemen penting dalam keberkesanan pasukan, penyelarasan dan perpaduan. Banyak syarikat menganjurkan mesyuarat sekurang-kurangnya sekali seminggu, ia boleh menjadi mesyuarat tidak rasmi untuk sekadar berbincang secara mendalam dengan pekerja mereka atau mesyuarat lembaga pengurusan yang lebih formal untuk membincangkan rancangan masa depan syarikat dan laporan akhir tahun tahunan. Pegawai pentadbir atau pemimpin diwajibkan menghantar surat jemputan mesyuarat kepada peserta atau tetamu.

Jemputan mesyuarat adalah penting untuk menjalankan mesyuarat rasmi dengan berkesan dan lancar. Terdapat banyak cara untuk menghantar jemputan mesyuarat. Dalam artikel ini, kami memberi tumpuan kepada menangani e-mel jemputan mesyuarat , kaedah paling mudah dan popular untuk menjemput orang ramai untuk menyertai mesyuarat anda.

Jadual Kandungan

• Apakah itu E-mel Jemputan Mesyuarat?
• Mengapa E-mel Jemputan Mesyuarat Penting?
• Tulis E-mel Jemputan Mesyuarat Langkah demi Langkah
• Jenis E-mel Jemputan Mesyuarat dan Contoh
• The Line Bawah

Templat Mesyuarat Pantas dengan AhaSlides

• Mesyuarat dalam Perniagaan
• Minit mesyuarat
• Mesyuarat Berdiri

Apakah itu E-mel Jemputan Mesyuarat?

Bahagian penting dalam aktiviti perniagaan, e-mel jemputan mesyuarat ialah mesej bertulis dengan demonstrasi tujuan mesyuarat dan permintaan untuk orang ramai menyertai mesyuarat berikutan tarikh dan lokasi tertentu, serta lampiran yang lebih terperinci jika ada. Ia boleh ditulis dalam gaya formal atau tidak formal bergantung pada ciri-ciri mesyuarat. Mereka harus ditulis dalam nada dan gaya yang sesuai untuk memenuhi etika e-mel perniagaan.

Walau bagaimanapun, jangan mengelirukan e-mel jemputan mesyuarat dengan e-mel permintaan mesyuarat. Perbezaan utama antara e-mel ini ialah e-mel permintaan mesyuarat bertujuan untuk menyediakan janji temu dengan seseorang manakala e-mel jemputan mesyuarat bertujuan menjemput anda ke mesyuarat pada tarikh dan lokasi yang diumumkan

Mengapa E-mel Jemputan Mesyuarat Penting?

Menggunakan jemputan e-mel membawa banyak faedah. Kelebihan jemputan e-mel disenaraikan di bawah:

• Ia bersambung ke kalendar secara langsung. Apabila penerima menerima jemputan, ia ditambahkan semula pada kalendar perniagaan mereka dan anda akan mendapat peringatan sama seperti acara lain yang dicatatkan dalam kalendar.
• Ia mudah dan cepat. Penerima anda boleh mencapai e-mel serta-merta selepas anda mengklik butang hantar. Memandangkan ia terus kepada penerima, jika alamat e-mel salah, anda boleh mendapatkan pengumuman dengan segera dan segera mendapatkan penyelesaian selanjutnya.
• Ia menjimatkan masa. Anda boleh menghantar e-mel kumpulan dengan beribu-ribu alamat e-mel pada masa yang sama.
• Ia menjimatkan kos. Anda tidak perlu mengeluarkan bajet untuk mel.
• Ia boleh dijana terus daripada platform webinar pilihan anda. Melainkan anda mengadakan pertemuan secara bersemuka, pilihan pertama anda mungkin Zum, Microsoft Teams atau sesuatu yang setara. Apabila RSVP disahkan, semua pautan dan jangka masa disegerakkan melalui e-mel, jadi peserta boleh mengelakkan kekeliruan dengan acara lain.

Adalah fakta bahawa berbilion-bilion e-mel dihantar setiap hari dan kebanyakannya adalah spam. Memandangkan semua orang menggunakan sekurang-kurangnya satu e-mel untuk bertukar-tukar mesej penting untuk kerja, pembelian, mesyuarat dan banyak lagi. Walau bagaimanapun, kerana anda perlu membaca banyak e-mel setiap hari, tidak hairanlah anda kadangkala menghadapi fenomena "keletihan e-mel". Oleh itu, menyampaikan e-mel jemputan yang baik boleh mengelakkan salah faham atau kejahilan yang tidak perlu daripada penerima.

