Ultieme checklist voor risicomanagement bij evenementen | 15 onmisbare zaken voor een succesvol evenement

Je hart klopt als je je de worstcasescenario's voorstelt:

❗️ Een spreker wordt minuten voordat hij het podium betreedt ziek.

❗️Op de eventdag valt je locatie ineens uit.

❗️ Of erger nog: iemand raakt gewond op uw evenement.

De maagkrampende gedachten houden je 's nachts wakker.

Maar zelfs de meest chaotische gebeurtenissen kunnen worden beheerd, als u van tevoren zorgvuldig en systematisch plant.

Een eenvoudige checklist voor risicobeheer van evenementen kan u helpen potentiële problemen te identificeren, u erop voor te bereiden en te beperken voordat ze uw evenement verstoren. Laten we de 10 essentiële punten in de checklist bekijken om zorgen om te zetten in een goed uitgewerkt actieplan.

Inhoudsopgave

Overzicht
Wat is het risicomanagement van een evenement?
Wat zijn de 5 stappen voor risicomanagement als evenementenplanner?
Checklist voor risicobeheer van evenementen
5 elementen van risicomanagement?
Checklist in Evenementenbeheer
Takeaways
Veelgestelde Vragen / FAQ

Overzicht

Wat is gebeurtenisrisico?	Onverwachte en onvoorziene problemen die een negatieve invloed kunnen hebben op de organisatoren en het merk van het bedrijf.
Voorbeelden van gebeurtenisrisico?	Extreem weer, voedselveiligheid, brand, ongeregeldheden, bedreigingen voor de veiligheid, financiële risico’s,…

Overzicht van gebeurtenisrisico.

Wat is het risicomanagement van een evenement?

Evenementenrisicobeheer omvat het identificeren van potentiële risico's of problemen die een gebeurtenis kunnen bedreigen, en vervolgens het instellen van processen en voorzorgsmaatregelen om die risico's te beperken. Dit helpt organisatoren van evenementen om rampenplannen bij de hand te hebben om verstoringen tot een minimum te beperken en snel te herstellen als zich problemen voordoen. Er wordt ook een checklist voor het beheer van risico's voor gebeurtenissen gebruikt om ervoor te zorgen dat elke potentiële dreiging wordt overschreden.

Wat zijn de 5 stappen voor risicomanagement als evenementenplanner?

We weten dat het stressvol is als evenementenplanner met alle mogelijke mogelijkheden die zich kunnen voordoen. Om te voorkomen dat u te veel nadenkt, volgt u onze eenvoudige 5 stappen om een perfect risicomanagementplan voor evenementen te maken:

• Identificeer risico's – Denk na over alle mogelijke dingen die mis kunnen gaan tijdens je evenement. Denk aan factoren zoals locatieproblemen, slecht weer, technische storingen, annuleringen van sprekers, voedselproblemen, blessures, lage bezoekersaantallen, enz. Denk breed en zet het op een rij. brainstormtool om de ideeën intact te houden.

alternatieve tekst

Nieuwe manieren nodig om te brainstormen?

Gebruik de brainstormtool op AhaSlides om meer ideeën te genereren voor op het werk en bij het organiseren van evenementen!

🚀 Meld u gratis aan☁️

• Beoordeel waarschijnlijkheid en impact – Schat voor elk geïdentificeerd gebeurtenisrisico de waarschijnlijkheid in en de mogelijke impact ervan op uw gebeurtenis. Dit helpt bepalen welke risico's de meest grondige mitigatieplannen vereisen.

• Noodplannen ontwikkelen – Creëer voor risico's met een hogere prioriteit specifieke back-upplannen, oplossingen en noodmaatregelen om verstoring te minimaliseren als deze risico's zich daadwerkelijk voordoen. Dit kan betekenen dat alternatieve locaties, leveranciers, planningen, enz. moeten worden bevestigd.

• Wijs verantwoordelijkheden toe – Stel één persoon verantwoordelijk voor de uitvoering van elk noodplan en communiceer de rollen duidelijk met je team. Zo zorg je ervoor dat iemand actie onderneemt als er daadwerkelijk een risico ontstaat.

