Risalah Mesyuarat Permulaan Projek Kuku dalam 8 Langkah (+Templat Percuma!)

Syarikat yang paling berdisiplin pun kadangkala boleh merasakan projek mereka tersasar. Selalunya, masalahnya adalah persediaan . Penyelesaiannya ? Mesyuarat permulaan projek yang berstruktur dengan baik dan interaktif sepenuhnya!

Lebih daripada sekadar majlis keramaian, mesyuarat permulaan yang dilaksanakan dengan baik benar-benar boleh memulakan sesuatu yang indah dengan langkah yang betul. Berikut ialah 8 langkah untuk mengadakan mesyuarat permulaan projek yang membina keterujaan dan membuatkan semua orang sependapat.

Masa Permulaan!

• Apa itu Mesyuarat Kickoff Projek?
• Mengapa Mesyuarat Kickoff Projek begitu Penting?
• 8 Langkah ke Mesyuarat Kickoff Projek Kickass
  • Langkah # 1 - Pengenalan dan Pemecah Ais
  • Langkah # 2 - Latar Belakang Projek
  • Langkah # 3 - Permintaan Projek
  • Langkah # 4 - Matlamat Projek
  • Langkah # 5 - Penyataan Kerja
  • Langkah # 6 - Bahagian Soal Jawab
  • Langkah # 7 - Masalah Berpotensi
  • Langkah # 8 - Mendaftar Masuk
• Templat Agenda Mesyuarat Permulaan Projek

Petua Pertemuan yang Perlu Diingati

Anda mesti mempunyai agenda mesyuarat permulaan terlebih dahulu. Menghantar e-mel permulaan projek awal adalah sangat penting! Jadi, mari lihat beberapa contoh agenda mesyuarat permulaan!

Sesi permulaan hendaklah pendek dan padat, dengan banyak permainan dan aktiviti, kerana pada masa inilah AhaSlides sangat berguna! Semak lebih banyak petua dengan kami seperti di bawah:

• 10 Mesyuarat Biasa dalam Perniagaan dan Amalan Terbaik
• Mesyuarat Pengurusan Strategik
• Panduan Pertemuan Semua Tangan

Apa itu Mesyuarat Kickoff Projek?

Seperti yang tertulis pada dokumen tersebut, mesyuarat permulaan projek ialah mesyuarat di mana anda memulakan projek anda.

Biasanya, mesyuarat kickoff projek adalah pertemuan pertama antara pelanggan yang memesan projek dan syarikat yang akan menghidupkannya. Kedua-dua pihak akan duduk bersama dan membincangkan asas-asas projek, tujuannya, matlamatnya dan bagaimana ia akan mendapat idea sehingga membuahkan hasil.

Secara amnya, terdapat 2 jenis mesyuarat permulaan yang perlu diberi perhatian:

1. Kickoff Projek Luar - Pasukan pembangunan duduk bersama seseorang dari di luar syarikat, seperti pelanggan atau pihak berkepentingan, dan membincangkan rancangan untuk projek kolaboratif.
   
2. PKM Dalaman - Pasukan dari dalam syarikat duduk bersama dan membincangkan rancangan untuk projek dalaman baru.

Walaupun kedua-dua jenis ini mungkin mempunyai hasil yang berbeza, prosedurnya hampir sama. Pada asasnya tiada bahagian permulaan projek luaran yang bukan sebahagian daripada permulaan projek dalaman – satu-satunya perbezaan ialah untuk siapa anda mengadakannya.

Lebih Keterlibatan dengan perhimpunan anda

• Roda pemutar AhaSlides terbaik
• Pencipta Kuiz Dalam Talian AI | Buat Kuiz Secara Langsung | 2024 Mendedahkan
• AhaSlides Online Poll Maker – Alat Tinjauan Terbaik
• Penjana Pasukan Rawak | 2024 Pendedahan Pembuat Kumpulan Rawak

Mengapa Mesyuarat Kickoff Projek begitu Penting?

Tujuan Mesyuarat Permulaan hendaklah lantang dan jelas! Ia mungkin kelihatan cukup mudah untuk memulakan projek hanya dengan memberikan sekumpulan tugas kepada orang yang betul, terutamanya di tempat kerja yang obses dengan lembaga Kanban hari ini. Walau bagaimanapun, ini boleh menyebabkan pasukan terus kehilangan arah.

Ingat, hanya kerana anda berada di forum yang sama tidak bermakna anda berada di halaman yang sama.

