Verdwenen belangrijke memo's? Nieuwe medewerkers die nog voorgesteld moeten worden? Teams die hun doelen behalen maar geen erkenning krijgen? Dan staat een algemene vergadering op de agenda!
Een bedrijf met alle handen is misschien wel de beste manier om uw hele team te verenigen in een informele maar zeer productieve vergadering.
Hier leest u hoe u dit op de juiste manier doet, met een voorbeeldagenda en een gratis, interactief sjabloon!
Inhoudsopgave
- Wat is een All-Hands Meeting?
- Waarom een All-Hands Meeting organiseren?
- Vergadersjabloon voor alle handen
- All-hands vergaderagenda
- Veelgestelde Vragen / FAQ
Wat is een All-Hands Meeting?
Een algemene personeelsvergadering is simpelweg een bijeenkomst waarbij alle medewerkers van een bedrijf aanwezig zijn . Het is een terugkerende vergadering – die bijvoorbeeld eens per maand plaatsvindt – en meestal wordt geleid door de directie.
Een vergadering met alle medewerkers probeert een paar belangrijke dingen te bereiken...
- om het personeel bij te werken met een nieuwe aankondigingen niet geschikt voor e-mail.
- instellen bedrijfsdoelen en volg de voortgang in de richting van bestaande.
- belonen uitstekende prestaties van individuen en teams.
- naar erkennen personeel die zijn toegetreden als degenen die zijn vertrokken.
- te beantwoorden vragen van medewerkers uit alle hoeken van het bedrijf.
Het uiteindelijke doel van een algemene personeelsvergadering is om een gevoel van eenheid binnen een bedrijf te creëren. Het is dan ook niet verwonderlijk dat hier tegenwoordig steeds meer behoefte aan is, en dat algemene personeelsvergaderingen steeds populairder worden bij bedrijven die de onderlinge banden willen versterken.
Leuk weetje ⚓ De betekenis van 'all-hands meeting' komt van de oude marine-aankondiging 'all hands on deck', die werd gebruikt om alle bemanningsleden van een schip naar het bovendek te roepen om te helpen bij het navigeren tijdens een storm.
Is een 'All-Hands'-vergadering hetzelfde als een 'Town Hall'?
Om bot te zijn, nee. Hoewel vrij gelijkaardig, verschilt een gemeentehuisvergadering op één grote manier van een vergadering met alle handen:
Een all-hands richt zich meer op het leveren van vooraf geplande informatie, terwijl een gemeentehuis zich meer richt op Q&A.
Dit betekent dat terwijl een all-hands het gevoel heeft van een gewone vergadering, een gemeentehuis meer kan aanvoelen als een ontspannen politiek evenement, en dat is eigenlijk waar het zijn naam aan dankt.
Toch zijn ze in veel opzichten twee dezelfde. Beide zijn regelmatige bedrijfsbrede bijeenkomsten, geleid door de top, die werknemers voorzien van de nodige informatie en lofbetuigingen.
Bekijk de beste vergaderideeën van:
Begin binnen enkele seconden.
Ontdek meer vergaderideeën en sjablonen met AhaSlides. Meld je gratis aan en haal alles uit de sjabloonbibliotheek!
🚀 Gratis sjablonen ☁️
Waarom een All-Hands Meeting organiseren?
Ik snap het; we proberen allemaal het 'geen nieuwe vergadering'-syndroom te vermijden. Nog een vergadering toevoegen aan de wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse agenda lijkt misschien een goede manier om je personeel tegen je op te zetten, maar in werkelijkheid kan het... verminder het aantal vergaderingen dat u houdt.
Hoe? Omdat een vergadering met alle medewerkers allesomvattend is. Het neemt de belangrijke onderdelen van veel van de andere vergaderingen die je in je werkmaand zult hebben en condenseert ze tot een strak tijdsbestek van 1 uur.
Uiteindelijk kan dit echt wat tijd vrijmaken in je agenda. Hier zijn enkele andere voordelen van een vergadering met alle medewerkers...
