Kebanyakan data tinjauan tidak ke mana-mana. Pasukan jalankan tinjauan, kumpulkan nombor-nombor tersebut, dan kemudian bina pembentangan hasil tinjauan yang menyenaraikan setiap soalan dan pecahan peratusannya. Pihak berkepentingan mengangguk sepanjang mesyuarat, senarai soalan difailkan, dan tiada apa yang berubah. Kedengaran biasa?
Masalahnya jarang sekali terletak pada data. Ia terletak pada pembentangan. Panduan ini merangkumi cara menstruktur, menggambarkan dan menyampaikan hasil tinjauan supaya dapatan mendorong keputusan dan bukannya mengisi folder arkib. Laporan McKinsey Global Institute mendapati bahawa organisasi yang didorong oleh data adalah 23 kali lebih berkemungkinan untuk memperoleh pelanggan dan 19 kali lebih berkemungkinan untuk menguntungkan, namun kebanyakan dapatan tinjauan tidak pernah diterjemahkan kepada keputusan kerana ia dibentangkan tanpa naratif yang jelas [5].
Apa yang sebenarnya perlu dilakukan oleh pembentangan hasil tinjauan
Sebelum memilih jenis carta atau menulis slaid tajuk, jelaskan tentang tugas yang perlu dilakukan oleh pembentangan tersebut. Pembentangan hasil tinjauan perlu melakukan tiga perkara:
- Beritahu penonton apa yang anda temui
- Terangkan mengapa ia penting bagi mereka secara khusus
- Tunjukkan apa yang sepatutnya berlaku seterusnya
Semua yang lain hanyalah hiasan. Eksekutif sedang menghadiri pembentangan penglibatan pekerja Tiada data untuk menyemak metodologi. Mereka ingin tahu apa yang ditunjukkan oleh angka-angka tentang keadaan organisasi dan apa yang perlu diubah. Profesional HR yang menyemak keputusan penilaian latihan ingin tahu program mana yang berkesan dan yang mana perlu direka bentuk semula. Kerangka itu penting sebelum slaid pertama.
Langkah 1: Kenali khalayak anda sebelum anda membina apa-apa
Data tinjauan yang sama perlu dibungkus secara berbeza bergantung pada siapa yang berada di dalam bilik. Pecahan terperinci tentang Skala likert Pengagihan merentasi sepuluh soalan adalah sesuai untuk pasukan penganalisis HR. Maklumat yang sama yang dibentangkan kepada CFO perlu dimampatkan kepada dua atau tiga penemuan utama yang dikaitkan secara langsung dengan hasil perniagaan.
Sebelum membina dek atau laporan anda, jawab soalan-soalan ini:
- Apakah keputusan yang perlu dibuat oleh khalayak ini?
- Sejauh manakah konteks yang mereka sudah ada tentang tinjauan dan matlamatnya?
- Berapa banyak masa yang mereka ada untuk mengulang kaji atau menghabiskan pembentangan?
- Apakah tahap perincian statistik yang mereka dapati berguna berbanding terlalu membebankan?
Bagi khalayak kepimpinan, pimpinlah dengan dapatan yang paling penting. Bagi khalayak pengamal, anda boleh menyusun pembentangan dengan lebih terperinci. Bagi bilik campuran, strukturkan pembentangan supaya dapatan utama didahulukan dan data sokongan didahulukan, supaya pihak berkepentingan boleh keluar selepas kesimpulan utama dan pasukan analitikal boleh kekal untuk selebihnya.
Langkah 2: Tapis data sebelum anda menggambarkannya
Tinjauan 30 soalan menghasilkan 30 titik data, tetapi itu tidak bermakna anda membentangkan kesemua 30. Kebanyakan tinjauan mempunyai tiga hingga lima dapatan yang benar-benar penting untuk keputusan yang sedang diambil. Selebihnya adalah konteks paling baik, gangguan paling teruk.
Semak keputusan anda dan tanya: penemuan manakah yang mengejutkan, penting atau boleh diambil tindakan? Soalan di mana 94% responden memberikan jawapan yang sama hampir tidak menunjukkan apa-apa yang berguna: ia mungkin boleh dipotong. Soalan di mana respons berpecah mendadak antara jabatan, atau di mana trend telah berubah dengan ketara sejak kitaran tinjauan terakhir, biasanya patut dimasukkan dalam pembentangan.