Tulis E-mel Jemputan Mesyuarat Langkah demi Langkah

E-mel jemputan mesyuarat yang baik adalah penting dan, sebagai peraturan, ia memberi kesan kepada kadar penghantaran e-mel.

Terdapat etika dan prinsip yang perlu dipatuhi oleh setiap orang untuk melengkapkan e-mel jemputan mesyuarat perniagaan berkenaan dengan penerima. Anda boleh belajar cara menulis e-mel jemputan mesyuarat standard mengikut langkah berikut:

Langkah 1: Tulis Baris Subjek yang Kuat

Adalah fakta bahawa 47% daripada penerima e-mel membaca melalui e-mel yang mempunyai baris subjek yang jelas dan padat. Kesan pertama adalah penting. Ini boleh memastikan penerima merasakan rasa mendesak atau kepentingan, yang membawa kepada kadar terbuka yang lebih tinggi.

• Pendek, disasarkan. Jadilah fakta, bukan misteri.
• Anda boleh meminta pengesahan kehadiran dalam baris subjek sebagai tanda segera.
• Atau tambahkan nada sentimen seperti jangan lupa kepentingan, segera,…
• Tambah Masa jika anda ingin menekankan isu sensitif masa 

Contohnya : “Mesyuarat 4/12: Sesi sumbang saran projek” atau “Penting. Sila RSVP: Mesyuarat Strategi Produk Baharu 10/6”

Langkah 2: Mulakan dengan Pengenalan Pantas

Di baris pertama, adalah idea yang baik untuk membuat ringkasan tentang siapa anda, kedudukan anda dalam organisasi dan sebab anda menghubungi mereka. Kemudian anda boleh menunjukkan secara langsung tujuan mesyuarat. Ramai orang membuat kesilapan dengan menyampaikan tujuan mesyuarat yang samar-samar kerana mereka menganggap bahawa peserta mesti tahu tentang perkara itu.

• Jadikan pengenalan anda sesuai atau berkaitan dengan kerja
• Ingatkan peserta jika mereka perlu menyelesaikan sebarang tugas atau membawa apa-apa bersama mereka ke mesyuarat.

Contohnya, ahli pasukan, saya tidak sabar untuk bertemu anda di pelancaran produk baharu Isnin depan.

Langkah 3: Kongsi Masa dan Lokasi

Anda harus memasukkan masa yang tepat untuk mesyuarat. Anda juga harus memberitahu mereka cara dan tempat mesyuarat itu berlangsung, sama ada secara peribadi atau dalam talian, dan menawarkan garis panduan atau pautan platform sekiranya mereka memerlukannya.

• Tambahkan zon waktu jika mana-mana pekerja bekerja di kawasan yang berbeza di dunia
• Sebutkan anggaran tempoh mesyuarat
• Apabila mengarahkan arah, jadikan seberapa terperinci yang mungkin atau lampirkan garis panduan pemetaan

Contohnya : Sila sertai kami pada hari Jumaat, 6 Oktober, jam 1:00 petang di bilik mesyuarat 2, di tingkat dua di bangunan pentadbiran.

Langkah 4: Gariskan Agenda Mesyuarat

Merangkumi objektif utama atau cadangan agenda mesyuarat. Jangan sebut butirannya. Anda hanya boleh nyatakan topik dan garis masa. Untuk mesyuarat rasmi, anda boleh melampirkan dokumen terperinci. Ini amat berguna untuk membantu peserta membuat persediaan awal.

Contohnya , anda boleh mulakan dengan: Kami merancang untuk membincangkan…./ Kami ingin menangani beberapa isu Atau seperti garis masa berikut:

• 8:00-9:30: Pengenalan kepada Projek
• 9:30-11:30: Pembentangan daripada Howard (IT), Nour (Pemasaran), dan Charlotte (Jualan)

Langkah 5: Minta RSVP

Memerlukan RSVP boleh membantu mengesahkan respons daripada penerima anda. Untuk mengelakkan ambivalensi, respons pilihan dan had masa untuk hadirin memaklumkan anda tentang kehadiran atau ketidakhadiran mereka hendaklah disertakan dalam e-mel anda. Oleh itu, jika anda belum menerima RSVP mereka pada masa anda mengawal selia, anda boleh melakukan tindakan susulan pantas.

Contohnya : Sila RSVP sebelum [tarikh] ke [alamat e-mel atau nombor telefon]

Langkah 6: Tambahkan tandatangan dan Penjenamaan E-mel Profesional

Tandatangan e-mel perniagaan hendaklah menggabungkan nama penuh, jawatan, nama syarikat, maklumat perhubungan, laman web peribadi dan alamat hiperpautan lain.

