De ultieme vergadergids voor alle handen 2024: Agenda + gratis sjabloon!

Worden er grote memo's vermist? Nieuw personeel dat wacht om geïntroduceerd te worden? Teams die hun doelen verpletteren maar geen erkenning krijgen? Lijkt op een vergadering met alle handen staat op de agenda!

Een bedrijf met alle handen is misschien wel de beste manier om uw hele team te verenigen in een informele maar zeer productieve vergadering.

Here’s how to do it right, with an example agenda and a free, interactive template!

Inhoudsopgave

• Wat is een All-Hands Meeting?
• Waarom een ​​All-Hands Meeting organiseren?
• Vergadersjabloon voor alle handen
• All-hands vergaderagenda
  • Extra hulp voor ontmoetingen met alle handen
• Veelgestelde Vragen / FAQ

Wat is een All-Hands Meeting?

An vergadering met alle handen is gewoon een vergadering waarbij alle medewerkers van een bedrijf. It’s a regular meeting – happening maybe once a month – and is usually run by the heads of the company.

An all-hands meeting tries to accomplish a few key things…

• om het personeel bij te werken met een nieuwe aankondigingen niet geschikt voor e-mail.
• instellen bedrijfsdoelen en volg de voortgang in de richting van bestaande.
• belonen uitstekende prestaties van individuen en teams.
• naar erkennen personeel die zijn toegetreden als degenen die zijn vertrokken.
• te beantwoorden vragen van medewerkers uit alle hoeken van het bedrijf.

Met dat alles, de ultieme het doel van een vergadering met alle handen is om te injecteren een gevoel van eenheid into a company. Not surprisingly, these days, that’s something that’s more and more in demand, and all-hands meetings are enjoying a surge in popularity amongst companies looking to keep connections strong within their ranks.

Leuk weetje ⚓ The meaning of ‘all-hands meeting’ comes from the old naval call, ‘all hands on deck’, used to bring all crewmembers of a ship to the top deck to help navigate a storm.

Is an ‘All-Hands’ Meeting the Same as a ‘Town Hall’?

Om bot te zijn, nee. Hoewel vrij gelijkaardig, verschilt een gemeentehuisvergadering op één grote manier van een vergadering met alle handen:

Een all-hands richt zich meer op het leveren van vooraf geplande informatie, terwijl een gemeentehuis zich meer richt op Q&A.

Dit betekent dat terwijl een all-hands het gevoel heeft van een gewone vergadering, een gemeentehuis meer kan aanvoelen als een ontspannen politiek evenement, en dat is eigenlijk waar het zijn naam aan dankt.

Toch zijn ze in veel opzichten twee dezelfde. Beide zijn regelmatige bedrijfsbrede bijeenkomsten, geleid door de top, die werknemers voorzien van de nodige informatie en lofbetuigingen.

Bekijk de beste vergaderideeën van:

• Vergaderen in het bedrijfsleven
• Startbijeenkomst project
• Stadhuis Vergadergids

Waarom een ​​All-Hands Meeting organiseren?

I get it; we’re all trying to avoid the ‘not another meeting’ syndrome. Adding another one to the roster of weekly, monthly and yearly meetings may seem like a good way to turn your staff against you, but actually, it could verminder het aantal vergaderingen dat u houdt.

How? Because an all-hands meeting is all-encompassing. It takes the important parts of many of the other meetings you’ll have in your working month and condenses it down to a tight 1-hour time slot.

Ultimately, this can really free up some time in your schedule. Here are some of the other benefits of an all-hands meeting…

1. Be Inclusive – It’s hard to express just how much it can mean to your team that you’re willing to sit down with them every week or month. Giving them the chance to ask their burning questions through a Q&A and being as open and honest with them as possible builds a wonderful company culture.
2. Wees een team – Just as it’s great to hear from the boss, it’s also great to see the faces of fellow employees. Remote work and segmented offices can often isolate the people who are meant to be gelling the most. An all-hands meeting offers them an informal chance to see and chat with each other again.
3. Don’t miss anyone – The whole idea behind an all-hands meeting is that it’s Alle hens aan dek. Hoewel je misschien een paar keer afwezig bent, kun je je berichten afleveren in de wetenschap dat iedereen, inclusief externe medewerkers, hoort wat ze moeten horen.

Handen omhoog voor Alle handen!

If everyone’s going to be there, een show neerzetten. Pak deze gratis, interactieve presentatiesjabloon voor uw volgende vergadering met alle handen!

All-hands vergaderagenda

Heb je een voorbeeld van een vergaderagenda nodig om echt je hoofd rond te wikkelen? werkelijk gebeurt in alle handen?

Hier zijn 6 typische items die je op de agenda zou kunnen zien, evenals aanbevolen tijdslimieten om alles strak te houden 1 uur.

1. IJsbrekers

⏰ 5 minuten

Being a company-wide meeting with potentially some new faces, there’s a good chance that some colleagues haven’t had the chance to sit and chat with each other in a while. Use 1 or 2 ice breakers to keep team geest sterk en warm die mooie hersenen op voordat het heft van de vergadering begint.

Probeer enkele van deze ideeën:

• Welke GIF beschrijft jouw humeur? – Present everyone with a few GIFs and ask them to vote for the one which best applies to how they’re feeling.
• Deel een gênant verhaal – Here’s one that’s bewezen goede ideeën te genereren. Vraag iedereen om een ​​kort, gênant verhaal te schrijven en dit anoniem in te dienen. Het voorlezen ervan kan een hilarisch begin zijn van uw vergaderagenda voor alle handen.
• Popquiz! – There’s no situation that can’t be heightened with a bit of trivia. A quick 5-minute quiz on current events or company practices can inspire creativity and start your all-hands with some good clean fun.

