In het digitale tijdperk van vandaag de dag zijn de vaardigheden van het beheren van teams op afstand zijn essentieel geworden voor elke leider. Of je nu nieuw bent met het concept of je bestaande vaardigheden wilt verbeteren, in deze blogpost bespreken we praktische tips, tools en voorbeelden voor het effectief managen van teams op afstand, waarmee je samenwerking kunt bevorderen, motivatie kunt behouden en opmerkelijke resultaten kunt behalen in een virtuele omgeving.
Inhoudsopgave
- Wat houdt het in om externe teams te beheren?
- Wat zijn de uitdagingen bij het managen van externe teams?
- Tips voor het effectief managen van externe teams (met voorbeelden)
- Conclusie
- Veelgestelde Vragen / FAQ
Tips voor een betere betrokkenheid
Betrek uw werknemer erbij
Start een zinvolle discussie, ontvang nuttige feedback en informeer uw medewerkers. Meld u aan voor de gratis AhaSlides-sjabloon.
🚀 Grijp gratis quiz☁️
Wat houdt het in om externe teams te beheren?
Vergeet de tijd van hoekjes en gedeelde koffiemomenten. Teams op afstand kunnen over continenten verspreid zijn, met stralende gezichten tijdens videogesprekken, van zonovergoten cafés op Bali tot knusse woonkamers in Londen. Jouw taak, als hun maestro, is om de muziek harmonieus te houden, iedereen synchroon te laten lopen en creatief op het hoogste niveau te brengen, zelfs met kilometers virtuele afstand tussen hen in.
Het is zeker een unieke uitdaging. Maar met de juiste tools en mindset kan het managen van teams op afstand een symfonie van productiviteit en samenwerking zijn. Je wordt een meester in virtuele communicatie, een aanmoediger voor verstrooide geesten en een techneut die elke tijdzone-verwarring kan oplossen.
Wat zijn de uitdagingen bij het managen van externe teams?
Het managen van teams op afstand brengt een aantal uitdagingen met zich mee die om doordachte oplossingen vragen. Deze uitdagingen omvatten:
1/ Eenzaamheid aanpakken
Een opmerkelijk onderzoek door Organisatiepsycholoog Lynn Holdsworth Een opmerkelijk aspect van fulltime thuiswerken werd ontdekt: een verbluffende toename van 67% in gevoelens van eenzaamheid in vergelijking met traditionele kantooromgevingen. Dit gevoel van isolatie kan verstrekkende gevolgen hebben en de teamspirit en het individuele welzijn beïnvloeden.
2/ Betekenisvolle verbindingen tot stand brengen
Think Onderzoek van Jostle en Dialactic61% van de werknemers geeft aan zich minder verbonden te voelen met collega's vanwege het werken op afstand, 77% meldt aanzienlijk minder sociale interacties (of helemaal geen) met collega's en 19% geeft aan dat het werken op afstand tot gevoelens van uitsluiting heeft geleid.
Dit obstakel kan hun motivatie en betrokkenheid beïnvloeden. Het is cruciaal om een gevoel van verbondenheid te creëren en regelmatige interactie te bevorderen.
3/ Omgaan met verschillende tijdzones
Het coördineren van werk wanneer teamleden verspreid zijn over verschillende tijdzones kan behoorlijk lastig zijn. Uitzoeken wanneer je vergaderingen moet plannen en ervoor zorgen dat iedereen realtime samenwerkt, kan aanvoelen als het oplossen van een complexe puzzel.
4/ Zorgen dat het werk gedaan wordt en productief blijven
Wanneer je op afstand werkt zonder direct toezicht, kan het voor sommige teamleden lastig zijn om gefocust en verantwoordelijk te blijven. Het stellen van verwachtingen en het meten van prestaties worden dan cruciaal.
5/ Waardering van verschillende culturen
Teamleden met diverse achtergronden zorgen voor diverse manieren van werken, communiceren en het vieren van feestdagen. Gevoelig zijn voor deze verschillen is essentieel voor het creëren van een gastvrije en inclusieve omgeving.
6/ Het vinden van de juiste balans tussen vertrouwen en controle
De beslissing hoeveel vrijheid je teamleden geeft om zelfstandig te werken versus hoeveel nauwlettend toezicht je houdt, is een grote uitdaging in situaties waarin op afstand wordt gewerkt.
7/ Een gezonde balans tussen werk en privéleven behouden
Thuiswerken kan de grens tussen werk en privé soms doen vervagen, wat kan leiden tot een gevoel van overweldiging. Zorgvuldig management is cruciaal om een gezonde balans te garanderen en burn-out te voorkomen.