Intipatinya, mesyuarat permulaan projek merupakan dialog yang jujur ​​dan terbuka antara pelanggan dan pasukan. Ia bukanlah satu siri pengumuman tentang bagaimana projek akan berfungsi, tetapi perbualan tentang rancangan, jangkaan dan matlamat yang dicapai melalui perdebatan yang tidak terkawal.

Berikut adalah beberapa faedah mengadakan mesyuarat memulakan projek:

1. Ia mendapat semua orang disediakan - "Beri saya enam jam untuk menebang pokok dan saya akan menghabiskan empat pertama mengasah kapak". Sekiranya Abraham Lincoln masih hidup hari ini, anda boleh yakin bahawa dia akan menghabiskan 4 dari 6 jam projek pertama dalam pertemuan memulakan projek. Ini kerana pertemuan ini mengandungi semua langkah-langkah yang diperlukan untuk mengeluarkan sebarang projek di kaki kanan.
   
2. Ia melibatkan semua pemain utama - Mesyuarat Kickoff tidak dapat dimulakan kecuali semua orang ada: pengurus, ketua pasukan, pelanggan dan orang lain yang mempunyai kepentingan dalam projek ini. Sangat mudah untuk kehilangan jejak siapa yang bertanggungjawab tanpa perjumpaan perjumpaan untuk mengetahui semuanya.
   
3. ia terbuka dan bekerjasama – Seperti yang kami katakan, mesyuarat permulaan projek adalah perbahasan. Yang terbaik terlibat semua hadirin dan membawa idea terbaik daripada semua orang.

Lebih Keterlibatan dengan perhimpunan anda

• Roda pemutar AhaSlides terbaik
• Pencipta Kuiz Dalam Talian AI | Buat Kuiz Secara Langsung | 2024 Mendedahkan
• AhaSlides Online Poll Maker – Alat Tinjauan Terbaik
• Penjana Pasukan Rawak | 2024 Pendedahan Pembuat Kumpulan Rawak

8 Langkah ke Mesyuarat Kickoff Projek Kickass

Jadi, apakah sebenarnya yang termasuk dalam agenda mesyuarat permulaan projek? Kami telah menyempitkannya kepada 8 langkah di bawah, tetapi anda harus sentiasa ingat bahawa tiada menu tetap untuk mesyuarat jenis ini.

Gunakan 8 langkah ini sebagai panduan, tetapi jangan lupa bahawa agenda terakhir terletak pada anda!

Langkah # 1 - Pengenalan dan Pemecah Ais

Sememangnya, satu-satunya cara untuk memulakan mana-mana mesyuarat sepak mula adalah dengan membiasakan peserta antara satu sama lain. Tidak kira panjang atau magnitud projek anda, pelanggan dan ahli pasukan perlu menggunakan istilah nama pertama antara satu sama lain sebelum mereka boleh bekerjasama dengan cekap.

Walaupun pengenalan ringkas seperti 'perbincangan ringkas' sudah cukup untuk membiasakan orang ramai dengan nama-nama, pemecah keasyikan boleh menambah satu lagi lapisan personaliti dan menceriakan suasana menjelang permulaan projek.

Cuba yang ini: Spin roda 🎡

Letakkan beberapa topik pengenalan ringkas pada roda pemutar , kemudian minta setiap ahli pasukan memutarkannya dan menjawab apa sahaja topik yang dibincangkan dengan roda tersebut. Soalan lucu digalakkan, tetapi pastikan ia lebih atau kurang profesional!

Mahu lebih banyak lagi seperti ini? 💡 Kami ada 10 pemecah ais untuk sebarang mesyuarat di sini.

Langkah # 2 - Latar Belakang Projek

Dengan formaliti dan perayaan ditiadakan, sudah tiba masanya untuk bermula dengan memulakan perniagaan yang hebat. Untuk melancarkan mesyuarat dengan jayanya, anda harus mempunyai agenda yang jelas untuk mesyuarat permulaan!

Seperti semua kisah hebat, adalah lebih baik untuk bermula dari awal. Gariskan semua surat-menyurat antara anda dan pelanggan anda untuk memastikan semua orang terlibat dalam projek ini memahami sepenuhnya apa yang telah berlaku setakat ini.

Ini mungkin tangkapan skrin e-mel, teks, minit dari pertemuan sebelumnya atau sumber yang menambahkan konteks apa pun untuk syarikat dan pelanggan anda. Permudahkan untuk semua orang membuat visualisasi dengan membuat garis masa.