Anda boleh menyesuaikan tandatangan anda dengan mudah menggunakan Gmail.

Contohnya :

Jessica Madison

Ketua Pegawai Pemasaran Serantau, industri Inco

555-9577-990

Terdapat banyak pencipta tandatangan e-mel percuma yang menjimatkan masa dan usaha anda, seperti Tandatangan Saya.

Jenis E-mel Jemputan Mesyuarat dan Contoh

Perlu diingat bahawa jenis mesyuarat yang berbeza akan mempunyai standard dan gaya penulisan yang berbeza untuk diikuti. Lazimnya, kami mengasingkan e-mel jemputan mesyuarat berdasarkan tahap formal atau tidak formalnya, termasuk atau tidak termasuk mesyuarat maya atau mesyuarat dalam talian tulen. Dalam bahagian ini, kami mengumpul dan memperkenalkan kepada anda beberapa jenis jemputan mesyuarat biasa dan setiap templat jenis yang popular digunakan dalam e-mel jemputan mesyuarat perniagaan.

#1. E-mel Permintaan Mesyuarat Rasmi

E-mel permintaan mesyuarat rasmi digunakan untuk mesyuarat besar yang biasanya berlaku sekali hingga tiga kali setahun. Ia adalah mesyuarat rasmi yang besar jadi e-mel anda harus ditulis dalam gaya penulisan formal. Lampiran yang dilampirkan diperlukan untuk menjelaskan kepada peserta cara menyertai mesyuarat, cara mencari lokasi, dan agenda terperinci.

Mesyuarat rasmi melibatkan:

• Mesyuarat pengurusan
• Mesyuarat jawatankuasa
• Mesyuarat Lembaga Pengarah 
• Mesyuarat pemegang saham 
• Mesyuarat strategi 

Contoh 1: Templat e-mel jemputan pemegang saham

Subjek: Penting. Anda dijemput ke Mesyuarat Agung Tahunan. [Masa]

[Nama Penerima]

[Nama syarikat]

[Jawatan Kerja]

[Alamat syarikat]

[Tarikh]

Pemegang Saham yang dihormati,

Kami dengan sukacitanya menjemput anda ke Mesyuarat Agung Tahunan yang akan diadakan pada [Masa], [Alamat]

Mesyuarat Pemegang Saham Tahunan merupakan satu majlis yang istimewa untuk mendapatkan maklumat, pertukaran dan perbincangan antara [Nama Syarikat] dan semua pemegang saham kami.

Ia juga merupakan peluang untuk meluahkan pendapat dan mengundi untuk memainkan peranan aktif dalam membuat keputusan penting untuk [Nama Syarikat], tanpa mengira bilangan saham yang anda miliki. Mesyuarat ini akan merangkumi agenda utama berikut:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Anda akan mendapat arahan tentang cara untuk mengambil bahagian dalam mesyuarat ini, agenda dan teks resolusi yang akan dikemukakan untuk kelulusan anda dalam dokumen yang dilampirkan di bawah

Saya ingin mengucapkan terima kasih, bagi pihak lembaga, atas sumbangan dan kesetiaan anda kepada [Nama Syarikat] dan saya berharap dapat mengalu-alukan kehadiran anda ke Mesyuarat pada [Tarikh]

Pertimbangan terbaik,

[Nama]

[Tajuk Jawatan]

[Nama syarikat]

[Alamat Syarikat dan Laman Web]

Contoh 2: Templat e-mel jemputan mesyuarat strategi

[Nama Penerima]

[Nama syarikat]

[Jawatan Kerja]

[Alamat syarikat]

[Tarikh]

Subjek: Mesyuarat Kempen Pemasaran Pelancaran Projek: 2/28

Bagi pihak [nama syarikat] , saya ingin menjemput anda untuk menghadiri mesyuarat perniagaan yang akan diadakan di [Nama Dewan Persidangan, Nama Bangunan] [Tarikh dan Masa] . Mesyuarat ini akan berlangsung selama [Tempoh].

Saya dengan sukacitanya mengalu-alukan anda ke peringkat pertama projek kami untuk membincangkan cadangan kami yang akan datang [Butiran] dan kami menghargai pandangan berharga anda mengenainya. Berikut adalah ringkasan ringkas agenda kami untuk hari itu:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Cadangan ini dianggap oleh seluruh pasukan kami sebagai salah satu cadangan yang paling penting. Untuk rujukan anda selanjutnya, kami telah melampirkan dokumen pada surat ini yang memberikan anda maklumat yang lebih terperinci supaya anda boleh merasa senang untuk membuat persediaan untuk mesyuarat terlebih dahulu.

