Ultieme checklist voor risicomanagement bij evenementen | 15 onmisbare zaken voor een succesvol evenement

Je hart klopt als je je de worstcasescenario's voorstelt:

❗️ Een spreker wordt minuten voordat hij het podium betreedt ziek.

❗️Op de eventdag valt je locatie ineens uit.

❗️ Or worst of all – someone gets hurt at your event.

De maagkrampende gedachten houden je 's nachts wakker.

But even the most chaotic events can be managed – if you plan carefully and systematically in advance.

Een eenvoudige checklist voor risicobeheer van evenementen can help you identify, prepare for and mitigate potential issues before they derail your event. Let’s figure out the 10 must-haves in the checklist to transform worry into a well-laid plan of action.

Inhoudsopgave

Overzicht
Wat is het risicomanagement van een evenement?
What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
Checklist voor risicobeheer van evenementen
5 elements of risk management?
Checklist in Event management
Takeaways
Veelgestelde Vragen / FAQ

Overzicht

Wat is gebeurtenisrisico?	Unexpected and unforeseen problems, which can negatively affect organisers and the company brand.
Voorbeelden van gebeurtenisrisico?	Extreem weer, voedselveiligheid, brand, ongeregeldheden, bedreigingen voor de veiligheid, financiële risico’s,…

Overzicht van gebeurtenisrisico.

Wat is het risicomanagement van een evenement?

Evenementenrisicobeheer omvat het identificeren van potentiële risico's of problemen die een gebeurtenis kunnen bedreigen, en vervolgens het instellen van processen en voorzorgsmaatregelen om die risico's te beperken. Dit helpt organisatoren van evenementen om rampenplannen bij de hand te hebben om verstoringen tot een minimum te beperken en snel te herstellen als zich problemen voordoen. Er wordt ook een checklist voor het beheer van risico's voor gebeurtenissen gebruikt om ervoor te zorgen dat elke potentiële dreiging wordt overschreden.

What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?

We know it’s stressful as an event planner with all the possibilities that can occur. To save you from overthinking, follow our simple 5 steps to make a perfect risk management plan for events:

• Identificeer risico's – Brainstorm all possible things that could go wrong at your event. Consider factors like venue issues, bad weather, technology failures, speaker cancellations, food issues, injuries, low attendance, etc. Think broadly and put it on a brainstormtool om de ideeën intact te houden.

alternatieve tekst

Nieuwe manieren nodig om te brainstormen?

Gebruik de brainstormtool op AhaSlides om meer ideeën te genereren voor op het werk en bij het organiseren van evenementen!

🚀 Meld u gratis aan☁️

• Beoordeel waarschijnlijkheid en impact – For each identified event risk, estimate how likely it is to occur and what potential impact it could have on your event. This helps determine which risks require the most thorough mitigation plans.

• Noodplannen ontwikkelen – For higher priority risks, create specific backup plans, solutions and contingencies to minimise disruption if those risks do materialise. This may involve confirming alternate venues, suppliers, schedules, etc.

• Wijs verantwoordelijkheden toe – Make one person accountable for executing each contingency plan and communicate roles clearly to your team. This ensures someone will take action if a risk actually occurs.

• Oefen je plannen – Run through potential scenarios to identify gaps in your event risk management plans. Training your team on how to respond in different situations will build confidence so they can successfully manage issues that arise on the day of the event.

Tips voor een betere betrokkenheid

Gather Post-Event Opinion with ‘Annonymous Feedback’ tips from AhaDia's

Checklist voor risicobeheer van evenementen

Wat zijn de algemene punten die een checklist voor risicobeheer voor evenementen moet behandelen? Kijk voor inspiratie met onze voorbeelden van checklists voor risico's van evenementen hieronder.

#1 – Venue
☐ Contract ondertekend
☐ Vergunningen en licenties verkregen
☐ Plattegrond en inrichtingsafspraken bevestigd
☐ Horeca en technische eisen gespecificeerd
☐ Back-uplocatie geïdentificeerd en stand-by

#2 – Weather
☐ Monitoring en meldingsplan voor zwaar weer
☐ Tent of alternatieve beschutting beschikbaar indien nodig
☐ Afspraken gemaakt om het evenement indien nodig naar binnen te verplaatsen

#3 – Technology
☐ A/V en andere technische apparatuur getest
☐ Contactgegevens IT-ondersteuning verkregen
☐ Papieren afdrukken van materialen beschikbaar als back-up
☐ Noodplan bij internet- of stroomstoring

#4 – Medical/Safety
☐ EHBO-koffers en AED aanwezig
☐ Nooduitgangen duidelijk gemarkeerd
☐ Personeel getraind in noodprocedures
☐ Contactgegevens beveiliging/politie bij de hand

#5 – Speakers
☐ Bios en foto's ontvangen
☐ Alternatieve luidsprekers geselecteerd als back-up
☐ Spreker rampenplan gecommuniceerd