Langkah # 3 - Permintaan Projek

Selain latar belakang surat-menyurat, anda perlu mendalami butiran mengapa projek ini dimulakan.

Ini adalah langkah penting kerana memberikan gambaran keseluruhan yang jelas mengenai titik-titik kesakitan yang ingin diselesaikan oleh projek ini, yang merupakan perkara yang mesti dipastikan oleh kedua-dua pasukan dan pelanggan di hadapan mereka setiap masa.

Protip 👊

Peringkat seperti ini sudah sedia untuk dibincangkan. Minta pelanggan dan pasukan anda untuk mengemukakan idea mereka tentang mengapa mereka fikir projek ini diimpikan.

Jika berkenaan, anda harus sentiasa cuba menyalurkan suara pelanggan dalam bahagian ini. Bekerjasama dengan pelanggan untuk mendapatkan contoh dunia sebenar pengguna yang menyebut titik masalah yang cuba diatasi oleh projek anda. Pendapat mereka harus membentuk cara pasukan anda mendekati projek tersebut.

Langkah # 4 - Matlamat Projek

Jadi anda telah melihat ke dalam masa lalu projek ini, kini tiba masanya untuk melihat masa depan.

Mempunyai matlamat langsung dan definisi kejayaan yang jelas untuk projek anda akan sangat membantu pasukan anda berusaha untuk mencapainya. Bukan hanya itu, ini akan menunjukkan kepada pelanggan anda bahawa anda serius dalam pekerjaan dan mempunyai kepentingan yang tinggi dalam hal ini.

Tanyakan kepada peserta mesyuarat permulaan anda 'bagaimanakah kejayaan itu nanti?' Adakah lebih ramai pelanggan? Lebih banyak ulasan? Kadar kepuasan pelanggan yang lebih baik?

Tidak kira matlamatnya, ia harus selalu…

1. Dapat dicapai - Jangan terlalu membesar. Ketahui had anda dan dapatkan matlamat anda sebenarnya mempunyai peluang untuk mencapai.
2. Boleh diukur - Bangunkan matlamat anda dengan data. Arahkan nombor tertentu dan jejak kemajuan anda ke arahnya.
3. Berjadual - Beri tarikh akhir kepada diri sendiri. Lakukan semua yang anda mampu untuk mencapai matlamat anda sebelum tarikh akhir itu.

Langkah # 5 - Penyataan Kerja

Meletakkan 'inti' dalam 'mesyuarat permulaan', Penyata Kerja (SoW) merupakan kajian mendalam tentang spesifikasi projek dan bagaimana ia akan dilaksanakan. Ia merupakan perkara utama dalam agenda mesyuarat permulaan dan sepatutnya mendapat sebahagian besar perhatian anda.

Lihat infografik ini tentang apa yang perlu disertakan dalam penyata kerja anda:

Perlu diingat bahawa penyataan kerja bukanlah perbincangan seperti agenda mesyuarat permulaan projek yang lain. Ini sebenarnya masanya untuk ketua projek hanya merangka pelan tindakan untuk projek yang akan datang, kemudian menyimpan perbincangan untuk item mesyuarat yang seterusnya.

Sama seperti mesyuarat permulaan anda yang lain, penyata kerja anda sangat berubah-ubah . Spesifikasi penyata kerja anda akan sentiasa bergantung pada kerumitan projek, saiz pasukan, bahagian yang terlibat, dan sebagainya.

Ingin tahu lebih lanjut? 💡 Lihat artikel komprehensif ini tentang cara membuat penyata kerja.

Langkah # 6 - Bahagian Soal Jawab

Walaupun anda mungkin rasa terpaksa meninggalkan bahagian Soal Jawab anda sehingga tamat, kami sebenarnya mengesyorkan untuk mengadakannya sejurus selepas penyata kerja anda.

Segmen yang sedap seperti ini pasti akan menimbulkan persoalan dari pelanggan dan pasukan anda. Dengan sebahagian besar perjumpaan menjadi segar di fikiran semua orang, lebih baik menyerang ketika seterika panas.

Menggunakan perisian persembahan interaktif untuk menganjurkan Soal Jawab anda dapat membantu semuanya berjalan lancar, terutamanya jika mesyuarat permulaan projek anda mempunyai jumlah kehadiran yang tinggi….

1. ia tersusun - Soalan disusun berdasarkan populariti (melalui suara positif) atau mengikut waktu dan boleh ditandai sebagai 'dijawab' atau disematkan ke bahagian atas.
2. ia disederhanakan - Soalan boleh disetujui dan ditolak sebelum ditayangkan di skrin.
3. ia tanpa nama - Soalan boleh diajukan tanpa nama, yang bermaksud bahawa setiap orang mempunyai suara.