- Wees inclusief – Het is moeilijk te beschrijven hoeveel het voor je team kan betekenen dat je bereid bent om elke week of maand met ze samen te zitten. Door ze de kans te geven hun brandende vragen te stellen via een Q&A en zo open en eerlijk mogelijk te zijn, creëer je een fantastische bedrijfscultuur.
- Wees een team Net zoals het fijn is om de baas te spreken, is het ook fijn om de gezichten van collega's te zien. Thuiswerken en gefragmenteerde kantoren kunnen vaak de mensen isoleren die het beste bij elkaar zouden moeten passen. Een vergadering met alle medewerkers biedt hen een informele kans om elkaar weer te zien en met elkaar te praten.
- Mis niemand – Het hele idee achter een vergadering met alle medewerkers is dat het Alle hens aan dek. Hoewel je misschien een paar keer afwezig bent, kun je je berichten afleveren in de wetenschap dat iedereen, inclusief externe medewerkers, hoort wat ze moeten horen.
Handen omhoog voor All-Hands-off!
Als iedereen erbij is, zorg dan dat het een succes wordt . Download deze gratis, interactieve presentatiesjabloon voor je volgende algemene vergadering!
All-hands vergaderagenda
Heb je een voorbeeld nodig van een agenda voor een algemene personeelsvergadering om echt te begrijpen wat er tijdens zo'n vergadering gebeurt?
Hieronder staan 6 typische agendapunten die je zou kunnen tegenkomen, evenals aanbevolen tijdslimieten om alles binnen een uur af te ronden.
1. IJsbrekers
⏰ 5 minuten
Aangezien het een bedrijfsbrede bijeenkomst is met mogelijk een aantal nieuwe gezichten, is de kans groot dat sommige collega's al een tijdje niet meer met elkaar hebben kunnen praten. Gebruik één of twee ijsbrekers om de teamgeest hoog te houden en de hersenen op te warmen voordat de eigenlijke vergadering begint.
Probeer enkele van deze ideeën:
- Welke GIF beschrijft jouw humeur? – Geef iedereen een paar GIF's en vraag ze om te stemmen op de GIF die het beste past bij hoe ze zich voelen.
- Deel een gênant verhaal – Hier is er een die bewezen goede ideeën te genereren. Vraag iedereen om een kort, gênant verhaal te schrijven en dit anoniem in te dienen. Het voorlezen ervan kan een hilarisch begin zijn van uw vergaderagenda voor alle handen.
- Popquiz! – Er is geen situatie die niet kan worden versterkt met een beetje trivia. Een snelle quiz van 5 minuten over actuele gebeurtenissen of bedrijfspraktijken kan de creativiteit stimuleren en de deelnemers aan de workshop een goede start geven met een hoop lol.
💡 Bekijk 10 ijsbrekers voor elke vergadering – online of anderszins! En een paar ideeën voor de aftrap van een project!
2. Teamupdates
⏰ 5 minuten
Het is mogelijk dat u tijdens deze vergadering een aantal nieuwe gezichten zult zien, en dat u een paar recent vertrokken collega's zult missen. Het is het beste om dit vroeg in de agenda te bespreken, zodat niemand ongemakkelijk hoeft te wachten om voorgesteld te worden.
Grote dank betuigen aan het personeel dat net is vertrokken, is niet alleen goed leiderschap, het maakt je menselijker tegenover je mensen. Evenzo is het vroegtijdig introduceren van nieuwe gezichten bij het bedrijf een geweldige manier om hen te helpen zich betrokken te voelen en iedereen op zijn gemak te stellen voor de rest van de vergadering.
Een kort bedankje en begroeting is hiervoor voldoende, maar u kunt net dat beetje extra doen door een korte presentatie te geven.
3. Bedrijfsnieuws
⏰ 5 minuten
Een ander kort maar essentieel agendapunt voor uw algemene personeelsvergadering is de mogelijkheid om uw team op de hoogte te brengen van de laatste ontwikkelingen binnen het bedrijf.