• Oefen je plannen – Doorloop mogelijke scenario's om hiaten in uw risicomanagementplannen voor evenementen te identificeren. Door uw team te trainen in hoe te reageren in verschillende situaties, bouwt u zelfvertrouwen op, zodat ze problemen die zich op de dag van het evenement voordoen, succesvol kunnen aanpakken.

Tips voor een betere betrokkenheid

Verzamel meningen na het evenement met tips voor 'Anonieme feedback' van AhaDia's

Checklist voor risicobeheer van evenementen

Wat zijn de algemene punten die een checklist voor risicobeheer voor evenementen moet behandelen? Kijk voor inspiratie met onze voorbeelden van checklists voor risico's van evenementen hieronder.

#1 – Locatie
☐ Contract ondertekend
☐ Vergunningen en licenties verkregen
☐ Plattegrond en inrichtingsafspraken bevestigd
☐ Horeca en technische eisen gespecificeerd
☐ Back-uplocatie geïdentificeerd en stand-by

#2 – Weer
☐ Monitoring en meldingsplan voor zwaar weer
☐ Tent of alternatieve beschutting beschikbaar indien nodig
☐ Afspraken gemaakt om het evenement indien nodig naar binnen te verplaatsen

#3 – Technologie
☐ A/V en andere technische apparatuur getest
☐ Contactgegevens IT-ondersteuning verkregen
☐ Papieren afdrukken van materialen beschikbaar als back-up
☐ Noodplan bij internet- of stroomstoring

#4 – Medisch/Veiligheid
☐ EHBO-koffers en AED aanwezig
☐ Nooduitgangen duidelijk gemarkeerd
☐ Personeel getraind in noodprocedures
☐ Contactgegevens beveiliging/politie bij de hand

#5 – Sprekers
☐ Bios en foto's ontvangen
☐ Alternatieve luidsprekers geselecteerd als back-up
☐ Spreker rampenplan gecommuniceerd

#6 – Aanwezigheid
☐ Minimale aanwezigheidsdrempel bevestigd
☐ Annuleringsvoorwaarden gecommuniceerd
☐ Restitutieplan van kracht als het evenement wordt geannuleerd

#7 – Verzekering
☐ Algemene aansprakelijkheidsverzekering van kracht
☐ Bewijs van verzekering behaald

#8 – Documentatie
☐ Kopieën van contracten, vergunningen en licenties
☐ Contactgegevens voor alle verkopers en leveranciers
☐ Evenementenprogramma, agenda en/of reisschema

#9 – Personeel/Vrijwilligers
☐ Rollen toegewezen aan personeel en vrijwilliger
☐ Back-ups beschikbaar om in te vullen voor no-shows
☐ Training noodprocedures en rampenplannen afgerond

#10 – Eten en drinken
☐ Zorg voor reservekopieën van bederfelijke benodigdheden
☐ Alternatieve voedselopties bereid in geval van vertraagde/verkeerde bestelling/gasten met allergieën
☐ Extra papieren producten, bestek en servies zijn aanwezig

#11 – Afval en recycling
☐ Afvalbakken en recyclingcontainers uitgedeeld
☐ Rollen toegewezen om afval op te halen tijdens en na het evenement

#12 – Procedures voor het afhandelen van klachten
☐ Medewerker aangewezen om klachten van deelnemers te behandelen
☐ Een protocol voor het oplossen van problemen en het aanbieden van restituties/compensatie indien nodig

#13 – Nood-evacuatieplan
☐ Evacuatieroutes en ontmoetingsplaatsen voorbereid
☐ Laat medewerkers bij uitgangen staan

#14 – Protocol voor verloren personen
☐ Personeel verantwoordelijk voor vermiste kinderen/ouderen/gehandicapten aangewezen
☐ Contactgegevens voor ouders/verzorgers van minderjarigen verkregen

#15 – Incidentrapportage
☐ Formulier voor het melden van incidenten gemaakt voor het personeel om eventuele noodsituaties te documenteren

Wat zijn de vijf elementen van risicomanagement?