Langkah # 7 - Masalah Berpotensi

Seperti yang kami katakan sebelum ini, mesyuarat permulaan projek adalah tentang bersikap seterbuka dan sejujur ​​mungkin. Begitulah cara anda membina rasa kepercayaan dengan pelanggan anda dari awal lagi.

Untuk itu, lebih baik membincangkan kemungkinan masalah yang mungkin dihadapi oleh projek ini. Tidak ada yang meminta anda untuk meramalkan masa depan di sini, hanya untuk mendapatkan tentatif senarai halangan yang mungkin anda hadapi.

Memandangkan anda, pasukan anda dan pelanggan anda akan menangani projek ini dengan pelbagai kepentingan, adalah ideal untuk melibatkan semua orang dalam perbincangan masalah yang berpotensi.

Langkah # 8 - Mendaftar Masuk

Berhubung dengan pelanggan anda secara berkala adalah satu lagi cara untuk mengukuhkan kepercayaan antara kedua-dua pihak. Pada mesyuarat permulaan projek anda, anda mempunyai beberapa soalan untuk dijawab tentang apa, bila, siapa dan bagaimana sesi perbincangan ini akan berlaku.

Mendaftar masuk merupakan satu tindakan pengimbangan yang agak baik antara ketelusan dan usaha . Walaupun bagus untuk bersikap seterbuka dan telus yang mungkin, anda perlu menguruskannya dalam skop sejauh mana anda benar-benar bersedia untuk bersikap terbuka dan telus.

Pastikan soalan anda dijawab sebelum berakhirnya perjumpaan:

• Apa? - Tepat dalam perincian apa yang perlu dikemas kini oleh pelanggan? Adakah mereka perlu mengetahui tentang setiap perincian kemajuan kecil, atau hanya tanda penting yang penting?
• Bila? - Seberapa kerap pasukan anda mesti mengemas kini pelanggan anda? Haruskah mereka menyampaikan apa yang telah mereka lakukan setiap hari, atau hanya meringkaskan apa yang mereka berjaya pada akhir minggu?
• Siapa? - Ahli pasukan mana yang akan berhubung dengan pelanggan? Adakah akan ada ahli setiap pasukan, di setiap peringkat, atau hanya satu koresponden tunggal sepanjang keseluruhan projek?
• Bagaimana? - Dengan kaedah apa pelanggan dan wartawan akan terus berhubungan? Panggilan video biasa, e-mel atau dokumen langsung yang dikemas kini secara berterusan?

Seperti kebanyakan perkara dalam agenda mesyuarat permulaan projek, adalah lebih baik untuk dibincangkan secara terbuka. Bagi pasukan yang besar dan kumpulan pelanggan yang besar, anda mungkin mendapati lebih mudah untuk melakukan tinjauan pendapat secara langsung bagi mengurangkan pilihan bagi menetapkan formula daftar masuk terbaik yang mungkin.

Ingin tahu lebih lanjut? 💡 Lihat beberapa amalan terbaik untuk menghubungi pelanggan anda.

Tinjau Secara Berkesan dengan AhaSlides

• Apakah Skala Penilaian? | Pencipta Skala Tinjauan Percuma
• Hos Soal Jawab Langsung Percuma pada tahun 2024
• Mengemukakan soalan terbuka
• 12 alat tinjauan percuma pada tahun 2024

Templat Agenda Mesyuarat Permulaan Projek

Dengan mesyuarat permulaan yang dirancang dengan teliti hanya menunggu untuk mengejutkan ramai orang di bilik lembaga pengarah, sentuhan terakhir mungkin sedikit interaksi untuk menyatukan semuanya.

Tahukah anda bahawa hanya 29% perniagaan berasa terhubung dengan pelanggan mereka ( Gallup )? Ketidakpatuhan merupakan satu wabak pada peringkat B2B, dan ia boleh menyebabkan mesyuarat permulaan terasa seperti proses yang mendatar dan tidak memberi inspirasi melalui formaliti.

Melibatkan klien dan pasukan anda melalui slaid interaktif dapat benar-benar meningkatkan penyertaan dan meningkatkan jangkauan perhatian.

AhaSlides mempunyai senjata alat termasuk tinjauan langsung, Soal Jawab dan slaid percambahan fikiran, dan bahkan kuiz secara langsung dan permainan untuk menyalakan projek anda dengan cara yang betul.