Tips voor het effectief managen van externe teams (met voorbeelden)
Het managen van teams op afstand kan zowel lonend als uitdagend zijn. Om je te helpen bij deze nieuwe manier van werken, volgen hier enkele praktische tips en voorbeelden:
1/ Duidelijke communicatie is de sleutel
Bij het managen van teams op afstand is heldere communicatie de hoeksteen voor succes. Wanneer teamleden verspreid zijn over verschillende locaties, wordt de noodzaak van effectieve communicatie nog groter. Dit kunt u doen om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit:
- Gebruik verschillende communicatiehulpmiddelen: Gebruik een combinatie van communicatietools om verschillende soorten interacties te faciliteren. Videogesprekken, e-mails, chatplatforms en projectmanagementtools zijn allemaal waardevolle hulpmiddelen.
- Regelmatige video-check-ins: Plan regelmatig videogesprekken om het gevoel van een fysieke vergadering na te bootsen. Deze sessies kunnen worden gebruikt om projectupdates te bespreken, twijfels weg te nemen en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Plan bijvoorbeeld een wekelijks videogesprek waarin elk teamlid zijn of haar voortgang, uitdagingen en aankomende taken deelt.
- Probleemoplossing in realtime: Moedig teamleden aan om chattools te gebruiken om snel opheldering te vragen, updates te delen en samen te werken aan urgente taken. Dit zorgt ervoor dat alles vlot blijft verlopen, zelfs als mensen zich in verschillende tijdzones bevinden.
👏 Check out: Statistieken over thuiswerken
2/ Stel verwachtingen en doelen vast
Definieer taken, deadlines en verwachte resultaten duidelijk. Zo weet iedereen wat zijn of haar rol en verantwoordelijkheden zijn. Hier zijn enkele tips:
- Verdeel het werk: Verdeel de grote taken in kleinere taken en leg uit wie welke taken moet uitvoeren. Zo begrijpt iedereen zijn of haar rol.
- Vertel ze wanneer ze klaar moeten zijn: Stel deadlines in voor elke taak. Zo kan iedereen zijn tijd goed indelen en alles op tijd afmaken.
- Laat het einddoel zien: Leg uit hoe je wilt dat het eindresultaat eruitziet. Dit helpt je team te begrijpen waar ze naartoe werken.
3/ Stimuleer autonomie
Vertrouw je teamleden erop dat ze zelfstandig hun werk kunnen doen. Dit versterkt hun zelfvertrouwen en verantwoordelijkheidsgevoel. Zo geef je je externe team de vrijheid om zelfstandig hun werk te doen.
- Geloof in hen: Laat zien dat je erop vertrouwt dat je teamleden dingen voor elkaar krijgen. Dit geeft ze meer zelfvertrouwen en verantwoordelijkheidsgevoel.
- Werken in hun eigen tijd: Laat teamleden zelf kiezen wanneer ze willen werken. Als iemand bijvoorbeeld 's ochtends het productiefst is, laat hem dan werken. Zolang hij zijn taken op tijd afrondt, is alles goed.
4/ Regelmatige feedback en groei
Geef constructieve feedback om teamleden te helpen verbeteren en groeien.
- Geef nuttig advies: Je teamleden laten weten wat ze goed doen en waar ze zich kunnen verbeteren, is belangrijk voor hun professionele ontwikkeling. Het helpt hen hun sterke en zwakke punten te identificeren en doelen voor verbetering te stellen. Constructieve feedback kan teamleden ook motiveren om harder te werken en hun volledige potentieel te bereiken.
- Praat over doelen: Praat regelmatig met ze over wat ze willen leren of bereiken.
- Maandelijkse feedbacksessies: Plan maandelijks een vergadering om te bespreken hoe het met ze gaat. Bespreek hun sterke punten en stel voor hoe ze nog beter kunnen worden.
- Sta open voor feedback. Vergeet niet dat iedereen constant leert en groeit. Sta open voor feedback van je teamleden en wees bereid om waar nodig veranderingen door te voeren.
5/ Empathie en steun
Erken dat de situatie van iedereen uniek is. Toon begrip en empathie voor de moeilijkheden die ze buiten hun werk kunnen tegenkomen. Zo kun je dit doen:
- Heb compassie: Begrijp dat je teamleden ook een leven buiten het werk hebben. Ze hebben mogelijk familieverantwoordelijkheden of persoonlijke zaken die ze moeten regelen.
- Luister en leer: Besteed aandacht aan hun uitdagingen en zorgen. Luister naar wat ze doormaken en probeer hun perspectief te begrijpen.
- Flexibele werkuren: Als iemand bijvoorbeeld voor zijn of haar gezin moet zorgen of andere verplichtingen heeft, laat diegene dan af en toe zijn of haar werktijden aanpassen. Zo kan hij of zij zijn of haar verantwoordelijkheden beheren en toch zijn of haar werk gedaan krijgen.
6/ Bevorder virtuele binding
Creëer mogelijkheden voor teamleden om op persoonlijk vlak contact te leggen. Dit kan via virtuele koffiepauzes, teambuildingspellen of het delen van persoonlijke anekdotes.