Kami semua berharap dapat berbual dengan anda untuk membincangkan apa lagi yang boleh kami lakukan bagi menjayakan cadangan ini. Sila kemukakan sebarang soalan atau cadangan untuk mesyuarat sebelum [Tarikh Akhir] kepada saya secara terus dengan membalas e-mel ini.

Selamat maju jaya.

Berterima kasih kepada awak,

Salam mesra,

[Nama]

[Tajuk Jawatan]

[Nama syarikat]

[Alamat Syarikat dan Laman Web]

#2. E-mel Jemputan Mesyuarat Tidak Rasmi

Dengan e-mel jemputan mesyuarat rasmi, jika hanya pertemuan dengan tahap pengurusan yang kurang baik atau ahli dalam pasukan. Lebih mudah untuk anda memikirkan cara menulis dengan betul. Anda boleh menulis dalam gaya tidak formal dengan nada yang mesra dan riang.

Mesyuarat tidak rasmi melibatkan:

• Perjumpaan sumbangsaran
• Mesyuarat penyelesaian masalah
• Latihan
• Mesyuarat daftar masuk
• Mesyuarat Pembinaan Pasukan
• Sembang kopi 

Contoh 3: Templat e-mel jemputan mesyuarat daftar masuk

Baris subjek: Segera. Kemas kini [Nama Projek] . [Tarikh]

Pasukan yang dihormati,

Salam!

Sungguh menyeronokkan dan terhibur dapat meluangkan masa untuk bekerjasama dengan anda mengenai [Nama Projek] . Walau bagaimanapun, untuk dapat meneruskan rancangan kami dengan berkesan, saya percaya bahawa masanya sudah tiba untuk kami melaporkan kemajuan yang telah dicapai dan saya menghargai peluang untuk bertemu anda di [lokasi] bagi membincangkan perkara ini dengan lebih lanjut di [Tarikh dan Masa].

Saya juga melampirkan senarai semua agenda yang perlu kita bincangkan. Jangan lupa untuk menyediakan laporan penyiapan tugasan anda. Sila gunakan [Pautan] ini untuk memberitahu saya sama ada anda dapat hadir.

Sila emailkan kepada saya pengesahan anda secepat mungkin.

Salam mesra,

[Nama]

[Jawatan Kerja]

[Nama syarikat]

Contoh 4: Templat e-mel jemputan pembinaan pasukan

Ahli Pasukan yang dihormati,

Dengan ini dimaklumkan bahawa [Nama Jabatan] sedang menganjurkan Mesyuarat Pembinaan Pasukan untuk semua kakitangan kami pada [Tarikh dan Masa]

Untuk pembangunan profesional selanjutnya, adalah amat penting untuk kita berkembang bersama dan itu hanya boleh berlaku jika kita bekerja sebagai satu pasukan supaya kemahiran dan bakat kita dapat dimanfaatkan untuk membawa prestasi yang lebih baik. Itulah sebabnya jabatan kami terus mempromosikan pelbagai aktiviti pembinaan pasukan setiap bulan.

Sila datang dan sertai acara ini supaya kami dapat mendengar suara anda tentang bagaimana kami boleh menambah baik untuk memberikan sokongan yang lebih baik kepada anda. Terdapat juga beberapa permainan pembinaan pasukan berserta minuman dan jamuan ringan yang akan disediakan oleh syarikat.

Kami berharap dapat menikmati saat-saat yang menyeronokkan di acara pembinaan pasukan ini yang telah diatur untuk membantu kita semua berkembang. Sekiranya anda fikir anda tidak dapat menyertai mesyuarat ini, sila maklumkan kepada [Nama Penyelaras] di [Nombor Telefon]

Yang ikhlas,

[Nama]

[Jawatan Kerja]

[Nama syarikat]

#3. E-mel Jemputan Penceramah Tetamu

E-mel jemputan penceramah tetamu harus melibatkan maklumat yang berkaitan dengan penceramah berkenaan dengan pertemuan dan peluang berucap. Adalah penting untuk penceramah mengetahui cara mereka boleh menyumbang kepada acara anda, dan apakah faedah yang mereka boleh terima untuk menjadi sebahagian daripada acara anda.