💡 Uitchecken 10 ijsbrekers voor elke vergadering – online or otherwise! Along with a few ideas for the project kick-off bijeenkomst!

2. Teamupdates

⏰ 5 minuten

There’s a chance that you’ll be looking at some new faces in this meeting, as well as missing a couple of recent departures. It’s best to dit vroeg aanpakken in the agenda so that no one’s sitting around awkwardly waiting to be introduced.

Grote dank betuigen aan het personeel dat net is vertrokken, is niet alleen goed leiderschap, het maakt je menselijker tegenover je mensen. Evenzo is het vroegtijdig introduceren van nieuwe gezichten bij het bedrijf een geweldige manier om hen te helpen zich betrokken te voelen en iedereen op zijn gemak te stellen voor de rest van de vergadering.

Een kort bedankje en begroeting is hiervoor voldoende, maar u kunt net dat beetje extra doen door een korte presentatie te geven.

3. Bedrijfsnieuws

⏰ 5 minuten

Een ander snel maar essentieel item in uw agenda voor vergaderingen is dat waarin u uw team op de hoogte kunt houden van de komen en gaan van het bedrijf.

Bear in mind that this isn’t about projects and goals (that comes in a minute), but more about announcements that affect the whole company. This can be about new deals struck, new teambuilding plans in the pipeline and also all that necessary boring stuff, like what day the plumber’s coming to pick up the coffee mug he left last time.

4. Doelvoortgang

⏰ 20 minuten

Now we’re in the real meat of your all-hands. This is where you’ll show the goals and boast proudly (or cry publicly) about your team’s progress towards them.

This is possibly the most important section of your meeting, so check these quick tips…

• Gebruik visuele gegevens – This might come as no surprise, but graphs and charts do a veel better job of clarifying data than text. Show each department’s progress as a point on a graph to give them a clearer indication of where they’re coming from and where they’re (hopefully) going.
• Feliciteer en duw – For your team, this might be the most nerve-wracking part of the whole all-hands meeting agenda. Allay fears by congratulating teams on their good work, and gently nudging teams who are underperforming by asking them what they would need to have a better chance of reaching their goals.
• Maak het interactief – As the longest part of your all-hands meeting, and with many aspects not applying directly to everyone, you may want to keep the focus in the room with some interactivity. Try a poll, scale rating, a word cloud or even a quiz to see how op het goede spoor uw team denkt van wel.

Once you’ve delivered this part of the talk, it’s a good idea to put teams into breakout rooms so that they can brainstorm a 3-pronged response…

1. Wat ze leuk vonden aan hun voortgangsupdate.
2. Wat ze niet leuk vonden aan hun voortgangsupdate.
3. Een blokkade die een betere voortgang in de weg staat.

5. Erkenning van het personeel

⏰ 10 minuten

There’s nothing worse than slaving away over something you get no credit for. It’s a fundamental desire of each of your staff members to crave credit where credit’s due, so use this part of your all-hands meeting to give them the spotlight they deserve.

You don’t have to put on a whole song and dance (many of your staff might feel uncomfortable with this anyway), but some recognition and possibly a small prize can do a lot, not just for the individual, but for your meeting as a whole.

Over het algemeen zijn er twee manieren om dit te doen:

1. Vóór de vergadering, all team leaders submit the name of someone in their team who’s gone above and beyond in their role. Use the meeting to acknowledge the most submitted name from each team.
2. Tijdens de vergadering – Hold a live woordwolk for everyone’s ‘silent hero’. The most submitted name from your audience will loom large at the centre of the word cloud, giving you a chance to publicly acknowledge whoever it is.

Tip Een spinner wiel is the perfect prize giveaway tool. There’s nothing like it for audience engagement!

6. Vraag en antwoord openen

⏰ 15 minuten

Sluit af met wat velen beschouwen als de hoogste prioriteit in een vergadering waarin alle mensen betrokken zijn: de live Q&A.

This is a chance for anyone from any department to fire questions at the top brass. Expect anything and everything from this segment, and welcome it as well, as your team may feel like it’s the only time they can get a direct answer to a valid concern.

If you’ve got a large team, one way to deal with the Q&A efficiently is to ask for questions a few days before your all-hands meeting, then filter through them to find the ones worth answering in front of the crowd.

Maar als je transparanter wilt zijn over het hele proces, laat je team dan gewoon vragen stellen via een live vraag- en antwoordplatform. Zo kun je alles bewaren georganiseerd, gemodereerde en 100% vriendelijk voor telewerkers.

Extra hulp voor een All-Hands Meeting

If you’re looking to flesh out your all-hands into something a bit longer than 1 hour, try these extra activities…

1. Verhalen van klanten

Tijden waarop uw bedrijf een klant heeft geraakt, kunnen een enorm krachtige motivatie zijn voor uw team.

Laat uw team u vóór of tijdens de vergadering lovende recensies van klanten sturen. Lees deze voor het hele team, of doe zelfs een quiz zodat iedereen kan raden welke klant welke review heeft gegeven.

2. Teamgesprek

Let’s be honest, team members are often a lot closer to their team leaders than their CEO.

Laat iedereen met een bekende stem horen door de leiders van elk team uit te nodigen om naar het podium te komen en hun versie van de doel vooruitgang stap. Dit is waarschijnlijker herkenbaar en nauwkeurig, en het geeft anderen een pauze van je stem!

3. Quiztijd!

Spice up your all-hands with a competitive quiz. You can put each team into… teams, then have them challenge for the leaderboard through questions relating to work.

What’s our projected content output this year? What was the adoption rate of our biggest feature last year? Questions like these don’t only teach some important company metrics, they also get your meeting pumping and help to bouw de teams die je wilt.

Veelgestelde Vragen / FAQ