Hieronder staan een aantal activiteiten die u kunt ondernemen om uw team dichter bij elkaar te brengen en de eenheid te versterken:
- 14 inspirerende games voor virtuele vergaderingen
- 10 gratis online teambuildingspellen die je eenzaamheid zullen verdrijven
- 11+ Teambindingsactiviteiten irriteren uw collega's nooit
7/ Succes erkennen en toejuichen
Het is essentieel dat uw externe team zich gewaardeerd voelt voor hun prestaties.
- Let op hun harde werk: Besteed aandacht aan de inzet van je teamleden. Zo weten ze dat hun werk ertoe doet.
- Zeg “Goed gedaan!” Zelfs een klein berichtje kan veel betekenen. Een snel mailtje of berichtje met een virtuele 'high-five'-emoji laat zien dat je ze aanmoedigt.
- Vier mijlpalen: Stuur bijvoorbeeld een felicitatiemail wanneer een teamlid een lastig project heeft afgerond. Je kunt de prestatie ook delen tijdens teamvergaderingen.
8/ Kies de juiste tools
Het is cruciaal voor een soepele samenwerking om je externe team te voorzien van de juiste technologie. Hier lees je hoe je ze essentiële tools kunt bieden. hulpmiddelen voor werken op afstand:
- Strategische softwarekeuzes: Optie voor software en technologie die samenwerking stroomlijnen en de productiviteit verhogen. Zo kan uw team efficiënt samenwerken, waar ze ook zijn.
- Precisie van projectmanagement: Overweeg bijvoorbeeld het gebruik van projectmanagementplatforms zoals Trello of Asana. Deze tools helpen bij het delegeren van taken, het volgen van de voortgang en het onderhouden van heldere communicatie binnen het team.
- Interactie verbeteren met AhaSlides: Naast projectmanagementtools kunt u AhaSlides gebruiken om verschillende aspecten van het thuiswerken van uw team te verbeteren. Gebruik het voor dynamische sjablonen die uw publiek boeien en boeien. Integreer interactieve functies zoals live peilingen, quizzen, word clouden Q & A om deelname tijdens vergaderingen te stimuleren. Daarnaast kunt u AhaSlides inzetten voor teambuildingactiviteiten, waarmee u een gevoel van plezier en kameraadschap aan uw virtuele interacties toevoegt.
- Begeleide kennismaking: Zorg ervoor dat je teamleden goed thuis zijn in de tools die je introduceert. Bied tutorials, training en ondersteuning aan om te garanderen dat iedereen de software effectief kan gebruiken.
Bekijk AhaSlides-sjablonen voor hybride teambuilding
Conclusie
Onthoud dat het begrijpen van de behoeften van elk teamlid, het bevorderen van samenwerking en het erkennen van prestaties essentieel zijn voor het opbouwen van een sterk en verenigd team op afstand. Met de juiste strategieën kunt u uw team naar opmerkelijke resultaten leiden, ongeacht waar ze zich bevinden.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Hoe manage je effectief een extern team?
– Communicatie is essentieel. Communiceer overmatig via verschillende tools zoals Slack, videogesprekken, interne forums, enz. Reageer snel.
– Bevorder samenwerking met projectmanagementtools zoals Asana en Trello voor het delegeren en volgen van taken. Betrek alle leden bij de voortgang.
– Bouw vertrouwen op door transparantie. Wees duidelijk over verwachtingen, bespreek problemen openlijk en geef openlijk erkenning.
– Voer regelmatig gesprekken via individuele videogesprekken om uw welzijn te waarborgen en statusupdates te krijgen.
– Gebruik interactieve projectplanningsapps zoals Miro om visueel te brainstormen en het team te betrekken.
– Bevorder de verantwoording met duidelijke tijdlijnen en deadlines op een communicatieplatform.
– Train het team in samenwerkingshulpmiddelen en -processen om de productiviteit van virtueel werk te optimaliseren.
– Plan wekelijks/maandelijks vergaderingen met het hele team om doelen op één lijn te brengen, updates te delen en vragen te beantwoorden.
Hoe beheert u de prestaties van teams op afstand?
Hier zijn enkele effectieve manieren om de prestaties van externe teams te beheren:
– Stel duidelijke en meetbare OKR’s/KPI’s op die aansluiten op de bedrijfsdoelen voor teams en individuen.
– Bespreek doelen en verwachtingen tijdens het onboardingproces en regelmatige 1:1-gesprekken om duidelijkheid te scheppen over de rol.
– Gebruik hulpmiddelen voor projectmanagement en tijdregistratie om de voortgang van het werk objectief te bewaken.
– Stimuleer transparantie door middel van dagelijkse bijeenkomsten/gesprekken over de werkstatus en obstakels.
– Erken en prijs goed werk openlijk om het team te motiveren. Geef constructieve feedback in besloten kring.
Referentie: Forbes