Contoh 5: Templat e-mel jemputan penceramah tetamu

Yang Berhormat [Yang Dipertua],

Kami harap mesej ini sampai kepada anda dengan sihat! Kami menghubungi anda hari ini dengan peluang berucap yang hebat untuk renungan anda. Kami ingin meminta anda untuk menjadi penceramah terhormat kami untuk [Nama Mesyuarat] , sebuah acara yang memberi tumpuan kepada [Penerangan tujuan dan khalayak acara anda] . Seluruh pasukan [Nama Mesyuarat] terinspirasi oleh pencapaian anda dan merasakan anda akan menjadi pakar yang tepat untuk berucap kepada khalayak kami yang terdiri daripada profesional yang berfikiran sama.

[Nama mesyuarat] akan berlangsung di [Tempat, termasuk bandar dan negeri] pada [Tarikh] . Acara kami dijangka akan menganjurkan sehingga kira-kira [Bilangan peserta dianggarkan#] . Matlamat kami adalah untuk [Objektif mesyuarat].

Kami percaya anda seorang penceramah yang hebat dan suara anda akan menjadi tambahan penting dalam perbualan tersebut memandangkan kerja anda yang meluas dalam [Bidang kepakaran]. Anda boleh mempertimbangkan untuk membentangkan idea anda sehingga [Tempoh] minit yang berkaitan dengan bidang [Topik mesyuarat] . Anda boleh menghantar cadangan anda sebelum [tarikh akhir] ikuti [pautan] supaya pasukan kami dapat mendengar idea anda dan menentukan butiran ucapan anda terlebih dahulu.

Walau apa pun, jika anda tidak dapat hadir, kami dengan rendah hati meminta anda untuk menghubungi kami melalui [pautan]. Terima kasih atas masa dan pertimbangan anda, kami tidak sabar-sabar untuk mendengar maklum balas positif daripada anda.

Best,
[Nama]
[Jawatan Kerja]
[Maklumat perhubungan]
[Alamat Laman Web Syarikat]

#4. E-mel Jemputan Webinar

Dalam aliran hari ini, semakin ramai orang menganjurkan mesyuarat dalam talian kerana ia adalah masa dan penjimatan kos, terutamanya untuk pasukan kerja jauh. Jika anda menggunakan platform persidangan, terdapat mesej jemputan yang disesuaikan dengan baik yang dihantar terus kepada peserta anda sebelum mesyuarat bermula, seperti templat e-mel jemputan Zoom. Untuk webinar maya, anda boleh merujuk kepada sampel berikut.

Petunjuk: Gunakan kata kunci seperti “Tahniah”, “Tidak lama lagi”, “Sempurna”, “Kemas Kini”, , “Tersedia”, “Akhirnya”, “Terbaik”, “Istimewa”, “Sertai kami”, “Percuma”, ” dsb.

Contoh 6: Templat e-mel jemputan webinar

Subjek: Tahniah! Anda dijemput ke [Nama Webinar]

Kepada [Nama_Calon] yang dihormati ,

[Nama_Syarikat] sangat gembira untuk menganjurkan webinar untuk [ Topik Webinar ] pada [ Tarikh ] pada [ Masa ], bertujuan untuk [ [Tujuan Webinar]

Ini akan menjadi peluang yang baik untuk anda memperoleh manfaat besar daripada pakar jemputan anda dalam bidang [topik Webinar] dan mendapat hadiah percuma. Pasukan kami sangat teruja dengan kehadiran anda.

Nota: Webinar ini terhad kepada [Bilangan orang] . Untuk menyimpan tempat duduk anda, sila daftar [Pautan ], dan sila kongsikannya dengan rakan-rakan anda.

Saya berharap untuk melihat anda di sana!

Mempunyai hari yang hebat,

[ Nama_Anda ]

[ Tandatangan ]

The Line Bawah

Nasib baik, terdapat banyak templat jemputan mesyuarat perniagaan yang tersedia di internet untuk anda sesuaikan dan hantar kepada peserta anda dalam beberapa saat. Jangan lupa untuk menyimpan beberapa dalam awan anda supaya anda boleh menyediakan e-mel anda dengan penulisan yang sempurna, terutamanya dalam keadaan mendesak.

Jika anda juga mencari penyelesaian lain untuk perniagaan anda, anda boleh menemui AhaSlides sebagai alat persembahan yang baik dengan banyak ciri menakjubkan untuk menyokong acara webinar, aktiviti pembinaan pasukan, persidangan dan banyak lagi.

Soalan Lazim

Ruj: Sesungguhnya | Sherpany