Hoe u soepele introductiebijeenkomsten kunt organiseren | Beste tips ontgrendeld in 2024!

Ben je ooit in ... geweest succesvolle kennismakingsgesprekken?

Als je deelneemt aan een nieuw cross-functioneel team op je werk of een nieuw projectteam, kan het iemand zijn van andere afdelingen of van andere bedrijven die je misschien nog niet kent of waarmee je nog niet eerder hebt samengewerkt. Je wilt er zeker van zijn dat je bereid bent om je vaardigheden en ideeën in het team te investeren – vooral als dat team goed presteert. Het is daarom essentieel om een ​​vergadering te organiseren om nieuwe teamleden bij elkaar te brengen.

Het is echter geen verrassing als je je een beetje ongemakkelijk en nerveus voelt, aangezien zelfs de meest ervaren professionals de kriebels hebben bij een eerste ontmoeting met een nieuw team. Als u een leider bent en u zich zorgen maakt over het niet organiseren van introductievergaderingen over productiviteit.

Dit artikel geeft je een complete handleiding, voorbeelden en tips over wat kennismakingsgesprekken succesvol maakt.

In dit artikel leer je het

• Wat is een kennismakingsgesprek?
• Wat is het doel van het kennismakingsgesprek?
• Hoe u een effectief kennismakingsgesprek opzet
• Tips om een ​​kennismakingsgesprek succesvol te organiseren
• Key Takeaways

Meer tips van AhaSlides

• Vergaderen in het bedrijfsleven
• Stand-up vergaderen | De ultieme gids
• De 8 beste tips voor een goede vergadering

Wat is een kennismakingsgesprek?

Een kennismakings- of kennismakingsgesprek heeft vrijwel dezelfde betekenis als het gaat om de kennismaking met het team wanneer het de eerste keer is dat teamleden en hun leiders elkaar officieel ontmoeten, om te bepalen of de betrokken individuen een werkrelatie willen opbouwen en zich willen engageren voor het team in de toekomst.

Het doel is om teamleden de tijd te geven om bij elkaar te blijven en de achtergrond, interesses en doelen van elke deelnemer te leren kennen. Afhankelijk van jouw voorkeur en die van je team kun je de kennismakingsgesprekken formeel of informeel houden.

Een standaard kennismakingsgesprek agenda omvat:

• Introduceer het doel van de bijeenkomst
• Introduceer leiders en elk lid
• Bespreek de teamregels, werkzaamheden, voordelen en behandelingen…
• Tijd om wat spelletjes te spelen
• Beëindig de vergaderingen en onderneem vervolgacties

Wat is het doel van de kennismakingsgesprekken?

Zie introducties niet alleen als een vakje om af te vinken. Gebruik deze tijd om echte connecties te creëren, unieke inzichten te verkrijgen en een kader te creëren voor vlekkeloos teamwork. Introductiebijeenkomsten zijn geweldig om:

• Stimuleer teamwerk en teamcohesie

Het allereerste doel van kennismakingsgesprekken is om vreemden tot hechte teamgenoten te brengen. Als je elkaar nog nooit eerder hebt gezien en weinig over ze weet, zal er een gebrek aan cohesie en verbinding zijn, wat de teamgeest en productiviteit kan aantasten. Wanneer mensen teamregels, passende beloningen en straffen kunnen bespreken en verenigen, of weten dat hun leiders eerlijke en trouwe mensen zijn, hun teamgenoten nederig, betrouwbaar, empathisch en meer zijn, zal er vertrouwen en een positieve werkomgeving ontstaan ​​onder de teamleden. team.

• Doorbreek spanning en onhandigheid

De productiviteit zal waarschijnlijk afnemen als werknemers in een werkomgeving onder druk werken. Het is ook niet goed als medewerkers hun leider bang maken in plaats van zich door hen te laten inspireren. Introductiebijeenkomsten kunnen de nieuwe teams meer zelfvertrouwen geven om hun ideeën en meningen te delen. Ze beginnen ook gemakkelijk vrienden te maken, te communiceren en de onhandigheid voor verdere samenwerking te verminderen. Een teamlid aarzelt bijvoorbeeld niet om zich uit te spreken en om hulp te vragen als hij of zij de deadlines niet kan halen.

• Help normen en praktijken te structureren en op elkaar af te stemmen

Nadruk op het reglement is een belangrijk onderdeel van de allereerste kennismakingsgesprekken. Het nalaten om het aan het begin van teamwerk duidelijk, eerlijk en duidelijk te maken, kan leiden tot teamconflicten en miscommunicatie. Integendeel, als je het team kunt laten volgen normen en praktijkenEr zal sprake zijn van een efficiënt gebruik van middelen vanwege de effectiviteit en efficiëntie van een team, en tegelijkertijd zal de werktevredenheid onder teamleden die deel uitmaken van een hecht team toenemen.

Hoe u een effectief kennismakingsgesprek opzet

Introductiebijeenkomsten kunnen het standaard vergaderplanningsproces volgen met de 5 ps: Doel, Planning, Voorbereiding, Deelnameen Voortgang. Afhankelijk van uw tijdslimiet, het aantal deelnemers, uw teamachtergrond en uw middelen, kunt u formele of informele introductiebijeenkomsten organiseren. De eerste indruk is belangrijk. Hoe meer respect en vertrouwen uw teamleden zullen waarderen als u georganiseerde en attente vergaderingen organiseert.