Langkah penapisan inilah yang menyebabkan kebanyakan penyampai kurang memberi tumpuan. Memaparkan semuanya terasa teliti, tetapi ia berfungsi seperti menyerlahkan setiap baris dalam buku teks: apabila semuanya ditandai sebagai penting, tiada apa yang penting.
Langkah 3: Pilih jenis carta yang sepadan dengan data
Format soalan yang berbeza memerlukan visualisasi yang berbeza. Penggunaan jenis carta yang salah menjadikan data yang tepat lebih sukar untuk difahami.
Soalan pilihan tunggal dan aneka pilihan berfungsi dengan baik sebagai carta bar mendatar. Carta bar mudah diimbas, mengendalikan sebarang bilangan kategori dan membolehkan anda menyusun respons mengikut kekerapan supaya corak dapat dilihat serta-merta [1]. Carta pai berfungsi untuk soalan pilihan tunggal dengan empat atau kurang pilihan di mana perkadaran kepada keseluruhan cerita adalah perkara utama, tetapi ia menjadi sukar dibaca dengan lebih daripada lima hirisan.
Skala penilaian dan soalan Likert paling baik ditunjukkan sebagai carta bar bertindan, di mana setiap bar mewakili satu soalan dan segmen menunjukkan taburan respons merentasi skala [2]. Ini membolehkan anda membandingkan corak respons merentasi berbilang soalan dalam satu visual.
Data aliran, di mana anda membandingkan keputusan daripada kitaran ini dengan yang sebelumnya, berfungsi paling baik sebagai carta garis mudah atau perbandingan bar bersebelahan. Matlamatnya adalah untuk menjadikan arah perubahan jelas sepintas lalu.
Respons teks terbuka tidak perlu dibentangkan sebagai petikan mentah (walaupun beberapa petikan yang dipilih dengan baik boleh menjadi berkesan). Awan perkataan boleh memaparkan istilah yang paling kerap digunakan dengan cepat, yang berguna untuk mengenal pasti tema dalam set respons yang besar.
Satu peraturan yang konsisten merentasi semua jenis carta: labelkan data secara langsung pada carta dan bukannya bergantung pada petunjuk. Khalayak tidak perlu merujuk silang kekunci warna untuk memahami apa yang mereka lihat.
Langkah 4: Bina naratif, bukan senarai
Perbezaan antara pembentangan yang berguna dan pembentangan yang mudah dilupakan selalunya bergantung kepada sama ada penyampai cuba menceritakan kisah atau hanya melaporkan angka-angka [3].
Struktur naratif untuk hasil tinjauan biasanya kelihatan seperti ini:
Context: Apakah yang dimaksudkan dengan tinjauan ini, siapa yang memberi maklum balas, dan bilakah ia dijalankan? Pastikan ini hanya satu slaid atau beberapa ayat sahaja. Khalayak memerlukan data yang mencukupi, bukan laporan metodologi yang lengkap.
Penemuan utama: Mulakan dengan hasil yang paling penting. Bingkaikannya sebagai satu pernyataan, bukan soalan. "Enam puluh dua peratus pekerja mengatakan mereka tidak mempunyai maklumat yang mencukupi tentang keputusan yang mempengaruhi kerja mereka" adalah satu dapatan. "Apakah pendapat pekerja tentang komunikasi dalaman?" adalah satu gesaan, bukan satu dapatan.
Butiran sokongan: Dua atau tiga titik data yang menambah kedalaman kepada dapatan tajuk utama. Di sinilah slaid yang banyak carta mendapat tempatnya.
Perbandingan atau konteks: Bagaimanakah perbandingan ini dengan tempoh tinjauan sebelumnya, penanda aras industri atau pasukan atau jabatan yang berbeza? Nombor lebih bermakna berhubung kait dengan sesuatu.
Implikasi: Apakah maksud dapatan ini dalam praktiknya? Di sinilah anda menghubungkan data dengan keputusan yang perlu dibuat oleh khalayak.