Risico is niet alleen pech – het hoort bij elke onderneming. Maar met het juiste event risk management plan kunt u de chaos die risico's creëren temmen en bedreigingen omzetten in kansen. De vijf benaderingen van risicomanagement zijn:

• Risico-identificatie – Denk aan kleine dingen zoals technische storingen… tot en met een totale catastrofe. Door risico's op te sommen, verdwijnen ze uit je hoofd en zet je ze op papier, zodat je ze kunt aanpakken.

• RisicobeoordelingBeoordeel elk risico om te begrijpen welk risico de grootste bedreiging vormt. Denk na over: hoe groot is de kans dat dit gebeurt? Welke schade kan het gevolg zijn als het gebeurt? Door risico's te prioriteren, concentreert u zich op de zaken die er echt toe doen.

• Risicobeperking – Maak plannen om terug te vechten! Overweeg manieren om de kans op een risico te verkleinen, de impact te verminderen als het zich voordoet, of beide. Hoe meer u risico's van tevoren kunt afzwakken, hoe minder ze u zullen verstoren.

• Risicobewaking – Blijf waakzaam zodra uw eerste plannen klaar zijn. Let op tekenen dat er nieuwe risico's ontstaan of oude risico's veranderen. Pas uw strategieën indien nodig aan om gelijke tred te houden met het veranderende dreigingslandschap.

• Risicorapportage – Deel risico's en plannen met je team. Door anderen erbij te betrekken, creëer je draagvlak, leg je zwakke punten bloot die je mogelijk over het hoofd hebt gezien en verdeel je de verantwoordelijkheid voor risicomanagement.

Wat is een checklist in evenementenbeheer?

Een checklist in evenementenbeheer verwijst naar een lijst met items of taken waarvan organisatoren van evenementen verifiëren dat ze zijn voorbereid, geregeld of gepland voorafgaand aan een evenement.

Een uitgebreide checklist voor risicobeheer zorgt ervoor dat niets belangrijks over het hoofd wordt gezien terwijl u alle details regelt die nodig zijn om een evenement succesvol uit te voeren.

Checklists zijn handig voor evenementenbeheer omdat ze:

• Zorg voor duidelijkheid en structuur – Ze leggen alles wat er gedaan moet worden gedetailleerd vast, zodat er niets over het hoofd wordt gezien.

• Moedig een grondige voorbereiding aan – Door items af te vinken worden organisatoren gemotiveerd om ervoor te zorgen dat alle regelingen en voorzorgsmaatregelen daadwerkelijk zijn getroffen voordat het evenement begint.

• Communicatie verbeteren – Teams kunnen controlelijstonderdelen verdelen en toewijzen om ervoor te zorgen dat iedereen zijn/haar rollen en verantwoordelijkheden begrijpt.

• Ondersteun consistentie – Door bij terugkerende evenementen steeds dezelfde checklist te gebruiken, blijven de normen beter gehandhaafd en worden telkens verbeterpunten geïdentificeerd.

• Leg hiaten of zwakke punten bloot – Niet-gecontroleerde items markeren vergeten zaken of vereisen meer planning, zodat u ze kunt aanpakken voordat er problemen ontstaan.

• Faciliteren van overdrachten – Door de checklist aan nieuwe organisatoren te geven, krijgen ze inzicht in alles wat er is gedaan om eerdere succesvolle evenementen te plannen.

Takeaways

Met deze extra's in je checklist voor risicobeheer voor evenementen ben je goed voorbereid op het slagveld! Voorbereiding transformeert potentiële chaos in kalm vertrouwen. Dus voeg elk item toe aan je lijst. Streep ze één voor één door. Kijk hoe die checklist zorgen omvormt tot macht. Want hoe meer u anticipeert, hoe meer risico's u kunt overgeven aan uw zorgvuldige planning en voorbereiding.

FAQ