Houd er rekening mee dat het hier niet gaat om projecten en doelen (daarover later meer), maar meer om aankondigingen die het hele bedrijf aangaan. Dit kan gaan over nieuwe deals, nieuwe teambuildingplannen in de planning en ook al die noodzakelijke saaie dingen, zoals wanneer de loodgieter de koffiemok komt ophalen die hij de vorige keer heeft achtergelaten.
4. Doelvoortgang
⏰ 20 minuten
Nu komen we bij het echte werk van jullie allemaal. Dit is waar jullie de doelen laten zien en trots (of in het openbaar) opscheppen over de voortgang van jullie team.
Dit is waarschijnlijk het belangrijkste onderdeel van uw vergadering. Bekijk daarom deze snelle tips…
- Gebruik visuele gegevens – Dit zal misschien geen verrassing zijn, maar grafieken en diagrammen hebben een grote invloed op de prestaties van de mens. veel Geeft data beter weer dan tekst. Toon de voortgang van elke afdeling als een punt in een grafiek, zodat ze duidelijker kunnen zien waar ze vandaan komen en waar ze (hopelijk) naartoe gaan.
- Feliciteer en duw – Voor je team is dit misschien wel het meest zenuwslopende onderdeel van de hele agenda van de algemene vergadering. Neem de angst weg door teams te feliciteren met hun goede werk en teams die ondermaats presteren een zetje te geven door hen te vragen wat ze nodig hebben om hun doelen beter te kunnen bereiken.
- Maak het interactief – Omdat dit het langste deel van uw algemene vergadering is, en omdat veel aspecten niet direct voor iedereen gelden, kunt u de focus in de zaal houden met wat interactie. Probeer een poll, een beoordelingsschaal, een woordwolk of zelfs een quiz om te zien hoe goed u het doet. op het goede spoor uw team denkt van wel.
Nadat u dit deel van de presentatie hebt gegeven, is het een goed idee om teams in breakout rooms te verdelen, zodat ze kunnen brainstormen over een drieledig antwoord…
- Wat ze leuk vonden aan hun voortgangsupdate.
- Wat ze niet leuk vonden aan hun voortgangsupdate.
- Een blokkade die een betere voortgang in de weg staat.
5. Erkenning van het personeel
⏰ 10 minuten
Er is niets erger dan je uitsloven voor iets waar je geen erkenning voor krijgt. Het is een fundamentele wens van elk van je medewerkers om erkenning te krijgen waar die verdiend is, dus gebruik dit onderdeel van je personeelsvergadering om ze de aandacht te geven die ze verdienen.
U hoeft niet met een heel liedje te komen dansen (veel van uw medewerkers zullen zich hier toch ongemakkelijk bij voelen), maar een beetje erkenning en eventueel een kleine prijs kunnen veel doen, niet alleen voor de persoon in kwestie, maar ook voor de bijeenkomst als geheel.
Over het algemeen zijn er twee manieren om dit te doen:
- Vóór de vergadering, alle teamleiders dienen de naam in van iemand in hun team die zich boven verwachting heeft gedragen in zijn of haar rol. Gebruik de vergadering om de meest ingediende namen van elk team te erkennen.
- Tijdens de vergadering – Houd een live woordwolk Voor ieders 'stille held'. De naam die het vaakst door je publiek wordt ingezonden, komt prominent in het midden van de woordwolk te staan, zodat je de kans krijgt om publiekelijk te erkennen wie het is.
Tip 💡 Een draaiwiel is het perfecte hulpmiddel voor een prijsuitreiking. Niets is zo leuk om het publiek mee te betrekken!
6. Vraag en antwoord openen
⏰ 15 minuten
Sluit af met wat velen beschouwen als de hoogste prioriteit tijdens een algemene vergadering: de live vraag- en antwoordsessie.
Dit is een kans voor iedereen, van welke afdeling dan ook, om vragen te stellen aan de top. Verwacht van alles en nog wat van dit onderdeel en verwelkom het ook, want je team kan het gevoel hebben dat dit het enige moment is waarop ze direct antwoord kunnen krijgen op een terechte vraag.