Syor: Apa yang perlu berlaku seterusnya? Walaupun penyampai tidak mempunyai jawapan muktamad, pembentangan harus ditutup dengan pilihan yang jelas dan bukannya membiarkan penonton memikirkan implikasinya sendiri.
Langkah 5: Hubungkan dapatan dengan matlamat perniagaan
Data tinjauan yang bebas daripada keutamaan organisasi jarang sekali mendorong tindakan. Jika tinjauan adalah mengenai keberkesanan latihan, hubungkan dapatan tersebut dengan jurang kemahiran yang mempengaruhi prestasi atau pengekalan pekerja. Jika ia mengenai penglibatan pekerja, hubungkan dapatan tersebut dengan risiko pusing ganti atau penunjuk produktiviti.
Menyelaraskan data dengan hasil yang sedia ada diambil berat oleh organisasi bukanlah putaran. Ia adalah konteks. Penemuan bahawa "38% pekerja di bahagian pengedaran jarang menggunakan kemahiran daripada latihan untuk kerja harian mereka" adalah lebih boleh diambil tindakan apabila dipasangkan dengan data pusing ganti daripada bahagian yang sama berbanding apabila dibentangkan secara berasingan.
Langkah 6: Tentukan format dan penyampaian
Cara anda berkongsi keputusan harus sepadan dengan khalayak dan kepentingan penemuan [4].
Pembentangan secara langsung berfungsi dengan baik apabila dapatan kajian adalah penting, apabila anda menjangkakan soalan atau apabila anda ingin membincangkan implikasi dengan kumpulan dalam masa nyata. Penyampaian secara langsung membolehkan anda membaca ruangan dan menyesuaikan diri. Jika carta mengelirukan orang ramai, anda boleh menjelaskan serta-merta.
Laporan bertulis atau dek slaid kongsi sesuai untuk audiens yang perlu menyerap data mengikut rentak mereka sendiri atau berkongsinya dengan orang yang tidak hadir dalam mesyuarat asal. Laporan juga berguna sebagai dokumen rujukan selepas pembentangan langsung.
Untuk penilaian latihan dan tinjauan nadi yang dijalankan secara berkala, papan pemuka yang menunjukkan keputusan yang dijalankan boleh menggantikan dek berkala sepenuhnya. Pasukan boleh menyemak trend tanpa menunggu semakan berjadual.
Menggunakan AhaSlides untuk pembentangan hasil tinjauan langsung
AhaSlides ialah platform penglibatan khalayak semua-dalam-satu yang merangkumi tinjauan pendapat, skala penilaian, awan perkataan, soalan terbuka dan Soal Jawab dalam satu sesi. Untuk jurulatih dan fasilitator yang menjalankan sesi secara langsung, AhaSlides membolehkan anda membentangkan keputusan tinjauan dalam masa nyata semasa sesi itu sendiri. Keputusan tinjauan pendapat, respons skala penarafan dan output awan perkataan dikemas kini apabila peserta memberi respons, jadi anda boleh berkongsi dapatan dengan bilik semasa kandungan masih baharu dan bukannya menyusun keputusan ke dalam laporan yang tiba beberapa hari kemudian.
Ini amat berguna untuk penilaian pasca latihan, di mana melihat skor keyakinan agregat sebagai satu kumpulan sering mencetuskan perbincangan yang lebih jujur daripada membaca laporan debrief seminggu selepas sesi. Apabila 60% daripada bilik menunjukkan keyakinan yang rendah terhadap kemahiran utama dan data tersebut muncul di skrin semasa perbincangan penutup, ia mengubah apa yang berlaku seterusnya: jurulatih boleh menangani jurang tersebut dengan segera, dan peserta dapat melihat bahawa mereka tidak keseorangan dalam apa yang mereka dapati sukar.
AhaSlides juga mengeksport respons sebagai data hamparan untuk analisis yang lebih terperinci selepas sesi tamat, jadi pembentangan langsung dan pelaporan pasca sesi berfungsi daripada data yang sama tanpa langkah tambahan. Anggapkannya kurang seperti laporan debrief dan lebih seperti papan skor langsung. Orang ramai memberi respons yang berbeza apabila mereka dapat melihat nombor dalam masa nyata.