#6 – Attendance
☐ Minimale aanwezigheidsdrempel bevestigd
☐ Annuleringsvoorwaarden gecommuniceerd
☐ Restitutieplan van kracht als het evenement wordt geannuleerd

#7 – Insurance
☐ Algemene aansprakelijkheidsverzekering van kracht
☐ Bewijs van verzekering behaald

#8 – Documentation
☐ Kopieën van contracten, vergunningen en licenties
☐ Contactgegevens voor alle verkopers en leveranciers
☐ Evenementenprogramma, agenda en/of reisschema

#9 – Staffing/Volunteers
☐ Rollen toegewezen aan personeel en vrijwilliger
☐ Back-ups beschikbaar om in te vullen voor no-shows
☐ Training noodprocedures en rampenplannen afgerond

#10 – Food and Beverage
☐ Zorg voor reservekopieën van bederfelijke benodigdheden
☐ Alternatieve voedselopties bereid in geval van vertraagde/verkeerde bestelling/gasten met allergieën
☐ Extra papieren producten, bestek en servies zijn aanwezig

#11 – Waste and Recycling
☐ Afvalbakken en recyclingcontainers uitgedeeld
☐ Rollen toegewezen om afval op te halen tijdens en na het evenement

#12 – Procedures for Handling Complaints
☐ Medewerker aangewezen om klachten van deelnemers te behandelen
☐ Een protocol voor het oplossen van problemen en het aanbieden van restituties/compensatie indien nodig

#13 – Emergency Evacuation Plan
☐ Evacuatieroutes en ontmoetingsplaatsen voorbereid
☐ Laat medewerkers bij uitgangen staan

#14 – Lost Person Protocol
☐ Personeel verantwoordelijk voor vermiste kinderen/ouderen/gehandicapten aangewezen
☐ Contactgegevens voor ouders/verzorgers van minderjarigen verkregen

#15 – Incident Reporting
☐ Formulier voor het melden van incidenten gemaakt voor het personeel om eventuele noodsituaties te documenteren

What are The Five Elements of Risk Management?

Risk isn’t just bad luck – it’s part of every venture. But with the right event risk management plan, you can tame the chaos risk creates and turn threats into opportunities. The five approaches to risk management include:

• Risico-identificatie – Think small stuff like tech glitches…all the way up to total catastrophe. Listing risks gets them out of your head and onto paper where you can confront them.

• Risicobeoordeling– Rate each risk to understand which poses the biggest threat. Consider: How likely is this to happen? What damage could result if it does? Prioritising risks focus your efforts on the issues that really matter.

• Risicobeperking – Have plans to fight back! Consider ways to reduce the chances a risk occurs, lessen any impact if it does happen, or both. The more you can weaken risks beforehand, the less they’ll disrupt you.

• Risicobewaking – Once your initial plans are in place, stay vigilant. Monitor for signs new risks are emerging or old risks are changing. Adjust your strategies as needed to keep up with the evolving threat landscape.

• Risicorapportage – Share risks and plans with your team. Bringing others into the loop gets buy-in, exposes weaknesses you may have missed, and distributes accountability for managing risks.

Wat is een checklist in evenementenbeheer?

Een checklist in evenementenbeheer verwijst naar een lijst met items of taken waarvan organisatoren van evenementen verifiëren dat ze zijn voorbereid, geregeld of gepland voorafgaand aan een evenement.

Een uitgebreide checklist voor risicobeheer zorgt ervoor dat niets belangrijks over het hoofd wordt gezien terwijl u alle details regelt die nodig zijn om een evenement succesvol uit te voeren.

Checklists zijn handig voor evenementenbeheer omdat ze:

• Zorg voor duidelijkheid en structuur – They lay out in an order detailing everything that needs to be done, so nothing falls through the cracks.

• Moedig een grondige voorbereiding aan – Checking items off motivates organisers to ensure all arrangements and precautions are actually in place before the event begins.

• Communicatie verbeteren – Teams can divide and assign checklist items to ensure everyone understands their roles and responsibilities.

• Ondersteun consistentie – Using the same checklist for recurring events helps maintain standards and catch areas for improvement each time.

• Leg hiaten of zwakke punten bloot – Unchecked items highlight forgotten things or require more planning, enabling you to address them before issues arise.

• Faciliteren van overdrachten – Handing the checklist to new organisers helps them understand all that was done to plan previous successful events.

Takeaways

Met deze extra's in je checklist voor risicobeheer voor evenementen ben je goed voorbereid op het slagveld! Voorbereiding transformeert potentiële chaos in kalm vertrouwen. Dus voeg elk item toe aan je lijst. Streep ze één voor één door. Kijk hoe die checklist zorgen omvormt tot macht. Want hoe meer u anticipeert, hoe meer risico's u kunt overgeven aan uw zorgvuldige planning en voorbereiding.

FAQ