Als u een groot team hebt, kunt u de vragenronde efficiënt afhandelen door een aantal dagen voor de algemene vergadering vragen te stellen. Vervolgens filtert u de vragen en kiest u de vragen die de moeite waard zijn om voor de hele vergadering te beantwoorden.
Maar als je meer transparantie wilt over het hele proces, laat je team dan gewoon vragen stellen via een live Q&A-platform . Zo houd je alles georganiseerd , gemodereerd en 100% gebruiksvriendelijk voor thuiswerkers.
Extra hulp voor een All-Hands Meeting
Als je de activiteit met alle deelnemers wilt uitbreiden tot iets dat langer duurt dan een uur, probeer dan deze extra activiteiten...
1. Verhalen van klanten
Tijden waarop uw bedrijf een klant heeft geraakt, kunnen een enorm krachtige motivatie zijn voor uw team.
Laat uw team u vóór of tijdens de vergadering lovende recensies van klanten sturen. Lees deze voor het hele team, of doe zelfs een quiz zodat iedereen kan raden welke klant welke review heeft gegeven.
2. Teamgesprek
Laten we eerlijk zijn: teamleden staan vaak veel dichter bij hun teamleiders dan bij hun CEO.
Laat iedereen een vertrouwde stem horen door de leiders van elk team uit te nodigen om op het podium te komen en hun versie van de voortgangsstap te presenteren . Dit is waarschijnlijk herkenbaarder en accurater, en het biedt anderen een welkome afwisseling van jouw stem!
3. Quiztijd!
Maak je all-hands spannender met een competitieve quiz. Je kunt elk team in... teams verdelen en ze vervolgens laten strijden voor de ranglijst met vragen over werk.
Wat is onze verwachte contentproductie dit jaar? Wat was het adoptiepercentage van onze belangrijkste functie vorig jaar? Vragen als deze leren je niet alleen belangrijke bedrijfsstatistieken, ze zorgen er ook voor dat je vergadering levendig wordt en helpen je bij het samenstellen van de teams die je wilt.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Wat is het verschil tussen het stadhuis en alle hens?
Gemeentehuizen zijn meer gelokaliseerde update-/vraag- en antwoordsessies, terwijl all-hands oriëntaties voor het hele bedrijf zijn, geleid door topmanagers.
Wat is de agenda voor een all-hands bijeenkomst?
Het verschilt per bedrijf, maar een vergaderagenda voor alle handen omvat doorgaans:
– Bedrijfsupdates – De CEO of andere leidinggevenden geven een overzicht van de prestaties van het bedrijf in de afgelopen periode (kwartaal of jaar), belangrijke bedrijfsupdates, gelanceerde nieuwe producten/initiatieven, enz.
– Financiële updates – De CFO deelt belangrijke financiële statistieken, zoals omzet, winstgevendheid, groei vergeleken met voorgaande perioden en schattingen van analisten.
– Diepgaande analyse van de strategie – Leiderschap richt zich diepgaand op één gebied van de onderneming/strategie, zoals nieuwe plannen voor marktuitbreiding, technologische roadmap en partnerschappen.
– Erkenning – Erken de beste presteerders, teams en hun prestaties.
– Personeelsupdates – CHRO vertelt over wervingsdoelen, behoudstrategieën, wijzigingen in voordelen, promotieprocessen, etc.
– Vragen- en antwoordsessie – Zorg dat medewerkers tijd hebben om vragen te stellen aan het managementteam.
– Discussie over de routekaart – Het leiderschap deelt de strategische routekaart en prioriteiten voor de komende 6-12 maanden.
Wat is een betere naam voor een all hands meeting?
Hier zijn enkele alternatieve namen voor een algemene vergadering die mogelijk beter zijn dan "algemene vergadering":
– Bedrijfsupdatevergadering – Hierbij ligt de nadruk op het informeren/updaten, maar het is niet expliciet aangegeven dat het voor alle werknemers is.
– State of the [Company] – Impliceert een bredere strategische visie zoals een “State of the Union”-toespraak.
– All-Team Gathering – Een zachtere term dan “all-hands”, maar toch duidelijk maken dat het voor het hele team is.