Kesilapan biasa yang perlu dielakkan
Membentangkan setiap soalan. Khalayak tidak dapat menyerap 25 titik data dalam satu mesyuarat. Pilih dengan teliti. Alihkan soalan yang kurang penting ke lampiran supaya data tersedia jika ditanya, tetapi pastikan pembentangan utama tertumpu pada tiga hingga lima dapatan yang benar-benar berbaloi untuk perhatian bilik.
Menggunakan jenis carta yang salah. Carta pai dengan lapan keping tidak memberitahu orang ramai apa-apa. Bar bertindan yang membandingkan taburan Likert merentasi lima soalan memberitahu mereka banyak perkara. Sebelum memuktamadkan sebarang visual, tanyakan sama ada rakan sekerja yang tidak biasa dengan tinjauan boleh mentafsirkannya dengan betul dalam masa kurang daripada sepuluh saat. Jika tidak, permudahkan atau tukar format.
Melangkau "jadi apa". Data tanpa tafsiran memaksa penonton untuk membuat kesimpulan mereka sendiri, yang selalunya bermaksud mereka tidak membuat sebarang kesimpulan. Setiap dapatan harus diikuti dengan satu ayat yang menjelaskan mengapa ia penting secara praktikal. Jika anda tidak dapat menulis ayat itu, dapatan tersebut mungkin tidak sesuai dalam pembentangan.
Menguburkan tajuk utama. Memulakan pembentangan selama 20 minit dengan metodologi selama lima minit sebelum mencapai dapatan utama adalah cara yang boleh dipercayai untuk menghilangkan ruang. Pimpin dengan hasil yang paling penting pada slaid dua atau tiga, kemudian berikan konteks dan perincian selepas itu untuk mereka yang menginginkannya.
Membentangkan pada tahap perincian yang salah. Pasukan kepimpinan memerlukan versi data yang sama yang berbeza daripada pasukan yang mereka bentuk tinjauan tersebut. Jika ragu-ragu, sediakan versi ringkasan dan sediakan sandaran yang lebih terperinci untuk digunakan sekiranya perbualan menjadi lebih mendalam.
Soalan lazim
Berapa lamakah masa yang sepatutnya untuk pembentangan hasil tinjauan?
Bagi kebanyakan khalayak kepimpinan atau pihak berkepentingan, 15 hingga 20 minit adalah sasaran. Itu biasanya masa yang cukup untuk merangkumi tiga hingga lima dapatan utama, memberikan konteks sokongan untuk setiap satu, dan diakhiri dengan cadangan. Jika dapatan tersebut rumit atau khalayak menjangkakan panduan terperinci, 30 minit adalah had masa yang munasabah. Apa-apa sahaja yang lebih lama hendaklah distrukturkan sebagai bengkel atau sesi kerja, bukan pembentangan.
Apa yang perlu dimasukkan ke dalam lampiran?
Sertakan semua yang anda alih keluar daripada pembentangan utama tetapi mungkin ditanya oleh pihak berkepentingan yang ingin tahu: pecahan penuh soalan demi soalan, pembahagian demografi, respons terbuka kata demi kata dan sebarang nota metodologi. Lampiran memendekkan dek utama tanpa menjadikan data asas tidak dapat diakses.
Bagaimanakah anda membentangkan keputusan apabila penemuannya tidak memuaskan?
Laporkan data dengan tepat dan padankannya dengan konteks. Jika skor penglibatan menurun dengan ketara, nyatakan dengan jelas, sertakan sebarang faktor yang mungkin menyumbang, dan bersiap sedia dengan respons yang dicadangkan. Khalayak pada amnya bertindak balas dengan lebih baik terhadap penemuan yang jujur dengan rancangan yang jelas berbanding keputusan yang dilembutkan yang menyebabkan masalah sebenar tidak dinamakan.
Sumber
[1] Alkemer. Carta pai atau graf bar? Membentangkan keputusan tinjauan. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Berkembang. 5 cara untuk menggambarkan respons tinjauan dengan berkesan. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Dendam. Cara membentangkan hasil tinjauan dengan berkesan. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Wawasan7. Kaedah terbaik untuk membentangkan data tinjauan kepada pihak berkepentingan. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] Institut Global McKinsey. Zaman analitik: Bersaing dalam dunia yang dipacu data. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