• Doel

Het gaat om het stellen van doelen voor de bijeenkomsten. Wees duidelijk en beknopt wanneer u de doelstellingen van de bijeenkomsten opsomt, zodat u iedereen gemakkelijk weer op de hoogte kunt brengen als een deelnemer wordt afgeleid door niet-gerelateerde activiteiten. U kunt overwegen om doelen te structureren door een doelpiramide op te stellen waarin elke reeks doelen op verschillende niveaus wordt beschreven.

• Planning

Het eerste dat nieuwe teamleiders moeten doen, is details plannen of een agenda ontwikkelen. Als je iets hebt om naar te verwijzen, verlicht het proberen om alles zelf te onthouden de stress. U kunt een sjabloon maken met behulp van een diavoorstelling via PowerPoint of handgeschreven cue-kaarten.

• Voorbereiding

Dit deel omvat enkele activiteiten, zoals het voorbereiden van het inleidingsscript voor de vergadering en het herzien van de agenda voordat een officiële vergadering begint. Het zal gemakkelijker voor u zijn om alle belangrijke informatie uit te spreken en u op de agenda te concentreren met behulp van sprekernotities of een script wanneer u plotseling vergeet.

• Deelname

Vergeet niet om nieuwe leden aan te moedigen om vragen te stellen en deel te nemen aan interactieve activiteiten tijdens de vergaderingen. Als anderen aarzelen, vraag hen dan naar hun mening. Zorg ervoor dat iedereen in het team de kans krijgt om zich uit te spreken, niet alleen de extraverte leden. Je kunt een live poll organiseren, zodat introverte leden hun mening direct kunnen delen.

• Voortgang

Sluit uw bijeenkomst af met een samenvatting en informeer over acties voor de volgende stappen. En omdat de follow-up na een vergadering een cruciaal onderdeel is, kunt u overwegen een definitieve beslissing te nemen en deze te documenteren.

Tips om een ​​kennismakingsgesprek succesvol te organiseren

• Gebruik een interactieve presentatietool

Voel je je verlegen of ongemakkelijk op de eerste dag? Je kunt je kennismakingsgesprekken 100 keer leuker maken met een interactieve presentatietool zoals AhaSlides!

A

Er zijn een tiental manieren om dit te doen, maar we raden deze schets aan om het ijs snel te breken:

• Begin met een introductiedia.
• Maak het nog spannender met quizzen over jezelf met punten en een klassement.
• Sluit af met een vraag- en antwoorddia aan het einde, waar iedereen dingen kan vragen die ze zich over jou hebben afgevraagd.

Met het interactieve presentatieplatform van AhaSlides kunt u een overtuigende introductie maken waarmee u mensen naar de maan kunt laten vliegen. Probeer deze sjabloon hier:

• Begin een introductie met “wij”"

Het team werkt aan de samenwerking tussen teamleden om gemeenschappelijke doelen te bereiken, niet om persoonlijke talenten te tonen. Daarom is het belangrijk om de 'wij'-cultuur te benadrukken. Probeer zoveel mogelijk 'wij' te gebruiken in plaats van 'ik' in je inleidende slides en tijdens de hele vergadering, met uitzondering van de persoonlijke introductie. Dit stimuleert het team uiteindelijk om efficiënter samen te werken, omdat ze begrijpen dat ze een samenhangende visie delen en zich meer inzetten voor het team dan voor zichzelf.

• Vermaak je teamgenoten

Hoe start je de kennismakingsgesprekken op de spannendste manieren? Aangezien alle leden nieuw voor elkaar zijn, kun je als gastheer overwegen om te beginnen met een paar snelle ijsbrekers. Je kunt ook 2 tot 3 games en quizzen en brainstormsessies opzetten om anderen tijd te geven om hun persoonlijkheid, talenten en denkwijze te delen; communiceren en samenwerken met anderen om de teamcohesie en de werkcultuur en -verbinding te verbeteren. U kunt bijvoorbeeld een aantal spellen proberen, zoals Cirkel van waardering, SpeurtochtenZou je liever…

• Time management

Zeer productieve vergaderingen duren doorgaans 15 tot 45 minuten, vooral introductievergaderingen, die in 30 minuten moeten worden afgehandeld. Dit is voldoende tijd voor nieuwe teamleden om elkaar te leren kennen, zichzelf kort voor te stellen en samen te werken aan een paar eenvoudige en leuke teambuildingactiviteiten. Je kunt ook tijdslimieten instellen voor verschillende onderdelen om ervoor te zorgen dat je tijd niet opraakt terwijl je nog veel te bespreken hebt.

Key Takeaways

Het is gunstig voor uw team om met een nieuw team aan teamwerk te beginnen door gebruik te maken van kennismakingsgesprekken. Het opzetten van een allereerste ontmoeting kan uitdagend en imiterend zijn. Als u zich in het voorbereidingsproces bevindt, aarzel dan niet om ondersteuning te zoeken, zelfs als u een PowerPoint-meester bent. U kunt uw werk zeker gemakkelijker maken en uw dag redden met AhaSlides.

Veelgestelde Vragen / FAQ

ref: Indeed. Beter omhoog, Linkedin